Setiap perusahaan alangkah baiknya menggunakan vendor HRIS untuk mengelola kegiatan sumber daya manusia yang berlangsung di dalam perusahaan tersebut.Â
Penggunaan vendor HRIS ini sangat penting bagi bisnis perusahaan. Ini karena kegiatan SDM membutuhkan pengelolaan dan penanganan khusus.
Jika dilakukan secara manual hanya dengan menggunakan tenaga kerja yang tersedia di perusahaan, pengelolaan SDM bisa menjadi tidak maksimal.
Pada akhirnya, perusahaan justru membuang-buang waktu, tenaga, dan biaya yang seharusnya bisa dialihkan ke pekerjaan lain yang dapat meningkatkan produktivitas.
Namun, pertimbangan yang matang perlu dilakukan sebelum memilih HRIS vendor. Oleh karena itu, pada ulasan kali ini LinovHR akan membahas tentang tips memilih vendor HRIS Indonesia yang sesuai dengan perusahaan.
Apa saja tipsnya? Simak dalam ulasan berikut ini!
Tips Memilih Vendor HRIS
Saat ini, ada begitu banyak vendor HRIS Indonesia. Tentu setiap vendor memiliki berbagai keunggulan masing-masing. Supaya Anda tidak salah dalam memilih HRIS vendor, berikut adalah tips yang dapat diterapkan.
1. Menentukan Spesifikasi yang Dibutuhkan
Sebagai tips pertama, hal yang perlu Anda lakukan adalah menentukan spesifikasi yang dibutuhkan. Hal ini harus dimasukkan dalam perencanaan penggunaan vendor HRIS.
Secara umum, beberapa aspek manajemen SDM yang bisa dikelola vendor adalah payroll, rekrutmen, absensi, manajemen data karyawan di perusahaan, penilaian kinerja, hingga pelatihan dan pengembangan skill karyawan.
Tugas Anda di tahap pertama adalah menentukan aspek-aspek mana yang membutuhkan pengelolaan khusus dari vendor. Misalnya rekrutmen, absensi, atau payroll.
2. Memperhatikan Keamanan Data
Database HRIS yang dimiliki vendor akan menyimpan banyak data sensitif tentang karyawan. Mulai dari nama, alamat, tanggal lahir, nomor telepon, hingga gaji dan nomor identitas.
Oleh karena itu, memperhatikan keamanan data merupakan prioritas utama dari pemilihan vendor HRIS. Jika vendor yang ada menggunakan pihak ketiga berbasis cloud, maka pastikan penyedia cloud tersebut dapat menjamin keamanan data.
3. Memperhatikan Keakuratan Data
Setiap hari, data baru akan senantiasa masuk ke dalam software HRIS. Data yang telah dimasukkan ini harus senantiasa akurat karena akan memengaruhi pengelolaan SDM ke depannya. Seperti efek domino, akan ada pekerjaan lain yang salah apabila data yang dimasukkan tidak tersimpan dengan akurat.
4. Melibatkan Karyawan
Beberapa sistem HR melibatkan karyawan dalam penggunaannya. Misalnya saja dalam sistem absensi dan update informasi pribadi karyawan.
Oleh karena itu, Anda juga perlu melibatkan karyawan dalam proses pemilihan vendor HRIS. Biarkan karyawan mencoba beberapa sistem untuk mengetahui sistem mana yang terbaik untuk digunakan.
5. Melakukan Uji Coba
Setiap sistem yang dipilih harus dites terlebih dahulu. Hal ini dilakukan untuk menghindari adanya kesalahan dalam penggunaan dan memastikan keakuratan data.
Sayangnya, pengetesan ini sering kali dilupakan. Alasannya karena kebanyakan orang memiliki ekspektasi bahwa teknologi yang dibawakan vendor HR sudah dapat membantu perusahaan secara sempurna, hingga pengetesan tak perlu lagi dilakukan.
Baca Juga: Penerapan Teknologi HR di suatu Perusahaan
Bahaya Salah Pilih HRIS Vendor
Apa jadinya jika Anda memilih HRIS vendor yang salah? Tentu saja ada akibatnya yang bisa menjadi fatal. Berikut ini adalah beberapa bahaya yang terjadi apabila Anda salah dalam memilih vendor HRIS Indonesia.
1. Kebutuhan Perusahaan Tidak Terpenuhi
Bahaya yang pertama adalah kebutuhan perusahaan tidak terpenuhi. Hal ini dapat terjadi apabila Anda tidak memilih vendor HRIS yang sesuai dengan kebutuhan dan keinginan perusahaan.
Selain itu, masalah ini juga dapat terjadi apabila vendor yang digunakan ternyata tidak memiliki fitur yang lengkap. Oleh karena itu, penting sekali untuk memilih vendor yang lengkap dan dapat memenuhi semua kebutuhan perusahaan.
2. Data Bocor dan Tidak Akurat
Bahaya selanjutnya adalah adanya kemungkinan data bocor dan tidak akurat. Data bocor dapat terjadi apabila sistem HR ternyata tidak memiliki keamanan data yang baik. Hal ini sangat gawat karena sistem HR mencakup banyak data pribadi karyawan yang tentu perlu dilindungi.
Di sisi lain, vendor HRIS yang salah juga bisa menyebabkan data tidak akurat. Hal ini dapat terjadi apabila data yang dimasukkan tidak tercatat dalam sistem atau tercatat namun dalam nilai yang berbeda.
3. Error dalam Penggunaan
Sistem dari HRIS vendor Indonesia bisa memiliki kemungkinan adanya error. Masalah ini akan buruk apabila sistem sudah dipasang dan diterapkan perusahaan.
Oleh karena itu, sebelum benar-benar menggunakannya, perusahaan harus melakukan pengetesan terlebih dahulu.
4. Kerugian Finansial
Pada akhirnya, bahaya-bahaya sebelumnya dapat menyebabkan kerugian finansial. Anda akan rugi karena telah mengeluarkan biaya untuk memilih sistem yang salah. Padahal, sistem tersebut tidak sesuai dengan kebutuhan Anda atau tidak bisa digunakan.
Baca Juga: Apa Saja yang Didapatkan dari Payroll Provider
LinovHR Pilihan Vendor HRIS Terbaik
Menggunakan vendor HRIS menjadi salah satu cara agar perusahaan dapat mengelola karyawan dan perusahaan lebih efektif dan efisien. Proses kerja yang tadinya memakan waktu banyak karena masih diurus secara manual, menjadi bisa lebih singkat berkat fitur-fitur yang bisa dimanfaatkan oleh perusahaan.Â
Namun, ketika perusahaan ingin menggunakan vendor HRIS, pemilihannya harus benar-benar selektif dan mempertimbangkan banyak aspek dalam perusahaan. Hal ini karena salah pilih vendor justru akan berdampak pada finansial perusahaan dan juga adaptasi teknologi.
Beruntungnya, sekarang Anda tak perlu ragu lagi dalam memilih HRIS vendor. Sebab, sudah ada vendor HRIS terbaik yaitu LinovHR. LinovHR menyediakan software HRIS yang membantu pengelolaan SDM di perusahaan Anda menjadi lebih mudah, aman, akurat, dan efektif.
Ada beragam modul yang ditawarkan LinovHR. Semua modul ini dijamin dapat memenuhi kebutuhan pengelolaan SDM dalam berbagai aspek.
Sebut saja absensi, rekrutmen, payroll, manajemen organisasi, manajemen data karyawan, penilaian kinerja, pelatihan dan pengembangan skill karyawan, suksesi karyawan, manajemen kompetensi karyawan, dan pinjaman karyawan.
Kelengkapan modul tersebut tentu saja didukung dengan keamanan dan keakuratan data. LinovHR menggunakan cloud yang menjamin semua data aman dan akurat.
Segera jadikan LinovHR sebagai vendor pilihan Anda. Anda tidak akan mengalami kerugian finansial karena LinovHR menyediakan layanan terlengkap dengan harga terbaik.
Hubungi kami untuk mendapatkan jadwal demo gratis!
