General Affair (GA) dan Human Resources Development (HRD) umumnya bertanggung jawab atas pengaturan internal perusahaan.
Departemen ini mengurusi semua hal terkait kepegawaian serta berbagai kegiatan umum untuk mendukung operasional perusahaan.
GA sendiri memiliki tugas mengelola berbagai tugas sehari-hari, termasuk pengadaan peralatan kerja, analisis kebutuhan, serta pemeliharaan fasilitas dan sarana kantor agar berjalan dengan efisien dan tepat waktu.
Untuk memahami lebih lanjut mengenai General Affair, termasuk fungsi, tugas, dan tanggung jawabnya dalam perusahaan, Anda dapat membaca artikel ini.
Apa itu General Affair?
General Affair (GA) adalah profesi yang bertugas mengawasi dan memastikan kelancaran operasional bisnis perusahaan.
Seorang GA menyediakan kebutuhan peralatan kantor dan fasilitas untuk kenyamanan karyawan, yang berkontribusi pada peningkatan produktivitas dan performa bisnis.
Selain itu, General Affair juga bertanggung jawab menyusun dan mengawasi penerapan kebijakan serta SOP perusahaan terkait penggunaan fasilitas, guna mencegah kerusakan dan memastikan kelancaran kegiatan perusahaan.
Dengan terpenuhinya kebutuhan karyawan, produktivitas kerja dapat meningkat, yang pada akhirnya akan mengoptimalkan kinerja bisnis perusahaan secara keseluruhan.
Baca Juga: Perbedaan HRD dan Personalia yang Harus Anda Ketahui!
Tugas General Affair dalam Sebuah Perusahaan
Berikut adalah tugas dan tanggung jawab yang diemban oleh tim general affair sebagai berikut:
1. Memastikan Kelancaran Operasional Perusahaan
General Affair bertugas mengelola divisi-divisi di bawahnya, yang berarti mereka bertanggung jawab menyusun dan mengawasi penerapan kebijakan serta SOP perusahaan terkait penggunaan fasilitas.
Tujuannya adalah untuk mencegah kerusakan dan memastikan kelancaran kegiatan operasional perusahaan.
2. Pengadaan Barang atau Fasilitas Perusahaan
General affair bertanggung jawab atas pengadaan barang, mulai dari tahap pengajuan, pemilihan supplier, hingga pengadaan barang yang dibutuhkan perusahaan.
Selain itu, laporan pengajuan, pengadaan, hingga laporan pertanggungjawaban (LPJ) juga dilakukan oleh bagian ini.
3. Inventaris Fasilitas dan Aset Perusahaan
Semua jenis pendataan inventaris fasilitas maupun aset perusahaan merupakan tugas berikutnya dari general affair. Pendataan ini, seperti menggunakan program inventaris barang, bertujuan untuk mengetahui jumlah, kondisi, dan kelayakan fasilitas atau aset untuk tetap dipertahankan.
4. Perawatan dan Pemeliharaan Fasilitas dan Aset Perusahaan
Tugas lainnya adalah melakukan pemeliharaan dan perawatan barang. General affair akan melakukan inspeksi rutin untuk mengecek kelayakan dan kepatutan setiap divisi dalam menggunakan fasilitas perusahaan.
5. Membuat Laporan Anggaran dan LPJ
General affair juga diwajibkan membuat laporan anggaran berkala terkait seluruh inventaris barang. Selain itu, LPJ untuk setiap pembelian dan pengadaan barang harus dibuat secara terperinci.
6. Mengurus Segala Jenis Perizinan
Staff general affair adalah seseorang yang mengurus segala jenis perizinan yang dibutuhkan perusahaan. Mulai dari legalitas perusahaan, pengadaan proyek, pembangunan, hingga perizinan lain terkait kegiatan perusahaan.
7. Membuat SOP
General affair juga memiliki tugas untuk membuat sistem kerja dalam perawatan, pemeliharaan, serta penggunaan fasilitas kantor. SOP yang dimaksud berkaitan dengan ceklist, jadwal perawatan aset bergerak, dan lain sebagainya.
8. Berkomunikasi dengan Pihak Luar
General affair memiliki tugas untuk menjaga hubungan baik dengan pihak luar. Pihak luar ini termasuk supplier, vendor, pemerintah daerah, organisasi masyarakat (ormas), kepolisian, dan beberapa pihak lain yang bersinggungan dengan perusahaan.
9. Survey Kepuasan dan Kesejahteraan Pegawai
Jabatan ini juga memiliki tugas untuk mengadakan survei terkait tingkat kepuasan dan kesejahteraan pegawai.
Survei mencakup segala jenis fasilitas yang diberikan, kebersihan, ketersediaan kebutuhan kantor, dan lain sebagainya. Selain itu, juga keefektifan beberapa program benefit untuk meningkatkan kesejahteraan pegawai, seperti adanya fasilitas earned wage access untuk mencairkan gaji lebih awal.
Fungsi General Affair
Secara umum, General Affair bertanggung jawab atas pemeliharaan dan perawatan rutin perusahaan, termasuk kondisi dan fasilitas kantor.
Contohnya, mengelola aset kantor dan memastikan kebersihan fasilitas seperti ruang rapat, listrik, toilet, dan seluruh area perusahaan.
Namun, ada beberapa fungsi lain dari GA, yaitu:
- Menyusun laporan berkala terkait aset dan biaya fasilitas kantor
- Mengurus perizinan yang melibatkan pihak eksternal seperti pemerintah daerah, wartawan, dan lainnya
- Menjaga hubungan baik dengan pemasok barang atau jasa
- Menciptakan, mengimplementasikan, dan mengembangkan sistem kerja (SOP) perusahaan terkait pengadaan dan perawatan fasilitas kantor
- Menyelenggarakan survei kepuasan karyawan terkait fasilitas kantor untuk meningkatkan kualitas produk, jasa, dan kecepatan pelayanan yang diberikan perusahaan.
Jenjang Karier General Affair
Menempuh karier sebagai General Affair akan memberi kesempatan untuk naik jabatan. Berikut jenjang karier untuk jabatan General Affair:
1. Staff General Affair
Pada awal karier, tugas Staff General Affair adalah mendukung berbagai kebutuhan operasional kantor terkait fasilitas, administrasi, dan manajemen aset. Mereka biasanya terlibat dalam pemeliharaan kantor, manajemen inventaris, pengelolaan layanan keamanan, dan administrasi umum.
2. Supervisor General Affair
Pada level supervisor, General Affair memiliki tanggung jawab yang lebih luas dan berperan untuk mengawasi Staff GA. Supervisor GA bertugas mengoordinasikan pekerjaan staf dan menangani perencanaan anggaran untuk kebutuhan GA.
3. Manager General Affair
Seorang Manager General Affair mengelola seluruh bagian GA, mengawasi timnya, serta mengembangkan strategi untuk efisiensi operasional. Mereka terlibat dalam perencanaan bisnis jangka panjang dan pengelolaan anggaran yang lebih besar.
4. Head of General Affair
Posisi Head of General Affair adalah jenjang karier tertinggi yang bertanggung jawab penuh atas seluruh fungsi GA dalam perusahaan, termasuk pengambilan keputusan strategis, kolaborasi dengan pihak manajemen, dan pengawasan operasi secara menyeluruh.
Pada intinya, General Affair merupakan salah satu divisi krusial dalam perusahaan untuk memastikan setiap kebutuhan dan kegiatan operasional bisnis terpenuhi. Hal ini juga mencakup upaya memberikan kesejahteraan kepada karyawan.
Peran General Affair sangat diperlukan agar tidak timbul masalah baik internal dalam divisi maupun antar divisi lainnya dalam perusahaan, sehingga bisnis berjalan lancar dan karyawan bekerja secara optimal.
Berbicara soal efektivitas kegiatan operasional bisnis yang dapat meningkatkan produktivitas karyawan, penyediaan asuransi kesehatan bagi pekerja juga akan memberikan manfaat lebih.
Baca juga: HR Harus Baca – Solusi Mengelola Data Karyawan dengan Mudah
Monitoring Staff General Affair Praktis dengan Software HRIS LinovHR
Mengelola kinerja dan tugas staff General Affair secara manual bisa menjadi tugas yang melelahkan dan tidak efisien.
Hal ini sering kali menyebabkan keterlambatan dalam pengambilan keputusan, kurangnya transparansi, dan kesalahan dalam pengelolaan data.
Masalah ini dapat menghambat produktivitas dan efisiensi operasional perusahaan. Namun, dengan Software HRIS LinovHR, semua kendala tersebut dapat diatasi.
LinovHR menawarkan solusi praktis untuk monitoring staff General Affair dengan fitur-fitur canggih yang memungkinkan pemantauan real-time, pengelolaan data yang akurat, dan komunikasi yang lebih efektif.
Tingkatkan efisiensi operasional dan produktivitas perusahaan Anda dengan menggunakan LinovHR sekarang juga!
