7 Succession Planning Templates yang Bisa HR Pergunakan

Salah satu faktor kunci yang mendukung keberlangsungan dan pertumbuhan sebuah organisasi adalah ketersediaan pemimpin yang mampu membawa visi misi perusahaan ke depan. 

Oleh karena itu, perencanaan suksesi atau “succession planning” menjadi salah satu agenda utama HRD banyak perusahaan. Salah satu cara membuat perencanaan suksesi yang baik adalah menggunakan succession planning templates.

Template ini membantu HR dan manajerial perusahan menyusun dan mengidentifikasi perencanaan suksesi. 

Dalam artikel LinovHR ini, kami akan membahas tujuh template perencanaan suksesi yang bisa HR pergunakan sebagai panduan dalam menyiapkan pemimpin masa depan perusahaan Anda.

 

 

Apa Itu Succession Planning Template?

Succession planning merupakan strategi yang digunakan oleh perusahaan untuk mempersiapkan perubahan kepemimpinan yang mungkin terjadi akibat pengunduran diri, pensiun, atau promosi.

Untuk mempermudah perencanaan suksesi ini digunakanlah succession planning templates yang merupakan dokumen atau tools yang digunakan untuk membantu setiap tahapan dalam proses perencanaan suksesi.

Dengan template ini HR dan manajerial perusahaan dapat mendorong upaya suksesi yang lebih terorganisir dan terencana.

Proses perencanaan suksesi sendiri adalah rencana jangka panjang yang harus mengikuti prinsip-prinsip manajemen perusahaan dan memerlukan rencana yang matang.

 

Rencana ini juga perlu dinilai kembali dan diperbarui setiap tahun atau setelah setiap transisi. Beberapa langkah kunci dari proses ini meliputi:

• Mendefinisikan peran kritis dan posisi kunci.
• Mengidentifikasi dan mengevaluasi calon penerus.
• Membuat rencana pengembangan untuk setiap calon penerus.

 

Succession planning template menjadi kerangka kerja yang membantu perusahaan untuk merancang langkah-langkah menuju transisi kepemimpinan tanpa hambatan. 

 

Mengapa Menggunakan Succession Planning Templates?

Menggunakan succession planning template penting karena berbagai alasan. 

Pertama, template mempermudah perusahaan dalam mengidentifikasi dan mempersiapkan individu-individu berpotensi untuk mengisi posisi kunci yang mungkin ditinggalkan atau kosong di masa depan.

Hal ini memastikan kelancaran operasional dan keberlanjutan strategi bisnis meskipun terjadi perubahan penting dalam struktur kepemimpinan. 

Kedua, template memberikan kerangka kerja yang sistematis dan terstruktur untuk mengembangkan talenta-talenta dalam perusahaan, memastikan bahwa individu tersebut mendapatkan pelatihan, mentoring, dan pengalaman yang diperlukan untuk sukses di posisi yang lebih tinggi. 

Ketiga, dengan memiliki succession planning yang jelas, perusahaan dapat mengurangi risiko ketidakpastian dan ketidakstabilan yang mungkin muncul ketika terjadi pergantian posisi penting. 

Secara keseluruhan, succession plan template membantu perusahaan untuk mempersiapkan masa depan dengan lebih efektif, memastikan bahwa ada regenerasi talenta yang siap menghadapi tantangan baru.

 

Apa yang Membuat Succession Planning Template Baik?

 

Dalam era bisnis yang dinamis, perencanaan suksesi merupakan elemen penting untuk memastikan kelangsungan bisnis yang stabil dan berkelanjutan. 

Salah satu alat yang membantu proses ini adalah succession planning templates. Namun, apa sih yang membuat sebuah template succession planning dianggap baik?

 

1. Komprehensif

Template harus mencakup semua aspek penting dari proses perencanaan suksesi, mulai dari identifikasi kandidat, pengembangan keterampilan, hingga strategi transisi.

 

2. Memungkinkan untuk Disesuaikan

Template harus dapat ditingkatkan dan disesuaikan dengan berbagai jenis organisasi dan posisi kepemimpinan. 

Setiap organisasi memiliki keunikan dan tantangannya sendiri, sehingga kebutuhan untuk adaptasi sangat penting.

 

3. Ramah Pengguna

Proses perencanaan suksesi bisa menjadi kompleks, namun template harus memudahkan proses tersebut dan mudah digunakan oleh semua orang untuk mempertahankan kelangsungan bisnis.

 

4. Memfasilitasi Kolaborasi

Penting untuk melibatkan berbagai pihak dalam proses perencanaan suksesi. Template yang baik memungkinkan setiap orang untuk memberikan masukan dan berpartisipasi dalam proses tersebut.

 

5. Menyediakan Analitik

Untuk memastikan keberhasilan perencanaan suksesi, organisasi perlu melacak kemajuan secara real-time dan mengidentifikasi semua tantangan bisnis yang mungkin muncul.

Dengan demikian, template harus menyediakan fungsionalitas analitik yang mendalam.

Memperhatikan kelima kriteria di atas, perusahaan dapat memilih atau merancang succession planning template yang tidak hanya efektif tetapi juga memaksimalkan potensi suksesi karyawan untuk masa depan organisasi.

 

Baca Juga: Langkah Menjalankan Leadership Succession Planning

 

7 Succession Planning Templates

Untuk membantu Anda memiliki gambaran yang jelas mengenai bentuk dari succession planning templates, berikut ini 7 jenisnya:

 

1. Succession Planning untuk Posisi yang Akan Segera Kosong

Anda dapat menggunakan template berikut ini untuk mengidentifikasi pengganti yang sesuai untuk karyawan yang akan segera pensiun di posisi-posisi kunci. Dengan template ini, Anda juga bisa merencanakan suksesi untuk masa depan.

 

 

Dengan template ini, Anda bisa menentukan apakah Anda memiliki seseorang di dalam perusahaan yang bisa masuk ke dalam peran tersebut sekarang, 6-12 bulan ke depan, atau dalam setahun atau lebih.

 

2. Perencanaan Suksesi untuk Mengidentifikasi Peran-peran Penting

 

Anda bisa menggunakan kuesioner untuk mengidentifikasi peran penting untuk mengetahui peran mana yang sangat penting bagi kesuksesan bisnis Anda.

Dengan sistem ini, Anda dapat menentukan tingkat prioritas untuk setiap peran, sehingga Anda dapat mengetahui celah mana yang harus Anda atasi lebih dulu agar perusahaan dapat berjalan dengan lancar.

 

3. Corporate Succession Planning Template

 

Khusus dirancang untuk kebutuhan suksesi di tingkat korporasi. Biasanya menekankan pada posisi-posisi eksekutif dan strategi bisnis jangka panjang.

 

4. Succession Planning untuk Mengidentifikasi Kandidat yang Kuat

 

Anda bisa menggunakan tabel profil kandidat untuk menentukan keahlian utama yang dibutuhkan untuk suatu peran penting di perusahaan, serta tingkat pengalaman yang diinginkan.

Anda dapat menggunakan informasi ini saat membuat rencana suksesi untuk setiap peran senior. Akan sangat mudah untuk menemukan kandidat internal yang cocok jika Anda memiliki daftar kandidat potensial dan kekuatan mereka.

 

5. Succession Plan Chart

 

Template ini bisa Anda gunakan untuk mendata apa saja posisi yang akan kosong dan siapa kandidat yang akan mengisinya. Selain itu, di dalam template ini Anda juga memasukan rating dari masing-masing kandidat.

 

6. Skills Gap Analysis Template

 

Digunakan untuk mengidentifikasi kesenjangan keterampilan yang dimiliki karyawan saat ini dibandingkan dengan keterampilan yang diperlukan untuk posisi yang ditargetkan di masa depan.

 

7. Skills Mapping Template

 

Memetakan keterampilan yang dimiliki karyawan dengan posisi atau tugas tertentu dalam organisasi. Ini membantu HR dan manajemen dalam menempatkan karyawan pada posisi yang paling sesuai dengan kemampuannya.

Dengan memanfaatkan berbagai jenis template di atas, organisasi dapat merencanakan suksesi dengan lebih terstruktur dan memastikan bahwa semua aspek, mulai dari identifikasi hingga pelatihan, ditangani dengan efektif.

 

Baca Juga: 5 Succession Planning Metrics yang Penting untuk Diukur, Apa Saja?

 

Rencanakan Suksesi Lebih Efektif dengan Software Suksesi Management LinovHR

 

Dalam dunia bisnis yang semakin dinamis, perencanaan suksesi menjadi kunci untuk menjaga kelangsungan dan stabilitas perusahaan. Untuk itu, memastikan talenta-talenta yang ada di perusahaan siap mengisi posisi kunci sangat penting.

Penggunaan template mungkin bisa membantu, namun mungkin Anda akan kesulitan dalam melacak dan memetakan kekuatan masing-masing kandidat. Hal ini karena manfaat atau fitur yang disediakan template masih terbatas.

Untuk memudahkan Anda melakukan perencanaan suksesi, Succession Management Software LinovHR bisa menjadi solusi yang tepat. Dilengkapi dengan berbagai fitur-fitur unggul, Anda dapat melakukan perencanaan suksesi secara holistik.

Software Succession Management LinovHR mempermudah proses identifikasi talenta, penilaian kesiapan talenta, pengembangan keterampilan, hingga transisi peran. 

 

 

Selain itu, dengan antarmuka yang user–friendly, setiap stakeholder di perusahaan Anda dapat terlibat aktif dalam proses suksesi. Jangan biarkan masa depan perusahaan Anda menjadi ketidakpastian. 

Rencanakan dengan bijak dan percayakan proses suksesi Anda dengan software yang telah terbukti keandalannya. 

Ingin melihat bagaimana Software Suksesi Management LinovHR dapat mendukung perusahaan Anda? Daftarkan diri Anda sekarang untuk demo gratis!