Untuk mencapai tingkat produktivitas yang tinggi, kini penggunaan time mapping menjadi solusi yang strategis.
Mengapa demikian? Pasalnya, time mapping ini akan membantu untuk mengelola waktu secara optimal sehingga menciptakan pengerjaan tugas yang terstruktur.
Pemanfaatan waktu yang efektif ini tentunya dapat meningkatkan produktivitas karyawan sehingga mereka perlu menerapkan sistem ini.
Oleh karena itu, mari simak artikel LinovHR berikut ini untuk mengetahui lebih dalam mengenai konsep time mapping beserta cara membuatnya!
Apa Itu Time Mapping
Dalam dunia kerja, time mapping adalah sistem manajemen waktu yang menggambarkan pembuatan peta aktivitas penting bagi seorang karyawan perusahaan.
Ibaratnya, sistem ini seperti petunjuk yang memberikan arahan ke suatu tujuan. Sehingga, karyawan mendapatkan pemahaman yang lebih baik mengenai penggunaan waktu yang dihabiskan dan pekerjaan yang perlu diselesaikan.
Dengan menganalisis waktu yang dihabiskan, Anda dapat mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki untuk meningkatkan produktivitas.
Kemudian, manajemen dapat menganalisis waktu yang dihabiskan dan mengambil tindakan korektif untuk meningkatkan produktivitas karyawan.
Metode pemetaan waktu ini menjadi jawaban dari manajemen waktu untuk perusahaan yang menerapkan sistem full WFH. Di mana dengan metode ini membantu karyawan dan manajemen perusahaan dalam mengelola jam kerja karyawan.
Baca juga: Mengenal Eisenhower Matrix, Manfaat, dan Contohnya
Manfaat Time Mapping
Metode manajemen waktu menawarkan berbagai manfaat, tidak terkecuali time mapping, yang juga menawarkan beberapa manfaat utama seperti berikut ini:
1. Meningkatkan Efisiensi dan Mengoptimalkan Pemanfaatan Waktu
Manfaat pertama dari time mapping adalah meningkatkan efisiensi individu dan tim dengan mengoptimalkan penggunaan waktu.
Seperti yang diketahui, peta waktu membantu pengguna untuk membuat daftar aktivitas yang mereka inginkan untuk jangka waktu tertentu.
Melalui pemetaan waktu ini, mereka dapat memahami secara jelas mengenai tugas dan aktivitas pribadi mereka yang akan datang.
Hal ini dianggap efisien karena mereka tak perlu membuang waktu dalam proses pengambilan keputusan sehingga tetap berfokus pada pelaksanaannya.
2. Meningkatkan keseimbangan Kehidupan Kerja
Selanjutnya, pemetaan waktu dapat membantu meningkatkan work life balance karyawan.
Berdasarkan laporan Gallup State of the Global Workplace 2022, stres karyawan berada pada titik tertinggi sepanjang masa, yaitu 44 persen, bahkan angka ini melebihi angka pada tahun 2021 ketika pandemi mencapai puncaknya.
Adanya peta waktu ini nantinya dapat membuat mereka untuk menyeimbangkan komitmen profesional dan pribadi.
3. Memanfaatkan Waktu sebagai Aset
Pemetaan waktu bermanfaat untuk meningkatkan produktivitas dan sebagai aset.
Seseorang sering kali menyesuaikan jadwal mereka dengan pekerjaan yang ditugaskan. Dalam artian, mereka menyesuaikan pekerjaan dengan waktu yang tersedia.
Hal ini dapat mengurangi kemampuan mereka untuk mengoptimalkan waktu.
Oleh karena itu, time mapping akan membantu mereka untuk mengatur tugas dan aktivitas yang perlu diselesaikan dalam jangka waktu tertentu dan menentukan waktunya.
Bagaimana Membuat Time Mapping
Melihat peran besarnya dalam menjaga keseimbangan antara bekerja dan kehidupan pribadi, menurunkan stres, sampai dengan meningkatkan produktivitas. Membuat time mapping jadi suatu hal yang tidak bisa diabaikan.
Untuk membuat time mapping, perhatikan langkah-langkah berikut ini:
1. Melakukan Penilaian Aktivitas
Pertama, lakukan penilaian mendalam terhadap aktivitas harian, kebiasaan, dan pola kerja pribadi. Pemahaman ini penting sebelum memetakan waktu untuk memastikan hasil yang efektif.
Contohnya, apakah Anda lebih produktif di pagi hari atau malam hari? Mengidentifikasi rutinitas harian ini akan membantu dalam menyusun rencana waktu yang lebih efektif.
2. Pisahkan Aktivitas Pribadi dan Profesional
Selanjutnya, pisahkan aktivitas pribadi dan profesional serta buat daftar lengkap tugas yang terkait dengan kedua aspek tersebut.
Aspek profesional mencakup pekerjaan Anda, kemudian aspek pribadi mencakup teman, keluarga, dan me-time.
Prioritaskan apa yang menjadi fokus utama Anda dan sesuaikan dengan waktu produktif masing-masing. Bagilah ke dalam ruang pribadi dan profesional.
Dengan membuat daftar tugas-tugas yang terkait dengan pekerjaan dan kehidupan pribadi, Anda dapat menyeimbangkan komitmen profesional dan pribadi.
3. Mendahulukan Apa yang Menjadi Prioritas
Setelah itu, alokasikan waktu untuk setiap tugas dengan membaginya ke dalam blok waktu yang sesuai, memperhitungkan prioritas dan rutinitas harian.
Anda perlu memastikan bahwa tugas-tugas tersebut dijadwalkan pada waktu yang tepat. Misalnya, menghindari penjadwalan rapat pada waktu paling produktif Anda.
4. Mengatur Tugas ke Blok Waktu
Selanjutnya, jalani beberapa uji coba untuk menyesuaikan pemetaan waktu dan pastikan konsistensi dalam penerapannya. Beberapa saran yang dapat dilakukan, yaitu:
- Tetapkan prioritas dengan menyusun tugas mingguan dan fokus pada prioritas yang lebih terbatas.
- Tentukan waktu tetap untuk tugas rutin seperti sarapan jam 9 pagi dan makan malam jam 8 malam.
- Tingkatkan produktivitas dengan menggunakan timer Pomodoro, membagi jam kerja menjadi sesi fokus selama 25 menit dan istirahat 5 menit secara berurutan.
- Dalam menangani proyek jangka panjang, alokasikan waktu 25 menit untuk fokus dan 5 menit untuk istirahat, menciptakan efisiensi lebih besar daripada waktu santai selama 30 menit.
- Sisihkan waktu untuk ketidakpastian atau istirahat sesaat, mengakui bahwa manusia bukanlah mesin dan membutuhkan kesegaran jiwa dan raga.
5. Kompilasi Trial dan Error
Terakhir, lakukan kompilasi trial and error, periksa kembali time mapping secara berkala, dan sesuaikan rencana jika diperlukan.
Pemetaan waktu bukanlah praktik instan. Namun, bila dilakukan dengan konsisten dan penyesuaian, maka dapat membantu meningkatkan produktivitas dan keseimbangan antara kehidupan pribadi dan profesional.
Baca Juga: Tips Menerapkan Timeboxing yang Tepat
Kelola Jam Kerja Karyawan dengan Software Absensi LinovHR
Mengelola waktu kerja karyawan dengan baik menjadi salah satu cara untuk memastikan mereka dapat bekerja dengan maksimal, menaati peraturan ketenagakerjaan, sampai dengan memastikan work life balance.
Pengelolaan jam kerja yang baik dapat dicapai dengan memanfaatkan Software Absensi LinovHR.
Software Absensi LinovHR mendukung perusahaan untuk membagi jadwal kerja karyawan berdasarkan shift-nya. Di sini perusahaan bisa membagi shift sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Lalu, untuk memastikan karyawan bekerja sesuai dengan jam kerja yang telah ditentukan, HR bisa melihat jam kerja karyawan secara real-time. Dari sini HR pun bisa melihat mana karyawan yang selalu bekerja lembur, mana yang mampu memanfaatkan waktu, atau juga mangkir.
Tiap bulan, tersedia juga report yang bisa dimanfaatkan HR untuk melihat peta waktu karyawan dalam memanfaatkan jam kerjanya. Dari sini HR bisa mengetahui seperti apa pola kerja karyawan.
Jika dirasa jam kerja karyawan masih belum optimal, maka HR bisa menyusun rencana pembagian jadwal kerja yang lebih efektif.
Dengan menggunakan aplikasi Absensi karyawan LinovHR, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi pengelolaan waktu kerja karyawan mereka.
Tunggu apa lagi? Segera ajukan demonya sekarang dan temukan kemudahan serta efisiensi dalam mengelola jam kerja karyawan Anda dengan Software Absensi LinovHR!
