Di dalam industri manufaktur, kehadiran staf admin gudang memainkan peranan penting. Mereka menjadi ujung tombak dalam keberhasilan operasional harian di dalam gudang.
Maka tidak heran bahwa penting sekali bagi perusahaan untuk mengetahui apa saja yang menjadi tugas admin gudang.
Mengetahui hal ini akan membantu HR dan perusahaan menyusun dan mengembangkan karyawan dalam pergudangan.
Untuk lebih lengkapnya, mari simak artikel LinovHR berikut ini!
Mengenal Posisi Admin Gudang
Admin gudang adalah individu yang bertanggung jawab atas pengawasan, pengelolaan, dan koordinasi seluruh aktivitas gudang perusahaan.
Semua aktivitas gudang mulai dari menerima, mengeluarkan dan mengirim stok, dan menangani komunikasi antara perusahaan dengan jasa logistik dan pelanggan gudang.
Seorang yang menjadi admin warehouse juga mengerjakan beberapa tugas administrasi terkait dengan data entry inventaris.
Meskipun peran ini mungkin terlihat sederhana, namun tugas admin gudang adalah sangat berdampak besar terhadap berbagai aspek operasional dan keuangan perusahaan.
Skill yang Harus Dimiliki Admin Gudang
Sebagai seorang admin gudang yang bertanggung jawab atas pengelolaan stok, distribusi barang, dan operasional gudang, terdapat sejumlah keterampilan penting yang harus dimiliki.
Berikut adalah beberapa skill yang sangat diperlukan:
1. Manajemen Persediaan
Kemampuan untuk mengelola dan mengontrol persediaan barang dengan efisien, termasuk pemantauan stok, pengelolaan pemesanan ulang, dan menghindari kekurangan atau kelebihan persediaan.
2. Pengorganisasian
Seorang yang menjadi admin gudang harus memiliki kemampuan dalam mengatur penyimpanan barang, merancang layout gudang yang efisien, dan menjaga tata letak yang teratur untuk memudahkan akses dan pengambilan barang.
3. Pemahaman Teknis
Memiliki pengetahuan tentang berbagai produk, komponen, atau bahan yang disimpan di gudang, serta pemahaman tentang teknologi dan perangkat lunak manajemen gudang.
4. Keterampilan Komunikasi
Komunikasi menjadi salah satu skill yang harus dimiliki staff admin gudang.
Hal ini penting karena dalam melakukan kegiatannya mereka akan berkomunikasi baik oleh pihak eksternal seperti pemasok, pelanggan, serta pihak internal perusahaan.
Dengan skill komunikasi yang baik, mereka dapat menjaga aktivitas supply chain yang efektif.
5. Ketelitian dan Akurasi
Di dalam aktivitasnya, staff admin warehouse akan terlibat dalam pengelolaan data yang tak terhitung jumlahnya.
Maka dari itu, mereka perlu memiliki ketelitian dan akurasi yang baik dalam pencatatan stok, dokumentasi pengiriman, dan pengemasan barang agar tidak terjadi kesalahan atau kehilangan.
6. Pengorganisasian Waktu
Manajemen waktu menjadi salah satu skill yang juga penting.
Mampu mengelola waktu dengan baik untuk menyelesaikan berbagai tugas dengan efisien, termasuk penanganan pengiriman, penerimaan barang, dan inventarisasi.
7. Keterampilan Problem Solving
Kemampuan dalam mengatasi tantangan atau masalah yang mungkin muncul, seperti kerusakan barang, penundaan pengiriman, atau perubahan permintaan pelanggan.
8. Kerjasama Tim
Bersedia bekerja sama dengan anggota tim gudang dan departemen lain untuk mencapai tujuan bersama serta menjaga kelancaran operasional.
9. Kepemimpinan
Jika diperlukan, memiliki kemampuan untuk memimpin tim gudang, memberikan arahan, serta mengembangkan karyawan dalam tim.
10. Kepatuhan pada Keselamatan
Memahami dan mematuhi standar keselamatan dan peraturan terkait penyimpanan dan penanganan barang, serta menjaga lingkungan gudang yang aman.
11. Kemampuan Fisik
Terkadang, admin gudang perlu terlibat dalam aktivitas fisik seperti pengangkatan dan pengemasan barang. Oleh karena itu, memiliki daya tahan fisik yang cukup penting.
12. Pemahaman tentang Rantai Pasok
Memiliki pemahaman yang baik tentang bagaimana gudang berperan dalam rantai pasok secara keseluruhan dan bagaimana tugas-tugas admin gudang memengaruhi proses ini.
13. Kreativitas
Dalam mengatasi situasi yang kompleks atau menemukan solusi alternatif untuk permasalahan yang mungkin muncul.
14. Keterampilan Teknologi
Pemahaman dasar tentang penggunaan perangkat lunak manajemen gudang, spreadsheet, dan aplikasi lainnya yang mendukung tugas-tugas administratif.
15. Analisis Data
Kemampuan untuk menganalisis data terkait stok, permintaan pelanggan, dan tren penjualan untuk mengambil keputusan yang lebih baik.
Skill di atas dapat membantu seorang admin gudang dalam menjalankan tugasnya dengan efisien dan efektif.
Selain itu, terus mengembangkan diri dengan belajar dan beradaptasi dengan perkembangan teknologi dan metode pengelolaan gudang dapat memberikan keunggulan kompetitif dalam peran ini.
Baca Juga: Aspek Penting dalam Mengelola Karyawan Pergudangan
Daftar Tugas Admin Gudang
Admin gudang memiliki tanggung jawab yang luas dan beragam dalam menjalankan fungsi operasional perusahaan. Adapun tugas admin gudang adalah sebagai berikut:
1. Mencatat Distribusi Barang
Gudang menjadi tempat penyimpanan barang sebelum akhirnya didistribusikan. Di dalam proses ini, seorang admin gudang akan membuat pencatatan keluar masuk barang yang ada di gudang.
Pencatatan ini meliputi jumlah stok barang yang tersedia, barang yang keluar masuk dan yang didistribusikan, pemesanan barang, klaim pembayaran atas pembelian.
Tujuan dari kegiatan pencatatan ini adalah untuk mempermudah proses analisis penjualan.
2. Memasukkan Data Inventaris
Tugas berikutnya adalah memasukkan data inventaris ke dalam program atau sistem yang digunakan perusahaan.
Sebagai seseorang yang bertugas mengawasi semua kegiatan produksi, admin warehouse bertugas membuat laporan barang secara berkala, lalu menginput data inventaris. Ini dilakukan untuk mempermudah perhitungan barang dan uang produksi.
3. Memeriksa dan Melaporkan Stok Barang
Selanjutnya admin gudang memiliki tugas melakukan kegiatan pengecekan, mulai dari barang masuk, pembongkaran barang, dan distribusi barang.
4. Memperbarui Barang yang Memasuki Expired Periode
Di dalam gudang ada banyak sekali barang di mana ini menjadi tugas admin untuk melihat batas expired.
Admin gudang harus melakukan pencatatan mengenai data barang yang akan atau sudah memasuki masa expired untuk kemudian memperbaruinya.
5. Membuat Surat Jalan
Admin warehouse juga bertugas mengeluarkan surat jalan, dokumen ini akan dibawa oleh driver untuk mendistribusikan barang dari gudang ke konsumen atau juga distributor.
6. Melakukan Stock Opname
Tugas selanjutnya adalah melakukan stock opname, kegiatan ini dilakukan dengan menghitung stok fisik yang ada di dalam gudang.
Tujuannya adalah untuk mensinkronkan stok barang yang ada dalam sistem dengan yang ada di gudang.
7. Melakukan Pemeriksaan Barang Retur
Retur adalah salah satu kegiatan yang umum terjadi, baik itu karena barang rusak atau tidak sesuai dengan keinginan konsumen.
Di dalam kegiatan retur, admin gudang bertugas untuk pengecekan barang yang diretur untuk memastikan barang dikembalikan sesuai dengan SOP.
Kelola Tugas dan Tingkatkan Skill Admin Bersama Software HRIS LinovHR
Admin gudang memainkan peranan penting dalam efektivitas kegiatan di dalam gudang. Tanpa kehadirannya, kegiatan pergudangan bisa mengalami hambatan. Maka dari itu, penting sekali bagi perusahaan untuk dapat mengelola tugas dan meningkatkan skill admin warehouse dengan baik.
Agar tugas itu bisa dilakukan lebih baik, penggunaan teknologi akan sangat membantu membuat prosesnya berjalan lebih sederhana.
Teknologi seperti software HRIS yang lengkap seperti LinovHR akan membantu perusahaan dalam mendigitalisasi dan otomatisasi berbagai tugas pengelolaan dan pengembangan karyawan.
Software HRIS LinovHR memiliki modul yang komprehensif guna mendukung perusahaan dalam mengelola dan mengembangkan karyawan.
Di dalam software ini, Anda dapat mensentralisasi berbagai kegiatan human resource sehingga proses berjalan lebih sederhana.
Sebut saja modul Organization Management, di sini HR dalam menyusun job role, job description, serta job family yang ada di dalam perusahaan.
Lalu untuk menyimpan data karyawan termasuk admin warehouse, bisa dilakukan dengan detail dan lengkap dalam modul Personnel Administration.
Perusahaan juga bisa memantau kinerja dari admin gudang, apakah mereka sudah memenuhi KPI yang ditentukan atau tidak serta menilai kinerja mereka menggunakan modul Performance Management.
Selain itu, perusahaan juga bisa melakukan pengembangan skill staf admin dengan memanfaatkan modul Learning Management System.
Modul ini memungkinkan HR untuk menyusun, mengelola, dan menjalankan pelatihan karyawan berbasis online.
Dengan memanfaatkan Software HRIS LinovHR, pengelolaan dan pengembangan karyawan dapat dilakukan dengan lebih mudah. Hasilnya, perusahaan memiliki karyawan yang mumpuni dalam menjalankan tugas-tugasnya.
