Ada dua istilah yang sering digunakan untuk menggambarkan naik turunnya jabatan seseorang dalam perusahaan. Kedua istilah tersebut adalah promosi dan demosi.
Promosi merupakan kondisi ketika seorang karyawan dinaikkan jabatannya sebagai imbalan dari perusahaan atas kinerjanya. Karyawan yang mendapat promosi akan mendapat kenaikan jabatan dan kenaikan gaji..
Keputusan promosi karyawan biasanya diberitahukan melalui surat promosi jabatan. Pada surat ini, perusahaan menuliskan nama karyawan yang mengalami promosi, jabatannya, dan tanggal aktif perpindahan jabatan baru.
Berikut adalah ulasan mengenai contoh surat promosi jabatan beserta cara membuatnya.
Semoga tulisan ini bisa menambah informasi bagi Anda yang ingin membuat surat promosi jabatan.
Cara Membuat Surat Promosi Jabatan
Surat promosi jabatan harus ditulis dengan jelas agar mudah dipahami karyawan yang membacanya. Setidaknya, ada tujuh poin penting yang perlu dipenuhi ketika membuat surat kenaikan jabatan ini.
Berikut adalah beberapa di antaranya.
1. Menulis Detail Karyawan
Supaya tidak menyebabkan kesalahpahaman pada karyawan, informasi karyawan harus ditulis dengan jelas dalam surat kenaikan jabatan. Hal ini penting karena bisa saja ada lebih dari satu karyawan di perusahaan dengan nama yang sama.
Informasi karyawan yang harus ditulis dengan detail adalah nama lengkap, nomor induk karyawan jika ada, serta nama jabatan lama dan jabatan baru.
2. Menulis Ucapan Terima Kasih
Promosi jabatan merupakan simbol dari rasa terima kasih perusahaan terhadap kinerja karyawan. Untuk membuat karyawan merasa diapresiasi, pastikan ucapan terima kasih ini dituliskan dalam surat promosi jabatan.
3. Menulis Detail Kompensasi
Kompensasi karyawan yang mengalami promosi jabatan tentu akan meningkat. Hal ini tidak boleh ketinggalan untuk ditulis dalam surat promosi.
Hal-hal yang perlu dicantumkan adalah kenaikan gaji pokok beserta tunjangannya, bonus yang mungkin bisa diterima, perubahan jam kerja, atau benefit lainnya seperti tambahan asuransi.
4. Menulis Detail Tanggung Jawab
Ketika seorang karyawan naik jabatan, tanggung jawabnya juga akan semakin banyak. Bahkan, sering kali tanggung jawab tersebut cukup berbeda dengan tugas yang biasa dijalankan sehari-hari.
Itulah sebabnya surat promosi jabatan yang baik harus mencantumkan detail tanggung jawab karyawan di jabatan baru.
Dengan demikian, mereka bisa meluangkan waktu untuk belajar sehingga dapat memahami tanggung jawabnya dan bekerja dengan produktif.
5. Menulis Detail Pekerjaan
Detail pekerjaan merupakan informasi-informasi tambahan yang harus diketahui karyawan terkait dengan pekerjaan barunya.
Informasi yang dimaksud adalah tanggal efektif naik jabatan. Hal ini perlu ditulis untuk memastikan karyawan memulai tanggung jawab barunya dengan tepat waktu.
Selain itu, surat kenaikan jabatan juga harus menuliskan atasan baru karyawan. Pada umumnya, promosi akan mengubah struktur organisasi sehingga karyawan akan mendapatkan atasan baru.
Kepada atasan baru inilah, karyawan harus melaporkan tugas-tugasnya.
6. Menulis Permintaan untuk Menerima Promosi
Meski sudah dibicarakan secara tatap muka dan karyawan sudah menerima promosi jabatan, permintaan dari pihak perusahaan agar karyawan menerima promosi juga perlu tetap ditulis dalam surat promosi.
Hal ini diperlukan sebagai bukti bahwa karyawan telah menerima dan siap memulai tanggung jawab di jabatan baru.
7. Menulis dengan Formal dan Profesional
Surat promosi jabatan tentu harus ditulis dengan formal karena surat ini adalah berkas penting di perusahaan. Selain formal, surat ini juga harus ditulis dengan profesional.
Meskipun orang yang menulisnya mengenal karyawan dengan baik, hindari penggunaan singkatan, tanda baca yang berlebihan, serta kata-kata slang.
Baca Juga: Seperti Apa Itu Analisa Jabatan dalam Perusahaan?
Contoh Surat Promosi Jabatan
Sesudah mengenali cara membuat surat kenaikan jabatan, Anda juga perlu mengetahui contohnya agar bisa menulis surat yang baik. Berikut ini adalah contoh surat promosi jabatan yang bisa Anda tiru dan modifikasi.
1. Contoh Surat Promosi Jabatan
Pada umumnya surat kenaikan jabatan ditulis dengan struktur berikut ini:
2. Contoh Surat Promosi Jabatan berupa Mutasi
Ada kalanya promosi jabatan disertai dengan mutasi. Di tempat kerja yang baru, karyawan akan naik tingkat jabatan. Berikut adalah contoh suratnya.
3. Contoh Surat Promosi Jabatan Sementara
Beberapa perusahaan memberlakukan promosi jabatan sementara untuk menggantikan karyawan yang berhalangan dalam menunaikan tanggung jawabnya.
Misalnya, karyawan dinaikkan jabatan sementara untuk menggantikan karyawan lain yang sedang cuti melahirkan.
Berikut ini adalah contoh surat promosinya.
SURAT KEPUTUSAN
No. 001/SPJS/V/2022
Tentang: Promosi Jabatan Sementara
Menimbang: Terkait tindak lanjut dari permohonan cuti melahirkan yang diajukan oleh Manajer Marketing atas nama Annisa, maka diperlukan pengganti sementara untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawab beliau.
Mengingat:
- Adanya posisi jabatan yang diperlukan perusahaan.
- Sistem dan manajemen perusahaan.
Menetapkan:
Karyawan dengan data di bawah ini:
Nama : Tania
Jabatan : Staf Marketing
Departemen : Marketing
Dipromosikan untuk naik jabatan sementara dengan posisi berikut ini:
Jabatan : Manajer Marketing
Departemen : Marketing
Tanggal efektif promosi jabatan: 7 November 2022 – 1 Februari 2022
Demikian keputusan ini dibuat dengan semestinya untuk dilaksanakan dengan baik dan dapat ditinjau kembali jika diperlukan.
Jakarta, 31 Oktober 2022
Menandatangani,
Yosua
Kepala SDM
Mudahkan Proses Promosi Karyawan dengan Software HRIS LinovHR
Promosi jabatan adalah aktivitas yang senantiasa ada dalam suatu perusahaan. Mengingat hal tersebut, maka proses promosi jabatan di perusahaan harus dikelola dengan baik.
Proses promosi jabatan dalam perusahaan adalah sebagai bentuk suksesi dan regenerasi kepemimpinan.
Perusahaan yang mampu meregenerasi kepemimpinan dengan baik, menandakan organisasi di dalam perusahaan tersebut sehat.
Perusahaan tersebut memiliki komposisi karyawan yang ideal. Baik itu junior staf sampai dengan senior staf.
Saat melakukan promosi jabatan, tentunya perusahaan sudah memiliki kriteria tertentu. Ini biasanya bisa dilihat dari seperti apa performance dari karyawan tersebut. Hanya karyawan yang memiliki kinerja baik yang akan dapat promosi.
Sebagai rekomendasi, Anda bisa menggunakan Software HRIS LinovHR untuk memudahkan proses promosi karyawan. Software ini memiliki banyak modul yang bisa digunakan dalam proses promosi.
Misalnya saja modul Performance Management yang digunakan untuk mengelola penilaian kinerja karyawan. Jika menilai kerja karyawan menggunakan modul ini, Anda dapat segera mengetahui karyawan mana yang memiliki kinerja baik dan berhak menerima promosi jabatan.
Selain itu, promosi jabatan juga berkaitan erat dengan posisi-posisi penting di perusahaan. Untuk mengetahui posisi penting yang kosong dan calon karyawan yang berhak mengisinya, Anda bisa menggunakan Succession Management Software LinovHR.
Sesudah mengetahui karyawan yang akan dipromosikan, Anda juga perlu mengurus kenaikan gaji karyawan. Penyesuaian gaji ini bisa dikelola dengan modul Payroll yang membantu pengelolaan gaji karyawan menjadi lebih mudah.
Demikian kemudahan yang bisa Anda dapatkan ketika melakukan promosi jabatan. Setelah mengelola promosi jabatan dengan Succession Management Software LinovHR, Anda pun bisa lebih mudah dalam membuat surat promosi jabatan.
Semoga informasi di atas bermanfaat.
