Semakin tumbuh dan berkembangnya suatu perusahaan maka semakin sulit bagi karyawan untuk dapat berkomunikasi dengan para petinggi perusahaan. Oleh sebab itu, diperlukan town hall meeting agar tetap terjalin komunikasi yang baik dalam perusahaan.
Pertemuan tersebut umumnya menjadi ajang untuk mendiskusikan berbagai hal penting seperti pencapaian yang sudah diperoleh hingga hal-hal penting yang dapat membantu kesuksesan karyawan. Untuk mengenal lebih dalam apa itu town hall meeting serta bagaimana cara melakukannya, simak artikel berikut ini.
Apa Itu Town Hall Meeting?
Sederhananya, town hall meeting adalah sebuah rapat untuk memberi tahu info terbaru secara rutin di suatu perusahaan. Biasanya di pertemuan ini perusahaan kembali menyampaikan visi dan misinya kepada seluruh karyawan. Pertemuan ini juga kerap disebut all-hands dan all-staff meeting.
Dalam pertemuan town hall, semua anggota dalam perusahaan harus menghadiri tidak terkecuali seperti jajaran manajer hingga CEO perusahaan. Hal ini dilakukan untuk mempertemukan pemegang jabatan-jabatan penting agar saling berkomunikasi dengan karyawan perusahaan.
Pertemuan town hall dijadikan sebagai ajang pemberitahuan hal-hal yang terkait pencapaian dari masing-masing manajer dan mengingatkan kembali visi dan misi dari perusahaan. Para manajer pada umumnya telah mempersiapkan laporannya terkait dengan pencapaian berdasarkan pengukuran menggunakan metode tertentu.
Baca juga: Daily Meeting: Strategi untuk Meningkatkan Kolaborasi Tim
Mengapa Perusahaan Melakukan Town Hall Meeting?
Tentunya perusahaan bukan tanpa alasan ketika melakukan town hall meeting yang mengumpulkan semua karyawan yang ada.
Pertemuan ini dinilai sangat penting bagi perkembangan perusahaan ke depannya dimana semua staff dalam perusahaan dapat saling berinteraksi satu sama lain.
Beberapa alasan penting pertemuan town hall dilakukan sebagai berikut.
1. Pemberitahuan Penting Disampaikan Langsung
Seperti yang sudah disampaikan sebelumnya, pertemuan town hall mempertemukan semua karyawan yang ada di perusahaan hingga CEO perusahaan.
Hal ini tentunya sangat memudahkan perusahaan dalam menyampaikan update terbaru dalam perusahaan tersebut.
2. Memperlihatkan Kepemimpinan
Hadirnya orang-orang yang memegang jabatan penting seperti manajer, direktur, dan bahkan CEO dapat memperlihatkan bentuk kepemimpinan mereka.
Pesan-pesan yang mereka sampaikan kepada perusahaan menjadi impresi yang baik bagi karyawan yang mengindahkannya.
3. Menanamkan Kembali Nilai dan Budaya Perusahaan
Seiring berjalannya waktu, mungkin saja setiap karyawan yang bekerja di suatu perusahaan akan lupa terhadap nilai dan budaya perusahaan. Padahal, hal tersebut sangat penting bagi keberlangsungan perusahaan.
Dengan berkumpulnya semua staff perusahaan, maka akan memudahkan untuk mengingatkan kembali nilai-nilai dan budaya perusahaan yang harus diketahui setiap karyawan. Hal tersebut akan memunculkan rasa keterlibatan yang lebih dalam lingkup pekerjaan.
4. Meningkatkan Kerjasama Tim
Berkumpulnya para karyawan dan pemegang jabatan penting dalam satu ruang yang sama akan mendorong untuk saling bertukar wawasan.
Hal ini tentunya akan membawa rasa hangat sesama rekan kerja serta antar departemen karena dapat bertemu secara langsung dalam rangka yang sama.
5. Mendapatkan Umpan Balik yang Jujur
Tentunya umpan balik yang jujur dan konstruktif menjadi penting baik bagi perusahaan maupun karyawan. Pada town hall meeting, pemimpin perusahaan akan mendapatkan umpan balik dari jajarannya terkait kinerja mereka secara jujur.
Baca Juga: Tips Mengelola Team Feedback yang Berkesan dan Membangun
Cara Melakukan Town Hall Meeting
Melakukan pertemuan town hall bukanlah hal yang biasa. Membutuhkan perencanaan dan koordinasi yang kuat agar meeting yang dilaksanakan berjalan dengan lancar.Â
Terdapat beberapa langkah yang mungkin Anda harus lakukan agar pertemuan town hall berjalan dengan efektif dan efisien.
Menentukan Tujuan Meeting
Menentukan maksud dan tujuan dari meeting merupakan hal yang paling mendasar. Jika meeting diadakan terlalu sering dan topik pembahasannya belum disiapkan secara baik, maka meeting tersebut akan menjadi tidak menarik.
Oleh karena itu Anda perlu mempersiapkan beberapa tujuan meeting seperti untuk memotivasi karyawan, merayakan pencapaian, atau sekedar menyampaikan pemberitahuan terbaru dari perusahaan.
Tetapkan Pengaturan Waktu
Waktu menjadi sesuatu yang perlu diperhatikan bagi Anda yang ingin melaksanakan town hall meeting. Pastinya tidak mudah untuk mengatur kehadiran setiap karyawan yang ada di suatu perusahaan, apalagi perusahaan tersebut sudah sangat besar.
Selain waktu kehadiran, pengaturan waktu dalam penyampaian topik juga harus diperhatikan. Pastikan setiap orang yang menyampaikan gagasannya tetap pada batas waktu yang ditentukan. Jangan sampai terlalu lama dan panjang karena akan menurunkan keefektifan dari sebuah meeting.
Siapkan Ruangan Meeting
Hal lain yang perlu disiapkan dalam melakukan meeting adalah ruangan. Ruangan yang baik akan mendukung berjalannya meeting dengan baik juga.Â
Direkomendasikan memilih ruangan yang memiliki meja berbentuk bundar. Hal ini akan membawa suasana positif dimana setiap karyawan akan merasa terlibat lebih dalam di pertemuan tersebut.
Baca Juga: Panduan Cara Membuat Minutes of Meeting dalam Perusahaan
Siapkan Pertanyaan
Agar pertemuan yang dilaksanakan semakin efektif, ada baiknya untuk mengumpulkan pertanyaan terlebih dahulu. Hal ini terkait dengan banyaknya jumlah peserta meeting yang mungkin sulit untuk dikoordinasikan satu per satu secara langsung.
Anda juga perlu mengurutkan pertanyaan mana yang harus dijawab terlebih dahulu berdasarkan tingkat kepentingannya. Dengan begitu maka town hall meeting yang Anda jalankan akan semakin efektif dan efisien.
Tetapkan Moderator
Perlunya seorang moderator dalam town hall meeting agar pertemuan yang dilaksanakan berjalan dengan kondusif. Anda dapat menunjuk moderator yang juga sekaligus sebagai pembicara.
Selain itu, moderator berperan untuk memastikan waktu yang diperlukan bagi setiap pembicara masih dalam batas waktu yang ditetapkan. Pastinya hal ini akan memudahkan berjalannya meeting dan membuat pertemuan menjadi kondusif.
Baca Juga: Contoh Surat Undangan Rapat dan Cara Membuatnya
Buat Suasana Tetap Positif
Town hall meeting dapat dimanfaatkan sebagai ajang meningkatkan suasana yang positif di dalam perusahaan. Anda dapat memberikan waktu kepada peserta seperti bernyanyi atau makan bersama.
Dengan begitu pertemuan town hall akan menjadi menarik dan para karyawan tetap dalam keadaan yang positif.
Kesimpulan
Pada akhirnya Town hall meeting akan sangat bermanfaat bagi kemajuan perusahaan dan karyawan apabila dilakukan dengan cara yang tepat dan benar. Oleh karena itu, saatnya Anda lakukan beberapa cara di atas agar pertemuan town hall yang Anda laksanakan menjadi sukses.
