Staf administrasi merupakan posisi yang penting dan sangat dibutuhkan di semua perusahaan. Hal itu dikarenakan posisi ini melibatkan hal administrasi yang sangat esensial bagi perusahaan.
Apabila Anda seorang fresh graduate dan sedang mencari pekerjaan yang cukup menjanjikan, posisi ini bisa menjadi opsi dalam karir.
Berikut pembahasan lengkap dari LinovHR mengenai tugas, tanggung jawab, skill dan syarat menjadi staf administrasi.
Apa Itu Staf Administrasi?
Staf Administrasi adalah seorang yang bertugas mengelola administrasi perusahaan. Staf admin umumnya bekerja di departemen tata usaha dan memberikan dukungan administratif kepada manajer serta karyawan.
Selain itu, staf admin biasanya bekerja sama dengan karyawan lain untuk mengatur file, membuat presentasi, menyiapkan laporan atau dokumen.
Posisi ini bisa menjadi salah satu pilihan bagi Anda lulusan baru yang belum mempunyai banyak pengalaman. Karena, biasanya posisi ini tidak memerlukan skill teknis khusus.
Tugas Staf Administrasi
Tugas dan tanggung jawab utama dari seorang staf admin adalah memberikan dukungan administratif untuk memastikan manajemen operasional perusahaan berjalan efisien.
Tak hanya itu, masih ada beberapa jobdesk staf administrasi, yaitu:
- Menangani tugas-tugas administrasi. Staf admin dituntut untuk mampu menangani tugas-tugas administrasi perusahaan, seperti pengarsipan, pembuatan laporan atau presentasi, mengatur rapat, dan pemesanan ulang untuk persediaan perusahaan.
- Bertanggung jawab atas materi. Salah satu tanggung jawab yang harus diemban oleh seorang staf admin adalah menjaga materi yang bersifat rahasia dan sensitif terhadap waktu.
- Mendukung kinerja Manajer dan Karyawan. Tugas staf admin yang lainnya adalah mendukung kinerja manajer dan karyawan melalui berbagai tugas yang terkait dengan perusahaan dan komunikasi.
- Merancang semua kebutuhan akomodasi perjalanan. Seperti transportasi dan penginapan.
- Menjawab telepon dan pesan. Staf admin bertanggung jawab untuk menjawab panggilan telepon dan membalas pesan yang masuk.
- Membangun komunikasi yang profesional. Seseorang yang bertugas di role ini harus menjaga komunikasi yang baik, baik itu dari pihak internal perusahaan maupun eksternal.
- Mengelola database. Database juga harus dikelola secara baik dan terorganisir. Dikarenakan hal ini merupakan salah satu aset penting perusahaan.
- Menyelesaikan masalah administrasi. Staf admin dituntut untuk mampu menyelesaikan masalah administrasi dan mencari solusi terbaik untuk perusahaan.
Kualifikasi Menjadi Staf Administrasi
Ada beberapa syarat yang sebaiknya terpenuhi jika Anda merupakan seorang Staf administrasi. Berikut diantaranya.
1. Lulusan Administrasi Bisnis
Salah satu syarat utama bagi fresh graduate yang ingin menjadi staf admin adalah memiliki latar belakang pendidikan minimal D3 di jurusan Administrasi Bisnis.
Sebab, jurusan Administrasi Bisnis mempelajari ilmu-ilmu terkait dengan pengelolaan tugas-tugas administrasi.
Sehingga jurusan Administrasi Bisnis lebih diutamakan, tetapi jika Anda mempunyai latar belakang pendidikan yang serupa tak ada salahnya untuk mencoba.
2. Pemahaman yang Kuat Tentang Prinsip-Prinsip Akuntansi
Syarat kedua bagi fresh graduate yang ingin menjadi staf admin adalah memiliki pemahaman dan pengetahuan yang kuat tentang prinsip-prinsip akuntansi dan pembukuan.
Hal ini karena hampir seluruh tugas staf admin berkaitan dengan akuntansi dan pembukuan sehingga Anda wajib memiliki pemahaman yang kuat.
3. Berpengalaman dengan Software Akuntansi
Untuk menjadi staf admin yang hebat dan profesional, seorang fresh graduate harus familiar dan berpengalaman dengan beberapa software akuntansi.
Sebab, software akuntansi merupakan alat untuk mendukung proses kerja staf admin secara keseluruhan.
4. Mempunyai Pengalaman
Salah satu syarat penting untuk menjadi staf admin adalah memiliki pengalaman kerja di bidang yang sama atau masih berhubungan.
Dengan bekal pengalaman tersebut, pekerja dapat beradaptasi dengan lebih cepat dan mudah dalam mengerjakan tugas-tugas administrasi.
Namun, jika Anda masih fresh graduate dan tidak memiliki pengalaman kerja, Anda dapat menunjukkan pengalaman berorganisasi Anda, pengalaman magang, pelatihan dan kursus di bidang akuntansi.
Keahlian yang Dibutuhkan Untuk Menjadi Staf Administrasi
Untuk melakukan berbagai tugasnya, staf administrasi harus memiliki banyak keterampilan dan mampu menunjukan kualifikasi terbaiknya. Berikut beberapa kemampuan khusus yang harus dimiliki, yaitu:
1. Pengambilan Keputusan
Seorang staf admin harus bisa memprioritaskan dan membuat keputusan yang efektif setiap hari. Serta, mampu menangani beberapa tugas secara hampir bersamaan dengan baik.
2. Komunikasi dan Kolaborasi
Staf admin harus bisa berkolaborasi dengan administrator lain, personnel pendukung, manajemen, dan klien secara teratur.
Selain itu, staf admin juga harus memiliki kemampuan berkomunikasi secara efekt
3. Keterampilan Organisasi
Staf admin harus berorientasi pada detail dan terorganisir. Serta, mampu mengorganisir dokumen-dokumen penting milik perusahaan dengan baik. Karena akan ada banyak dokumen yang harus diurus.
4. Keterampilan Komunikasi Verbal dan Lisan
Kedua keterampilan sangat penting untuk dimiliki oleh seorang staf admin. Jadi, staf administrasi harus memiliki kemampuan bahasa yang kuat dan memiliki keterampilan membaca yang baik.
5. Keterampilan Interpersonal
Staf admin dituntut untuk selalu bekerja dengan orang lain, termasuk klien dan personel kantor lainnya.
Oleh sebab itu, staf admin harus memiliki keterampilan interpersonal yang baik agar dapat bersikap sopan dan tenang ketika menghadapi orang lain.
Baca Juga: 10 Cara Meningkatkan Interpersonal Skill
6. Keterampilan Multitasking
Staf admin juga harus mampu menangani beberapa tugas tertentu sekaligus, sehingga keterampilan multitasking sangat dibutuhkan. Hal ini supaya pekerjaan bisa selesai tepat waktu.
Tuntutan multitasking yang diperuntukkan untuk staf admin mengharuskan karyawan di posisi ini untuk menyelesaikan segala kegiatan dan pekerjaannya secara praktis dan efisien. Termasuk dalam mencatat kehadirannya.
Bukan menggunakan mesin absensi manual, para karyawan ini bisa menggunakanย aplikasi absensi online seperti LinovHR untuk menandai kehadirannya.
7. Mahir Menggunakan Komputer dan Software Akuntansi
Seorang staf admin setidaknya harus memiliki kemampuan menggunakan Microsoft Office dan email saja, tetapi juga harus bisa menggunakan software akuntansi. Kemampuan penggunaan software tersebut bisa menjadi nilai tambah bagi calon pegawai untuk posisi administrasi.
Baca Juga: Kemampuan Software Administrasi Yang Wajib Dimiliki
8. Ketelitian
Bayangkan jika data administrasi terjadi salah input sehingga timbul kekeliruan saat melakukan audit internal ataupun audit eksternal. Mencari letak kesalahan data, memeriksa, dan memperbaiki bukanlah suatu pekerjaan yang ringan.
9. Kerjasama Tim
Dalam melakukan tugas administratif, tentu perlu melakukan kerjasama dengan berbagai divisi atau tim terkait. Dengan pekerjaan yang memerlukan ketelitan dan keakuratan tinggi, kemampuan untuk bekerja sama dan berkomunikasi dalam berbagi informasi, tentu menjadi penting untuk dimiliki staf administrasi.
10. Etika Profesi
Peranannya yang vital dalam mengelola informasi yang ada di dalam perusahaan, membuat profesi ini bisa mengetahui informasi yang bersifat privasi. Sehingga mereka perlu memiliki etika profesi seperti menjaga kerahasiaan informasi, baik informasi privasi tentang karyawan ataupun perusahaan.
Baca Juga: Bagaimana Contoh KPI untuk Staf Administrasi? Pahami Panduannya
Gaji Staf Administrasi
Setelah mengetahui tugas dan tanggung jawab staf admin beserta syarat-syaratnya. Lantas, berapa rata-rata gaji staf administrasi di Indonesia?
Melansir sumber dari Indeed, rata-rata gaji staf administrasi di Indonesia adalah Rp 3,290,000. Sementara untuk di Jakarta adalah Rp 4,000,000.
Kisaran gaji tersebut dapat berbeda-beda pada setiap perusahaan, khususnya untuk top companies yang biasanya mematok gaji yang lebih tinggi.
Terdapat tiga top companies di Indonesia yang menetapkan kisaran gaji cukup tinggi untuk posisi staf admin, yaitu:
- PT. Gudang Garam dengan gaji staf admin sebesar Rp. 12,1 juta.
- PT. Angkasa Pura II dengan gaji staf admin sebesar Rp. 11,7 juta.
- Chevron dengan gaji staf admin sebesar Rp. 10,3 juta.
Gaji staf admin juga berbeda-beda di setiap wilayah di Indonesia. Berikut beberapa kota di Indonesia dengan bayaran tertinggi untuk posisi staf admin:
- Bandung dengan kisaran Rp. 4,8 juta.
- Jakarta dengan kisaran Rp. 4 juta.
- Bekasi dengan kisaran Rp. 3,7 juta.
- Tangerang dengan kisaran Rp. 3,5 juta.
- Surabaya dengan kisaran Rp. 3,4 juta.
Karena uraian pekerjaannya yang cukup mumpuni bagi fresh graduate, maka posisi sebagai admin staf perlu Anda coba.
Tak heran jika staf administrasi merupakan salah satu pekerjaan yang sering dicari oleh fresh graduate.
Kelola Gaji Staf Administrasi dengan Software Payroll LinovHR
Mengelola gaji sta admnistrasi membutuhkan sebuah ketelitian. Software payroll LinovHR hadir sebagai solusi modern menjadi lebih mudah.
LinovHR siap membantu dengan mempermudah proses penggajian, mulai dari penghitungan pajak, potongan BPJS, hingga pembayaran otomatis ke rekening karyawan.
Dengan bantuan software LinovHR, perusahaan dapat memastikan penggajian berjalan tepat waktu dan akurat. Selain itu, karyawan dapat mengakses slip gaji mereka secara online.
Dengan begitu, dapat meningkatkan efisiensi dan penggunaan software payroll bisa mengurangi risiko kesalahan manual dalam perhitungan gaji yang bisa mempengaruhi keputusan karyawan.
Segera daftarkan demo untuk mengetahui fiturnya lebih lanjut!
