Gaji merupakan kewajiban yang harus dibayarkan oleh perusahaan atau pemberi kerja kepada karyawan. Namun, tidak hanya membayarkan gaji, perusahaan harus melakukan rekap gaji karyawan yang dilakukan oleh divisi HRD sebagai bukti pemenuhan kewajiban yang dijalankannya.
Umumnya, rekapitulasi gaji tersebut memuat rincian seperti penghasilan karyawan sekaligus potongan-potongan yang menyertainya. Hal ini agar karyawan dapat mengetahui secara rinci penghasilan bersih yang diterimanya setiap bulan.
Tentunya melakukan rekap gaji membutuhkan berbagai data yang diperlukan agar hasilnya baik dan akurat. Artikel ini akan membahas lebih jauh mengenai tips rekapitulasi gaji karyawan yang mudah dan cepat dilakukan.
Fungsi Rekap Gaji Karyawan
Setiap karyawan tentunya memiliki hak untuk mengetahui rincian upah yang mereka terima dari perusahaan atau pemberi kerja. Hal ini yang mendorong mengapa melakukan rekap gaji atau membuat laporan gaji karyawan itu sangat penting.
Berikut beberapa fungsi rekap gaji karyawan, antara lain:
- Sebagai bukti kredibilitas dan upaya transparansi perusahaan terhadap pemenuhan kewajiban yang dilakukannya, yaitu membayarkan upah atau gaji kepada seluruh karyawan.
- Menjaga kesetiaan karyawan dengan memberikan informasi yang jelas dan rinci terhadap salah satu hak yang patut mereka dapatkan.
- Dapat menggambarkan penilaian kompetensi karyawan atas tunjangan kinerja yang mereka dapatkan ketika perusahaan tersebut memiliki kebijakan yang demikian.
- Dapat dijadikan sebagai pedoman alokasi anggaran gaji karyawan yang diperlukan oleh bagian finansial perusahaan.
- Dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan perusahaan terhadap kebijakan keuangannya.
Baca Juga: Permudah Administrasi Gaji dan Upah dengan Jasa Payroll LinovHR
Kiat Memaksimalkan Rekap Gaji Karyawan
Tidak hanya sekedar ikhtisar atau ringkasan dari laporan gaji pegawai, melakukan rekap gaji karyawan penting bagi Anda untuk memperhatikan berbagai komponen pendukungnya. Hal ini tentunya agar rekapitulasi gaji yang Anda lakukan dapat memberikan informasi yang benar dan akurat.
Berikut tujuh komponen yang dapat Anda masukkan ke dalam rekap gaji untuk karyawan agar semakin mudah dibuat.
1. Informasi Umum Perusahaan
Setiap membuat rekap atau laporan gaji karyawan tentunya Anda perlu memasukkan data-data umum terkait dengan perusahaan. Contohnya seperti nama, alamat, lokasi kantor, dan nomor telepon resmi perusahaan.
Jangan lupa juga bahwa Anda perlu mencantumkan departemen karyawan yang bersangkutan dalam laporan gaji karyawan.
2. Periode Gaji
Informasi atau data penting lainnya yang perlu Anda masukkan adalah periode gaji bulan berjalan. Perusahaan perlu memasukkan tanggal gajian yang telah ditetapkan dalam slip gaji agar tidak menimbulkan kerancuan data ketika dicocokan dengan bukti pembayaran.
Periode gaji ini pula harus dimasukkan secara jelas mengikuti kebijakan perusahaan Anda. Jika perusahaan mengubah tanggal gajian yang telah ditetapkan, maka berubah pula informasi periode gaji yang perlu Anda masukkan ke dalam laporan gaji karyawan.
Baca Juga: Aplikasi Untuk Menghitung Gaji Yang Dipakai Perusahaan
3. Data Pribadi Karyawan
Data pribadi karyawan menjadi informasi yang penting untuk dimasukkan ke dalam rekap gaji karyawan. Selain nama lengkap dan data pribadi lainnya, Anda dapat menggunakan nomor induk pegawai untuk membedakan individu yang memiliki kesamaan nama.
Selain hal tersebut, data pribadi karyawan diperlukan agar terhindar dari kekeliruan saat melakukan pembayaran.
4. Informasi Pajak
Informasi terkait pajak yang dibebankan kepada karyawan tak kalah penting untuk dicantumkan. Hal ini berfungsi untuk menunjukkan data pembayar pajak karyawan terkait dengan gaji serta tunjangan yang didapatkan.
Selain memberikan transparansi perihal pembayaran pajak karyawan, perusahaan juga dapat menunjukkan ketertibannya dalam upaya pemenuhan tanggung jawab terhadap pemerintah.
5. Besaran Gaji Karyawan
Di dalam rekapitulasi gaji karyawan juga harus membuat nominal gaji karyawan yang bersangkutan. Dimana gaji yang diberikan pada karyawan dipengaruhi oleh berbagai hal seperti gaji pokok, tunjangan, dan bonus.
6. Potongan Gaji Karyawan
Jangan lupa untuk menyertakan potongan gaji yang dikenakan kepada karyawan terkait. Umumnya, potongan gaji karyawan yang menyertainya adalah pajak dan asuransi BPJS.
Jika perusahaan Anda menanggung komponen potongan lainnya, Anda dapat masukan sebagai tunjangan dan akan tetap terlihat dalam potongan untuk keperluan administrasi.
7. Total Take Home Pay (THP)
Setelah Anda memasukan rincian gaji dan besaran potongannya, penting juga untuk mencantumkan jumlah take home pay (THP) yang didapatkan karyawan. Rincian yang Anda buat dapat ditampilkan dalam tabel atau bagan sehingga terlihat proses pengurangan atau pemotongan gajinya secara jelas.
Tentu hal ini sangat penting agar tidak terjadi kesalahpahaman karyawan dengan total gaji yang mereka dapatkan.
Oleh sebab itu, Anda perlu mempertimbangkan untuk menggunakan payroll software dari LinovHR yang dapat membantu Anda melakukan perhitungan gaji hingga rekap gaji karyawan melalui Modul Payroll.
Pastinya, Payroll Software Indonesia LinovHR memudahkan tugas HRD perusahaan Anda dalam mengelola seluruh data yang berkaitan dengan payroll perusahaan. Anda dapat melakukan perhitungan gaji, pembayaran gaji, pembuatan slip gaji, hingga menghasilkan laporan gaji karyawan dengan praktis dan akurat.
Jadi, tunggu apalagi? Segera hubungi tim kami untuk dapatkan penawaran spesial!
