Apa itu virtual meeting? virtual meeting adalah sebuah konsep pertemuan atau diskusi yang dilakukan secara online menggunakan perangkat teknologi. Sejak pandemi Covid-19, rapat secara virtual atau jarak jauh menjadi alternatif dalam menjalankan berbagai kegiatan diskusi, pertemuan bisnis, bahkan sampai tur.
Semakin populernya rapat kerja online, semakin membuat perusahaan sadar bahwa mengadakan meeting secara virtual jauh lebih murah daripada tatap muka.
Apalagi sekarang semakin banyak aplikasi untuk melakukan rapat virtual yang bisa digunakan untuk menunjang efektivitas kegiatan meeting online.
Untuk Anda yang ingin tahu lebih jauh tentang virtual meeting dan aplikasi apa yang bisa digunakan, simak artikel LinovHR berikut ini!
Rekomendasi Aplikasi Virtual Meeting
Tidak seperti dulu, saat ini ada banyak sekali aplikasi virtual meeting yang dapat Anda gunakan.
Bahkan, aplikasi tersebut menawarkan berbagai fitur unggulan yang membuat meeting online Anda jadi jauh lebih efektif.
Jika Anda belum tahu apa saja aplikasi online meeting, berikut ini daftarnya untuk Anda.
1. Google Meet
Aplikasi satu ini sangat sederhana dan mudah digunakan. Untuk menggunakannya Anda hanya perlu login melalui browser, tanpa perlu install aplikasi.
Selain menawarkan kemudahan, Google Meet juga memiliki fitur unggulan. Misalnya fitur mereka video meeting dan akan otomatis tersimpan di Google Drive.
Bahkan, menariknya lagi Anda juga bisa sekaligus mendapatkan subtitle video.
Sebagai salah satu aplikasi keluaran Google, Google Meet juga terintegrasi dengan produk Google lainnya seperti Google Calendar, Drive, Google Docs, Spreadsheet, Slide, Google Form, dan Cloud Search.
Aplikasi Google Meet ini bisa digunakan secara gratis.
2. Zoom
Aplikasi Zoom menjadi salah satu pilihan yang banyak digunakan. Ada banyak keunggulan yang ditawarkan Zoom sebagai aplikasi meeting online.
Mulai dari menyediakan layanan gratis dan mampu menampung 100 pengguna dengan durasi maksimal selama 40 menit.
Bahkan, Zoom juga bisa menampung hingga 1000 partisipan. Namun, layanan ini hanya bisa dinikmati untuk paket berbayar. Harga paket mulai dari $19.90 per bulan, harga paket tersebut sudah termasuk akses unlimited meeting.
Walau mampu menampung partisipan dengan banyak, tapi tenang saja video Zoom memiliki kualitas HD 720p. Ditambah, Zoom dapat menayangkan 49 video sekaligus.
3. Lifesize
Apakah Anda sedang mencari aplikasi video conference yang menawarkan kualitas video terbaik? Lifesize adalah jawabannya.
Dengan teknologi 4K, aplikasi ini akan menjadikan meeting online terasa seperti bertatapan langsung. Namun, untuk menikmati fitur ini, perangkat Anda harus mendukung.
Selain menawarkan video jernih, Lifesize juga keamanan yang terjamin dengan end-to-end encryption. Meeting online akan secara otomatis terenkripsi sehingga bisa mencegah adanya penyadap.
4. Microsoft Teams
Untuk Anda yang mungkin belum tahu, Microsoft Teams adalah pembaharuan versi dari aplikasi Skype for Business. Microsoft Teams memiliki beberapa fitur pendukung seperti upsize jumlah kapasitas dan terintegrasi dengan Microsoft Office 365.
5. BlueJeans
Jika Anda menginginkan suara yang jernih saat melakukan video conference, BlueJeans adalah pilihan yang tepat. Aplikasi virtual meeting ini terkenal karena kejernihan suaranya karena menggunakan sistem Dolby Voice.
Tidak hanya menawarkan suara yang jernih, aplikasi ini juga dilengkapi dengan kualitas video HD.
Selain itu, fitur BlueJeans memudahkan Anda dalam berbagi layar presentasi dan membagi akses kepada peserta untuk mengoperasikan layar presentasi.
Baca Juga: 9 Tips Agar Meeting Kerja dalam Perusahaan Berjalan Efektif
Cara Membuat Virtual Meeting
Agar meeting online Anda dapat berjalan lancar dan efektif, berikut ini cara membuat virtual meeting.
1. Pilih Aplikasi Video Conference Sesuai Kebutuhan
Pertama, agar meeting virtual Anda berjalan lancar, Anda perlu menentukan aplikasi video conference yang sesuai kebutuhan.
Misalnya, rapat akan dihadiri oleh ribuan orang artinya Anda membutuhkan aplikasi yang bisa menampung ribuan orang di satu tempat seperti Zoom.
2. Tentukan Peran dalam Meeting
Keberhasilan jalannya meeting online tidak lepas dari peran dalam penyelenggaraannya. Pastikan para peserta mengetahui dan memahami peran mereka agar tidak terjadi cekcok dan pertemuan berjalan kondusif.
Sebelum memulai meeting, cobalah buat beberapa peran dari orang-orang yang terlibat di dalamnya, seperti notulensi rapat, time keeper, presenter, dan lainnya.
3. Tentukan Agenda Virtual Meeting
Untuk membuat rapat virtual berjalan efisien, Anda perlu tentukan agenda meeting. Ini penting agar semua orang tahu topik apa yang dibicarakan atau akan mereka pelajari.
Cobalah buatlah agenda seperti berikut ini:
- Poin utama pembicaraan.
- Berapa lama topik pembicaraan.
- Jumlah anggota rapat yang hadir.
- Persiapan apa yang harus dilakukan peserta.
4. Tentukan Jadwal Virtual Meeting
Cobalah lakukan koordinasi jadwal dengan peserta meeting apalagi jika peserta rapat tersebut berada di zona waktu yang berbeda. Hal ini penting agar rapat tidak menyulitkan siapapun.
Pastikan agenda meeting bisa mengakomodasi kenyamanan seluruh anggota yang hadir. Lebih penting lagi, pastikan Anda membuat agendanya dari jauh-jauh hari.
Baca juga: Cara Membuat Absensi Online dengan Google Form
5. Etiket Online Meeting
Walaupun diadakan secara online, peserta tetap harus mematuhi etiket demi kelancaran meeting. Beberapa etiket dalam rapat virtual seperti:
- Memperkenalkan semua anggota rapat dan memberikan setiap peserta untuk berbicara.
- Tidak melihat ponsel ketika presentasi sedang berjalan.
- Jangan menyela pembicaraan yang sedang berlangsung.
- Mematikan semua notifikasi dan pastikan ponsel Anda dalam keadaan senyap.
- Pastikan Anda berada ditempat yang tenang saat mengikuti virtual meeting.
6. Menindaklanjuti Hasil Virtual Meeting
Di akhir rapat jangan lupa untuk membuat minutes of meeting, setelah itu jangan lakukan follow up dari hasil meeting tersebut. Berikut beberapa hal yang bisa dilakukan.
- Hasil kerja dan bagaimana langkah-langkah selanjutnya.
- Siapa saja yang menjadi tanggung jawab.
- Kapan hasil kerja harus diselesaikan.
- Apakah ada pelaksanaan meeting selanjutnya.
Bila Anda menjadi penyelenggara virtual meeting, coba follow-up juga feedback dari seluruh peserta mengenai virtual meeting yang baru saja selesai.
Dengan mengaplikasikan cara di atas, virtual meeting Anda akan berjalan dengan baik dan efektif serta mendapatkan hasil yang diinginkan.
