Dalam dunia bisnis dan manajemen proyek, analisis beban kerja (workload) merupakan hal yang krusial untuk memastikan efisiensi dan produktivitas yang optimal.
Melalui proses analisis beban kerja, kita dapat memahami bagaimana tugas dan tanggung jawab dibagi, serta seberapa besar upaya yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas tersebut.
Hal ini akan membantu kita mengidentifikasi potensi ketidakseimbangan beban kerja, mengalokasikan sumber daya dengan bijaksana, dan memastikan kinerja tim atau organisasi tetap terjaga.
Untuk melakukan ini dengan mudah, penggunaan workload analysis template akan sangat membantu.
Dengan menggunakan template Anda sudah memiliki gambaran dan acuan dalam membagi workload. Mari lihat template tersebut di artikel LinovHR!
Cara Membuat Workload Analysis Template Excel
Pada dasarnya, Anda bisa membuat workload analysis dengan memanfaatkan Microsoft Excel. Membuatnya juga mudah, tidak perlu rumus excel tertentu hanya membutuhkan kolom-kolom saja.
Ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk membuat template tersebut:
-
Buat Template Manajemen Proyek
Pertama, buatlah template manajemen proyek di Excel untuk mengatur informasi terkait proyek, seperti nama proyek, deskripsi, tanggal mulai, tanggal akhir, dan lain-lain.
-
Buat Spreadsheet Excel untuk Proyek Tertentu
Buatlah spreadsheet baru Excel baru untuk project tertentu yang akan Anda analisis beban kerjanya. Tentukan judul proyek pada lembar ini agar mudah dikenali.
-
Buat Baris Assignee
Buat baris untuk mencantumkan nama-nama anggota tim atau departemen yang bertanggung jawab atas tugas-tugas dalam proyek.
Ini akan membantu mengidentifikasi siapa yang bertanggung jawab atas setiap bagian dari proyek.
-
Buat Baris Judul Proyek
Selanjutnya, buat baris untuk mencantumkan judul-judul tugas atau bagian dari proyek yang akan dianalisis beban kerjanya. Ini membantu dalam pemetaan tugas-tugas spesifik ke dalam template.
-
Buat Baris Usaha Proyek
Lalu, buat baris untuk mencantumkan perkiraan usaha atau waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas atau bagian proyek. Ini bisa dalam bentuk jam kerja, hari, atau unit waktu lain yang relevan.
-
Buat Baris Status Proyek
Buat baris untuk mencantumkan status aktual dari masing-masing tugas atau bagian proyek. Status ini bisa berupa “Selesai,” “Dalam Proses,” atau “Belum Mulai.” Hal ini akan membantu dalam memantau kemajuan proyek secara keseluruhan.
-
Buat Baris Puncak Waktu Bekerja (Peak Work Time)
Buat baris untuk mencatat periode waktu di mana proyek memerlukan sumber daya atau usaha yang paling tinggi. Ini akan membantu Anda mengidentifikasi momen-momen penting ketika tim harus bekerja lebih keras.
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat membuat template analisis beban kerja yang bermanfaat dan efektif untuk proyek-proyek Anda di Excel.
Baca Juga: Apakah Fungsi Analisis Beban Kerja di Perusahaan
Contoh Workload Analysis Template Excel
Berikut ini adalah contoh template analisis beban kerja dalam format Excel yang dapat digunakan untuk menganalisis dan mengelola beban kerja di sebuah organisasi.
Analisis beban kerja merupakan langkah penting dalam memahami distribusi pekerjaan dan waktu yang dihabiskan untuk setiap tugas.
Dengan menggunakan template ini, manajer atau tim HR dapat dengan mudah melacak aktivitas harian, jumlah jam kerja yang dihabiskan, dan memahami apakah sumber daya yang ada sudah efisien atau perlu diatur ulang.
Mudahkan Workload Analysis dengan Performance Management LinovHR
Workload analysis template menjadi salah satu cara untuk melakukan analisis beban kerja sebelum nantinya membagi tugas proyek kepada anggota tim.
Walau pembuatannya terlihat sederhana, tapi dalam praktiknya template ini memiliki kesulitan tersendiri.
Kesulitan tersebut akan Anda rasakan saat harus melakukan input manual terhadap segala atribut beban kerja dan melakukan pemantauannya.
Tapi, saat ini ada cara yang mudah dan sederhana untuk melakukan itu, yaitu dengan Performance Management Software LinovHR.
Dengan memanfaatkan fitur dalam software ini, Anda bisa menyusun pembagian tugas dan proyek kepada para karyawan. Lalu karyawan pun bisa dengan mudah melaporkan progres tugas tersebut melalui smartphone mereka.
Nantinya, Anda juga bisa mendapatkan laporan pencapaian dari progres. Laporan ini dapat Anda gunakan untuk menyusun strategi pembagian beban kerja selanjutnya.
Dengan demikian, tidak hanya memudahkan proses pengaturan workload, tetapi juga dapat meningkatkan motivasi dan keterlibatan karyawan karena mereka merasa dihargai atas kontribusi yang tepat sesuai dengan kemampuan mereka.
Jangan lewatkan penawaran terbatas dengan mencoba demonya secara gratis sekarang juga!
