Menghubungi recruiter melalui WhatsApp telah menjadi salah satu cara praktis untuk berkomunikasi dalam proses rekrutmen. Namun, perlunya untuk menjaga etika agar pesan yang Anda kirim dapat diterima dengan baik.
Melalui artikel ini, akan memberikan panduan lengkap cara berkomunikasi yang sopan dan profesional dengan HRD di WhatsApp agar Anda bisa meninggalkan kesan positif.
Pentingnya Etika Berkomunikasi dengan HRD
Etika komunikasi sangat berpengaruh pada citra diri Anda sebagai seorang kandidat. Komunikasi yang baik dapat membuka peluang untuk melanjutkan proses kerja sama.
HRD memiliki peran penting dalam proses rekrutmen, memastikan bahwa kandidat yang dipilih sesuai dengan kebutuhan dari perusahaan.
Meskipun menggunakan aplikasi chatting, penting untuk tetap menjaga kesopanan dan bersikap profesional. Berikut ini alasan mengapa etika menjadi hal krusial.
Menciptakan Kesan Positif
Berkomunikasi secara sopan, jelas, dan terstruktur dapat menunjukkan bahwa Anda merupakan kandidat yang serius dan menghormati dalam proses rekrutmen. Pesan yang tidak formal atau tidak jelas dapat membuat keraguan.
Menghargai Waktu dan Peran Recruiter
Menghubungi HR pada jam kerja, seperti pagi-sore hari, mencerminkan sikap profesional. Hal ini menunjukkan bahwa Anda menghormati waktu kerja mereka dan memahami batasan waktu yang tepat untuk berkomunikasi.
Sebaliknya, jika mengirim pesan di luar jam kerja, seperti larut malam atau hari libur, dapat dianggap tidak sopan dan mengganggu waktu.
Memberikan Respons Positif
Pesan yang ditulis secara sopan, tanpa adanya kesalahan dapat memberikan kesan bahwa Anda serius terhadap proses rekrutmen. Dibiasakan untuk menyertakan salam pembuka, perkenalan diri, dan tujuan.
Menghindari Dampak Negatif pada Peluang Anda
Jika Anda menulis pesan secara asal bisa menyebabkan HR mempertanyakan sikap profesional Anda. Hal ini dapat mempengaruhi penilaian mereka terhadap kecocokan dengan posisi yang dilamar.
Dengan memperhatikan hal-hal tersebut, seperti penggunaan bahasa formal, memeriksa kembali pesan sebelum dikirim, memberikan informasi dengan jelas, dan mengakhiri percakapan dengan ucapan terima kasih dapat meninggalkan kesan yang baik.
Cara Chat HRD di WhatsApp dengan Sopan
Saat mengirim pesan melalui WhatsApp, pentingnya untuk selalu memperhatikan cara penyampaian dan isi pesan sebelum dikirim. Berikut contoh cara chat yang sopan melalui WA.
Perkenalan Diri Secara Jelas
Hal pertama mulai dengan memperkenalkan diri, menyebutkan nama, dan tujuan menghubungi HR. Hal ini dapat membantu untuk mengetahui tujuan yang diperlukan.
“Selamat pagi, Bapak/Ibu (Nama HR). Saya (Nama Anda), lulusan (Universitas Anda) jurusan (Program Studi). Saya izin bertanya informasi terkait lowongan kerja dengan posisi (Nama posisi) di perusahaan (Nama perusahaan).
Selalu Menggunakan Bahasa Formal
Meskipun berkomunikasi lewat WhatsApp, tetap untuk menggunakan bahasa yang formal dan profesional. Hindari singkatan, emoticon secara berlebihan, atau dengan bahasa sehari-hari.
“Selamat siang, Bapak/Ibu. Saya izin bertanya apakah lowongan untuk posisi (Nama posisi) masih tersedia di perusahaan (Nama perusahaan)?”
Hindari Menghubungi di Luar Jam Kerja
Mengirim pesan sebisa mungkin pada jam kerja, umumnya pada pukul 9 pagi hingga 5 sore untuk menghormati waktu pribadi HR. Jika ada hal penting dan mengharuskan di luar jam waktu tersebut, dapat mengirimnya seperti ini.
“Selamat malam, Bapak/Ibu. Mohon maaf jika mengganggu waktunya. Saya mengirimkan pesan ini terkait (Tujuan). Saya akan sangat menghargai jika dibalas pada jam kerja esok.
Jelaskan Tujuan Pesan Anda dengan Jelas
HR akan lebih mudah untuk memahami kebutuhan Anda jika pesan yang disampaikan secara singkat, padat, dan langsung pada inti permasalahan.
“Saya ingin menanyakan informasi lebih lanjut terkait proses seleksi untuk posisi (Nama posisi). Apakah masih tersedia atau apakah ada dokumen tambahan yang perlu saya siapkan?”
Hindari Pesan Berantai
Jika Anda ingin mengirim pesan kepada recruiter, hindari pesan pendek secara berpisah maka susun semua poin dalam satu pesan yang lengkap dan terstruktur.
“Selamat pagi, Bapak/Ibu. Saya (Nama Anda), ingin bertanya apakah lowongan untuk posisi (Nama posisi) masih tersedia. Jika iya, saya ingin memastikan dokumen apa saja yang perlu saya lengkapi sebelum proses interview.”
Tutup Percakapan dengan Sopan
Setelah mendapatkan informasi yang diperlukan, akhiri percakapan dengan ucapan terima kasih dan harapan untuk berlanjut komunikasi.
“Terima kasih banyak atas informasi yang telah diberikan Bapak/Ibu. Saya sangat menghargai waktu yang diberikan. Semoga kita dapat berkomunikasi lebih lanjut dalam proses rekrutmen ini.”
Pastikan Cek Ulang Pesan Sebelum Mengirim
Kesalahan kecil bisa mencerminkan kurangnya perhatian Anda terhadap detail pesan yang ingin dikirim, pastikan pesan bebas dari kesalahan ketik atau tata bahasa yang buruk sebelum mengirimnya.
- Gunakan aplikasi pemeriksa ejaan sebelum mengirim pesan.
- Baca secara perlahan untuk memastikan maksud pesan Anda agar dapat tersampaikan dengan jelas.
Kesimpulan
Komunikasi dengan HR melalui WA membutuhkan perhatian khusus pada etika, kesopanan, dan profesionalisme. Dengan menerapkan langkah-langkah, seperti memperkenalkan diri dengan jelas, menggunakan bahasa formal, dan menghormati waktu kerja HR, dinilai dapat menciptakan kesan yang baik.
Sikap profesional dalam berkomunikasi tidak hanya dapat membantu membangu hubungan positif, tetapi juga bisa meningkatkan peluang Anda untuk dapat melangkah lebih jauh dalam proses rekrutmen.
Oleh karena itu, dengan menunjukkan sikap profesional, Anda dapat membangun kesan positif dalam komunikasi, ini menjadi salah satu faktor utama penilaian terhadap kemampuan profesionalisme Anda.
