Voice of Employee (VoE) Bagaimana Menerapkanya?

Voice of employee adalah inisiatif yang membuka pintu bagi karyawan untuk berpartisipasi aktif dalam perusahaan mereka. 

Melalui program ini, perusahaan dapat mendengarkan pandangan dan umpan balik dari karyawan, yang nantinya dapat digunakan untuk meningkatkan lingkungan kerja dan mencapai tujuan bisnis yang lebih baik. 

Dalam artikel ini LinovHR, kita akan menjelajahi manfaat penting dari voice of the employee dan cara mengaplikasikannya dengan sukses dalam perusahaan Anda. Yuk, simak!

 

 

Apa Itu Voice of The Employee?

Voice of the employee (VoE) adalah suatu cara yang sistematis untuk mendengarkan dan memahami apa yang dirasakan dan diinginkan oleh para karyawan dalam perusahaan.

Di dalam proses ini, karyawan diberikan kesempatan untuk berbicara tentang kebutuhan dan masalah mereka tanpa takut akan konsekuensi negatif.

Perusahaan akan mengumpulkan informasi dari karyawan melalui survei, feedback, software, dan wawancara langsung, lalu menganalisis data tersebut untuk menemukan masalah dan area yang perlu diperbaiki.

Tujuan dari ini adalah untuk membuat perbaikan yang diperlukan dalam hubungan kerja dan perusahaan secara keseluruhan.

 

Mengapa Voice of Employee Penting?

Membuat program VoE dapat memberikan dampak yang signifikan, beberapa manfaat dari program ini antara lain:

 

1. Memahami Lingkungan Kerja dari Sudut Pandang Karyawan

Voice of employee membantu perusahaan untuk memahami lingkungan kerja dari perspektif karyawan. 

Karyawan memiliki pemahaman unik tentang peran, tim, dan organisasi mereka, yang dapat membantu perusahaan dalam memahami bagaimana karyawan melihat lingkungan kerja.

Hal ini akan menciptakan saluran komunikasi dua arah yang penting antara manajer dan karyawan.

 

2. Meningkatkan Keterlibatan Karyawan

Selanjutnya, VoE dapat meningkatkan employee engagement. Karyawan yang merasa bahwa masukan mereka dihargai dan digunakan untuk menciptakan tempat kerja yang lebih baik akan lebih terlibat. 

Keterlibatan karyawan meningkatkan kinerja bisnis. Penjualan meningkat, pendapatan bertambah, dan budaya perusahaan meningkat.

Terlebih lagi, karyawan yang terlibat menurut data IPA, lima kali lebih kecil kemungkinannya untuk mengalami kecelakaan di tempat kerja.

 

3. Meningkatkan Retensi Karyawan

Kepuasan karyawan yang tinggi sering kali berkaitan dengan retensi karyawan yang lebih baik. 

Melalui voice of employee, karyawan memiliki kesempatan untuk berbicara tentang ide dan keluhan mereka, dan ini dapat menciptakan lingkungan yang lebih memuaskan.

Misalnya, komunikasi yang sehat antara manajer dan bawahan cenderung mengurangi tingkat pergantian karyawan.

 

4. Menjadikan Proses Lebih Efektif

Feedback dari karyawan dapat membantu organisasi mengidentifikasi ketidakefisienan dalam berbagai proses.

Misalnya, mulai dari proses seperti rekrutmen, orientasi, manajemen kinerja, peningkatan karier, dan aktivitas HR lainnya. 

Dengan informasi ini, perusahaan dapat merancang ulang proses-proses tersebut untuk menjadi lebih efektif. 

Misalnya, dengan mengubah proses orientasi berdasarkan umpan balik dari karyawan.

 

5. Meningkatkan Pengalaman Pelanggan

Karyawan berinteraksi langsung dengan pelanggan dengan berbagai cara. Dan interaksi ini memberikan wawasan tentang keinginan, harapan, kepuasan pelanggan, dan lainnya.

Mengumpulkan wawasan ini dari karyawan dapat membantu organisasi memahami pelanggan mereka dengan lebih baik, dan perusahaan dapat membekali karyawan untuk memberikan pelayanan lebih memadai.

 

Keuntungan Voice of Employee

Voice of employee (VoE) tentunya juga memiliki sejumlah keuntungan. Beberapa di antaranya adalah:

 

 

1. Kepuasan Karyawan Lebih Banyak

Voice of the employee memungkinkan masalah dan kekhawatiran karyawan diidentifikasi dan diatasi dengan cepat.

Hal ini menghasilkan kepuasan karyawan yang lebih tinggi, karena mereka merasa didengarkan dan didukung.

Karyawan yang merasa diberdayakan untuk berkontribusi merasa lebih baik dalam menjalankan pekerjaan mereka.

 

2. Kepuasan Pelanggan Lebih Besar

Hubungan antara pengalaman karyawan dan pengalaman pelanggan sangat erat. 

Karyawan yang didengarkan dan merasa bahwa masukan mereka penting akan lebih mampu memberikan layanan yang memuaskan pelanggan. 

Hal ini dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dan nantinya akan meningkatkan retensi pelanggan.

 

3. Retensi Karyawan Lebih Tinggi

Ketika karyawan merasa didengarkan dan dihargai, mereka akan lebih puas dengan pekerjaan mereka dan memiliki tingkat kepuasan yang lebih tinggi. 

Hal ini berkontribusi pada retensi karyawan yang lebih tinggi, karena karyawan senang dengan pekerjaan mereka dan lebih cenderung memiliki loyalitas kepada perusahaan.

 

4. Peningkatan Keterlibatan Karyawan

Voice of the employee adalah salah satu faktor utama yang meningkatkan keterlibatan karyawan. 

Ketika karyawan tahu bahwa masukan mereka diperhatikan dan diambil tindakan, mereka cenderung lebih terlibat dengan pekerjaan mereka. 

Oleh karena itu, karyawan yang terlibat cenderung memberikan hasil kontribusi yang lebih baik.

 

Penelitian yang dilakukan oleh Gallup menemukan bahwa karyawan yang terlibat memberikan beberapa hasil bisnis yang luar biasa, yang meliputi:

• Penilaian pelanggan 10% lebih tinggi
• 17% produktivitas yang lebih tinggi
• 20% penjualan yang lebih tinggi
• 21% profitabilitas yang lebih tinggi

 

5. Lebih Banyak Umpan Balik Karyawan

Suara karyawan memberikan organisasi akses ke lebih banyak umpan balik dari karyawan secara rutin.

Hal ini membantu perusahaan untuk memahami lebih baik perasaan dan pemikiran karyawan dan merespons dengan cepat terhadap perubahan yang diperlukan. 

Dalam hal ini, penggunaan platform yang canggih dapat memadukan berbagai sumber umpan balik dari karyawan untuk memberikan wawasan yang lebih kaya.

 

6. Budaya Perusahaan yang Hebat

Ketika karyawan saling mendengarkan satu sama lain, semua orang akan lebih mengenal satu sama lain. Dan ketika orang-orang saling mengenal, maka akan lebih sedikit ruang untuk terjadinya konflik.

Ketika karyawan merasa aman untuk mengutarakan pendapat maka masalah dan ketegangan dapat dicegah sejak awal. Selain itu, karyawan pun lebih merasa aman untuk berbagi ide dan bebas untuk menyoroti masalah dan area yang perlu diperbaiki.

 

7. Lebih Banyak Inovasi

Mendengarkan suara karyawan dan mengambil tindakan berdasarkan masukan mereka mendorong inovasi. 

Karyawan memiliki perspektif yang beragam dan bisa memberikan solusi yang lebih inovatif dan efektif terhadap masalah dan permasalahan. 

Hal ini tentunya membuat perusahaan memiliki potensi lebih besar untuk berinovasi.

 

Baca Jug: Prinsip Fundamental Employee Satisfaction

 

Cara Terbaik Menerapkan Voice of Employee

Ketika Anda mengambil keputusan untuk memulai program VoE, terdapat beberapa praktik terbaik yang bisa Anda ikuti untuk mendapatkan hasil yang maksimal, berikut ini di antaranya:

 

1. Tetapkan Tujuan Program VoE Anda

Sebelum menyiapkan program VoE, Anda harus menetapkan tujuan Anda terlebih dahulu.

Pertimbangkan apa yang ingin Anda capai dengan program ini, seperti meningkatkan employee benefit strategy, meningkatkan budaya organisasi, atau mengidentifikasi masalah-masalah tertentu. 

Tujuan yang jelas akan membantu Anda merancang program yang sesuai dan efektif.

 

2. Menentukan Cara Mengukur Suara Karyawan

Pilih metode pengumpulan data yang sesuai dengan tujuan Anda. 

Survei karyawan adalah metode yang umum digunakan dan dapat digunakan untuk mengukur berbagai aspek seperti keterlibatan, kepuasan, atau alasan keluarnya karyawan. 

Selain survei, pertimbangkan pengumpulan data kualitatif melalui wawancara, diskusi kelompok terfokus, atau forum karyawan. 

Pastikan Anda memiliki cara untuk menganonimkan data untuk melindungi privasi karyawan.

 

3. Siapkan Pertanyaan yang Relevan

Persiapkan pertanyaan yang relevan untuk survei karyawan Anda.

Gunakan kombinasi pertanyaan terbuka dan tertutup untuk mendapatkan wawasan yang lebih lengkap.

Gunakan pertanyaan tertutup dengan skala numerik 1-5 untuk mendapatkan wawasan yang lebih cepat dan lebih mudah. Metode ini membantu dalam mendapatkan data yang terukur dan kuantitatif.

Pertanyaan terbuka memberikan gambaran yang lebih jauh mengenai pemikiran dan perasaan karyawan yang tidak dapat dari jawaban tidak/ya.

Kombinasi dua jenis pertanyaan ini akan membantu Anda mendapatkan hasil terbaik.

Pastikan pertanyaan mencakup aspek-aspek yang penting untuk tujuan Anda, seperti kepuasan kerja, keterlibatan, atau alasan keluarnya karyawan.

 

4. Kumpulkan Data Anda Secara Teratur

Penting untuk mengumpulkan data secara berkala, bukan hanya sekali.

Rencanakan jadwal pengumpulan data yang teratur, seperti triwulan atau setiap enam bulan. 

Hal ini memungkinkan Anda untuk memantau perubahan dari waktu ke waktu dan mengidentifikasi dampak dari tindakan yang diambil berdasarkan umpan balik sebelumnya.

 

5. Mendorong Karyawan untuk Berpartisipasi

Pastikan Anda menjelaskan kepada karyawan mengapa partisipasi mereka sangat penting.

Berikan insentif, tidak hanya dalam bentuk uang tunai, tetapi juga dalam bentuk tindakan yang diambil sebagai respons terhadap umpan balik mereka. 

Hal ini akan memotivasi karyawan untuk berpartisipasi aktif dalam program VoE.

 

6. Analisis Datanya

Langkah berikutnya,Anda perlu melakukan analisis data dengan cermat. 

Anda dapat menggunakan perangkat lunak analitik VoE yang didukung oleh Natural Language Processing (NLP) untuk menganalisis data kualitatif dan kuantitatif. 

Analisis data ini akan membantu Anda memahami tren dan pola yang muncul dari umpan balik karyawan, serta membuat keputusan yang berdasarkan bukti.

 

7. Ambil Tindakan

Setelah menganalisis data, tindaklanjuti dengan tindakan yang sesuai. 

Tanggapi masalah yang diidentifikasi dan berikan umpan balik kepada karyawan tentang langkah-langkah yang diambil sebagai respons terhadap umpan balik mereka. 

Hal ini akan memperkuat kepercayaan karyawan terhadap program VoE dan memotivasi mereka untuk berpartisipasi lebih lanjut.

 

Tingkatkan Keterlibatan Karyawan dengan HRIS LinovHR

 

Keterlibatan karyawan adalah salah satu aspek penting yang berperan dalam kesuksesan perusahaan.

Karyawan yang merasa terlibat cenderung lebih berkomitmen, produktif, dan memiliki rasa memiliki terhadap tujuan organisasi. 

Untuk meningkatkan keterlibatan karyawan secara maksimal, solusi terbaik yang dapat Anda pilih adalah dengan menggunakan Software HRIS LinovHR. Pasalnya, ada banyak manfaat yang dapat Anda rasakan ketika menggunakannya.

Software HRIS LinovHR dilengkapi dengan berbagai modul dan fitur yang memungkinkan karyawan terlibat secara aktif dalam proses pengelolaan human resource di perusahaan.

 

 

Dilengkapi dengan aplikasi ESS, karyawan dapat memanfaatkan berbagai fungsinya untuk mengajukan pendapat baik untuk peningkatan kinerja, jenjang karier, sampai pembelajaran dan pengembangan.

Untuk manajemen kinerja misalnya, karyawan dapat memanfaatkan fitur Performance Review 360 derajat untuk memberikan penilaian dan saran terkait kinerja dirinya, rekan kerja, atau juga manajer.

Lalu dalam pengembangan karier, HRIS LinovHR memiliki modul Career Path dengan fitur Career Aspiration untuk menyampaikan aspirasi kariernya di perusahaan.

Di dalam modul LMS pun tersedia fitur Training Request yang bisa dimanfaatkan karyawan untuk mengajukan pelatihan apa yang mereka rasa berguna bagi perkembangan karier mereka.

Jika Anda ingin mengoptimalkan keterlibatan karyawan di perusahaan Anda, segera ajukan demonya sekarang dan rasakan manfaat langsung dari penggunaan HRIS LinovHR!