Virtual Office: Pengertian, Keuntungan, dan Cara Kerjanya

Fenomena dunia kerja kini semakin beragam. Pola kerja tidak lagi mengharuskan karyawan hadir di tempat kerja yang menjemukan. Salah satu yang kini populer adalah konsep virtual office. Penasaran dengan konsep yang satu ini? LinovHR akan mengulas hal ini khusus untuk Anda!

 

Apa Itu Virtual Office?

Sesuai namanya, virtual office adalah sebuah perusahaan yang memiliki sistem kerja virtual, para karyawan dan atasan saling bekerja sama tanpa terlibat tatap muka secara langsung melalui koneksi internet. Contoh virtual office adalah startup dan digital agency yang dapat ditemukan di banyak kota besar. 

Namun demikian, perusahaan tetap mempunyai alamat dari “kantor resmi”. Hanya saja ruangan dari kantor resmi tersebut biasanya kosong dan tidak tersekat-sekat seperti ruangan di perusahaan konvensional. Jadi, di ruangan tersebut hanya tersedia resepsionis yang bertugas dan ruangan berisi meja dan kursi untuk keperluan meeting. 

 

Baca Juga: Kiat Meeting Efektif untuk Perusahaan Anda

 

Keunggulan Virtual Office

 

Meski tak  bertatap muka ketika bekerja, ada beberapa manfaat dari virtual office. Manfaat yang dimaksud adalah:  

 

Menghemat Operasional

Businesswire mengungkapkan, perusahaan di Amerika Serikat menghabiskan 15% to 46%  untuk menyewa gedung perkantoran. Hal ini cukup realistis mengingat beban biaya operasional seperti listrik, pemeliharaan furniture, penggantian dekorasi dan lain sebagainya yang memakan biaya tinggi. 

Akan tetapi, perusahaan dapat menghemat jika menggunakan sistem kantor virtual. Sebab, perusahaan bisa mengurangi biaya pemeliharaan kantor yang dirasa tidak perlu. Anggaran dapat dialihkan untuk pengembangan bisnis dan peningkatan kesejahteraan karyawan. 

 

Membuat Karyawan Produktif 

Tak hanya membuat perusahaan berhemat, kantor virtual membuat kinerja karyawan lebih produktif. Sebab karyawan akan bekerja dari rumah atau work from home serta remote working. Karyawan tak perlu lagi menghabiskan waktu di jalanan untuk menuju ke kantor. Sehingga waktu karyawan lebih efektif untuk bekerja dan bisa semakin produktif. 

 

Meningkatkan Kepuasan Kerja Karyawan

Karena tidak perlu dan berjibaku di tengah penatnya perjalanan menuju kantor, tingkat kepuasan kerja karyawan pun akan meningkat. 

Fenomena ini diperkuat dengan riset yang dilakukan oleh Buffer pada tahun 2019, yakni karyawan yang bekerja secara remote  atau dari rumah cenderung lebih puas dengan pekerjaan. Karyawan yang lebih puas dalam pekerjaannya mempunyai tingkat sense of belonging yang berbeda dengan karyawan yang tidak begitu puas. 

 

Membangun Image Perusahaan

Tak hanya perlu meningkatkan operasional, perusahaan juga harus memperhatikan aspek image perusahaan. Faktor image ini akan berpengaruh terhadap penilaian masyarakat selaku konsumen serta ketertarikan kandidat untuk bergabung di perusahaan. Dengan mengimplementasikan virtual office, perusahaan ikut membangun image yang cukup baik sebagai perusahaan terdepan dalam mengembangkan teknologi. 

Alhasil, konsumen akan tertarik untuk menggunakan produk atau jasa dari perusahaan. Sementara itu, kandidat unggulan juga akan lebih berminat bergabung bersama perusahaan dikarenakan manfaat yang menggiurkan, yakni tidak perlu bekerja di kantor. 

 

Cara Kerja Virtual Office

 

Operasional di perusahaan yang menggunakan virtual office sebenarnya sama saja dengan perusahaan lain. Hanya saja, para pekerja tidak berada di lingkungan kantor. Perusahaan tetap mempunyai alamat resmi dan terdaftar di pemerintah. 

Misalkan ada surat atau dokumen kiriman dari pihak eksternal, resepsionis yang bertugas akan menerimanya dan konfirmasi ke pihak terkait di perusahaan. Begitu pula dengan telepon dari pihak eksternal yang akan masuk, resepsionis akan meneruskan kepada pihak yang dibutuhkan oleh pihak yang menelpon perusahaan. 

Jika perusahaan ingin melakukan meeting offline, perusahaan dapat memanfaatkan ruangan kosong yang tersedia. Biasanya rapat offline ini dilakukan jika ada berbagai hal yang membutuhkan tatap muka secara langsung. 

 

Kiat Mengelola Karyawan dalam Virtual Office 

Anda pasti bertanya-tanya bagaimana cara mengelola karyawan yang tidak berada di kantor, bukan? Sebenarnya caranya tidak begitu sulit. Inilah beberapa kiat untuk mengelola karyawan di kantor virtual: 

 

Bangun Sistem yang Memadai

Aspek pertama yang harus diperhatikan dalam membentuk virtual office adalah membangun sistem yang memadai. Contohnya adalah sistem pengelolaan karyawan, dalam hal ini termasuk penggajian, absensi, penilaian kinerja, dan lain-lain. 

Perusahaan dapat menggunakan Software HRD untuk mendukung sistem pengelolaan karyawan. LinovHR adalah salah satu vendor penyedia Software HRD yang berpengalaman dalam membantu implementasi sistem pengelolaan karyawan dengan cepat dan aman. Sehingga proses pengelolaan karyawan bisa berjalan lancar walau semua karyawan saling berjauhan. 

 

Penjadwalan Teratur

Selanjutnya, perusahaan juga wajib mengatur jadwal kerja yang jelas. Hanya karena para karyawan bekerja di rumah masing-masing, bukan berarti perusahaan dapat semena-mena memperkerjakan karyawan. Jam kerja yang berlaku tetap jam kerja normal sesuai ketentuan pemerintah. 

 

Baca Juga: Percayakan Absensi Perusahaan dengan Time Management By LinovHR!

 

Begitu juga dari pihak karyawan. Para karyawan sudah sewajibnya untuk bekerja di jam kerja yang diberlakukan. Jangan sampai karyawan bekerja seenaknya dan bekerja sebebasnya tanpa memperhitungkan bagaimana koordinasi dengan karyawan lain di proyek atau tim yang sama. 

 

Jaga Komunikasi

Komunikasi adalah poin penting kelancaran suatu bisnis. Walau tidak bertemu, komunikasi perlu dijaga sebaik mungkin. Segera beritahu jika ada kendala dalam pekerjaan sehari-hari. Dengan begitu, kinerja akan tetap lancar dan selesai tepat waktu. Para tim virtual di perusahaan juga dapat memanfaatkan video conference untuk meeting sampai berbincang ringan soal hal-hal di luar pekerjaan. 

 

Tetapkan dan Sosialisasikan Aturan Sejelasnya

Bekerja dari jauh juga ada aturan dan regulasi jelas dari perusahaan. Cara ini merupakan tindakan preventif agar tidak ada oknum tidak bertanggung jawab yang bekerja tidak sesuai perencanaan dan akan merugikan perusahaan. 

Oleh sebabnya, perusahaan harus menetapkan regulasi dan mensosialisasikan kepada seluruh karyawan dengan sejelas-jelasnya, termasuk denda atau sanksi yang berlaku jika karyawan melanggar. Diharapkan karyawan akan lebih disiplin dalam bekerja. 

 

Bagaimana, apakah Anda tertarik untuk mengimplementasikan virtual office di perusahaan Anda? Semoga ulasan di atas dapat membantu Anda dalam menentukan berbagai pola kerja alternatif di perusahaan. Salam sukses selalu!