Setiap perusahaan pasti mengalami kendala pada absensi karyawan seperti dalam contoh kasus di PT MP yang akan dibahas disini. Permasalahannya bisa dibilang cukup sederhana, dimana sistem absensi kehadiran karyawan masih dilakukan secara manual.
Tetapi jika hal itu terus menerus dibiarkan tentu akan sangat merepotkan dan menimbulkan masalah yang kompleks, terlebih bagi perusahaan yang memiliki waktu kerja karyawan berbeda seperti PT MP.
Ada karyawan yang menetap di Head Office, ada juga yang di project atau lapangan.
Betapa repotnya memonitor karyawan di kedua tempat kerja dengan waktu kerja yang berbeda bukan?
Untuk itulah LinovHR sebagai software HR terkini dengan fitur terlengkap, hadir untuk membantu permasalahan yang dihadapi PT MP terkait absensi karyawan.
Latar Belakang PT MP
PT MP adalah perusahaan konsultasi independen yang menyediakan layanan industri sumber daya dan spesialisasi di bidang konsultasi serta teknis. Didirikan pada tahun 2009 di Bandung, PT MP berkembang menjadi konsultan teknik terkemuka yang mempekerjakan anak muda dan profesional berpengalaman di bidangnya.
Permasalahan di PT MP
Sebagai perusahaan konstruksi, PT MP memiliki jumlah karyawan yang cukup banyak. Di Head Office terdapat 30 karyawan, sedangkan di project ada ratusan karyawan.
Semenara untuk jam kerja di HO dan di project tidak sama, dimana HO memiliki jam kerja reguler dan project menggunakan sistem kerja shift.
Karena rumitnya mengurus sistem absensi secara manual terutama untuk karyawan di site atau project, akhirnya PT MP memutuskan untuk menggunakan sistem absensi online. Mereka ingin lebih menyederhanakan pencatatan kehadiran yang lebih ringkas agar antara di HO dan di project tidak ada kesalahan dalam proses pendataan absensinya.
Solusi Dari LinovHR
Kenapa PT MP memilih LinovHR sebagai mitra untuk menangani permasalahan terkait absensi?
Hal itu dikarenakan LinovHR adalah software HRIS terlengkap dan handal yang memberi kemudahan dalam mengelola dan mengatur kegiatan administrasi karyawan salah satunya terkait absensi karyawan.
Bicara tentang absensi karyawan, LinovHR memiliki satu modul andalan yaitu Time Management.
Dengan modul Time Management, LinovHR dapat membantu permasalahan terkait absensi karyawan yang sedang dialami PT MP.
Sekilas tentang modul Time Management yang digunakan untuk membantu PT MP
Modul Time Management adalah absensi mobile (GPS+face recognition+sidik jari) yang didukung dengan beberapa fitur canggih untuk memudahkan manajemen, khususnya HRD dalam mengelola jadwal karyawan sesuai kebutuhan.
Fungsi dari fitur-fitur tersebut tentunya untuk memudahkan HRD dalam mengatur dan mengelola jadwal kerja karyawan yang dinamis dan memiliki pola kerja yang bervariasi.
Keputusan PT MP memilih LinovHR sebagai solusi adalah pilihan tepat.
Sebab, sejumlah fitur yang ada dalam modul Time Management sudah pasti punya kegunaan maksimal untuk mengatasi masalah di PT MP seperti berikut ini.
✔ Satu Aplikasi Banyak Fungsi
Seperti yang sudah disebutkan bahwa LinovHR hadir dengan fitur terlengkap yang bentuk modular. Satu aplikasi terdiri dari berbagai modul yang didalamnya terdapat ragam fitur fungsional, sehingga kaya akan manfaat.
Seperti halnya modul Time Management, PT MP dapat menggunakan fitur-fitur yang diantaranya:
- Time Group
- Calender
- Schedule Exception
- Leaves
- Permit Request
- Overtime Request
- Timesheet
- Time Attendance
✔ Atur Jam Kerja dengan Fitur Time Group
Fitur Time Group membantu tim HRD PT MP memantau secara real time jadwal kerja karyawan baik yang ada di Head Office maupun di project (Lapangan).
Sementara untuk setting jadwal kerja karyawan di masing-masing project, tim HRD bisa melakukannya di modul Organization pada menu Settings/Project terlebih dahulu, baru kemudian diset siapa saja karyawan yang berada pada project tersebut.
✔ Pantau Lokasi Absen Karyawan dengan Fitur Geo Tagging
HRD dari PT MP dapat memantau secara real time lokasi dimana karyawan melakukan absensi menggunakan fitur Geo Tagging.
Jadi nanti ketika karyawan melakukan absen, aplikasi sudah bisa membaca titik lokasi absen karyawan dan akan muncul pada report attendance.
✔ Sudah Support Cloud Based dan Premised Based
Soal penyimpanan data LinovHR sudah support Cloud Based, sehingga seluruh data-data terkait absensi maupun penggajian karyawan, dan data HR lainnya tersimpan dengan aman. Dengan begitu, lebih hemat biaya karena biayanya dapat dihitung berdasarkan jumlah karyawan di perusahaan.
LinovHR juga menyediakan premise based. Jika dalam satu perusahaan jumlah karyawannya banyak, maka premise based akan sangat cocok diterapkan. Anda jadi punya otoritas penuh dalam mengelola serta menyimpan data-data HR melalui server sendiri.
✔ ESS Hindarkan Dari Kecurangan
Untuk menghindari kecurangan terkait absensi yang dilakukan karyawan, LinovHR memberikan satu paket aplikasi absensi untuk karyawan atau ESS (Employee Self Service). Aplikasi ESS ini hanya dapat digunakan oleh satu akun saja.
1 HP untuk 1 user ESS (mobile application), jika karyawan tersebut mau melakukan absen di HP yang sama bisa, namun melalui browser pada HP (dibuka web ESS, kemudian clock in/clock out) bukan melalui aplikasi.
✔ Proses Implementasinya Mudah dan Dibantu Tim
Setelah mendapat penjelasan dari tim ahli LinovHR, klien tidak akan dilepaskan begitu saja terutama untuk implementasinya. Untuk prosesnya akan dibantu langsung oleh tim, dimulai dari meeting gathering requirement, dimana nanti dari tim Linov akan menjelaskan terkait dengan timeline.
Kemudian penjelasan template yang harus dilengkapi, lalu meminta peraturan perusahaan untuk dibantu setup awal terkait time (leave, permit, overtime).
Selanjutnya jika data sudah siap oleh klien barulah dilakukan migrasi data, training yang dilakukan PIC Linov kepada klien, dan masuk ke tahap Go Live, dan support.
✔ Klien Didampingi Tim Profesional
Masuk ke tahap Go Live, tim LinovHR secara profesional akan mendampingi klien untuk menyelesaikan setiap masalah yang muncul.
Jika klien mengalami kesulitan atau issue bisa langsung dikomunikasikan kepada PIC dari Linov untuk kemudian dibantu dituntaskan issuenya atau diberi penjelasan bila memang masih bingung dalam penggunaan aplikasi.
Kesimpulan
Selain menghemat biaya, software absensi online LinovHR memudahkan HR memonitor dan mencatat kehadiran para karyawan. Apalagi sejak pandemi Covid-19, hampir seluruh perusahaan dihimbau untuk menerapkan work from home (wfh), yang mana hal ini jadi kesulitan tersendiri dalam memantau setiap lokasi karyawan yang bekerja di luar kantor.
Kini PT MP dapat memonitor absensi seluruh karyawannya baik yang berada di HO maupun di masing-masing project secara akurat.
Demi memberikan dukungan dan pelayanan terbaik untuk pengembangan bisnis Anda, LinovHR memberikan promo menarik khusus untuk pengguna baru.
Tak hanya itu, LinovHR juga menawarkan layanan Payroll Services dengan memberikan GRATIS Aplikasi Absensi Online.
