Perusahaan terus mencari cara untuk membuat proses absen lebih sederhana. Baik itu dari segi pencatatan absen, cuti, sampai lembur. Dari sinilah muncul berbagai teknologi untuk absensi salah satu time card app.
Sesuai dengan namanya, aplikasi ini membantu perusahaan untuk melakukan pencatatan jam kerja karyawan, kehadiran, sampai pengelolaan lembur.
Untuk mengetahui lebih jauh seperti apa fitur, keuntungan, serta rekomendasinya. Mari simak artikel LinovHR berikut ini!
Apa Itu Time Card App?
Time card app merupakan perangkat lunak yang digunakan untuk memantau jam kerja karyawan.
Aplikasi ini dapat diunduh dan diinstal pada perangkat seperti smartphone, tablet, atau komputer, dan digunakan untuk mencatat informasi seperti waktu kedatangan dan pulang, istirahat, dan kegiatan yang berkaitan dengan pekerjaan.
Selain itu, time card app juga dapat membantu perusahaan dalam memantau kehadiran karyawan dan memperbaiki proses penggajian dengan lebih efisien.
Dalam konteks ini, karyawan juga memiliki kemampuan untuk mengelola catatan waktu mereka sendiri, mengakses jadwal kerja, serta mengajukan izin jika diperlukan.
Solusi yang lebih komprehensif bahkan mungkin mencakup fitur-fitur tambahan seperti pelacakan GPS, manajemen tugas, dan pemantauan proyek.
Ini sangat berguna, terutama bagi bisnis yang memiliki karyawan jarak jauh atau yang terlibat dalam beberapa proyek secara bersamaan.
Secara keseluruhan, aplikasi ini memiliki potensi besar untuk menyederhanakan dan mempercepat proses pelacakan jam kerja, mengurangi risiko kesalahan dan perselisihan, serta meningkatkan produktivitas dan efisiensi secara keseluruhan.
Fitur Penting dalam Time Card App
Untuk menunjang berbagai proses pencatatan, pelacakan waktu, dan fungsi lainnya. Aplikasi time card tentu saja perlu dilengkapi dengan berbagai fitur penting, seperti berikut ini:
1. Pencatatan Waktu
Fitur ini adalah standar dalam semua time card app. Dengan adanya fitur ini memungkinkan karyawan untuk mencatat waktu masuk dan keluar secara elektronik, sering kali melalui perangkat seluler seperti smartphone.
Ini adalah nilai tambah yang besar, terutama jika Anda memiliki karyawan yang bekerja dari jarak jauh.
Fitur pencatatan waktu sering juga mencakup alat untuk mencatat waktu istirahat, menghitung jam kerja, dan menerapkan peraturan lembur.
Beberapa bahkan menawarkan fitur canggih seperti face recognition dan geolocation untuk mengonfirmasi identitas dan lokasi karyawan.
Semua ini membantu Anda menyederhanakan proses pelacakan waktu, baik untuk Anda maupun karyawan.
2. Penjadwalan Shift
Fitur penjadwalan shift dalam aplikasi ini memungkinkan manajer untuk membuat dan mengelola jadwal karyawan, sering kali melalui antarmuka online atau seluler.
Karyawan dapat melihat jadwal mereka sebelumnya, meminta waktu istirahat, dan menerima pemberitahuan tentang perubahan.
Fitur ini membantu manajer memastikan bahwa mereka memiliki jumlah karyawan yang tepat untuk setiap shift, menghindari konflik penjadwalan dan biaya lembur yang tidak perlu.
Beberapa fitur penjadwalan shift termasuk template, alat perkiraan, dan pembaruan real-time untuk memudahkan manajer membuat dan mengelola jadwal karyawan.
3. Pelacakan Lembur
Fitur pelacakan lembur dalam aplikasi time card membantu bisnis memastikan kepatuhan terhadap undang-undang ketenagakerjaan dan kebijakan perusahaan terkait upah lembur.
Fitur ini secara otomatis menghitung jam lembur berdasarkan peraturan yang telah ditetapkan sebelumnya. Misalnya, ketika seorang karyawan bekerja lebih dari jumlah jam yang telah ditentukan dalam satu hari atau minggu.
Manajer dapat meninjau dan menyetujui permintaan lembur, serta memantau jam lembur karyawan untuk menghindari biaya lembur yang tidak perlu.
Fitur ini juga membantu bisnis melacak jam kerja dan gaji karyawan dengan akurat, mengurangi kesalahan dan perselisihan yang terkait dengan upah lembur.
4. Manajemen Cuti
Fitur umum lain yang ditemukan dalam banyak time card app adalah manajemen cuti. Fitur ini membantu Anda mengelola permintaan cuti dan akrual karyawan.
Karyawan dapat mengajukan permintaan cuti melalui aplikasi, dan manajer dapat menyetujui atau menolak permintaan tersebut, sambil melacak sisa cuti karyawan.
Selain itu, fitur ini dapat mengelola berbagai jenis cuti, seperti cuti sakit, liburan, dan cuti pribadi. Beberapa bahkan menyediakan fitur untuk mengelola cuti yang lebih lama, seperti cuti keluarga dan medis.
5. Timesheet Management
Fitur timesheet management dalam aplikasi timecard memungkinkan karyawan untuk memasukkan jam kerja mereka, mengedit lembar waktu, dan mengirimkannya untuk persetujuan.
Ini juga berguna untuk melacak jam kerja pada proyek atau tugas tertentu. Memastikan bahwa waktu dicatat secara akurat untuk tujuan penagihan atau manajemen proyek.
Manajer dapat meninjau dan menyetujui timesheet, sekaligus memantau jam kerja karyawan serta menemukan kesalahan atau perbedaan.
Menggunakan software timesheet seperti ini dapat menghemat waktu yang berharga dan membantu Anda menjaga catatan jam kerja karyawan yang lebih akurat.
6. Geolocation
Fitur geolocation menggunakan GPS atau teknologi lokasi lainnya untuk melacak lokasi karyawan saat mereka masuk atau keluar.
Ini sangat berguna untuk melacak waktu karyawan jarak jauh atau jika karyawan Anda bekerja di beberapa lokasi.
Anda dapat dengan mudah melacak di mana karyawan berada, sehingga Anda yakin bahwa mereka berada di lokasi yang benar ketika mencatat masuk atau keluar.
Manfaat utama fitur ini adalah melindungi bisnis dari pencurian waktu dan penipuan karyawan lainnya.
7. Pelaporan dan Analitik
Ketika Anda mencari time card app, penting untuk memastikan untuk memilih solusi dengan kemampuan pelaporan yang kuat.
Aplikasi yang tepat akan memberikan laporan terperinci tentang kehadiran karyawan, jam kerja, lembur, cuti, dan metrik utama lainnya.
Aplikasi time card juga menyediakan fitur analitik yang membantu Anda mengidentifikasi tren dan pola dalam kehadiran dan kinerja karyawan.
Data ini dapat digunakan untuk mengoptimalkan produktivitas dan meningkatkan manajemen tenaga kerja.
Selain itu, menjaga catatan yang akurat dengan cara ini sangat penting untuk mematuhi undang-undang ketenagakerjaan yang berhubungan dengan jam kerja dan lembur.
8. Integrasi dengan Software Payroll
Fitur standar terakhir yang harus Anda pertimbangkan saat membandingkan time card app adalah integrasi dengan software payroll.
Dengan kemampuan ini memungkinkan Anda mentransfer data waktu dan kehadiran karyawan dengan lancar ke sistem penggajian.
Dengan fitur ini, Anda dapat menghilangkan kebutuhan untuk entri data manual dan mengurangi kesalahan serta inkonsistensi yang dapat terjadi selama proses penggajian.
Integrasi software payroll sering juga mencakup kemampuan untuk secara otomatis menerapkan aturan pembayaran dan pemotongan gaji karyawan, serta menghasilkan laporan penggajian yang terperinci.
Ini dapat menghemat banyak waktu dan biaya, dan yang lebih penting lagi, meningkatkan akurasi dan konsistensi sistem pemrosesan penggajian.
Keuntungan Menggunakan Time Card App
Sangat penting untuk memiliki pemahaman dasar tentang aplikasi time card. Tetapi tak kalah penting juga untuk memahami alasan mengapa bisnis Anda memerlukan alat ini. Berikut beberapa manfaat khusus dari penggunaan aplikasi time card.
1. Peningkatan Akurasi
Time card app memiliki kemampuan untuk melacak jam kerja karyawan secara akurat, menghilangkan potensi kesalahan dan perbedaan yang dapat muncul dalam timesheet berbasis kertas atau pelacakan manual.
2. Peningkatan Efisiensi
Time card app dapat membantu Anda menciptakan proses yang lebih efisien dalam pelacakan jadwal karyawan, pengolahan penggajian, serta pelacakan waktu dan pengeluaran.
Anda dapat menggunakan aplikasi untuk mengotomatisasi banyak aspek pekerjaan, menghemat banyak waktu yang sebelumnya digunakan untuk tugas-tugas administrasi dasar.
Sehingga, Anda dapat lebih fokus pada tugas-tugas yang lebih strategis seperti meningkatkan pengalaman karyawan, memberikan layanan pelanggan yang lebih baik, atau merancang strategi baru untuk meningkatkan kinerja.
3. Transparansi yang Lebih Baik
Salah satu manfaat utama dari penggunaan time card app adalah memberikan karyawan akses mudah ke catatan waktu mereka, saldo cuti, dan slip gaji.
Ini bukan hanya membantu mereka dalam mengelola jadwal dengan lebih baik, tetapi juga meningkatkan transparansi data dan mengurangi risiko perselisihan terkait penggajian.
Tingkat transparansi ini dapat berkontribusi pada peningkatan kepuasan dan kepercayaan karyawan, yang pada gilirannya dapat meningkatkan produktivitas dan mengurangi tingkat turnover karyawan.
4. Memastikan Kepatuhan
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, aplikasi time card membantu Anda menyimpan catatan waktu yang akurat. Ini tidak hanya meningkatkan akurasi sistem penggajian.
Tapi ini juga membantu Anda untuk tetap patuh pada undang-undang dan peraturan ketenagakerjaan terkait pelacakan waktu, upah lembur, dan cuti berbayar.
Dengan demikian, Anda dapat dengan mudah menyimpan catatan rinci dan jejak audit, serta menghindari denda dan sanksi.
5. Meningkatkan Produktivitas
Terakhir, aplikasi time card dapat membantu Anda mengoptimalkan manajemen tenaga kerja dan meningkatkan penjadwalan karyawan. Manajer memiliki akses ke data real-time tentang jam kerja karyawan.
Ini memungkinkan mereka untuk membuat keputusan yang lebih baik berdasarkan informasi terkait dengan penjadwalan dan kehadiran.
Baca Juga: Apa Itu Online Time Clock Software?
Rekomendasi Time Card App
Terdapat beberapa rekomendasi time card app terbaik yang bisa menjadi pilihan Anda, berikut ini daftarnya:
1. LinovHR
Rekomendasi pertama adalah LinovHR, sebuah software HRIS inovatif yang juga dilengkapi dengan aplikasi absensi yang berfungsi juga sebagai aplikasi ESS.
Aplikasi absen LinovHR mendukung perusahaan untuk memberikan fleksibilitas kepada karyawan dalam melakukan absen. Dilengkapi dengan fitur face recognition dan geolocation, aplikasi ini akan secara akurat mencatat kehadiran karyawan.
Selain itu, aplikasi ini juga sudah dilengkapi anti fake GPS, anti root, dan anti jailbreak untuk mencegah kecurangan.
Tidak hanya mendukung karyawan untuk melakukan pencatatan kehadiran, di aplikasi ini karyawan juga dapat mengajukan pengajuan lembur, cuti, dan izin.
Karyawan pun bisa mencatat timesheet mereka di aplikasi ini.
2. Timely
Timely adalah alternatif yang baik ketika Anda mencari time card app. Secara otomatis aplikasi ini akan mencatat waktu yang dihabiskan di berbagai aplikasi kerja.
Ini memungkinkan karyawan untuk membuat catatan waktu yang akurat untuk setiap hari kerja, membandingkan dan membedakan hari kerja yang berbeda, dan meningkatkan produktivitas.
Timely memungkinkan Anda memvisualisasikan jadwal kerja lebih lanjut dengan fitur perencanaan Proyek dan Tim.
Anda dapat melihat semua pekerjaan yang direncanakan hingga 60 hari ke depan dan membandingkan jadwal di antara tim.
Aplikasi ini juga dapat memantau waktu dan kinerja tim serta mengawasi metrik utama, semuanya dalam satu dasbor sederhana.
Timely dapat melacak waktu di beberapa aplikasi dan memiliki fitur integrasi dengan perangkat lunak seperti Microsoft Azure AD, Monday.com, dan Todoist.
3. Clockify
Aplikasi pelacakan waktu ketiga adalah Clockify, yang berfokus pada membantu solopreneur, pekerja lepas, dan tim kecil mengelola waktu mereka.
Clockify memungkinkan pelacakan waktu otomatis di berbagai perangkat, yang sangat disukai oleh solopreneur yang ingin memanfaatkan waktu mereka secara lebih efisien.
Menghitung total jam kerja yang dapat ditagih dan membuat pengalaman penggajian Anda menjadi lebih lancar dengan Timesheet Clockify.
Aplikasi Clockify memungkinkan Anda membuat laporan dengan hanya beberapa klik. Dengan Clockify, semua informasi Anda terpusat dalam dasbor yang indah dan mudah digunakan. Clockify memungkinkan Anda mengelola dan berkomunikasi dengan karyawan Anda tanpa hambatan.
Selain itu, Clockify memiliki alat pelacakan waktu gratis, tetapi jika Anda menginginkan fitur-fitur tertentu seperti penjadwalan dan prakiraan, Anda mungkin ingin memilih paket Pro berbayar.
4. Homebase
Homebase adalah perangkat lunak pelacakan waktu alternatif yang baik, yang dapat membantu meningkatkan akuntabilitas karyawan dan menyederhanakan proses penggajian.
Dengan Homebase, Anda dapat dengan mudah membuat jadwal kerja yang lebih cerdas dan memperkirakan biaya tenaga kerja menggunakan templat.
Homebase melacak waktu di semua perangkat, termasuk tablet, komputer, dan sistem POS (Point of Sales). Aplikasi ini akan memudahkan penggajian dengan melacak total jam kerja secara real-time.
Selain itu, Homebase memungkinkan pemeriksaan keselamatan dan kesehatan karyawan, dan mengubahnya menjadi laporan yang dapat dibagikan dengan tim Anda.
Aplikasi ini juga akan membuat komunikasi dengan tim Anda berjalan efektif untuk berbagi informasi tentang shift dan tugas. Homebase membantu proses orientasi karyawan baru dan menawarkan saran langsung dari pakar SDM untuk bisnis kecil.
5. DeskTime
DeskTime adalah aplikasi pelacakan waktu kelima yang kami ulas. Dengan DeskTime, Anda dapat secara otomatis melacak waktu yang dihabiskan di seluruh organisasi Anda, termasuk aplikasi dan perangkat yang digunakan oleh tim Anda.
Anda dapat memantau URL dan aplikasi yang digunakan karyawan untuk menghabiskan waktu mereka dan kapan mereka bekerja. Selain itu, Anda dapat melihat tugas yang sedang dikerjakan oleh karyawan tertentu dan berapa lama.
DeskTime memungkinkan Anda melacak waktu kerja yang dihabiskan saat karyawan tidak menggunakan komputer.
Anda dapat mengatur DeskTime untuk mengambil tangkapan layar stasiun kerja karyawan Anda secara otomatis, yang berguna dalam mengelola tim jarak jauh.
Kalender Ketidakhadiran DeskTime membantu Anda melacak cuti berbayar dan tidak berbayar, perjalanan bisnis, dan kehadiran di konferensi.
Dapatkan Time Card App Terbaik dari Aplikasi Absen LinovHR
Time card app menjadi salah satu aplikasi yang sangat berguna bagi perusahaan. Aplikasi ini mampu menyederhanakan proses pencatatan dan monitoring jam kerja dan kehadiran karyawan.
Melihat fungsi dan manfaatnya yang begitu besar, segera mengimplementasikannya adalah sebuah langkah strategi bagi perusahaan untuk lebih mengoptimalkan waktu kerja.
Namun, saat ingin menggunakan aplikasi time card pastikan memilih aplikasi yang dapat menjawab segala kebutuhan perusahaan dalam hal manajemen kehadiran karyawan.
Jika Anda cari yang terbaik, Aplikasi Absensi dari LinovHR adalah pilihan yang tepat. Aplikasi Absensi LinovHR menyediakan berbagai fitur dan keunggulan yang dibutuhkan perusahaan untuk memberikan fleksibilitas absen kepada karyawan.
Namun, tidak melupakan kemampuan untuk mampu memonitoring secara akurat dan tepat kehadiran dan lembur karyawan.
Dengan aplikasi absen ini, karyawan bisa dengan leluasa melakukan clock in dan clock out melalui smartphone mereka. Saat melakukan clock in, waktu kehadiran dan lokasi karyawan akan tercatat.
Selain mencatat kehadiran, Aplikasi Absen LinovHR juga bisa digunakan untuk manajemen lembur karyawan. Di sini karyawan bisa mengajukan lembur, dan waktu lembur pun akan tercatat. Karyawan juga bisa mengajukan cuti dan izin secara mandiri.
Dengan segala fitur dan kemampuannya, Aplikasi Absen LinovHR hadir dengan memori penyimpanan yang tidak terlalu besar dan tersedia di Android dan iOs.
Jangan lewatkan kesempatan untuk meningkatkan produktivitas, akurasi, dan efisiensi bisnis Anda. Segera rasakan perubahan positif dengan Time Card App terbaik dari LinovHR.
