SDM diharuskan untuk mengelola kinerja karyawan yang akurat. Maka dari itu, biasanya karyawan diberikan kewajiban untuk menulis work report. Dengan adanya work report atau laporan kerja ini, HR akan lebih mudah untuk melacak kinerja karyawan setiap harinya, apakah tanggung jawab yang ia miliki untuk diselesaikan selesai atau tidak.
Work report itu sendiri adalah dokumen yang menjelaskan kemajuan pekerjaan dan juga meringkas keseharian atau pekerjaan maupun yang diselesaikan oleh karyawan dalam jangka waktu tertentu. Tergantung pada jenisnya, Anda mungkin diberikan contoh ringkasan laporan yang menguraikan apa yang harus Anda sertakan dalam laporan Anda.Â
Sebagian besar laporan harus ditulis dalam format terstruktur untuk menunjukkan dengan jelas apa yang perlu disampaikan oleh laporan tersebut. Ada beberapa jenis work report yang mungkin biasa ditulis, mulai dari laporan kerja harian, laporan penjualan, dan analisis.Â
Laporan kerja bertujuan untuk memberikan analisis pekerjaan yang sedang berjalan dan memberikan informasi kepada HR tentang apa yang akan dilakukan.Â
Sebuah laporan dapat memungkinkan HR untuk melakukan investigasi dalam masalah terkait pekerjaan yang dilaporkan di dalam work report. Dengan begini, HR dapat menginvestigasi mengapa masalah terjadi dan tindakan tepat yang dapat diambil untuk memperbaiki masalah tersebut.
Cara Membuat Work Report
Menulis laporan kerja yang efektif membutuhkan latihan dan membutuhkan keterampilan komunikasi yang baik. Berikut ini adalah langkah-langkah yang dapat Anda lakukan untuk menulis laporan profesional di tempat kerja:
Ketahui Kepada Siapa Work Report Tersebut Dituju
Sangat penting bagi Anda untuk memahami tujuan dari penulisan laporan Anda dan jangan sampai ada informasi yang salah mengenai isinya. Mengetahui siapa yang akan membaca laporan Anda merupakan hal yang sangat penting dalam menentukan bagaimana Anda akan memformat laporan Anda, apa yang harus disertakan dan nada seperti apa yang harus Anda gunakan saat menulis work report tersebut.Â
Laporan Anda harus berbicara kepada audiens dengan jelas agar pembaca dapat dengan cepat memahami apa saja yang penting mengenai isi laporan Anda.
Menentukan Informasi Apa Saja Yang Harus Disertakan
Setelah mengetahui kepada siapa laporan kerja tersebut dituju, Anda harus mengidentifikasi informasi apa yang harus disertakan di penulisan laporan Anda. Jika Anda tahu siapa yang akan membaca laporan, Anda dapat mengajukan pertanyaan tentang apa yang mereka minta untuk disertakan di dalam laporan tersebut.Â
Mengumpulkan Data Yang Perlu Dilaporkan
Data adalah inti dari laporan kerja Anda. Kata-kata yang nanti Anda perlu rangkai hanya ada untuk membantu pembaca Anda memahami data. Jadi, usahakanlah untuk meluangkan waktu dalam mengumpulkan dan mengatur semua statistik, data keuangan, tabel, grafik, dan metrik yang Anda butuhkan. Gunakan data tersebut untuk memasukkan poin-poin penting yang akan Anda masukkan. Pastikan setiap poin mengalir secara logis dari satu ke yang berikutnya.
Menyusun Struktur Laporan
Saat menulis laporan, Anda harus menyusun report tersebut agar lebih mudah untuk dibaca dan dicerna oleh pihak yang dituju. Meskipun setiap laporan akan bervariasi karena tergantung kepada jenis posisi yang Anda miliki, Anda dapat menggunakan komponen laporan berikut sebagai panduan saat menulis laporan:
- Judul atau halaman judul
- Ringkasan atau abstrak yang menjelaskan secara singkat isi laporan Anda
- Daftar isi (jika laporan lebih dari beberapa halaman)
- Pengantar yang menjelaskan tujuan Anda dalam menulis laporan
- Paragraf isi di mana Anda memasukkan informasi yang Anda sampaikan dengan laporan
- Kesimpulan pada tujuan akhir laporan
Baca juga: Tips HR: Contoh Laporan Kerja Harian Karyawan
Menggunakan Bahasa Formal Yang Profesional
Anda harus berusaha untuk menggunakan bahasa yang jelas, ringkas dan juga profesional saat menulis laporan Anda. Cobalah untuk menyampaikan maksud Anda sejelas dan secepat mungkin dan gunakan bahasa yang sederhana namun profesional atau formal. Hindari menggunakan kalimat informal atau dan jangan bertele-tele dalam menyampaikan informasi.
Cek Ulang Dan Edit Laporan
Mengoreksi laporan kerja Anda adalah langkah penting dalam proses akhir penulisan work report. Hal ini memberi Anda kesempatan untuk memastikan bahwa tulisan Anda sudah ditulis seprofesional mungkin dan juga untuk menghindari apabila terdapat kesalahan apapun sebelum Anda mengirimkannya. Proofreading pun memungkinkan Anda untuk memotong informasi yang tidak perlu dan memastikan bahwa laporan Anda seefisien dan seefektif mungkin.
Baca Juga: Catat Tugas Karyawan Menggunakan Fitur Worksheet ESS LinovHR
Mudahkan Pembuatan Work Report dengan ESS dari LinovHR!
Sesuai dengan penjelasan di atas mengenai work report, hal ini perlu dikerjakan dengan baik agar penyampaian informasi pun menjadi lebih mudah untuk dicerna pihak yang menerima. Namun, apabila hal ini dilakukan secara manual maka akan rentan terdapat suatu kesalahan yang dapat berujung kepada hal yang merugikan, baik pada pihak perusahaan maupun pihak karyawan.
Maka dari itu, LinovHR memberikan kemudahan bagi Anda untuk menulis work report dengan satu langkah saja di aplikasi Employee Self Service (ESS). dengan aplikasi ESS ini, Anda hanya perlu membuka menu request dan memilih pilihan worksheet. Setelah itu, Anda hanya tinggal menuliskan pekerjaan Anda di bagian activity dan juga reality lalu Anda dapat langsung memilih create request.
Sangat mudah, bukan? Maka dari itu, tunggu apalagi? Yuk, langsung saja menggunakan ESS dari LinovHR agar pelacakan kinerja karyawan pun bisa menjadi lebih mudah dan juga cepat!
