Perencanaan suksesi di dalam organisasi perusahaan adalah hal penting karena hal ini menyangkut keberlanjutan operasional dan kepemimpinan perusahaan.
Saat ini, untuk memudahkan perusahaan dalam melakukan dan mengelola suksesi telah hadir succession planning software. Seperti namanya, perangkat lunak ini memang dikhususkan untuk perencanaan suksesi yang lebih optimal.
Dengan software tersebut, HR tidak lagi harus melakukan proses perencanaan suksesi secara manual yang sering kali berlangsung tidak tepat.
Untuk membantu Anda mengetahui lebih jauh tentang software succession planning serta bagaimana cara mengoptimalkan perencanaan suksesi, mari simak artikel LinovHR berikut ini!
Apa Itu Succession Planning Software?
Succession planning software adalah perangkat lunak yang membantu organisasi dalam membuat perencanaan suksesi untuk mengidentifikasi peran-peran penting dalam organisasi dan mengidentifikasi siapa saja kandidat potensial untuk mengisi peran tersebut.
Software ini membantu HR dalam melacak aspirasi karier karyawan, mempertahankan talenta internal, dan mempromosikan karyawan.
Dengan bantuan software succession planning, perusahaan dapat melakukan efisiensi biaya dengan mengidentifikasi dan mempersiapkan karyawan untuk mengambil alih peran penting.
Penggunaan software ini akan sangat cocok untuk organisasi menengah hingga besar, terutama perusahaan dengan posisi yang membutuhkan pengetahuan industrial atau pengetahuan tentang proses bisnis yang mendalam.
Succession planning system sendiri merupakan bagian dari software talent management. Namun, talent management memiliki fokus yang holistik pada akuisisi talenta, retensi, promosi jabatan.
Sementara itu, software succession planning memiliki lingkup yang lebih kecil yaitu memastikan bahwa orang yang tepat tersedia dan mampu mengambil alih peran penting dalam organisasi.
Biasanya, software ini akan terintegrasi dengan beberapa software lainnya seperti software performance atau juga LMS software untuk membantu mengembangkan keterampilan karyawan yang telah diidentifikasi.
Fitur Penting dalam Succession Planning System
Agar mampu menjadi tools yang optimal dalam membantu HR melakukan perencanaan program succession planning, maka perangkat lunak ini harus didukung beberapa fitur seperti berikut ini:
- Talent Matrix
- Skill Gap Analysis
- Training and Development Tools
- Career Planning
- Talent Pool
- Time-to-Readiness Tools
- Internal Talents Search
- Tenure Risk Identification
- Talent Assessments
7 Langkah Sukses Perencanaan Suksesi dengan Succession Planning Software
Succession planning yang kuat akan menguntungkan organisasi serta karyawan. Untuk perusahaan, keuntungan yang diterima ialah bisa memastikan bahwa posisi penting tidak dibiarkan kosong dalam waktu yang lama.
Sementara untuk karyawan, adanya suksesi ini akan memotivasi mereka untuk memberikan yang terbaik dan memahami seperti apa prospek karier mereka di perusahaan.
Namun, rupanya masih banyak perusahaan yang belum bisa optimal dalam menjalankan succession planning terutama memanfaatkan succession planning software. Untuk membantu Anda mengoptimalkan penerapan software ini, simak tips berikut ini!
1. Gunakan Pendekatan Top-Down
Untuk membuat succession planning berjalan sukses, dibutuhkan dukungan dan partisipasi dari pemimpin senior. Rencana suksesi yang baik harus dimulai oleh manajemen puncak dan harus mencakup semua posisi penting mulai dari CEO, CFO, sampai kepala berbagai departemen.
2. Rencanakan Lebih Dulu
Membuat perencanaan suksesi bukanlah kegiatan yang bisa dilakukan dengan mendadak apalagi spontan. Perlu adanya perencanaan yang matang dan teliti untuk merencanakan suksesi.
Sebagai contoh, perencanaan suksesi untuk seorang CEO harus dimulai sejak CEO baru mengambil alih sehingga Anda memiliki setidaknya 3-5 tahun untuk menilai kandidat, mengidentifikasi calon suksesor, dan mempersiapkan mereka.
Ketika saatnya tiba, Anda dapat memilih karyawan yang paling cocok dari kandidat yang siap untuk mengambil alih.
3. Buat Daftar Posisi Kritis dan Buatlah Persyaratan yang Detail
Perlu Anda ketahui, kekosongan posisi memang akan berdampak pada pekerjaan, tetapi tidak semua posisi harus segera diisi.
Di dalam succession planning, Anda dapat membuat daftar posisi atau peran mana dalam organisasi yang kritis dan dapat memengaruhi operasional jika dibiarkan kosong dalam waktu yang lama.
Setelah daftar selesai dibuat, buatlah daftar keterampilan yang dibutuhkan dan tipe kepribadian yang diperlukan untuk memimpin posisi tersebut dengan bantuan succession planning system.
Informasi berharga ini akan membantu sistem mengidentifikasi kandidat yang sesuai dan membantu menyederhanakan proses perencanaan suksesi.
Bila ternyata Anda perlu melakukan perekrutan untuk menemukan kandidat yang sesuai, daftar ini juga berguna untuk menghemat waktu Anda dalam perekrutan.
Baca Juga: Suksesi Kepemimpinan: Mitos dan Cara Mensukseskannya
4. Identifikasi Kandidat Potensial
Setelah daftar posisi penting dan persyaratan keterampilan siap, dengan fitur career planning dan talent pools yang ada di succession planning software Anda dapat mempelajari kumpulan karyawan yang tersedia.
Cara ini sangat berguna dalam membantu Anda memilih kandidat terbaik untuk mengisi posisi tertentu. Bila Anda telah mengidentifikasi suksesor potensial, coba luangkan waktu Anda untuk one on one meeting dengan suksesor dan beri tahu mereka tentang potensi pengembangan karier di masa depan.
Dari sini, Anda bisa mengukur minat suksesor pada peran tersebut serta memahami apa rencana karier mereka. Lalu, Anda juga mengetahui bagaimana suksesor tersebut bisa menyesuaikan diri dengan rencana organisasi.
5. Merencanakan Program Pelatihan dan Pengembangan
Jika Anda menggunakan succession planning software yang terintegrasi dengan learning management system (LMS), Anda bisa tahu pelatihan apa yang perlu dilakukan guna meningkatkan skill suksesor sebagai pemimpin masa depan. Informasi ini bisa Anda ketahui setelah membaca potensi dan kinerja calon suksesor.
Dengan memanfaatkan succession planning software, perencanaan pelatihan untuk calon pemimpin pun bisa lebih tepat guna. Sehingga, perusahaan dapat benar-benar tahu apa yang dibutuhkan karyawan.
Misalnya, bila peran yang kosong membutuhkan pengetahuan operasional dari berbagai fungsi, maka akan sangat tepat bila memberikan kandidat proyek-proyek yang akan membantu mereka mendapatkan pengetahuan dan keterampilan operasional tersebut.
Baca Juga: Pentingnya Software Learning and Development untuk Perusahaan
6. Sertakan Periode Bayangan Rencana Suksesi
Anda bisa membuat periode singkat dalam rencana suksesi. Tujuannya adalah untuk mengamati dan memahami bagaimana peran tersebut dijalankan.
Selain itu, Anda juga bisa memberikan periode handover di mana suksesor bisa belajar sebelum akhirnya mengambil alih pekerjaan.
7. Merevisi dan Menilai Ulang Rencana Secara Teratur
Succession planning bukanlah kegiatan yang dilakukan sekali saja. Ini adalah proses berkelanjutan. Jadi, Anda perlu melakukan peninjauan ulang secara berkala untuk menilai validitasnya.
Selain melakukan penilaian berkala, Anda juga harus menyusun ulang rencana suksesi ketika ada perubahan status dari salah satu kandidat yang terpilih atau orang yang memegang posisi penting mengundurkan diri.
Rencanakan Suksesi Lebih Mudah Bersama Software Succession Planning Software LinovHR
Perencanaan suksesi sangat penting bagi perusahaan untuk memastikan bahwa regenerasi di internal perusahaan berjalan dengan baik.
Untuk melakukannya dengan lebih baik, Anda bisa menggunakan teknologi succession planning software. Hadirnya succession planning software akan membuat perencanaan suksesi lebih efektif dan efisien.
Namun, perlu diingat bahwa tidak semua software succession planning itu sama. Sebelum Anda mengimplementasikan software succession, Anda wajib tahu apakah software tersebut mampu menjawab kebutuhan dalam perencanaan suksesi perusahaan atau tidak.
Maka dari itu, sangat penting memilih succession planning software yang memiliki fitur lengkap dan mudah digunakan seperti Software Succession Planning LinovHR.
Succession Management Software LinovHR dilengkapi dengan berbagai fitur yang membuat dan mengelola perencanaan suksesi lebih mudah dan tepat.
Sebut saja fitur Succession Setting yang membantu HR untuk mengatur level kesiapan karyawan, potensi, sampai dengan performance mereka.
Lalu, ada juga fitur Career Path yang membantu HR untuk mengidentifikasi suksesi potensial berdasarkan relasi posisi karyawan. Karyawan yang berpotensi menjadi suksesi nantinya bisa dikumpulkan dalam Succession Pool.
Tidak ketinggalan, terdapat juga fitur Performance-Potential Matrix yang digunakan untuk melihat calon suksesi berdasarkan kinerja dan potensi mereka.
Succession Management Software LinovHR juga merupakan software yang terintegrasi dengan LMS LinovHR. Nantinya, perusahaan bisa memberikan pelatihan yang dibutuhkan kepada para calon suksesi melalui LMS.
Jika menggunakan Software Succession Management LinovHR, perencanaan suksesi menjadi anti repot dan anti ribet. Pada akhirnya, tugas HR pun menjadi lebih ringan.
Anda dapat mengajukan demo gratis untuk tahu lebih banyak mengenai modul Software Sucession Management LinovHR. Ayo ajukan sekarang!
