Dalam era di mana persaingan bisnis semakin ketat, organisasi harus dapat mengoptimalkan potensi karyawan mereka untuk mencapai tujuan perusahaan. Salah satu konsep yang krusial dalam hal ini adalah workforce optimization (WO).
Dalam artikel LinovHR ini, kita akan membahas pengertian workforce optimization dan strategi penerapannya.
Pengertian Workforce Optimization
Workforce optimization adalah serangkaian strategi dan praktik yang bertujuan untuk meningkatkan efisiensi karyawan dan organisasi serta mengurangi biaya operasional melalui penggunaan data.
Strategi ini menyentuh seluruh aspek organisasi, mulai dari marketing sampai finance. Tujuannya adalah untuk merampingkan proses antara setiap departemen dan karyawan untuk memaksimalkan hasil.
Ketika mampu diimplementasikan secara penuh, workforce optimization mampu mengurangi biaya, meningkatkan efisiensi operasional, meningkatkan produktivitas, dan memaksimalkan investasi teknologi.
Call center, ritel, serta sektor logistik manufaktur, banyak menggunakan strategi ini. Tapi belakangan sistem ini semakin populer dan banyak digunakan oleh industri lain.
Analisis data menjadi komponen penting dalam optimalisasi tenaga kerja, beberapa data yang dikumpulkan meliputi:
- Net promoter score (NPS)
- Biaya operasional
- Skor kepuasan pelanggan
- Data kinerja karyawan
- Jadwal kerja karyawan.
Ini adalah sejumlah besar data yang dikumpulkan dan dianalisis, penggunaan teknologi memainkan peran penting dalam praktik ini.
Mengapa Workforce Optimization Penting
Kadang-kadang, terdapat konflik kepentingan berbeda antara perusahaan dan karyawan.
Situasi ini tidak menguntungkan bagi kedua belah pihak dan bahkan dapat merugikan pengalaman pelanggan. Untuk mengatasi masalah ini, workforce optimization diciptakan.
Workforce management melibatkan pencegahan dari berbagai masalah seperti penjadwalan yang berlebihan, kekosongan posisi, dan permasalahan lain yang sering terjadi di perusahaan yang memanfaatkan jam kerja karyawan mereka.
Selain itu, pendekatan ini juga meningkatkan fleksibilitas dalam proses bisnis, yang memungkinkan perusahaan untuk tumbuh dan berkembang tanpa hambatan.
Dengan kata lain, workforce optimization memberikan manfaat kepada manajer dengan meningkatkan hasil kerja, keterlibatan karyawan, produktivitas, tanpa merugikan hak-hak karyawan.
Yang tidak kalah pentingnya, pendekatan ini juga berpotensi untuk meningkatkan kepuasan pelanggan melalui peningkatan performa karyawan dan kualitas produk secara keseluruhan.
Proses Dalam Workforce Optimization
Secara keseluruhan, workforce optimization melibatkan serangkaian proses seperti berikut:
- Implementasi business intelligence dan otomatisasi layanan profesional dalam organisasi,
- Peningkatan visibilitas data,
- Resolusi permasalahan bisnis yang terkait dengan aspek karyawan,
- Integrasi estimasi biaya tenaga kerja dalam perencanaan anggaran proyek,
- Pemantauan dan peningkatan kinerja serta employee engagement.
Keuntungan Workforce Optimization
Penerapan workforce optimization di perusahaan tentu saja mendatangkan banyak keuntungan. Keuntungan ini juga dirasakan secara menyeluruh, seperti berikut ini:
1. Peningkatan Efisiensi dan Produktivitas
Menyediakan jumlah karyawan yang sesuai pada setiap saat. Ini memungkinkan organisasi untuk memiliki visibilitas penuh terhadap kehadiran karyawan dan waktu kerja secara keseluruhan.
Dengan demikian, mereka dapat mengelola permintaan pelanggan dengan efisien. Ketika ada peningkatan permintaan selama peak season.
Strategi ini memungkinkan organisasi untuk memahami apakah perlu merekrut staf sementara atau mengadopsi teknologi baru yang dapat membantu mengatasi beban kerja tambahan.
2. Pengurangan Biaya dan Peningkatan Penghematan
Anda dapat mencegah kelebihan staf tetapi juga menghindari kekurangan staf yang dapat mengakibatkan kerugian karena pelayanan pelanggan yang buruk.
Ini tidak hanya mengurangi biaya, tetapi juga membuka peluang untuk melakukan cross-selling dan meningkatkan pendapatan.
Penggunaan optimalisasi tenaga kerja yang mengintegrasikan otomatisasi dalam operasi bisnis memberikan panduan real-time dan wawasan yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi peluang pendapatan.
3. Peningkatan Layanan dan Retensi Pelanggan
Pelanggan mendapatkan bantuan dengan cepat dan efisien, yang menghasilkan customer experience yang positif.
Optimalisasi tenaga kerja membantu dalam menganalisis interaksi dengan pelanggan, memahami penyebab perilaku pelanggan, dan menerapkan strategi untuk mempertahankan pelanggan.
Bahkan penggunaan teknologi dalam strategi ini, memungkinkan organisasi untuk mendapatkan pemahaman lebih dalam tentang kebiasaan pelanggan dan kemampuan mereka untuk memenuhi kebutuhan mereka.
Hal ini memungkinkan organisasi untuk merespons keluhan pelanggan dengan lebih cepat, bertindak dengan cepat.
Dengan demikian meningkatkan kepuasan pelanggan. Pelanggan yang puas memiliki kemungkinan tinggi untuk kembali sebagai pelanggan setia.
4. Peluang Baru
Optimalisasi tenaga kerja menciptakan peluang bagi perkembangan karir internal karena organisasi mengembangkan produk dan peluang baru.
Ini memungkinkan karyawan untuk mencapai kinerja optimal mereka, sehingga meningkatkan peluang untuk kemajuan vertikal atau horizontal dalam struktur organisasi.
Seiring dengan peningkatan kepuasan karyawan, kepuasan pelanggan juga meningkat.
Baca Juga: Aspek Penting dalam Workforce Management
Strategi Penerapan Workforce Optimization
Untuk mengimplementasikan workforce optimization  secara efektif di tempat kerja, Anda perlu berinvestasi pada karyawan dan teknologi.
Mari kita lihat beberapa strategi dan praktik terbaik untuk workforce optimization:
1. Mengadopsi Perspektif Berorientasi pada Pelanggan
Tujuan dari workforce optimization adalah memberikan layanan pelanggan terbaik dengan cara yang paling efisien.
Di sini Anda bisa mengalokasikan sumber daya mereka berdasarkan kebutuhan organisasi, dengan mempertimbangkan kepuasan pelanggan.
2. Memberikan Karyawan Alat dan Sumber Daya yang Dibutuhkan untuk Sukses
Dengan cara ini, Anda memberdayakan para pekerja untuk melakukan pekerjaan mereka dengan efektif dan efisien. Pertimbangkan bank pengetahuan, alat gamifikasi, dll.
3. Cocokkan Keterampilan dengan Pekerjaan dan Tugas
Karyawan dengan keterampilan tertentu akan lebih baik dalam beberapa tugas daripada karyawan lain.
Itulah sebabnya Anda perlu memiliki gambaran yang baik tentang keterampilan yang dimiliki karyawan Anda.
4. Gunakan Alat Penjadwalan
Ini berguna untuk menghindari ketidakefisienan, biaya lembur, dan kelelahan. Organisasi dapat mengelola permintaan pelanggan dengan waktu kerja karyawan.
5. Tetapkan Tujuan yang Realistis
Optimalisasi tenaga kerja memungkinkan ekstraksi wawasan dan data, sehingga menetapkan tujuan dan standar kinerja.
Berdasarkan ini, organisasi harus menetapkan harapan yang masuk akal untuk karyawan.
6. Bersifat Fleksibel
Banyak organisasi membuat jadwal tahunan jauh ke depan. Namun, ini seringkali mengabaikan peristiwa atau kejadian yang tidak terduga (misalnya, pandemi COVID-19). Oleh karena itu, selalu bersifat fleksibel dan merencanakan dalam periode pendek untuk memaksimalkan peluang penjadwalan yang akurat.
Tingkat fleksibilitas ini juga memanfaatkan data waktu nyata yang dihasilkan oleh WO.
7. Selalu Tinjau
Selalu tinjau praktik dan strategi WO Anda. Produk dan kebutuhan pelanggan sering berubah, dan oleh karena itu respons organisasi terhadap perubahan tersebut juga harus berubah.
Tinjauan bulanan, triwulanan, dan tahunan akan memastikan bahwa sebuah organisasi berada di garis depan dalam memahami kebutuhan pelanggan mereka dan apakah tenaga kerja dioptimalkan untuk memenuhi kebutuhan tersebut.
8. Miliki Rencana Pelatihan dan Pengembangan
Tidak ada optimalisasi tenaga kerja yang lengkap tanpa strategi pelatihan yang komprehensif.
Pada akhirnya, akan ada kesenjangan keterampilan yang perlu Anda perbaiki. Salah satu pilihan adalah merekrut untuk mengisi kesenjangan tersebut.
Pilihan lainnya adalah melatih karyawan yang memiliki keterampilan kurang.
Tujuannya adalah memungkinkan karyawan untuk melakukan lebih banyak hal dengan sumber daya yang lebih sedikit.
Terapkan Workforce Optimization Bersama HRIS LinovHR
Mengoptimalkan tenaga kerja menjadi sebuah langkah untuk meningkatkan efisiensi bisnis, terutama dari sisi keuangan. Selain itu, strategi ini juga membuat perusahaan dapat lebih memberdayakan karyawan.
Didukung dengan penerapan teknologi yang akan mengotomatisasi berbagai proses yang repetitif dan tidak terdata. Workforce optimization menjadi strategi yang membuat bisnis bisa beradaptasi dengan cepat dan tepat.
Salah satu teknologi yang mendukung strategi ini adalah Software HRIS LinovHR. Rangkaian modul yang ada dalam software ini akan membantu perusahaan menciptakan efisiensi dan efektivitas, terutama dalam pengelolaan human resource.
Dengan Software HRIS LinovHR, HR dapat mengelola jadwal kerja lebih optimal pada modul Time Management.
Lalu, dengan modul Recruitment, HR pun bisa melakukan perencanaan manpower lebih baik, untuk menghindari overhiring dan overstaffing.
Untuk memastikan karyawan di tempatkan sesuai dengan keahliannya, HR dapat memanfaatkan modul Competency Management dan juga Career Path.
Bagaimana dengan pengelolaan gaji? Tentu saja bisa dilakukan lebih praktis dengan modul Payroll.
Semua modul yang ada dalam Software HRIS LinovHR sudah terintegrasi, sehingga perusahaan memiliki sentralisasi data, yang dapat diakses kapan saja.
Ayo, terapkan optimalisasi bersama solusi dari Software HRIS LinovHR dan bantu organisasi mencapai kesuksesan yang lebih besar!
