Time clock rounding atau timesheet rounding adalah metode pembulatan waktu kerja yang sering digunakan oleh banyak perusahaan untuk menghitung gaji karyawan mereka. Namun, ada beberapa hal yang perlu diketahui sebelum menggunakan metode ini.Â
Artikel ini akan membahas secara rinci apa itu time clock rounding, bagaimana metode ini bekerja, dan apa saja pro dan kontranya. Simak dalam ulasan LinovHR berikut ini!
Apa Itu Time Clock Rounding
Mengutip Clockify, time clock rounding atau timesheet rounding adalah pembulatan waktu jam kerja dalam manajemen waktu.
Berdasarkan istilah ini, perusahaan membulatkan waktu masuk dan keluar karyawan ke angka terdekat, biasanya dalam interval lima, sepuluh, atau lima belas menit.Â
Praktik ini bertujuan untuk mempermudah administrasi waktu kerja dan meminimalkan perbedaan waktu yang mungkin terjadi akibat gangguan atau keterlambatan.
Namun, praktik pembulatan waktu kerja juga dapat menimbulkan ketidakadilan bagi karyawan jika dilakukan secara tidak adil atau terlalu memihak perusahaan.
Misalnya, jika seorang karyawan tiba di kantor pada pukul 8:03 pagi, perusahaan bisa membulatkan jam masuk tersebut menjadi pukul 8:00 pagi.Â
Begitu pula jika seorang karyawan meninggalkan kantor pada pukul 17:07 sore, maka waktu pulang karyawan akan dibulatkan menjadi pukul 17:15 sore.
Padahal, praktik pembulatan waktu harus dilakukan dengan adil dan konsisten untuk perusahaan maupun semua karyawan. Jika dilakukan dengan tidak adil atau terlalu memihak perusahaan, maka karyawan dapat kehilangan upah yang seharusnya diterima.
Oleh karena itu, perusahaan perlu memiliki kebijakan yang jelas dan transparan tentang praktik pembulatan waktu yang digunakan. Selain itu, perusahaan juga perlu memberikan pengawasan yang memadai untuk memastikan keadilan dan keakuratan pembulatan waktu yang dilakukan.
Baca Juga: Pengertian Employee Clock in System dan Rekomendasinya
Mengapa Perusahaan Melakukan Pembulatan Jam Kerja?
Pembulatan jam kerja umumnya digunakan karena dua alasan:
- Untuk memudahkan penghitungan penggajian
- Untuk membantu pengusaha menghindari pembayaran atas pekerjaan yang tidak dilakukan dan dapat menyebabkan kerugian keuangan.
Dengan adanya otomatisasi jam masuk dan pulang kerja, kecurangan perusahaan dalam membulatkan jam kerja untuk perhitungan penggajian dapat diminimalisasi.
Kemudian, alasan lainnya adalah untuk mencegah karyawan memulai waktu kerja mereka beberapa menit lebih awal dan menghentikannya sedikit lebih lambat, sebagai cara untuk mengumpulkan lebih banyak jam kerja.
Dengan semua hal tersebut, pembulatan waktu berguna juga bagi keberlangsungan usaha, karena karyawan tidak selalu memulai atau mengakhiri waktu kerja mereka pada waktu yang akurat.
Pembulatan jam kerja memungkinkan adanya sedikit fleksibilitas. Lalu, perusahaan juga bisa menghindari karyawan yang menginginkan bayaran lebih dari jam kerja yang seharusnya.
Hubungan Pembulatan Jam Kerja dengan Lembur
Tahukah Anda bahwa pembulatan jam kerja yang tidak tepat bisa berdampak pada pembayaran lembur karyawan?
Setelah karyawan melebihi 40 jam kerja dalam seminggu, perusahaan wajib membayar uang lembur kepada karyawan. Hitungan uang lembur yang perlu dibayar untuk satu jam pertama ialah 1,5 x 1/173 x upah sebulan.
Untuk mengetahui apakah karyawan sudah bekerja selama 40 jam atau tidak seminggu, perusahaan perlu menghitung total jam kerja karyawan.
Dalam perhitungan ini, jangan sampai terjadi pembulatan yang membuat total jam kerja karyawan menjadi lebih sedikit atau lebih banyak.
Sebab jika ternyata total jam kerja karyawan tercatat lebih sedikit daripada yang seharusnya, karyawan akan kehilangan haknya untuk mendapatkan uang lembur.
Sementara itu, jika total jam kerja karyawan yang dicatat lebih banyak daripada yang seharusnya, perusahaan akan mengalami kerugian karena harus membayar uang lembur yang sebenarnya tidak berhak diterima karyawan.
Baca Juga: Fenomena Lembur Tidak Dibayar di Perusahaan
Aturan Time Clock Rounding
Untuk melakukan pembulatan waktu secara adil dan objektif, terdapat empat cara yang dapat dilakukan.
1. Membulatkan Waktu Masuk atau Pulang ke Waktu Terdekat
Cara ini merupakan cara membulatkan waktu yang paling adil dan objektif. Contohnya, karyawan masuk pada jam 08:56 dan pulang di jam 04:58. Secara teknis, karyawan sudah bekerja selama 8 jam dan 2 menit.
Namun apabila dilakukan pembulatan ke waktu terdekat, maka jam masuk karyawan menjadi 09:00 dan jam pulang menjadi 05:00. Sehingga, total jam kerja karyawan adalah 8 jam.
2. Membulatkan Waktu Masuk untuk Keuntungan Karyawan dan Waktu Pulang untuk Keuntungan Perusahaan
Meskipun tidak sepenuhnya adil, aturan ini masih mencapai keseimbangan dalam pengisian waktu kerja. Tujuannya adalah untuk membulatkan ke bawah waktu masuk dan pulang karyawan.Â
Misalnya, waktu masuk dari 08:56 dibulatkan ke 08:55 seolah-olah karyawan datang lebih awal. Kemudian, waktu pulang dari 04:58 dibulatkan ke 04:55 seolah-olah karyawan pulang lebih awal juga. Namun, tetap saja karyawan bekerja selama 8 jam penuh.
3. Membulatkan Waktu Masuk atau Pulang untuk Keuntungan Karyawan Setiap Saat
Pada aturan ini, Anda harus membulatkan waktu masuk ke bawah dan waktu pulang ke atas. Jadi, waktu masuk 08:56 dibulatkan menjadi 08:55 dan waktu pulang 04:58 dibulatkan menjadi 05:00. Sehingga, total jam kerja karyawan menjadi 8 jam dan 5 menit.
4. Mengikuti Aturan 5 Menit
Berdasarkan aturan 5 menit, perusahaan mengelompokkan jam masuk dan jam pulang ke dalam interval 5 menit. Misalnya jika karyawan datang di jam 07:58 hingga 08:02, jam masuk yang akan dicatat adalah 08:00.
Aturan ini berlaku seterusnya. Jika karyawan masuk di jam 08:03 – 08:07, jam masuk akan dicatat di jam 08:05. Jika karyawan masuk di jam 08:08 – 08:12, jam masuk yang dicatat adalah jam 08:10.Â
Aturan tersebut tidak hanya berlaku pada interval 5 menit saja. Perusahaan juga bisa mengakomodasi aturan ini menjadi interval 6 menit, 7 menit, bahkan 10 dan 15 menit.
Baca Juga: Begini Peraturan Jam Kerja Shift selama Ramadhan 2023
Atur Jam Kerja Karyawan dengan Software Absensi LinovHR
Pengelolaan jam kerja karyawan, termasuk pembulatan jam kerja perlu dilakukan untuk memudahkan penggajian dan pencatatan kehadiran. Demi melakukannya dengan mudah, perusahaan bisa menggunakan Software Absensi LinovHR.
Software Absensi dari LinovHR mencakup modul absensi karyawan yang dapat membantu manajemen, terutama HRD, untuk mempermudah pengelolaan jadwal kerja karyawan termasuk time clock rounding atau timesheet rounding.
Fitur-fitur yang terdapat dalam software LinovHR ini meliputi Calendar, Time Group, Schedule Exception, Leaves, Permission Request, Leave Request, Overtime Request, Timesheet, Time Definition, Unprocessed Time Sheet, dan Processed Time Sheet.
Fitur-fitur tersebut mampu mengotomatisasi pembulatan jam kerja karyawan, mengurangi kesalahan dalam penghitungan gaji, dan mempercepat proses pengolahan data kehadiran karyawan.
Selain itu, software ini juga dapat memberikan notifikasi jika ada masalah atau kesalahan dalam jadwal kerja karyawan.
Dengan menggunakan Software Absensi LinovHR, HRD dapat lebih fokus pada tugas-tugas manajemen yang lebih penting dan kompleks, sementara pengelolaan jadwal kerja karyawan menjadi lebih efektif dan efisien.
Dalam era digital seperti sekarang, penggunaan software absensi sudah menjadi keharusan bagi perusahaan. Selain dapat meningkatkan produktivitas, penggunaan software absensi juga dapat membantu perusahaan dalam memenuhi berbagai aturan perundang-undangan terkait tenaga kerja dan pengelolaan sumber daya manusia.
Tunggu apalagi? Daftar dan nikmati demo secara gratis dari LinovHR sekarang juga! Ada promo gratis 6 bulan untuk perusahaan yang baru pertama kali menggunakan Software Absensi LinovHR!
