Dalam sebuah organisasi, sekretaris memegang peranan penting dalam menjaga kelancaran operasional. Posisi ini termasuk ke dalam susunan pengurus inti, bersama dengan ketua, wakil ketua, dan bendahara.
Namun, apa saja sebenarnya tanggung jawab dan tugas sekretaris organisasi? Simak selengkapnya di artikel LinovHR berikut ini.
Mengenal Apa itu Sekretaris Organisasi
Sekretaris organisasi adalah individu yang bertugas mengelola administrasi, komunikasi, dan dokumentasi dalam sebuah organisasi. Jabatan ini memiliki peran sebagai penghubung antara anggota organisasi, pimpinan, dan pihak eksternal.
Sebagai “jantung administrasi,” sekretaris memiliki tanggung jawab untuk memastikan semua proses organisasi berjalan lancar, efektif, dan sesuai dengan visi serta misi organisasi.
Dalam konteks yang lebih modern, tugas sekretaris organisasi tidak hanya terbatas pada urusan administratif, tetapi juga sering terlibat dalam pengambilan keputusan strategis.
Hal ini menuntut seorang sekretaris untuk memiliki keterampilan komunikasi, manajemen waktu, serta kemampuan multitasking yang baik.
Baca Juga: Mengenal Tugas Staff Admin dan Tanggung Jawabnya
Daftar Tugas Sekretaris Organisasi
Tugas sekretaris organisasi sendiri beragam, mulai dari mengelola rapat hingga menyusun laporan. Berikut beberapa di antaranya:
1. Menyiapkan dan Mengelola Agenda Rapat
Salah satu tugas utama sekretaris adalah menyusun agenda rapat, mulai dari menentukan jadwal, menyiapkan bahan presentasi, hingga memastikan semua anggota telah menerima pemberitahuan terkait rapat.
Setelahnya, sekretaris bertugas mencatat berjalannya rapat. Begitu selesai, sekretaris kemudian akan membagikan notula sebagai dokumen resmi.
2. Mengelola Dokumen dan Arsip Organisasi
Sekretaris bertanggung jawab untuk menjaga semua dokumen penting organisasi, seperti laporan tahunan, kebijakan, dan perjanjian.
Sistem pengarsipan yang rapi dan terstruktur akan memudahkan anggota organisasi dalam mengakses informasi saat dibutuhkan.
3. Menjalin Komunikasi Internal dan Eksternal
Peran sekretaris juga melibatkan komunikasi, baik dalam lingkup internal atau antar anggota organisasi, maupun eksternal dengan pihak lain seperti mitra atau sponsor. Sekretaris harus memastikan pesan yang disampaikan akurat dan profesional.
4. Membantu dalam Perencanaan Acara
Jika organisasi mengadakan acara, sekretaris biasanya turut terlibat dalam proses perencanaan. Hal ini termasuk menyusun daftar peserta, mengatur lokasi, hingga memastikan kebutuhan logistik terpenuhi.
5. Menyusun Laporan Berkala
Sekretaris juga bertugas menyusun laporan kegiatan dan kinerja organisasi secara berkala. Kemudian, laporan ini biasanya disampaikan kepada pimpinan atau anggota dalam forum resmi untuk mengevaluasi pencapaian organisasi.
Baca Juga: Cara Manajemen Arsip yang Efektif untuk HRD
Kesimpulan
Tugas sekretaris organisasi berperan besar dalam menjaga aspek operasional yang efisien dan terorganisir.
Dengan menjalankan berbagai tanggung jawabnya seperti mengelola agenda, mengarsip dokumen, menjalin komunikasi, hingga menyusun laporan, sekretaris membantu organisasi mencapai tujuannya.
Peran ini membutuhkan dedikasi, keterampilan manajemen, dan perhatian terhadap detail yang tinggi. Maka dari itu, salah satu kunci supaya organisasi dapat berjalan lebih efektif dan profesional adalah dengan mempekerjakan sekretaris yang andal.
