Jenis Teknologi Perkantoran yang Dapat Tingkatkan Produktivitas Perusahaan

Teknologi telah menjadi bagian yang tak terpisahkan dari kehidupan modern, termasuk dalam dunia perkantoran.

Perkantoran modern tidak lagi mengandalkan metode tradisional untuk menjalankan operasional mereka. 

Teknologi telah memainkan peran penting dalam meningkatkan produktivitas perusahaan dan memberikan keunggulan kompetitif.

Kali ini LinovHR akan menjelaskan berbagai jenis teknologi perkantoran modern yang dapat digunakan untuk meningkatkan produktivitas perusahaan. Simak hingga selesai ya!

 

 

Apa Itu Teknologi Perkantoran?

Pengertian teknologi perkantoran sendiri merupakan istilah yang digunakan untuk menggambarkan penggunaan teknologi serta perangkat lunak di dalam ruang lingkup kantor. 

Hal itu meliputi pemanfaatan berbagai peralatan dan sistem yang dirancang dalam membantu meningkatkan efisiensi operasional, komunikasi, administrasi, hingga proses manajemen dalam sebuah kantor atau organisasi.

Penggunaan perangkat keras seperti komputer, laptop, printer, dan peralatan jaringan, merupakan salah satu aspek utama dari teknologi perkantoran modern.

Komputer maupun laptop digunakan untuk menjalankan aplikasi perkantoran. Sebut saja aplikasi pengolah kata, spreadsheet, presentasi, dan program lainnya yang mendukung tugas-tugas administratif serta manajemen.

Selain perangkat keras, penggunaan perangkat lunak juga dilibatkan dalam teknologi perkantoran. Hal ini termasuk berbagai jenis aplikasi seperti Database Management, sistem manajemen konten (CMS), software kolaborasi, kalender elektronik, alat komunikasi seperti email, pesan instan, dan konferensi video.

Disamping itu, teknologi perkantoran modern pun mencakup pemanfaatan artificial intelligence (teknologi kecerdasan buatan) dan otomatisasi proses bisnis.

Contohnya adalah penggunaan chatbot untuk memberikan dukungan pelanggan, sistem otomatis untuk pengelolaan inventaris, dll.

 

Pengertian Teknologi Perkantoran Menurut Para Ahli

Berikut adalah pengertian teknologi perkantoran menurut berbagai ahli.

 

1. The Liang Gie

Teknologi perkantoran adalah penerapan teknologi yang memungkinkan proses kerja dapat dilakukan secara otomatis tanpa melibatkan intervensi manusia.

Dalam teknologi perkantoran, mesin atau sistem dapat dioperasikan hanya dengan menekan tombol atau memberi perintah. 

Dengan adanya teknologi perkantoran, efisiensi dan produktivitas dalam lingkungan kerja dapat ditingkatkan karena pekerjaan dapat diselesaikan dengan cepat dan akurat tanpa tergantung pada keterlibatan manusia secara langsung.

 

2. Dwi Eko Waluyo

Teknologi perkantoran adalah serangkaian proses yang melibatkan pencatatan, pengumpulan, pengolahan, pembaruan, pengiriman, dan penyimpanan informasi secara efisien menggunakan mesin-mesin. 

Teknologi tersebut dimaksudkan untuk membantu meningkatkan produktivitas dan efisiensi dalam lingkungan kantor.

 

3. Tedja Purnama

Teknologi perkantoran adalah segala bentuk peralatan atau alat bantu yang digunakan oleh manusia untuk melaksanakan tugas-tugas administratif di lingkungan kantor. 

Teknologi ini membantu meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan kecepatan dalam menjalankan berbagai kegiatan administrasi.

Sebut saja pengolahan data, penyimpanan informasi, komunikasi, dan pengelolaan dokumen.

 

Manfaat Teknologi Perkantoran

 

Terdapat beberapa manfaat penerapan teknologi perkantoran yang dibedakan menjadi 3 jenis, yaitu:

 

1. Manfaat Teknologi Terhadap Tenaga Kerja

• Meningkatkan keunggulan tenaga kerja.
• Mendorong kemauan dan kedisiplinan kerja pegawai.
• Meningkatkan pendapatan bagi perusahaan.
• Mengembangkan pekerjaan pegawai dari segi tenaga dan pikiran.

 

2. Manfaat Teknologi Perkantoran Terhadap Prosedur Kerja

• Mempercepat penyelesaian pekerjaan.
• Menyederhanakan prosedur kerja atau memperpendek rangkaian tindakan dalam penyelesaian pekerjaan.
• Mempercepat pelaksanaan pekerjaan.
• Menyederhanakan penyelesaian pekerjaan.

 

3. Manfaat Teknologi Perkantoran Terhadap Hasil Kerja

• Meningkatkan kualitas hasil pekerjaan kantor.
• Meningkatkan jumlah hasil pekerjaan.
• Memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan dengan lebih mudah.
• Menghasilkan konsistensi dalam bentuk, ukuran, dan jenis hasil pekerjaan kantor.

 

Tujuan Teknologi Perkantoran

Tujuan teknologi perkantoran modern adalah meningkatkan efisiensi dan produktivitas di lingkungan kantor dengan menggunakan perangkat lunak, peralatan, dan sistem yang terkait. 

Intinya teknologi perkantoran bertujuan untuk menyederhanakan tugas-tugas rutin, mempercepat aliran informasi, dan meningkatkan kolaborasi antara anggota tim.

Berikut adalah beberapa tujuan utama dari teknologi perkantoran:

 

1. Otomatisasi

Salah satu tujuan utama teknologi perkantoran adalah mengotomatisasi tugas-tugas yang repetitif dan memakan waktu. Sebut saja pengolahan data, pengiriman email, pembuatan laporan, dan administrasi umum. 

Dengan mengotomatisasi tugas-tugas ini, waktu dan sumber daya manusia dapat dialokasikan ke tugas-tugas yang lebih kompleks dan bernilai tambah.

 

2. Kolaborasi

Teknologi perkantoran memungkinkan kolaborasi yang lebih baik antara anggota tim.

Dengan menggunakan alat kolaborasi seperti email, pesan instan, atau platform kolaboratif online, anggota tim dapat berbagi informasi, mengoordinasikan proyek, dan bekerja secara bersama-sama. 

Hal ini membantu mempercepat aliran informasi, meningkatkan komunikasi, dan memudahkan kolaborasi diantara anggota tim yang berbeda lokasi atau waktu kerja.

 

3. Penyimpanan dan Pengelolaan Data

Teknologi perkantoran juga bertujuan untuk menyediakan sistem penyimpanan dan pengelolaan data yang efisien.

Dengan menggunakan software manajemen dokumen atau sistem basis data, data dapat dikelola dengan baik. 

Hal itu akan membantu mengurangi risiko kehilangan data, mempercepat pencarian informasi, dan meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan dokumen dan arsip.

 

Baca Juga: Manajemen Data Aman Menggunakan Aplikasi Penggunaan Data Karyawan

 

4. Komunikasi

Tujuan lain dari teknologi perkantoran adalah memfasilitasi komunikasi yang efektif diantara anggota tim dan dengan pihak eksternal.

Dengan menggunakan alat komunikasi seperti telepon, video konferensi, atau aplikasi komunikasi bisnis, tim dapat berkomunikasi secara langsung.

Hal ini membantu mengurangi keterbatasan geografis dan meningkatkan fleksibilitas dalam berkomunikasi.

 

5. Keamanan Informasi

Teknologi perkantoran juga bertujuan untuk melindungi keamanan informasi yang sensitif dan rahasia.

Dengan menggunakan software keamanan, enkripsi data, atau sistem keamanan jaringan, perusahaan dapat mencegah akses ilegal, serangan siber, atau kebocoran informasi yang dapat merugikan bisnis. 

Keamanan informasi yang baik penting untuk menjaga kepercayaan pelanggan, mematuhi peraturan privasi, dan melindungi kepentingan perusahaan.

 

Dampak Teknologi Perkantoran

 

Ada beberapa dampak yang dihasilkan oleh perkembangan teknologi dalam dunia perkantoran. Ada dampak positif dan tentu dampak negatif. Lebih jelasnya ketahui dalam penjelasan berikut.

 

Dampak Positif

Pertama-tama, terdapat dampak positif yang dapat dirasakan. Penggunaan teknologi telah membawa manfaat yang signifikan dalam menjalankan aktivitas perkantoran, termasuk manajemen perusahaan. 

Dengan adanya teknologi, perusahaan dapat menghemat biaya, mempermudah pekerjaan karyawan, serta memudahkan pengawasan dan pengendalian data.

 

Dampak Negatif

Di lain sisi, terdapat beberapa kelemahan yang penting untuk diperhatikan. Salah satunya adalah biaya yang tinggi untuk perawatan dan pengadaan mesin-mesin serta software tertentu. 

Selain itu, cukup sulit mencari karyawan yang memiliki keterampilan yang handal dalam mengoperasikan peralatan-peralatan tersebut.

 

Perkembangan Teknologi Perkantoran

Perkembangan teknologi perkantoran telah mengalami kemajuan yang pesat dalam beberapa dekade terakhir.

Dengan adanya digitalisasi dan komputasi awan, banyak perusahaan beralih ke sistem manajemen dokumen elektronik, komunikasi online, dan kolaborasi virtual.

Peralatan kantor seperti komputer, printer, dan telepon menjadi lebih canggih dan terintegrasi, memungkinkan efisiensi dan produktivitas yang lebih tinggi.

Selain itu, perkembangan teknologi kecerdasan buatan telah membawa kemajuan dalam otomatisasi tugas-tugas rutin, seperti pengolahan data dan analisis. 

Semua itu telah mengubah cara kerja di perkantoran, mempercepat proses bisnis, dan memungkinkan akses informasi yang lebih mudah dan cepat.

 

Baca Juga: Mengenal Technology Enablement yang Penting untuk Perusahaan

 

Jenis Teknologi Perkantoran yang Banyak Digunakan

 

Berikut adalah beberapa jenis teknologi perkantoran yang banyak digunakan:

 

1. Surat Elektronik

Surat elektronik atau email adalah metode komunikasi yang umum digunakan di lingkungan perkantoran. Email memungkinkan pengiriman pesan secara cepat, efisien, dan dapat dilampirkan dengan file-file penting.

 

2. Aplikasi Pengolah Kata

Aplikasi pengolah kata seperti Microsoft Word atau Google Docs digunakan untuk membuat, mengedit, dan memformat dokumen seperti surat, laporan, dan proposal.

 

3. Mesin Cetak

Mesin cetak digunakan untuk mencetak dokumen seperti surat, laporan, atau brosur. Mesin cetak modern sering dilengkapi dengan fitur pencetakan berwarna dan kemampuan cetak jaringan.

 

4. Video Konferensi

Teknologi video konferensi memungkinkan pertemuan yang dilakukan secara virtual antara orang-orang yang berada di lokasi yang berbeda.

Hal ini membantu memfasilitasi kolaborasi antar tim, pengambilan keputusan, dan diskusi bisnis tanpa harus bertemu secara fisik.

 

5. Transmisi Faximile

Mesin faksimile atau fax, digunakan untuk mengirim dan menerima dokumen secara elektronik melalui saluran telepon.

Meskipun penggunaan fax telah berkurang dalam beberapa tahun terakhir, teknologi ini masih digunakan.

 

6. Mesin Kasir

Mesin kasir atau mesin pembayaran digunakan di berbagai jenis bisnis untuk memfasilitasi transaksi pembayaran.

Mesin kasir modern sering dilengkapi dengan fitur seperti pemindai barcode, tampilan layar sentuh, dan integrasi dengan sistem manajemen inventaris.

 

7. Mesin Fotokopi

Mesin fotokopi atau mesin copy digunakan untuk membuat salinan dokumen yang ada. Mesin fotokopi modern biasanya memiliki kemampuan cetak berwarna, fungsionalitas jaringan, dan fitur-fitur lain seperti pemindaian.

Itu tadi beberapa contoh teknologi perkantoran yang umum digunakan. Terdapat juga teknologi lainnya yang bisa berguna dalam lingkungan perkantoran, tergantung pada kebutuhan spesifik perusahaan atau organisasi.

 

Software HRIS LinovHR, Salah Satu Teknologi Perkantoran Modern!

Dengan teknologi perkantoran modern, optimalisasi pengelolaan sumber daya manusia akan sangat mudah untuk dilakukan. Dalam merealisasikannya, teknologi HRIS solusinya.

HRIS ini memberikan solusi terintegrasi untuk berbagai aspek manajemen SDM, seperti penggajian, manajemen absensi, pengelolaan data karyawan, dan administrasi lainnya.

Dengan HRIS, perusahaan dapat menghemat waktu dan sumber daya yang sebelumnya digunakan untuk administrasi SDM, sehingga dapat fokus pada kegiatan yang lebih strategis.

 

Adapun salah satu HRIS terbaik yang bisa digunakan di perusahaan Anda yakni Software HRIS LinovHR. Sebuah perangkat lunak yang dirancang khusus untuk mengelola informasi terkait sumber daya manusia untuk perusahaan. 

Salah satu keunggulan Software HRIS LinovHR adalah memiliki kemampuan untuk mendigitalisasikan banyak tugas rutin yang sebelumnya dilakukan secara manual.

Sebut saja melakukan rekrutmen, mengatur administrasi kantor, melakukan penilaian kinerja, hingga menyusun laporan human resource, semua bisa dilakukan menggunakan Software HRIS LinovHR.

 

Untuk itu, optimalkan pengelolaan SDM di perusahaan Anda dengan Software HRIS LinovHR. Ayo ajukan demo gratisnya!