Web based training merupakan bentuk pelatihan yang tercipta berkat kemajuan era digitalisasi. Dengan pelatihan ini perusahaan secara mudah dapat mengaplikasikan berbagai macam konten pembelajaran mulai dari teks, audio, video, dan lain sebagainya.
Bentuk pelatihan seperti ini memungkinkan karyawan melakukan pembelajaran dari mana saja dan kapan saja. Selain itu terdapat banyak keuntungan lain yang tercipta melalui pelatihan berbasis web baik dari sisi perusahaan maupun karyawan.
Guna memberikan pemahaman lebih jelas kepada Anda, berikut definisi Web based training beserta jenis, kelebihan, dan kekurangannya. Selengkapnya melalui artikel di bawah ini!
Apa Itu Web-based Training
Web based training atau juga dikenal dengan pelatihan berbasis web merupakan salah satu format pelatihan yang memberikan fleksibilitas kepada karyawan, serta memungkinkan mereka melakukan aktivitas pembelajaran dimanapun dan kapanpun.
Web based training memiliki banyak model pelatihan virtual, baik dilakukan bersama seorang mentor, pembelajaran mandiri, ataupun gabungan antara keduanya yang menciptakan lingkungan pelatihan baru.
Dalam penerapannya, metode pelatihan ini biasa digunakan oleh perusahaan menggunakan berbagai perangkat digital seperti browser, sistem e-learning, dan lain sebagainya.
Jenis Web-based Training
Secara umum web based training memiliki tiga jenis program yang berbeda. Tiap programnya didesain oleh departemen L&D (Learning and Development) guna menciptakan efisiensi program yang dibutuhkan peserta pelatihan.
Untuk pemahaman lebih lanjut berikut ini penjelasan mengenai ketiga program tersebut:
1. Synchronous Web Based Training
Synchronous Web Based Training atau bisa disebut juga pelatihan berbasis web sinkron, merupakan salah satu metode yang hampir sama dengan pelatihan konvensional. Hanya saja penyampaian materi serta interaksinya dilakukan secara daring dan dalam satu waktu yang sama.
Contoh Synchronous Web Based Training antara lain:
- Online tutoring
- Kelas perkuliahan daring
- Webinar
- Online Meeting
2. Asynchronous Web Based Training
Selanjutnya Asynchronous Web Based Training atau pelatihan berbasis web asinkron. Metode pelatihan satu ini menawarkan fleksibilitas pembelajaran, karena semua materi pembelajarannya disediakan secara daring dan diselesaikan secara mandiri oleh karyawan.
Berbeda dengan sebelumnya, metode satu ini tidak memerlukan interaksi antara peserta didik dan instruktur. Segala materi dapat dipelajari kapan saja dan di mana saja sesuai dengan kenyamanan karyawan.
Contoh pelatihan Asynchronous Web Based antara lain:
- Kursus online
- Video tutorial
- Rekaman podcast atau materi pembelajaran
- Rekaman ulang webinar
3. Blended Learning
Terakhir ada blended learning yang merupakan kombinasi antara Synchronous Web Based Training dan Asynchronous Web Based Training yang memungkinkan penyelenggara menciptakan lulusan yang siap akan tantangan bisnis di masa depan.
Contoh penerapan metode satu ini antara lain mencakup simulasi digital, skenario pemecahan masalah berdasarkan peran, dan latihan interaktif bersama mentor untuk mencapai tingkat kompetensi yang tinggi.
Kelebihan Web-based Training
Format pelatihan ini telah digunakan oleh banyak perusahaan. Terlebih pasca pandemi, kemudahan serta kecepatan yang ditawarkan web based training merupakan solusi terbaik dalam mengembangkan sumber daya manusia. Selain itu, banyak lagi kelebihan lainnya dari web based training, antara lain sebagai berikut.
1. Menghemat Biaya Pelatihan
Tidak adanya biaya tempat, transportasi, dan akomodasi pada format pelatihan web based training memungkinkan perusahaan dan karyawan menghemat pengeluaran. Materi dan pembelajaran yang tersedia secara daring dapat digunakan secara berulang, sehingga biaya pembuatan konten tidak lagi dibutuhkan.
2. Materi Pembelajaran Luas
Materi yang disediakan web based training dapat diatur dan digunakan secara mudah. Bentuk pelatihan ini memungkinkan sistem pengunggahan materi ke berbagai macam media pembelajaran baik itu dokumen, video, audio, tes, ataupun survei.
3. Mudah Digunakan
Keuntungan berikutnya adalah web based training sangat mudah untuk digunakan. Perusahaan dapat mengukur, menampung, dan menyesuaikan jumlah peserta pelatihan daring, secara digital tanpa harus memperhatikan kapasitas ruang belajar.
Selain itu pelatihan ini memungkinkan perusahaan melihat kinerja pelatihan secara keseluruhan. Sehingga materi atau bahan ajar dapat diatur dan diperbarui sesuai dengan kebutuhan dan evaluasi yang telah dilakukan.
4. Otomatisasi Pelatihan dan Penilaian
Format pelatihan ini membantu perusahaan mengotomatisasi banyak hal, mulai dari tugas, penjadwalan kelas, hingga penilaian peserta. Otomatisasi ini akan memberikan kesempatan untuk perusahaan dalam mengevaluasi dan mengembangkan materi yang berfokus pada peningkatan kompetensi karyawan.
5. Menciptakan Suasana Pelatihan yang Efektif
Web based training memberikan banyak manfaat. Salah satunya, format pelatihan ini mampu menyediakan akses kapanpun dan dimanapun. Karyawan dapat dengan mudah menyesuaikan waktu pelatihan walaupun jadwal kerja mereka padat.
Selain itu, bentuk pelatihan satu ini juga mampu menciptakan interaktivitas dua arah yang melibatkan peserta. Kondisi tersebut dapat menjaga tingkat motivasi dan menciptakan lingkungan pembelajaran yang menarik.
Kelebihan Web-based Training
Tidak hanya memberikan banyak kemudahan untuk perusahaan. Dalam penerapannya, web based training juga memiliki kekurangan antara lain:
1. Pelatihan Terasa Impersonal
Minimnya interaksi bersama manusia secara langsung terkadang memberikan kesan impersonal selama pelatihan. Hal ini disebabkan oleh bentuk pembelajaran serta modul pelatihan yang dilakukan secara mandiri oleh karyawan.
2. Pelatihan Dianggap Sebagai Pekerjaan Tambahan
Tidak jarang jika pelatihan berbasis web dianggap sebagai pekerjaan tambahan untuk sebagian karyawan. Banyak di antara mereka beranggapan bahwa pelatihan ini harus dilakukan pada waktu yang telah ditentukan.
Berdasarkan hal tersebut, tentunya cukup membahayakan dan dapat berpotensi merusak program pelatihan yang telah direncanakan. Sehingga dalam proses pengembangannya karyawan tidak mendapatkan pembelajaran yang maksimal.
3. Memerlukan Instruksi Pelatihan yang Detail dan Jelas
Tidak semua karyawan memiliki keahlian dan kemampuan dalam menjalankan teknologi saat ini. Beberapa di antara mereka bahkan “gagap teknologi”, sehingga memicu perasaan takut, ketidaksiapan, dan keengganan dalam menjalankan pelatihan ini.
Pelatihan yang dilakukan secara jarak jauh, juga menciptakan turunnya motivasi sehingga berdampak pada penyelesaian tugas yang tidak terpenuhi. Kondisi tersebut dapat terjadi dikarenakan tidak adanya fasilitator yang menjadi penanggung jawab dan mentor selama pelatihan.
Maka dari itu, instruksi yang jelas dan detail sangat diperlukan selama pelatihan. Jika hal tersebut tidak terpenuhi maka kondisi buruk seperti yang telah disebutkan di atas mungkin saja terjadi.
4. Mempengaruhi Kesehatan dan Fokus Karyawan
Web based training dilaksanakan dengan menghabiskan banyak waktu di depan layar. Tentunya hal tersebut dapat mempengaruhi kondisi fisik. Terlalu lama menatap layar dapat menyebabkan kelelahan pada mata sehingga kinerja menjadi terganggu.
Tidak hanya itu, pelatihan ini kadang terjadi di lingkungan yang kurang terkendali menyebabkan kondisi di sekitar kurang kondusif. Kondisi ini sering kali menimbulkan kesulitan bagi karyawan yang ingin tetap fokus selama melaksanakan pelatihan.
Bagaimana Membuat Web-based Training
Itulah kelebihan dan kekurangan pelatihan berbasis web bagi karyawan atuapun perusahaan.
Namun, untuk mengantisipasi kekurangannya, dalam menerapkan web based training, perusahaan atau departemen L&D harus menciptakan konten dan materi secara efektif guna terciptanya lulusan yang berkompetensi tinggi.
Berikut ini lima langkah yang dapat digunakan dalam menyusun web based training dengan baik dan benar.
1. Tetapkan Tujuan Pelatihan
Langkah pertama adalah menetapkan tujuan pelatihan, memberikan kerangka kerja yang jelas tentang cara membuat konten dan penetapan strategi secara keseluruhan. Strategi tersebut mencakup peningkatan efektivitas pelatihan. membandingkan kinerja guna perbaikan lanjutan, dan lain sebagainya.
Dalam menerapkan sebuah tujuan pelatihan, perusahaan dapat menggunakan kerangka kerja metode SMART (Specific, Measurable, Attainable, Relevant, and Time-bound). Kerangka ini memungkinkan perusahaan mengatasi tantangan bisnis dengan menciptakan tujuan pelatihan yang jelas serta memudahkan pelacakan perkembangan karyawan.
2. Susun Materi Berdasarkan Kebutuhan
Tahap selanjutnya, perusahaan harus melakukan analisis sumber daya. Hal ini bertujuan untuk memahami kondisi tenaga kerja. Dengan memahami tingkat pengetahuan, kesenjangan, keterampilan, dan kecakapan teknologi, perusahaan dapat menciptakan program pelatihan yang efektif. dan sesuai dengan kebutuhan.
3. Bangun Tim yang Efektif
Setelah menetapkan tujuan dan materi pelatihan secara tepat, perusahaan perlu membangun tim yang efektif guna mensukseskan strategi web based training milik perusahaan.
Dalam tim tersebut, memerlukan beberapa posisi yang mencakup:
Stakeholder: Posisi ini biasanya dipegang oleh department manager atau training manager. Tugas posisi ini adalah memvisualisasikan serta memulai web based training.
Project Manager: Posisi ini bertugas untuk mempertimbagnkan logistik pelatihan dan berfokus pada meminimalisir pengeluaran, memaksimalkan keuntungan. mewujudkan proyek web based training, dan mengurangi resiko kegagalan.
Subject Matter Expert: Tugas posisi ini adalah menyediakan referensi konten yang mendalam kepada course developers or instructional designers berdasarkan keahlian karyawan.
Instructional Designers: Posisi ini bertugas merancang dan mendesain pelatihan karyawan secara keseluruhan.
LMS Administration: Posisi ini memiliki peran dalam menetapkan konten pelatihan dan melacak perkembangan karyawan. Tidak hanya itu, posisi ini juga menjadi penghubung antara tech experts and project managers.
4. Buat Konten yang Relevan
Langkah terakhir adalah menciptakan konten yang relevan untuk pelatihan. Dengan konten tersebut perusahaan mampu meningkatkan retensi pengetahuan.
Dalam pembuatannya, materi pembelajaran juga dapat mengambil referensi dari pengalaman karyawan. Hal ini bertujuan agar konten dapat tersusun dengan baik oleh tim web based training.
Tips Menjalankan Web Based Training
Untuk mengoptimalkan dan memaksimalkan penerapannya, berikut ini adalah cara terbaik yang dapat menjadi pertimbangan sebelum menerapkan program web based training perusahaan.
1. Memanfaatkan Microlearning
Microlearning atau informasi singkat membantu perusahaan membuat konten pembelajaran. Dengan metode ini karyawan akan lebih mudah memahami materi pelatihan.
2. Daur Ulang Konten Pelatihan
Tips selanjutnya adalah mendaur ulang konten. Seperti pembahasan keuntungan web based training, perusahaan mungkin saja melakukan daur ulang konten. Hal ini bukan tanpa alasan, dengan mendaur ulang konten, perusahaan dapat menghemat biaya produksi materi pelatihan.
3. Tambahkan Hyperlink Sebagai Tambahan Informasi
Menggabungkan semua sumber daya dalam dalam satu pelatihan merupakan sebuah tantangan. Menambahkan hyperlink pada konten pembelajaran dapat menjadi solusi selama pelatihan berbasis web ini berlangsung.
Hyperlink sendiri merupakan fitur tautan fungsional yang memaksimalkan user experience. Melalui fitur tersebut tentunya akan memudahkan karyawan dalam mengakses berbagai konten yang ingin mereka pelajari.
4. Buat Pelatihan yang Interaktif
Pelatihan berbentuk visual akan jauh lebih efektif dan menarik bagi karyawan. Maka dari itu berikan materi yang menyertakan video, visual, dan audio untuk meningkatkan retensi peserta didik secara maksimal.
5. Permudah Akses Materi
Tantangan menjalankan pelatihan berbasis web ini salah satunya adalah kondisi jaringan internet yang kurang memadai. Maka dari itu menyedikan materi pelatihan berbentuk rekaman yang dapat diunduh menjadi hal yang penting untuk disediakan. Ini akan membantu karyawan melakukan pembelajaran walaupun tidak ada akses online.
Permudah E-learning Pelatihan Karyawan dengan Modul LMS dari LinovHR
Pelatihan berbasis web atau web based training menjadi salah satu pilihan yang wajib dipertimbangkan perusahaan ketika mengadakan pelatihan karyawan. Selain mudah, format pelatihan ini dapat meningkatkan kompetensi serta daya saing karyawan dalam menghadapi tantangan bisnis di masa depan.
Guna memaksimalkan pelatihan berbasis web ini biasanya banyak menggunakan aplikasi LMS (Learning Management System) yang dapat membantu perusahaan dalam memaksimalkan dan mengoptimalkan pelaksanaan pelatihan karyawan agar hasil yang didapatkan tepat guna.
Saat ini di Indonesia, banyak aplikasi LMS yang dapat digunakan. Salah satunya adalah software HRIS LinovHR, yang memiliki modul learning management system.
Software LMS dari LinovHR mampu memberikan banyak kemudahan dalam pelaksanaan pelatihan karyawan perusahaan. Software ini juga mencakup banyak fitur yang dapat mendukung perusahaan dalam meningkatkan skill karyawan, serta memaksimalkan pengalaman belajar mereka.
Salah satu fitur yang ditawarkan adalah learning plan, yang dapat membantu perusahaan dalam menyusun pelatihan secara rinci mulai dari periode pelaksanaan hingga kuota pelatihan.
Selain itu melalui fitur ini juga perusahaan dapat memberikan test, sertifikat, serta materi dalam berbagai bentuk media seperti PPT, video, PDF, dan lain sebagainya.
Tidak hanya learning plan, masih banyak lagi fitur yang ditawarkan LinovHR dalam mendukung pelatihan karyawan. FItur-fitur tersebut dapat Anda akses secara penuh gratis tanpa biaya hanya dengan mengajukan demo pada laman LinovHR.
Jadi tunggu apalagi? daftar demonya sekarang juga, dan rasakan berbagai kemudahan dalam pelaksanaan pelatihan karyawan Anda!
