Time to fill adalah salah satu metrik yang digunakan untuk mengukur kesuksesan suatu proses rekrutmen. Metrik ini juga dapat membantu perusahaan dalam membuat perencanaan bisnis dan memprediksi seberapa lama posisi bisa terisi.
Lantas, bagaimana cara menghitung dan membuatnya lebih singkat? Mari simak penjelasannya dalam artikel LinovHR berikut ini!
Apa Itu Time To Fill
Time to fill adalah jumlah hari yang diperlukan HR recruiter untuk menemukan dan mempekerjakan kandidat baru. Perhitungannya dimulai sejak hari job request disetujui sampai dengan kandidat menerima offering.
Namun, beberapa perusahaan bisa juga menentukan waktu perhitungan yang berbeda sebagai titik awal time to fill, misalnya:
- Hiring manager menyetujui permintaan pekerja.
- Lowongan pekerjaan dipublikasikan secara online.
Mengetahui time to fill menjadi metrik yang berguna untuk perencanaan bisnis. Dengan melihat berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menemukan karyawan baru, maka HR dan manajemen bisa mendapatkan pandangan yang realistis mengenai berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menggantikan karyawan yang keluar.
Hal ini akan membantu dalam menyusun strategi perekrutan yang lebih baik dan berfungsi sebagai peringatan ketika proses perekrutan berjalan terlalu lama.
Selain itu, pengukuran ini juga penting untuk candidate experience, karena menurut data Ryzen 23% kandidat kehilangan minat pada sebuah perusahaan jika dalam satu minggu mereka tidak mendapatkan kabar. Sebanyak 46% lainnya tidak tertarik jika mereka tidak mendengar kabar dalam 1-2 minggu.
Time to Fill vs Time to Hire
Time to fill dan time to hire adalah dua metrik rekrutmen yang banyak digunakan dalam rekrutmen. Keduanya sering digunakan secara bergantian, namun keduanya adalah hal yang berbeda. Karena keduanya mengukur aspek-aspek yang berbeda dari proses rekrutmen dan memiliki fungsi berbeda.
Tabel di bawah ini akan membantu Anda untuk memahami perbedaan time to fill dan time to hire, mari simak!
| Time to Fill | Time to Hire | |
| Definisi | Time to fill dimulai dari saat job request disetujui hingga saat kandidat menerima job offer. | Time to hire dimulai dari saat kandidat melamar hingga saat kandidat menerima offering. |
| Tujuan | Memberikan gambaran umum tentang kecepatan dan kualitas seluruh proses rekrutmen dan pengalaman kandidat. Anda dapat menggunakannya untuk perencanaan bisnis, serta meningkatkan proses rekrutmen. | Indikator yang berpusat pada kandidat mengenai pengalaman mereka dan seberapa cepat mereka menjalani proses rekrutmen. Anda dapat menggunakannya untuk mengoptimalkan proses rekrutmen. |
| Waktu | Lebih panjang | Lebih pendek |
Ada beberapa faktor yang memengaruhi kedua metrik tersebut, seperti industri dan posisi yang dicari. Beberapa posisi jauh lebih sulit untuk direkrut daripada posisi lainnya. Hal yang sama berlaku untuk industri, jadi sangat penting untuk mengingat perbedaan-perbedaan ini.
Manfaat Memastikan Time To Fill
Manfaat dari time to fill metrics adalah mendukung perencanaan bisnis dan peningkatan proses HR. Beberapa manfaat lainnya dari melacak metrik ini adalah:
1. Memungkinkan Merencanakan Proses Rekrutmen yang Lebih Baik
Dengan mengukur waktu yang dibutuhkan untuk mengisi suatu posisi, Anda akan memahami rata-rata berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menggantikan seseorang dengan pengalaman yang serupa.
Contohnya, Anda akan menggantikan sales senior. Setelah melakukan perhitungan, Anda memahami bahwa membutuhkan 45 hari untuk mengisi lowongan tersebut.
Hal ini akan membantu Anda untuk memulai perekrutan pada waktu yang tepat. Anda juga bisa membuat rencana cadangan selama posisi tersebut kosong. Ini memungkinkan Anda untuk merencanakan prosedur onboarding dan handover yang lebih efektif.
2. Mengatasi Inefisiensi dalam Proses Rekrutmen
Ketika Anda melacak time to fill metrics, Anda dapat menemukan area-area yang tidak efisien dalam rekrutmen dan merampingkan strategi.
Selain itu, Anda juga akan memahami peran mana yang membutuhkan waktu lebih lama untuk mengisi sebuah posisi. Anda juga akan memahami talent source mana yang paling efektif.
Sebagai contoh, beberapa posisi akan lebih cepat terisi dengan menggunakan agensi, sedangkan posisi lain lebih baik diisi dengan iklan lowongan kerja di LinkedIn. Time to fill akan memberi Anda jawaban mengenai sumber mana yang paling efektif.
3. Mengurangi Biaya Posisi yang Tidak Terisi
Time to fill membantu organisasi menghemat uang. Pertama, semakin sedikit waktu yang digunakan untuk memasang iklan lowongan, maka semakin besar penghematan yang bisa didapatkan.
Kedua, ketika sebuah posisi kosong, maka perusahaan harus melemburkan karyawan. Hal ini dapat meningkatkan kelelahan dan stres di tempat kerja, yang dalam jangka panjang akan memakan biaya yang sangat tinggi.
Terakhir, semakin lama waktu yang dibutuhkan untuk merekrut seseorang, maka akan memengaruhi kepuasan pelanggan, di mana hal ini akan memengaruhi kinerja dan keuangan perusahaan secara keseluruhan.
Baca Juga: Contoh Proses Rekrutmen dan Metodenya
Bagaimana Mengukur Time To Fill
Ketika Anda hendak menghitung time to fill, Anda perlu menyesuaikan metrik dengan hal-hal yang masuk akal bagi perusahaan Anda. Perhitungannya akan terlihat seperti berikut ini:
1. Menghitung Time to Fill untuk Satu Posisi
Ini adalah jumlah hari yang dibutuhkan untuk mengisi suatu posisi. Untuk menghitungnya, Anda perlu menentukan titik awal. Seperti yang telah dijelaskan di atas, biasanya titik awal adalah ketika job request disetujui.
Namun, Anda juga bisa memilih hari di mana job posting dipasang. Begitu juga titik akhir, Anda bisa menetapkannya saat kandidat menerima offering atau hari pertama mereka bekerja.
Rumusnya adalah:
- Jumlah hari antara titik awal (job request disetujui atau hari job posting diiklankan) dan titik akhir (tanggal kandidat menerima offering atau hari pertama onboarding).
Sebagai contoh, jika perusahaan X mengiklankan peran marketing manager pada tanggal 1 Februari dan memutuskan menggunakan “tanggal iklan” sebagai titik awal. Kandidat kemudian menerima tawaran dan mulai bekerja pada tanggal 1 Maret (tanggal onboarding digunakan sebagai titik akhir).
Waktu untuk mengisi posisi ini adalah 30 hari. Anda harus konsisten dalam memilih titik awal dan titik akhir, ini agar Anda dapat memiliki data yang konsisten dan membandingkannya dengan tolok ukur yang relevan.
2. Menghitung Rata-rata Time to Fill
Menghitung rata-rata time to fill memberikan wawasan umum di berbagai peran.
Sebagai contoh, Anda mempekerjakan lima administrator di perusahaan, dan Anda membutuhkan 15, 60, 10, 30, dan 40 hari untuk mempekerjakan mereka; perhitungan Anda akan terlihat seperti ini:
Maka time to fill rata-rata untuk merekrut karyawan adalah 31 hari.
Anda juga dapat membuat perhitungan lebih lanjut untuk mengukur efektivitas proses rekrutmen dengan berbagai tolak ukur. Sebagai contoh, Anda dapat menghitung time to fill per kuartal dan per tahun.
3. Menghitung Time to Fill Per Peran dan Departemen
Saat mengukur time to fill, Anda perlu mempertimbangkan kebutuhan dan berbagai metrik. Misalnya rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk merekrut senior data scientist lebih lama daripada merekrut staf contact center.
Oleh karena itu, waktu rata-rata untuk merekrut akan terlihat berbeda untuk kedua peran ini. Demikian pula, waktu rata-rata untuk merekrut akan terlihat berbeda ketika membandingkan departemen (TI vs legal departemen).
Cara terbaik adalah dengan membandingkan peran dan departemen yang serupa, karena ini merupakan representasi yang lebih akurat tentang berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengisi suatu posisi.
Bagaimana Cara Mengurangi Time To Fill
Semakin lama waktu yang dibutuhkan untuk mengisi suatu posisi maka akan semakin banyak biaya perekrutan yang dikeluarkan. Lalu bagaimanakah cara untuk mengurangi time to fill? Ikuti beberapa tips berikut ini:
1. Kurangi Hambatan Umum
Hambatan umum dalam proses rekrutmen termasuk kurangnya komunikasi antara recruiter dan hiring manager. Untuk menghilangkan hal ini, pastikan tujuan yang jelas dan adakan pertemuan rutin.
Contoh lainnya adalah jika manajer membutuhkan waktu yang lama untuk menilai kandidat, maka pertimbangkan gamifikasi atau gunakan alat otomatisasi untuk mempercepat prosesnya.
2. Manfaatkan Teknologi Rekrutmen
Anda bisa mengotomatisasi setiap bagian yang berulang dalam proses rekrutmen dengan menggunakan software rekrutmen.
Bantuan alat ini juga bisa diandalkan untuk menjadwalkan wawancara dan membantu mengurus berbagai dokumen yang umum digunakan dalam proses rekrutmen.
3. Temukan Kandidat Sebelumnya untuk Lowongan yang Sama
Anda bisa melakukan pendekatan kembali pada pelamar yang pernah Anda saring sebelumnya. Sehingga Anda bisa melanjutkan proses rekrutmen ke tahap selanjutnya, dengan begini waktu dan biaya yang digunakan lebih efisien.
Permudah Proses Rekrutmen dengan Software Rekrutmen LinovHR
Kemampuan recruiter dalam mempersingkat waktu untuk mengisi suatu posisi di perusahaan sangatlah penting. Ini berkaitan langsung dengan kelancaran operasional serta efisiensi waktu dan pengeluaran.
Namun, kerap kali waktu rekrutmen menjadi panjang karena tidak adanya sistem yang mengotomatisasi dan mendigitalisasi beberapa tahapan repetitif dalam proses rekrutmen. Di sinilah penggunaan Software Rekrutmen LinovHR menjadi solusi perusahaan untuk mempermudah dan menyederhanakan proses rekrutmen.
Software Rekrutmen LinovHR membantu perusahaan mulai dari perencanaan rekrutmen, menyusun tahapan rekrutmen, ,screening CV, tes, penjadwalan wawancara sampai dengan onboarding.
Semua tahapan bisa termonitor dengan baik dan secara otomatis, tentu HR tidak lagi perlu pusing lagi dengan cara-cara manual. Terdapat juga fitur report yang bisa diunduh untuk memberikan wawasan seberapa efektif proses rekrutmen yang telah dijalankan.
Dengan Software Rekrutmen LinovHR, buat proses rekrutmen menjadi lebih sederhana. Ayo, ajukan demo gratis sekarang!
