Membentuk manajemen kerja adalah pekerjaan yang susah-susah gampang. Masih banyak pekerja yang kewalahan saking banyaknya pekerjaan yang harus diselesaikan. Oleh karena itu, ada tools yang dapat membantu Anda untuk lebih mengorganisir pekerjaan Anda yaitu menggunakan work plan.
Work plan bukan hanya sekedar rencana kerja seperti to-do-list. Untuk lebih lengkapnya, kita simak bersama.
Apa Itu Work Plan?
Work plan adalah dokumen tertulis yang dirancang untuk menyusun proyek-proyek yang ada. Tujuannya adalah untuk membuat referensi visual untuk tujuan, sasaran, tugas dan anggota tim yang bertanggung jawab untuk setiap area. Setiap anggota tim Anda harus memperbarui progress berdasarkan kemajuan saat ini.
Jika Anda memiliki proyek yang kompleks, Anda dapat membuat rencana kerja yang sesuai dengan proyek Anda sendiri.
Ketika strategi Anda jelas dan apa yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan tersebut telah tersusun rapi, template rencana kerja dapat menghemat waktu, karena Anda akan memasukkan tugas, anggota tim, tujuan, dan garis waktu.
Rencana kerja mencakup penetapan tujuan dan sasaran, menetapkan tanggung jawab tim, menetapkan jadwal proyek, dan menetapkan anggaran
Bekerja dengan cermat melalui detail ini sebelum memulai proyek besar dapat mengidentifikasi tanggung jawab anggota tim, mengurangi kemungkinan Anda akan melebihi anggaran Anda, dan meningkatkan kemungkinan mencapai tujuan Anda dalam jangka waktu yang ditentukan.
Baca Juga: Wajib Pajak, Pahami Apa Perbedaan PPh 21 dan 26!
Bagaimana Cara Menyusun Work Plan?
Untuk menyusun work plan tidak bisa sembarang menyusun. Terdapat beberapa langkah yang dapat Anda ikuti untuk membuat work plan yang strategis dan efektif.
Langkah 1 : Tetapkan Tujuan
Setiap proyek membutuhkan visi misi yang jelas. Tetapkan beberapa tujuan yang ambisius tetapi dapat dicapai untuk proyek Anda. Hal Ini akan mengatur setiap langkah selanjutnya, dan akan memberikan motivasi tim Anda untuk melaksanakan rencana tersebut.
Anda harus membuat tujuan ini dengan mempertimbangkan visi perusahaan secara keseluruhan. Lagi pula, jika tujuan Anda bertentangan dengan arah perusahaan secara keseluruhan, proyek tersebut akan gagal di mata pimpinan perusahaan bahkan jika itu berhasil menurut standar Anda.
Langkah 2: Tetapkan Hasil yang Ingin Dicapai
Dengan tujuan yang ditentukan, inilah saatnya untuk menguraikan tujuan dan hasil seperti apa yang harus didorong oleh tim Anda untuk mencapai tujuan tersebut.
Misalnya, jika tujuan Anda adalah untuk mencapai peningkatan profit perusahaan sebesar 20 persen, tujuan yang baik mungkin adalah “gencar mencari proyek besar” atau “mulai mencari mitra kerja yang sekiranya menghasilkan”.
Hasil ini adalah tindakan spesifik yang akan Anda ambil untuk mencapai tujuan yang lebih luas yang Anda tetapkan sebelumnya. Ingatlah untuk melampirkan tenggat waktu untuk setiap tujuan.
Langkah 3: Membuat List Resources
Sekarang setelah Anda tahu apa yang ingin Anda capai dan bagaimana Anda akan mencapainya, inilah saatnya untuk mengidentifikasi sumber daya apa yang diperlukan untuk membawa Anda ke sana.
Jika ingin menghasilkan sebuah bangunan gedung perkantoran, dan tujuannya adalah gedung yang kokoh, sumber dayanya adalah alat kontraktor, alat bangunan, dan kontraktor yang handal.
Ketika orang memikirkan sumber daya, seringkali memikirkan pendanaan, tetapi juga mengacu pada peralatan, bahan, ruang, dan tenaga kerja.
Ini adalah segala sesuatu yang terbatas dan dapat digunakan oleh sebuah proyek. Buat daftar setiap sumber daya yang dapat Anda pikirkan, dan lampirkan pada setiap tujuan.
Langkah 4: Identifikasi Hambatan yang Sekiranya Akan Terjadi
Tidak ada rencana yang berjalan mulus tanpa hambatan. Anda harus mengidentifikasi hambatan potensial yang dapat mencegah keberhasilan proyek, serta meninggalkan beberapa penyangga untuk memperhitungkan hambatan yang tidak dapat Anda perkirakan sebelumnya.
Buat rencana cadangan untuk setiap skenario. Misalnya, jika bambu tidak bisa menahan kerangka bangunan, Anda dapat beralih menuju kayu ataupun beton.
Baca Juga: Kembangkan Bisnis Menggunakan Value Proposition Canvas!
Langkah 5: Buat Strategi Rencana
Sekarang setelah Anda memiliki semua bagian, saatnya untuk menyatukan semuanya dengan membuat rencana kerja langkah demi langkah dan jadwal proyek.
Delegasikan peran dan tanggung jawab kepada anggota tim untuk setiap langkah dalam rencana kerja.Â
Jika Anda tidak melakukan strategi yang tepat, sebuah langkah mungkin tidak akan selesai karena tidak ada yang tahu siapa yang seharusnya menyelesaikannya, yang mengakibatkan penundaan proyek.
Tahapan ini juga membantu Anda dengan manajemen beban kerja, sehingga beberapa orang tidak melakukan semua pekerjaan sementara anggota tim lainnya berkontribusi relatif sedikit.
Langkah 6: Jalankan dan Evaluasi
Silakan dan mulai melaksanakan rencana kerja. Setelah proyek berjalan, evaluasi bagaimana hal itu berjalan secara teratur, mungkin setiap minggu untuk proyek enam bulan.
Kemungkinannya, Anda akan menghadapi beberapa masalah yang memerlukan penyesuaian dengan rencana kerja. Jangan khawatir! Untuk itulah gunanya evaluasi berjangka.
Contoh Work Plan Sederhana
Bagaimana kira-kira contoh work plan yang baik? Terlampir contoh work plan yang dapat Anda ikuti
Template Work Plan Gratis!
Jika Anda bingung mulai darimana membuat work plannya, atau bahkan bingung seperti apa bentuknya. Kami memberikan work plan template yang dapat Anda ikuti. Cukup disesuaikan dengan kebutuhan Anda.
Dengan analisis dan perencanaan yang benar, berbagai macam project dapat selesai tepat waktu dan hasilnya pun lebih bagus dibandingkan tanpa perencanaan sama sekali.
Work plan adalah salah satu alat yang sering digunakan untuk membantu kesuksesan proyek. Semoga ulasan di atas dapat membantu!Â
