Workflow management mengacu pada identifikasi, pengroganisasi dan koordinasi serangkaian tugas untuk menghasilkan tugas tertentu.
Hal ini bertujuan untuk mengoptimalkan alur kerja semaksimal mungkin untuk meningkatkan hasil, menghilangkan repetisi, dan mengurangi kesalahan.
Dengan hal ini, perusahaan bisa mengoptimalkan kinerja bisnisnya sesuai dengan karakteristik target pasarnya.
Untuk itu, artikel dari LinovHR berikut ini akan menjelaskan mengenai alasan pentingnya penerapan workflow management di perusahaan.
Simak ulasannya berikut ini ya!
Apa Itu Workflow Management?
Workflow management adalah sebuah proses pendokumentasian, monitoring dan peningkatan alur kerja agar perusahaan bisa menyelesaikan pekerjaannya dengan lebih efektif dan efisien.
Penerapan manajemen alur kerja di perusahaan bertujuan untuk mempermudah penyelesaian tugas pekerjaan secara kolaboratif, dan terstruktur.
Workflow di sini menggambarkan proses kerja yang terdiri dari beberapa aktivitas yang berulang yang di mana ini secara keseluruhan adalah proses bisnis.
Baca Juga: Bagaimana Menerapkan Kolaborasi dalam Tim?
Manfaat Workflow Management
Setelah mengetahui pengertian dari workflow management, maka selanjutnya Anda perlu mengetahui beberapa manfaatnya, berikut di antaranya.
1. Menjadi kontrol yang baik pada setiap alur kerja
Manajemen alur kerja bisa menjadi kontrol yang baik pada setiap alur kerja. Hal ini bisa menyimpan berbagai dokumen penting perusahaan dengan aman, sehingga perusahaan dapat mengorganisir dokumen pentingnya dengan baik.
Apabila dokumen penting tersebut diperlukan, maka perusahaan bisa dengan mudahnya mengontrol dokumen apa saja yang dibutuhkan.
2. Meningkatkan efisiensi pada proses manajemen
Penerapannya dapat mengefisiensikan proses manajemen. Hal ini akan membantu perusahaan dalam menyelesaikan tugas secara lebih mudah dan cepat, sehingga perusahaan dapat membuat segala proses alur kerja menjadi efektif dan efisien.
3. Menciptakan budaya kerja yang lebih positif
Dengan menggunakan workflow management, perusahaan bisa menciptakan budaya kerja yang lebih positif. Hal tersebut sekaligus bisa meningkatkan produktivitas karyawan dan kepuasan kerja karyawan.
4. Menciptakan visibilitas
Manfaat yang selanjutnya adalah menciptakan visibilitas terkait proses penyelesaian tugas, dan melakukan pengelolaan alur kerja perusahaan. Hal tersebut akan membantu para manajer perusahaan dalam melihat suatu hambatan, inefesiensi, dan redundansi dalam alur kerja.
5. Meningkatkan produktivitas kerja
Adanya manajemen alur kerja dapat meningkatkan produktivitas kerja. Dengan begitu, perusahaan bisa mengenyampingkan tugas-tugas yang tidak perlu secara otomatis, dan memprioritaskan tugas-tugas yang paling penting terlebih dahulu.
Penggunaan workflow management system di perusahaan akan membuat perusahaan meningkatkan produktivitasnya sehingga perusahaan juga bisa meningkatkan profitabilitasnya.
Alasan Mengapa Workflow Management Penting Bagi Perusahaan
Workflow management akan membantu menjalankan operasional bisnis menjadi semakin efisien dan efektif serta meningkatkan produktivitas kerja. Selain itu, manajemen alur kerja akan membantu penyelesaian tugas para karyawan menjadi lebih cepat.
Workflow management system juga akan membantu perusahaan dalam menghemat tenaga kerja karena seluruh pekerjaan sudah dibantu dengan teknologi terbaru. Sehingga perusahaan bisa menghemat budget, waktu dan mempercepat alur kerja bisnis.
Tipe Workflow Management
Workflow management akan membantu perusahaan dalam mengelola berbagai pekerjaan berulang. Berikut adalah 2 tipe dasar dari workflow yang perlu Anda ketahui:
- Sequential workflow. Tipe ini akan merujuk pada serangkaian langkah penyelesaian tugas yang harus dikerjakan secara satu per satu atau berurutan.
- Parallel workflow. Tipe ini akan merujuk pada serangkaian langkah penyelesaian tugas secara bersamaan, sehingga penyelesaian tugas akan lebih cepat.
Gunakan Software HRIS LinovHR untuk Mempermudah Workflow Management Perusahaan
Workflow management membuat pengelolaan alur kerja bisa lebih efisien dan efektif sehingga hasil yang didapatkan lebih baik. Penerapannya juga bisa menjelaskan alur komunikasi dalam penyelesaian tugas lebih jelas.
Salah satu yang mendukung ini adalah dengan menggunakan workflow management system. Sistem ini memang dibuat untuk mempercepat otorisasi pekerjaan kepada pihak-pihak terkait.
Selain itu, penggunaan workflow management system di perusahaan akan mempermudah monitoring aktivitas karyawan selama jam kerja.
Hal ini sangat penting, mengingat pekerjaan karyawan harus dikontrol dengan baik agar meminimalisir terjadinya kesalahan yang mengakibatkan kerugian.
Namun, hal ini tidak bisa dicapai apabila perusahaan masih menggunakan workflow management secara manual. Perusahaan akan mengalami kesulitan untuk membuat alur kerja yang terstruktur dan berpotensi untuk melakukan kesalahan yang fatal.
Selain itu, pengelolaan alur kerja secara manual seperti, penjadwalan kerja karyawan, pencatatan kehadiran karyawan, pengajuan cuti, sampai proses penggajian akan mempersulit dan memperlambat kinerja perusahaan. Hal ini patut untuk dihindari jika perusahaan ingin memaksimalkan operasional bisnisnya.
Oleh sebab itu, Anda membutuhkan suatu software yang mempermudah penerapan workflow management di perusahaan. Salah satu solusi terbaiknya adalah dengan menggunakan Software HRIS LinovHR.
Dengan menggunakan Modul Organization Management Software HRIS LinovHR, Anda dapat mengelola alur kerja lebih baik.
Hal ini karena di dalam modul ini terdapat banyak fitur yang dapat membantu mengelola unit kerja, setup tugas dan pekerjaan, serta ada juga fitur yang mengatur hirarki.
Selain dapat mengatur otorisasi, perusahaan juga dapat memantau sejauh apa perkembangan hasil pekerjaan dengan Modul Performance Management. Di sini HR dan manajerial dapat secara objektif melihat dan menilai performa karyawan dalam menyelesaikan tugas.
Agar dapat membagi karyawan sesuai dengan kompetensinya, perusahaan bisa menggunakan Modul Competency Management.
Modul ini menyajikan data yang komprehensif mengenai data kompetensi setiap karyawan. Sehingga bisa melakukan pembagian proyek sesuai dengan kekuatan masing-masing karyawan.
Untuk itu, segeralah beralih ke Software HRIS LinovHR agar mempermudah workflow management di perusahaan Anda. Yuk gunakan softwarenya!
