Pandemi Covid-19 membuat banyak perusahaan untuk melakukan perubahan yang besar mengenai sistem kerja mereka. Selain work from home (WFH), muncul juga hybrid office model.
Sistem kerja hybrid office ini gabungan dari WFH dan WFO. Di mana perusahaan akan menerapkan kebijakan work from home selama beberapa hari dan sisanya karyawan diwajibkan bekerja dari kantor.
Pada kesempatan kali ini, LinovHR akan memberikan informasi tentang 3 tipe hybrid office model yang bisa diadopsi oleh perusahaan-perusahaan yang ada di Indonesia.
Tanpa berlama-lama lagi, simak penjelasan lengkapnya di bawah in!
3 Ragam Hybrid Office Model yang Bisa Diterapkan Perusahaan
Pada dasarnya hybrid office model terbagi ke dalam 3 kategori atau ragam. Yaitu berdasarkan lingkungan kerja, penjadwalan, dan divisi dari setiap karyawan.
Berikut ini adalah pembagian mengenai 3 kategori tersebut.
1. Hybrid Office Model Berdasarkan Lingkungan Kerja
-
Remote First Model
Pada model yang pertama ini, perusahaan memberikan kebebasan bagi karyawannya memprioritaskan diri untuk bekerja di rumah.
Meskipun begitu, bagi karyawan yang ingin datang untuk bekerja di office juga tetap diperbolehkan. Artinya karyawan bisa memilih tempat dimana mereka ingin bekerja, baik itu di rumah maupun di kantor sekalipun.
Pemilihan tempat untuk bekerja tersebut didasari oleh keinginan dari setiap karyawan yang ada. Jika satu karyawan merasa nyaman untuk kerja di rumah, maka ia bisa memilih untuk bekerja di rumah.Â
Sedangkan untuk karyawan yang merasa nyaman untuk tetap kerja di kantor, maka ia bisa datang untuk bekerja di kantor.
-
Office First Model
Model yang kedua ini pada dasarnya memiliki konsep yang sama dengan model yang pertama tadi. Bedanya yaitu pada model ini, karyawan diharapkan untuk hadir lebih banyak ke kantor mereka.
Model satu ini dinilai lebih mudah untuk diterapkan. Sebab, perusahaan tidak perlu melakukan perubahan pada protokol maupun beralih ke sistem yang serba digital. Perusahaan hanya perlu untuk menyesuaikan beberapa ketentuan, seperti ketentuan kehadiran di perusahaan.
Perlu dicatat, bahwa model kerja ini cocok untuk perusahaan yang menganut sistem kolaboratif di dalam para pekerjanya. Office First Model, membantu karyawan dalam menyelesaikan pekerjaannya, dan di waktu bersamaan memberikan fleksibilitas bagi setiap pekerjanya.
2. Hybrid Office Model Berdasarkan Penjadwalan
-
Split-week Model
Selanjutnya model split-week berdasarkan penjadwalan atau scheduling. Split-week model memberikan kebebasan bagi perusahaan maupun divisi yang bersangkutan untuk menetapkan jadwal atau hari khusus untuk WFH dan WFO.
Misalnya, divisi pemasaran dapat bekerja di rumah selama paruh pertama pada minggu ini (senin, selasa, dan rabu). Lalu, pada paruh kedua minggu yang sama (kamis dan jumat) mereka bekerja dari kantor atau WFO.
Dengan mengadopsi model ini, kantor tidak akan penuh dengan para karyawan. Selain itu, model ini juga tetap memberikan kesempatan bagi setiap divisi untuk tetap berkumpul dan berkolaborasi secara rutin.
-
Week-by-week Model
Model ini memberikan kebebasan bagi perusahaan maupun divisi yang bersangkutan untuk menetapkan jadwal atau minggu khusus untuk WFH dan WFO.
Contohnya, divisi keuangan dapat bekerja di rumah selama seminggu pertama pada bulan itu. Lalu, pada minggu kedua di bulan yang sama, mereka bisa bekerja di kantor atau WFO.
Model hybrid ini sangat cocok untuk diterapkan pada perusahaan besar yang memiliki jumlah karyawan yang banyak. Melalui cara ini, perusahaan dapat mengurangi jumlah orang yang bekerja di kantor, serta dapat mengurangi biaya overhead yang diperlukan.
3. Hybrid Office Model Berdasarkan Divisi
-
Designated Team Model
Hybrid office model yang terakhir yaitu designated team. Artinya perusahaan sudah menetapkan mana divisi atau tim yang bekerja di rumah dan mana yang bekerja di kantor.
Model ini dapat diadopsi dan digunakan oleh perusahaan yang membutuhkan beberapa pekerja khusus yang diharuskan untuk hadir di kantor.
Contohnya, perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur atau produksi, membutuhkan sebagian pekerjanya untuk tetap hadir secara langsung atau on-site, seperti teknisi, orang yang mengoperasikan mesin, dsb.
Mengadopsi sistem kerja ini dapat memberikan beberapa keuntungan bagi perusahaan, salah satunya yaitu mengurangi biaya operasional yang dibutuhkan ketika ada banyak karyawan di kantor, seperti listrik dan utilitas lainnya.
Baca Juga: Manfaat Sistem Kerja Remote Bagi Perusahaan dan Karyawan
Strategi Menerapkan Hybrid Office dengan Tepat
Jika perusahaan Anda ingin mengadopsi sistem hybrid office. Pastikan hal tersebut dipertimbangkan dengan matang agar tidak mengganggu produktivitas perusahaan. Ini dia beberapa langkah atau strategi yang bisa Anda gunakan sebelum memutuskan untuk menerapkan hybrid office di perusahaan Anda.
1. Membuat Guideline dan Goals Kerja
Guideline atau panduan memang sangat diperlukan dalam menjalankan bisnis maupun perusahaan.
Panduan yang dibuat harus memiliki informasi selengkap dan sejelas mungkin, agar karyawan yang bersangkutan tidak merasa bingung.
Panduan tersebut bisa berupa, tanggung jawab masing-masing karyawan, job desc, jadwal kerja, dan sejenisnya.
2. Membuat Peraturan yang Sesuai dengan Budaya dan Kondisi Perusahaan
Setiap perusahaan memiliki budaya dan kondisi yang berbeda-beda antara satu sama lain. Pastikan bahwa peraturan yang dibuat sudah sesuai dengan budaya dan kondisi perusahaan yang ada saat ini.
Peraturan yang tidak sesuai akan mengganggu stabilitas dan kinerja dari karyawan itu sendiri. Tentunya hal ini bukanlah sebuah dampak yang bagus bagi perusahan, bukan?
3. Menyiapkan Alat dan Teknologi yang Mendukung
Strategi terakhir yaitu pastikan bahwa perusahaan sudah menyiapkan peralatan dan juga teknologi yang mampu menunjang sistem kerja yang dibuat oleh perusahaan.
Pemanfaatan teknologi dan juga peralatan yang sesuai, dapat membantu perusahaan dalam menjalankan operasional bisnisnya.
Selain itu, teknologi juga memberikan kemudahan bagi para karyawannya dalam menyelesaikan pekerjaan dan tanggung jawab yang mereka miliki.
Baca Juga:Â Hybrid Learning dan Penerapannya di Perusahaan
Teknologi Anda Belum Mendukung Hybrid Office Model? Ini Solusinya!
Kehadiran teknologi sangat penting untuk membuat penerapan hybrid office berjalan dengan lancar. Oleh sebab itu, ketika perusahaan Anda hendak menjalankan metode satu ini, pastikan perusahaan Anda telah mengadopsi teknologi untuk membuat pekerjaan berjalan efektif dan efisien.
Kehadiran teknologi sangat membantu proses kerja dan monitoring dalam hybrid office. Salah satu teknologi yang dapat membantu penerapan hybrid office adalah Software HRIS dari LinovHR.
Terdapat beberapa modul unggulan yang dapat membantu dan memudahkan Anda dalam menerapkan sistem hybrid office model di perusahaan.
Seperti modul Time Management yang ada pada software absensi, berfungsi untuk mengatur jadwal kerja, jam kerja, hingga shift kerja.
Dengan bantuan modul ini, HR dapat dimudahkan dalam mengelola dan memonitoring presensi karyawan yang bekerja secara remote.
Lalu modul Payroll yang berfungsi untuk mengatur segala kegiatan yang berhubungan dengan payroll perusahaan. Seperti pembayaran gaji, pembuatan slip gaji, hingga pelaporan payroll perusahaan.
Dengan bantuan modul ini, karyawan baik yang ada di kantor maupun di rumah dapat menerima slip gaji (e-slip) di gawa mereka masing-masing.
Terakhir, modul Performance Management yang berfungsi untuk membantu dan memudahkan perusahaan dalam melakukan pengukuran kinerja yang dimiliki oleh setiap karyawannya. Mulai dari penentuan target kerja, penilaian kinerja, hingga laporan hasil review karyawan.
Fitur-fitur di atas tentunya sudah saling terintegrasi. Jadi, perhitungan payroll (yang didapatkan) merupakan akumulasi dari presensi karyawan dan juga performa yang dihasilkan karyawan tersebut.
Tunggu apa lagi? Daftarkan perusahaanmu sekarang juga!
Untuk informasi lebih lanjut, Anda bisa ajukan demo gratisnya!
