Scenario Planning: Pengertian, Jenis, Bagaimana Peran HR di Dalamnya

Salah satu pendekatan yang digunakan untuk menghadapi ketidakpastian bisnis adalah scenario planning atau perencanaan skenario.

Dalam era bisnis yang penuh dengan ketidakpastian dan perubahan yang cepat, kemampuan perusahaan untuk merencanakan dan mengantisipasi berbagai skenario menjadi kunci untuk kelangsungan dan keberhasilan.

Artikel LinovHR ini akan membahas pengertian, jenis-jenis, dan peran yang dimainkan oleh HR dalam proses ini. Yuk, simak dengan seksama!

 

 

Apa Itu Scenario Planning?

Scenario planning adalah suatu metode perencanaan strategis yang digunakan oleh perusahaan untuk mempersiapkan diri menghadapi berbagai kemungkinan di masa depan.

Dalam pendekatan ini, perusahaan tidak hanya fokus pada satu proyeksi atau prediksi masa depan, melainkan menciptakan beberapa skenario yang mungkin terjadi dan merencanakan tindakan yang sesuai untuk setiap skenario.

Tujuan utama dari scenario planning adalah memungkinkan perusahaan untuk lebih siap menghadapi ketidakpastian, mengidentifikasi peluang dan ancaman potensial, dan membuat keputusan strategis yang lebih baik.

Sering kali, perencanaan skenario digunakan sebagai bagian dari proses perencanaan strategis, yang secara terfokus pada aspek strategi bisnis dan keuangan.

 

Namun, dalam era yang terus berubah ini, HR juga terlibat secara aktif dalam proses ini, terutama dalam konteks manpower planning yang berdasarkan keterampilan.

Selain itu, perencanaan skenario juga dapat digunakan divisi HR untuk menginformasikan desain ulang dari HR models dan praktiknya. Di sini HR dapat menciptakan skenario inklusif yang lebih kuat, dan merancang strategi talent berbasis keterampilan.

Mengingat pentingnya hal ini, penting sekali bagi para praktisi HR untuk memiliki pemahaman yang mendalam tentang konsep perencanaan skenario sehingga mereka dapat berperan penting dalam seluruh prosesnya.

 

Mengapa Scenario Planning Penting?

Perencanaan skenario dapat memberikan keunggulan kompetitif karena memungkinkan para pemimpin untuk merespons situasi dengan cepat.

Hal ini karena segala situasi dan tindakan telah dipikirkan dan didokumentasikan, maka seluruh keputusan yang diambil dilakukan dengan matang bahkan saat berada di situasi krisis.

Tidak hanya mendukung pengambilan keputusan pada situasi krisis, scenario planning juga mendukung para eksekutif dan dewan direksi membuat kerangka kerja saat membuat keputusan non-darurat secara efektif.

Perencanaan skenario akan memberikan wawasan tentang rencana, anggaran, dan prakiraan serta gambaran yang lebih jelas tentang pendorong utama pertumbuhan bisnis dan dampak potensialnya di masa depan.

 

Keuntungan dan Kerugian Scenario Planning

Membuat perencanaan skenario tentu saja memiliki untung rugi. Hal ini juga harus jadi pertimbangan Anda sebelum membuatnya. Adapun keuntungan dan kerugian dari penerapan scenario planning adalah sebagai berikut:

 

Keuntungan

Berikut ini beberapa keuntungan yang bisa Anda rasakan dari scenario planning, antara lain:

 

• Membantu para eksekutif dalam memahami dampak yang mungkin timbul dari berbagai peristiwa yang potensial.
• Tim keuangan, tim operasional, dan tim lainnya dapat memulai persiapan untuk mitigasi risiko lebih awal.
• Ini melibatkan unsur manajemen pengetahuan, yang memungkinkan perusahaan untuk memperoleh wawasan dan rekomendasi dari personil kunci.
• Scenario planning dapat menjadi panduan referensi dalam situasi di mana pemangku kepentingan kunci tidak ada dan terjadi peristiwa ekstrem.

 

Kerugian

Terlepas dari berbagai keuntungan yang bisa Anda rasakan, ada beberapa kerugian juga yang perlu Anda waspadai, antara lain:

 

• Perencanaan skenario bisa menjadi pekerjaan yang sangat besar. Proses ini mungkin memakan waktu yang lama untuk mengumpulkan data dan faktor pendorongnya. Untuk perusahaan yang besar, perencanaan skenario dapat memakan waktu berbulan-bulan untuk diselesaikan.
• Faktor-faktor yang memengaruhi rencana bisa berubah dengan cepat. Oleh karena itu, scenario planning harus menjadi suatu proses yang dinamis, dengan pembaruan yang terus menerus sesuai dengan perubahan kondisi dan asumsi.
• Setiap perusahaan setidaknya harus melaksanakan perencanaan skenario dasar, bahkan jika hanya dalam konteks latihan kelangsungan bisnis. Proses perencanaan ini sendiri memiliki nilai yang signifikan.

 

Baca Juga: PDCA adalah Plan, Do, Check, Act, Kenali Tahapannya dalam Manajemen!

 

Jenis Scenario Planning

 

Di dalam praktiknya, terdapat beberapa jenis scenario planning yang umum sekali digunakan oleh perusahaan sesuai dengan tujuannya masing-masing. Berikut ini adalah jenis-jenis dari scenario planning.

 

1. Skenario Kuantitatif

Skenario kuantitatif melibatkan model keuangan yang memungkinkan penyajian variasi hasil terbaik dan terburuk dari model tersebut. Model-model ini dapat dengan cepat disesuaikan dengan mengubah beberapa variabel atau faktor.

Jenis ini juga berguna dalam pengembangan prakiraan bisnis tahunan. Model-model ini beroperasi dengan asumsi bahwa variabel-variabel kunci sudah diketahui dan hubungan antara variabel-variabel tersebut tetap konstan.

 

2. Skenario Operasional

Skenario operasional adalah salah satu jenis perencanaan skenario yang paling umum dilakukan secara internal oleh perusahaan. Dalam hal ini, skenario operasional secara khusus mengeksplorasi dampak langsung dari suatu peristiwa dan memberikan implikasi strategis jangka pendek.

 

3. Skenario Normatif

Jenis ini menggambarkan kondisi akhir yang diinginkan atau yang dapat dicapai. Skenario normatif lebih fokus pada pernyataan tujuan daripada menjadi perencanaan yang objektif.

Tujuan-tujuan ini tidak selalu berhubungan dengan visi misi perusahaan, melainkan lebih berkaitan dengan bagaimana perusahaan ingin beroperasi di masa depan. 

Skenario normatif sering kali digabungkan dengan jenis perencanaan skenario lainnya karena mampu memberikan ringkasan perubahan yang diinginkan dan daftar aktivitas yang menjadi target.

 

4. Skenario Manajemen Strategis

Skenario manajemen strategis pada dasarnya tidak terlalu menjelaskan tentang perusahaan atau industri secara langsung. Melainkan lebih berkaitan dengan lingkungan di mana produk dan layanan dikonsumsi.

Skenario ini sering kali merupakan yang paling menantang dalam penyusunan karena memerlukan pandangan luas tentang industri, ekonomi, dan dunia.

Keuntungan dari skenario ini adalah memberikan kebebasan bagi perencanaan untuk berpikir kreatif dan merancang cerita yang lebih luas.

Dalam beberapa kasus, perusahaan bahkan bisa melibatkan analis atau futuris dalam proses ini.

 

Baca Juga: Pengertian dan Kriteria Data Integrity di Dunia HR

 

Peran HR dalam Scenario Planning

HR dapat berperan dalam menciptakan skenario dan menentukan dampak yang tepat pada hal-hal yang berhubungan dengan human resource.

Kontribusi ini sangat berharga, selain itu HR juga dapat berkontribusi lebih jauh terhadap scenario planning untuk meningkatkan nilai-nilai bagi organisasi, dengan tiga peluang berikut:

 

Peluang 1: Memasukkan Perencanaan Tenaga Kerja Berbasis Keterampilan dalam Prosesnya

Sering kali HR diturunkan menjadi mitra implementasi setelah skenario sudah ada. Namun, HR dapat memberikan nilai yang signifikan dengan menyumbangkan desain organisasi dan perencanaan tenaga kerja pada proses pembuatan skenario awal.

Memasukkan perspektif ini di awal proses memungkinkan perencanaan skenario lebih realistis dan kuat. Hal ini juga memberikan perspektif yang lebih representatif di berbagai divisi.

 

Secara khusus, hal ini harus difokuskan pada:

• Mengembangkan peta kemampuan untuk setiap skenario.
• Mendefinisikan persyaratan keterampilan menggunakan skill-based taxonomy.
• Mengeksplorasi bakat potensial dan strategi pengembangan untuk mengurangi skill gap.

 

Peluang 2: Mengidentifikasi dan Mengimplementasikan Intervensi HR

Kedua, HR dapat menggunakan proses perencanaan skenario untuk memikirkan kembali praktik-praktik HR saat ini.

HR dapat menggunakan proses ini untuk memperkenalkan pemikiran baru untuk membuat penawaran layanan yang lebih relevan dan bernilai. Di sini, HR harus menggunakan data dan bukti untuk membuat skenario tertentu.

Contoh praktisnya adalah tim HR yang mendefinisikan ulang penawaran tunjangan kepada karyawan untuk mempersiapkan model kerja remote dan hybrid.

 

Peluang 3: Memperkenalkan Perencanaan Berbasis Skenario di Dalam HR Itu Sendiri

Peluang terakhir adalah HR dapat menerapkan prinsip-prinsip yang sama dengan yang digunakan dalam scenario planning untuk mengidentifikasi seperti apa fungsi HR berdasarkan skenario yang telah ditentukan.

Dengan menggunakan pilihan strategis yang ditetapkan sebagai bagian dari proses bisnis yang lebih luas, HR memiliki kesempatan untuk membuat respons yang selaras dengan setiap skenario yang ditentukan.

Sebagai contoh, misalkan perusahaan memasuki pasar e-Commerce. Dalam hal ini, tim HR perlu merespons dengan membangun area perekrutan baru yang berfokus pada digital.

 

Baca Juga: Apa Itu HR Effectiveness dan Cara Mengukurnya?

 

Cara Menggunakan Scenario Planning

Lindgren dan Hans (2003) menyajikan langkah-langkah dalam menyusun skenario yang dikenal sebagai Tracking, Analysing, Imaging, Deciding, dan Acting (TAIDA):

 

• Tracking: Tahap pertama adalah tracking, yang melibatkan pengawasan dan deskripsi perubahan serta tanda-tanda yang berkaitan dengan ancaman dan peluang.
• Analysing: Ini adalah tahap di mana perubahan dianalisis dan skenario mulai dibentuk. Pada tahap ini, konsekuensi yang mungkin timbul dari tantangan dan peluang dievaluasi. Ini juga merupakan saat di mana logika dalam skenario mulai dikembangkan.
• Imaging: Imaging adalah tahap di mana kemungkinan dan visi dari apa yang ingin dicapai diidentifikasi. Proses ini melibatkan pembuatan gambaran atau visi dari masa depan.
• Deciding: Deciding melibatkan evaluasi informasi yang telah diperoleh dan identifikasi area pengembangan serta strategi untuk menghadapi ancaman dan mencapai visi dan tujuan. Tahap Deciding ini berkaitan dengan pengambilan keputusan mengenai skenario yang akan dikejar dan strategi apa yang akan digunakan.
• Acting: Tahap terakhir adalah acting, yang melibatkan pelaksanaan dan tindak lanjut. Ini mencakup implementasi strategi yang telah diintegrasikan dalam skenario serta pembelajaran perusahaan untuk terus beradaptasi.

 

Selain itu, ada tahapan tambahan dalam scenario planning menurut Senge:

• Menetapkan tujuan yang jelas.
• Memahami faktor penggerak (driving forces) dan tren, yang terdiri dari driving forces yang dapat diprediksi (predetermined) dan yang sulit diprediksi (unpredictable).
• Mengembangkan scenario plots dengan mengidentifikasi driving forces dan membuat matriks plot skenario.
• Merencanakan strategi, berlatih, dan berkomunikasi.

 

Ini adalah langkah-langkah penting dalam perencanaan skenario yang membantu perusahaan mempersiapkan diri menghadapi perubahan dan ketidakpastian di masa depan.

 

Baca Juga: Contoh Employee Growth Plan Template yang Baik

 

Software HRIS LinovHR Bantu Scenario Planning Perusahaan

 

Dalam dunia bisnis yang terus berubah dan penuh ketidakpastian, kemampuan untuk merencanakan dan menghadapi berbagai skenario masa depan adalah kunci untuk kelangsungan perusahaan yang sukses.

Di sini, kehadiran data memainkan peranan penting yang akan mendukung proses perencanaan serta pengambilan keputusan.

Data membantu perusahaan untuk mampu melihat secara akurat keadaan di lapangan dan seperti apa hasil kerja dan strategi yang telah ditetapkan.

Inilah mengapa perencanaan skenario akan berjalan sempurna dengan bantuan dari teknologi, yang mampu menghasilkan data-data penting. Tidak terkecuali data terkait human resource yang menjadi penggerak dari operasional perusahaan.

Untuk itulah penggunaan Software HRIS seperti LinovHR menjadi bagian yang tidak bisa dipisahkan dalam kegiatan manajemen sumber daya perusahaan.

 

 

Software HRIS LinovHR tidak hanya akan mendigitalisasi dan mengotomatisasi proses human resource, tapi juga mampu menghadirkan laporan dan analisis terkait praktik dan strategi HR yang telah dijalankan.

Hal ini karena setiap modul yang ada di Aplikasi HRIS LinovHR telah dilengkapi dengan dashboard yang memberikan data terkini pada HR mengenai manajemen human resource.

Mulai dari pengelolaan database karyawan, kehadiran, penggajian, kompetensi karyawan, kinerja, sampai dengan kegiatan pelatihan. Semua bisa dilakukan oleh LinovHR.

Dengan kemampuan ini, Anda dapat dengan mudah melacak perubahan, menganalisis konsekuensinya, mengembangkan strategi yang sesuai, dan mengambil tindakan yang diperlukan.

Ayo ajukan demo gratisnya sekarang juga!