Staff administrasi merupakan posisi yang penting dan sangat dibutuhkan di semua perusahaan. Hal itu dikarenakan posisi ini melibatkan hal administrasi yang sangat esensial bagi perusahaan.
Apabila Anda seorang fresh graduate dan sedang mencari pekerjaan yang cukup menjanjikan, posisi ini bisa menjadi opsi dalam karir.
Berikut pembahasan lengkap dari LinovHR mengenai tugas, tanggung jawab, skill dan syarat menjadi staff administrasi.
Apa Itu Staff Administrasi?
Staff Administrasi adalah seorang yang bertugas mengelola administrasi perusahaan. Staff admin umumnya bekerja di departemen tata usaha dan memberikan dukungan administratif kepada manajer serta karyawan.
Selain itu, staff admin biasanya bekerja sama dengan karyawan lain untuk mengatur file, membuat presentasi, menyiapkan laporan atau dokumen.
Posisi ini bisa menjadi salah satu pilihan bagi Anda lulusan baru yang belum mempunyai banyak pengalaman. Karena, biasanya posisi ini tidak memerlukan skill teknis khusus.
Tugas Staff Administrasi
Tugas dan tanggung jawab utama dari seorang staff admin adalah memberikan dukungan administratif untuk memastikan manajemen operasional perusahaan berjalan efisien.
Tak hanya itu, masih ada beberapa jobdesk staff administrasi, yaitu:
- Menangani tugas-tugas administrasi. Staff admin dituntut untuk mampu menangani tugas-tugas administrasi perusahaan, seperti pengarsipan, pembuatan laporan atau presentasi, mengatur rapat, dan pemesanan ulang untuk persediaan perusahaan.Â
- Bertanggung jawab atas materi. Salah satu tanggung jawab yang harus diemban oleh seorang staff admin adalah menjaga materi yang bersifat rahasia dan sensitif terhadap waktu.Â
- Mendukung kinerja Manajer dan Karyawan. Tugas staff admin yang lainnya adalah mendukung kinerja manajer dan karyawan melalui berbagai tugas yang terkait dengan perusahaan dan komunikasi.
- Merancang semua kebutuhan akomodasi perjalanan. Seperti transportasi dan penginapan.
- Menjawab telepon dan pesan. Staff admin bertanggung jawab untuk menjawab panggilan telepon dan membalas pesan yang masuk.
- Membangun komunikasi yang profesional. Seseorang yang bertugas di role ini harus menjaga komunikasi yang baik, baik itu dari pihak internal perusahaan maupun eksternal.
- Mengelola database. Database juga harus dikelola secara baik dan terorganisir. Dikarenakan hal ini merupakan salah satu aset penting perusahaan.
- Menyelesaikan masalah administrasi. Staff admin dituntut untuk mampu menyelesaikan masalah administrasi dan mencari solusi terbaik untuk perusahaan.
Kualifikasi Menjadi Staff Administrasi
Ada beberapa syarat yang sebaiknya terpenuhi jika Anda merupakan seorang Staff administrasi. Berikut diantaranya.
1. Lulusan Administrasi Bisnis
Salah satu syarat utama bagi fresh graduate yang ingin menjadi staff admin adalah memiliki latar belakang pendidikan minimal D3 di jurusan Administrasi Bisnis.
Sebab, jurusan Administrasi Bisnis mempelajari ilmu-ilmu terkait dengan pengelolaan tugas-tugas administrasi.
Sehingga jurusan Administrasi Bisnis lebih diutamakan, tetapi jika Anda mempunyai latar belakang pendidikan yang serupa tak ada salahnya untuk mencoba.
2. Pemahaman yang Kuat Tentang Prinsip-Prinsip Akuntansi
Syarat kedua bagi fresh graduate yang ingin menjadi staff admin adalah memiliki pemahaman dan pengetahuan yang kuat tentang prinsip-prinsip akuntansi dan pembukuan.
Hal ini karena hampir seluruh tugas staff admin berkaitan dengan akuntansi dan pembukuan sehingga Anda wajib memiliki pemahaman yang kuat.
3. Berpengalaman dengan Software Akuntansi
Untuk menjadi staff admin yang hebat dan profesional, seorang fresh graduate harus familiar dan berpengalaman dengan beberapa software akuntansi.
Sebab, software akuntansi merupakan alat untuk mendukung proses kerja staff admin secara keseluruhan.
4. Mempunyai Pengalaman
Salah satu syarat penting untuk menjadi staff admin adalah memiliki pengalaman kerja di bidang yang sama atau masih berhubungan.
Dengan bekal pengalaman tersebut, pekerja dapat beradaptasi dengan lebih cepat dan mudah dalam mengerjakan tugas-tugas administrasi.
Namun, jika Anda masih fresh graduate dan tidak memiliki pengalaman kerja, Anda dapat menunjukkan pengalaman berorganisasi Anda, pengalaman magang, pelatihan dan kursus di bidang akuntansi.
Keahlian yang Dibutuhkan Untuk Menjadi Staff Administrasi
Untuk melakukan berbagai tugasnya, staff administrasi harus memiliki banyak keterampilan dan mampu menunjukan kualifikasi terbaiknya. Berikut beberapa kemampuan khusus yang harus dimiliki, yaitu:
1. Pengambilan Keputusan
Seorang staff admin harus bisa memprioritaskan dan membuat keputusan yang efektif setiap hari. Serta, mampu menangani beberapa tugas secara hampir bersamaan dengan baik.
2. Komunikasi dan Kolaborasi
Staff admin harus bisa berkolaborasi dengan administrator lain, personnel pendukung, manajemen, dan klien secara teratur.
Selain itu, staff admin juga harus memiliki kemampuan berkomunikasi secara efekt
3. Keterampilan Organisasi
Staff admin harus berorientasi pada detail dan terorganisir. Serta, mampu mengorganisir dokumen-dokumen penting milik perusahaan dengan baik. Karena akan ada banyak dokumen yang harus diurus.
4. Keterampilan Komunikasi Verbal dan Lisan
Kedua keterampilan sangat penting untuk dimiliki oleh seorang staff admin. Jadi, staff administrasi harus memiliki kemampuan bahasa yang kuat dan memiliki keterampilan membaca yang baik.
5. Keterampilan Interpersonal
Staff admin dituntut untuk selalu bekerja dengan orang lain, termasuk klien dan personel kantor lainnya.
Oleh sebab itu, staff admin harus memiliki keterampilan interpersonal yang baik agar dapat bersikap sopan dan tenang ketika menghadapi orang lain.
Baca Juga:Â 10 Cara Meningkatkan Interpersonal Skill
6. Keterampilan Multitasking
Staff admin juga harus mampu menangani beberapa tugas tertentu sekaligus, sehingga keterampilan multitasking sangat dibutuhkan. Hal ini supaya pekerjaan bisa selesai tepat waktu.
Tuntutan multitasking yang diperuntukkan untuk staff admin mengharuskan karyawan di posisi ini untuk menyelesaikan segala kegiatan dan pekerjaannya secara praktis dan efisien. Termasuk dalam mencatat kehadirannya.
Bukan menggunakan mesin absensi manual, para karyawan ini bisa menggunakan aplikasi absensi online seperti LinovHR untuk menandai kehadirannya.
7. Mahir Menggunakan Komputer dan Software Akuntansi
Seorang staff admin setidaknya harus memiliki kemampuan menggunakan Microsoft Office dan email saja, tetapi juga harus bisa menggunakan software akuntansi. Kemampuan penggunaan software tersebut bisa menjadi nilai tambah bagi calon pegawai untuk posisi administrasi.
Baca Juga:Â Kemampuan Software Administrasi Yang Wajib Dimiliki
8. Ketelitian
Bayangkan jika data administrasi terjadi salah input sehingga timbul kekeliruan saat melakukan audit internal ataupun audit eksternal. Mencari letak kesalahan data, memeriksa, dan memperbaiki bukanlah suatu pekerjaan yang ringan.
9. Kerjasama Tim
Dalam melakukan tugas administratif, tentu perlu melakukan kerjasama dengan berbagai divisi atau tim terkait. Dengan pekerjaan yang memerlukan ketelitan dan keakuratan tinggi, kemampuan untuk bekerja sama dan berkomunikasi dalam berbagi informasi, tentu menjadi penting untuk dimiliki staff administrasi.
10. Etika Profesi
Peranannya yang vital dalam mengelola informasi yang ada di dalam perusahaan, membuat profesi ini bisa mengetahui informasi yang bersifat privasi. Sehingga mereka perlu memiliki etika profesi seperti menjaga kerahasiaan informasi, baik informasi privasi tentang karyawan ataupun perusahaan.
Baca Juga: Bagaimana Contoh KPI untuk Staff Administrasi? Pahami Panduannya
Gaji Staff Administrasi
Setelah mengetahui tugas dan tanggung jawab staff admin beserta syarat-syaratnya. Lantas, berapa rata-rata gaji staff administrasi di Indonesia?
Melansir sumber dari Indeed, rata-rata gaji staff administrasi di Indonesia adalah Rp 3,290,000. Sementara untuk di Jakarta adalah Rp 4,000,000.
Kisaran gaji tersebut dapat berbeda-beda pada setiap perusahaan, khususnya untuk top companies yang biasanya mematok gaji yang lebih tinggi.
Terdapat tiga top companies di Indonesia yang menetapkan kisaran gaji cukup tinggi untuk posisi staff admin, yaitu:
- PT. Gudang Garam dengan gaji staff admin sebesar Rp. 12,1Â juta.
- PT. Angkasa Pura II dengan gaji staff admin sebesar Rp. 11,7 juta.
- Chevron dengan gaji staff admin sebesar Rp. 10,3 juta.
Gaji staff admin juga berbeda-beda di setiap wilayah di Indonesia. Berikut beberapa kota di Indonesia dengan bayaran tertinggi untuk posisi staff admin:
- Bandung dengan kisaran Rp. 4,8 juta.
- Jakarta dengan kisaran Rp. 4 juta.
- Bekasi dengan kisaran Rp. 3,7 juta.
- Tangerang dengan kisaran Rp. 3,5 juta.
- Surabaya dengan kisaran Rp. 3,4 juta.
Karena uraian pekerjaannya yang cukup mumpuni bagi fresh graduate, maka posisi sebagai admin staff perlu Anda coba.
Tak heran jika staff administrasi merupakan salah satu pekerjaan yang sering dicari oleh fresh graduate.
Monitoring Staff Administrasi Praktis dengan LinovHR
Seperti yang telah dijelaskan di atas, posisi staff administrasi memiliki kriteria skill tertentu agar mumpuni dalam menjalankan kewajiban pekerjaannya. Perusahaan pastinya sudah memiliki standar saat ingin merekrut kandidat pada posisi ini.
Namun, ada juga perusahaan yang belum memiliki kriteria pasti terkait kompetensi suatu posisi pekerjaan. Hal ini tentunya bukan hal ideal, karena dapat menciptakan ambiguitas saat ingin mengisi posisi pekerjaan tertentu.
Software manajemen kompetensi LinovHR dapat mengatasi masalah ini. Software ini memiliki fitur Competency Detail, yang dapat mengatur dan menetapkan suatu kompetensi pada suatu role atau posisi.
Selain itu, software ini memungkinkan untuk mengidentifikasi suatu kompetensi yang dapat ditingkatkan untuk menunjang posisi atau role pekerjaan tertentu. Hal tersebut dapat dilakukan dengan fitur Gap Analyst.
Dengan bantuan software LinovHR, penentuan kompetensi karyawan akan jadi lebih mudah.
Segera daftarkan demo untuk mengetahui fiturnya lebih lanjut!
