Ada kalanya pegawai atau karyawan di perusahaan akan mengajukan izin kepada pihak manajemen atau HR.
Pengajuan izin sendiri, merupakan salah satu benefit atau hak yang dimiliki oleh setiap karyawan di perusahaan. Setiap karyawan boleh mengajukan izin, apabila sedang dihadapkan pada situasi genting atau tidak menguntungkan dalam bekerja.
Meskipun izin adalah hak yang dimiliki setiap karyawan, namun dalam pengajuannya harus dilakukan dengan aturan dan ketentuan yang berlaku di perusahaan. Sehingga, hal ini biasanya membingungkan karyawan yang melakukannya.
Namun Anda tidak perlu khawatir, dalam pembahasan ini, LinovHR akan memberikan contoh surat izin pulang cepat yang dapat digunakan oleh perusahaan, ketika hendak mengajukan izin dalam keadaan tertentu.
Mari kita simak bersama-sama di bawah ini!
Alasan Karyawan Izin Pulang Cepat
Ada beberapa alasan mengapa karyawan meminta izin untuk pulang cepat. Berikut ini beberapa alasan umum karyawan izin pulang cepat.
-
Sakit atau Tidak Fit
Alasan satu ini merupakan salah satu alasan yang banyak digunakan oleh karyawan yang mengajukan izin pulang cepat.
Memang, ketika karyawan merasa sakit atau tidak fit, hal ini akan mengganggu performa dan juga kinerja mereka dalam bekerja.
Jika kondisi badan sudah tidak memungkinkan, biasanya karyawan akan meminta izin untuk pulang cepat untuk beristirahat atau memeriksakan diri ke dokter. Untuk alasan satu ini, tentu perusahaan harus mengizinkannya karena termasuk dalam hak karyawan untuk mendapatkan cuti sakit.
-
Urusan Keluarga
Alasan kedua yang sering digunakan karyawan ketika mengajukan izin pulang cepat ke perusahaan yaitu karena adanya urusan keluarga.
Keluarga memang prioritas utama dari setiap karyawan di perusahaan. Maka dari itu jangan heran, apabila alasan ini dijadikan alasan dalam mengajukan izin pulang cepat.
Beberapa masalah keluarga yang sering terjadi, seperti anggota keluarga sakit, istri melahirkan, salah satu anggota keluarga mengalami kecelakaan, dan hal-hal urgent lainnya.
-
Keadaan Genting atau Urgensi
Tak bisa dipungkiri, ada kalanya karyawan akan mengalami situasi yang genting dan tidak dapat dihindari. Situasi-situasi tersebut bisa seperti, bertemu dokter pribadi, atau anggota keluarga inti ada yang menikah, dan lain sebagainya.
Pada momen-momen tersebut, biasanya karyawan akan mengajukan izin kepada perusahaan dengan cara membuat surat izin pulang cepat.
-
Terkena Bencana
Bencana merupakan hal yang ada di luar kendali manusia. Kita tidak bisa memilih dan tahu, kapan kita akan terkena musibah.
Oleh sebab itu, ada kalanya karyawan akan mengajukan izin, terutama ketika dirinya atau orang-orang terdekatnya mengalami musibah atau bencana. Sudah sepatutnya, sebagai pemberi kerja, perusahaan memberikan izin kepada setiap karyawannya yang sedang mengalami bencana atau musibah.Â
Selain sebagai bentuk empati, hal ini juga bertujuan untuk memberikan waktu bagi karyawan tersebut untuk menyelesaikan masalahnya.
-
Urusan Pribadi atau Umum
Alasan lain yang mungkin banyak digunakan oleh para karyawan untuk melakukan izin yaitu mengurus keperluan atau urusan yang sifatnya pribadi.
Beberapa contohnya yaitu mengurus dokumen-dokumen kendaraan, perpanjangan sim, mengurus dokumen di bank, dan lain-lain.
Baca Juga: Cara Membuat Surat Tidak Masuk Kerja dan Contonya
Tips Mengajukan Izin Pulang Cepat
Sekarang Anda sudah mengetahui alasan-alasan umum yang digunakan oleh karyawan dalam melakukan izin pulang cepat. Saatnya Anda mengetahui tips-tips apa saja yang harus dilakukan dalam mengajukan izin tersebut.
-
Katakan dengan Jujur
Tips pertama yang harus Anda lakukan yaitu mengatakan alasan untuk izin dengan sejujur-jujurnya.
Selain melegakan hati, berkata jujur juga akan meningkatkan kredibilitas diri Anda di mata perusahaan. Bisa dibayangkan, jika Anda berbohong dan ketahuan oleh perusahaan, tentunya ini bukanlah hal yang bagus, kan?
-
Menceritakan Situasi yang Terjadi
Ceritakan situasi yang sedang menimpa diri Anda ataupun orang-orang di sekitar Anda, sehingga mengharuskan Anda untuk mengajukan izin.
Ceritakan apa yang membuat hal tersebut sangat urgen dan penting kepada HR maupun atasan Anda dalam bekerja. Dengan begitu, perusahaan akan memahami dan mengerti keadaan Anda, dan diperbolehkan untuk melakukan izin.
-
Katakan Lebih Awal
Tips satu ini berlaku apabila keperluan atau alasan Anda dalam melakukan izin sudah terencana sebelumnya, seperti bertemu klien atau dokter pribadi.
Penting untuk mengatakannya lebih awal, agar atasan ataupun HR dapat mengantisipasi dan mengatur load kerja yang Anda miliki di hari tersebut. Dengan begitu, keduanya dapat tetap melanjutkan kegiatannya masing-masing tanpa harus terganggu oleh apapun.
-
Gunakan Alasan yang Unik
Tips yang keempat yaitu melakukan izin dengan mengajukan alasan yang unik atau tidak biasa. Meskipun begitu, Anda harus tetap menimbang tingkat urgensi yang ada pada alasan tersebut.
Jangan sampai Anda menggunakan alasan yang tidak logis atau bahkan tidak urgen sama sekali. Sebagai contoh, Anda bisa menggunakan alasan perbaikan rumah kepada atasan maupun HR perusahaan.
Ceritakan juga situasi pentingnya dan alasan mengapa Anda harus ada di dalam proses perbaikan rumah tersebut.
-
Jangan Menggunakan Alasan yang Sama
Tips kelima sekaligus menjadi yang terakhir yaitu hindari menggunakan alasan yang sama ketika mengajukan izin.
Jika Anda melakukan hal ini, tentunya akan menimbulkan kecurigaan pada benak atasan maupun HR perusahaan. Jika terlalu sering, hal ini dapat mempengaruhi karir dan juga citra Anda di mata perusahaan.
Maka dari itu, sebisa mungkin hindari menggunakan alasan yang sama ketika mengajukan izin pulang cepat kepada perusahaan.
Baca Juga: Ini Contoh Form untuk Izin Keluar Kantor
Contoh Surat Izin Pulang Cepat
Untuk memudahkan Anda dalam memahami topik pembahasan ini, kami sudah menyiapkan contoh surat izin pulang cepat yang bisa Anda simak dan perhatikan.
Izin Pulang Cepat
Hari ini Saya (Isi dengan nama Anda) dengan Nomor Karyawan (Isi dengan NIP Anda) pada hari (Sebutkan hari, tanggal, tahun), pukul (Sebutkan jam pulang cepat), bermaksud untuk mengajukan pulang cepat untuk keperluan (Sebutkan alasan Anda mengajukan pulang cepat).
Surat izin pulang cepat ini disetujui dan ditandatangani oleh (Nama penanggung jawab)
Selaku (Sebutkan jabatan) di Perusahaan (Nama perusahaan)
Demikian surat izin pulang cepat ini dibuat dan dipergunakan sebagaimana mestinya.
(Tempat, Tanggal) (Tempat, Tanggal)
Pemohon Izin Disetujui Oleh
(Nama karyawan yang mengajukan izin) (Nama pemberi izin)
Ajukan Izin Lebih Mudah Lewat Aplikasi Absensi LinovHR
Izin pulang cepat merupakan salah satu hak yang diberikan perusahaan kepada karyawan. Tentu ketentuan pulang cepat ini harus diawasi dan dikelola dengan baik agar tidak disalahgunakan.
Penggunaan surat izin menjadi salah satu cara perusahaan mengelola dan mengontrol izin pulang cepat yang diajukan karyawan. Namun, selain dengan pengajuan izin pulang cepat, perusahaan juga perlu membuat proses pengajuan yang ringkas.
Tentu hal ini tidak bisa dijawab oleh cara manual, salah satu caranya adalah dengan menggunakan aplikasi absen seperti LinovHR.
Aplikasi absen LinovHR menawarkan pengajuan karyawan yang lebih ringkas. Di mana dalam aplikasi ini tersapat fitur Request yang bisa digunakan karyawan untuk mengajukan izin pulang cepat, cuti, ataupun lembur.
Karyawan yang ingin mengajukan izin bisa mengajukan izin hanya dari smartphone mereka, kemudian karyawan pun bisa langsung mengetahui apakah izin tersebut disetujui atau tidak.
Dari sisi perusahaan, mereka sendiri dapat mengatur siapa saja yang menerima hak izin atau cuti. Selain itu, perusahaan juga dapat mengelola berapa banyak jumlah izin yang diberikan.
Dengan begini, tentu proses pengajuan dan pengelolaan administrasi karyawan dapat dilakukan lebih cepat dan tepat.
Tunggu apa lagi, sudah saatnya Anda terapkan kemudahan dalam operasional perusahaan Anda bersama aplikasi absen LinovHR.
