Bagi para pegawai kantor pastinya sudah tidak asing dengan istilah reimbursement. Istilah ini bisa dibilang seperti ‘utang’ kantor pada karyawannya yang berhak untuk ditagih atau diklaim di tempat karyawan tersebut bekerja.
Kesannya memang terlihat semudah itu. Akan tetapi Anda sebagai karyawan tidak boleh asal dalam mengajukan reimburse ke perusahaan tempat Anda bekerja. Ada syarat reimbursement yang harus Anda ketahui terlebih dahulu dan kendala apa saja yang biasanya jadi penghalang.
Untuk lebih jelasnya, LinovHR akan membahas secara lengkap berikut ini.
Syarat Reimbursement Karyawan
Sebelum Anda meminta pengembalian biaya yang Anda keluarkan dari uang pribadi ke perusahaan, ada baiknya Anda mempelajari terlebih dahulu syarat reimbursement berikut ini.
1. Perhatikan Aturan dan Kebijakan Perusahaan
Syarat pertama yang harus Anda perhatikan tentunya adalah peraturan dan kebijakan yang berlaku di perusahaan. Ini penting karena dapat jadi landasan kuat untuk Anda mengetahui bahwa perusahaan tempat Anda bekerja menerapkan kebijakan reimburse.
Jangan sampai Anda sudah keluar uang dan ternyata perusahaan mengatakan bahwa itu bukan kewajiban untuk menggantinya. Anda pun jadi rugi kan!
2. Simpan Tanda Bukti Bayar
Tanda bukti pembayaran harus Anda simpan dengan rapi meskipun tidak semuanya dapat diklaim, setidaknya tidak ada biaya yang terlewat untuk digantikan.
Ingat, perusahaan tidak akan mengganti uang Anda jika tidak ada bukti. Untuk tanda buktinya sendiri dapat berupa tanda terima, invoice, atau dokumen pendukung lainnya.
Selain itu, pastinya juga untuk mengecek kelengkapan data pembayarannya, seperti total biaya, waktu transaksi, tempat membeli atau membayar, deskripsi produk atau layanan yang digunakan, dan lain-lain.
3. Segera Ajukan Proses Klaim Reimburse
Jangan menunda-nunda untuk mengajukan klaim reimburse, karena biasanya perusahaan menerapkan maksimal waktu pengajuan reimbursement. Perusahaan butuh waktu untuk memproses pengajuan tersebut.
Selain itu, jika Anda segera melakukan proses klaim dapat mencegah risiko hilangnya tanda bukti bayar. Lagipula untuk apa bukti pembayaran disimpan lama-lama.
4. Hindari Lakukan Kecurangan
Dalam mengeluarkan kebijakan reimbursement, perusahaan punya aturan ketat sehingga Anda perlu berhati-hati jangan sampai melakukan kecurangan. Selain termasuk contoh yang buruk, Anda pun berisiko untuk dipecat.
Aturan dalam perusahaan untuk proses reimburse contohnya seperti mensyaratkan harus menyertakan bukti asli untuk seluruh pembelian, pengecekan detail dan ganda, hingga audit secara berkala.
Biasanya, kecurangan yang terjadi saat proses pengajuan reimburse yaitu:
- Beberapa bukti pembayaran di luar keperluan bisnis masuk dalam pengajuan klaim reimburse.
- Melakukan mark-up besaran dana dari nilai yang sebenarnya untuk minta penggantian.
- Menyerahkan bukti pengeluaran keperluan pribadi untuk diganti sebagai biaya bisnis.
Baca Juga: Cara Klaim Reimbursement Kesehatan Karyawan
Kendala Sistem Reimbursement Karyawan
Sistem reimbursement secara sekilas terlihat mudah untuk dilakukan. Namun, praktik di lapangannya tidak semudah yang dibayangkan.
Setiap perusahaan pasti menemukan kendala pada sistem reimbursement. Bahkan kendala tersebut bisa datang dari karyawan itu sendiri. Alasannya adalah karena:
- Prosesnya membutuhkan waktu
Proses pengajuan klaim reimburse akan memakan waktu karena faktor birokrasinya yang melibatkan beberapa divisi di perusahaan. Proses pencairannya bisa sampai berminggu-minggu dan bisa jadi lama karena tertahan oleh atasan yang belum memberi tanda tangan.
- Peluang risiko kehilangan
Proses bisnis yang terjadi setiap hari menyebabkan banyak proses transaksi. Hal ini tentu membuat risiko kehilangan bukti bayar yang sudah diserahkan jadi tercecer atau terselip. Jika sudah demikian, pastinya karyawan yang dirugikan karena tidak dapat uang penggantian.
- Prosesnya terlalu ketat dan ribet
Dalam proses reimbursement memang harus dilakukan secara ketat agar menghindari terjadinya kebocoran dana dan kecurangan. Akan tetapi karena butuh waktu yang tidak sebentar, tak jarang karyawan merasa jadi tidak nyaman.
Baca juga: Contoh SOP Reimbursement Perusahaan dan Tips Membuatnya
Kelola Syarat Reimbursement dengan Modul Reimbursement dari LinovHR
Mengelola syarat reimbursement sering kali menjadi tugas yang melelahkan dan memakan waktu bagi HR. Proses manual yang rumit dan rentan kesalahan dapat mengakibatkan keterlambatan dan kebingungan, baik bagi karyawan maupun pihak manajemen.
Dengan menggunakan Modul Reimbursement dari LinovHR, semua syarat dan dokumen pendukung dapat dikelola dengan lebih mudah dan terstruktur.
Modul ini memungkinkan karyawan untuk mengunggah dokumen secara online dan memantau status pengajuan mereka secara real-time, sehingga mengurangi waktu yang diperlukan untuk proses verifikasi dan persetujuan.
Tidak hanya meningkatkan efisiensi, modul ini juga memastikan bahwa semua persyaratan dipenuhi sesuai dengan kebijakan perusahaan. Gunakan Modul Reimbursement dari LinovHR sekarang untuk pengalaman pengelolaan reimbursement yang lebih cepat, aman, dan tanpa ribet!
