Mengajukan reimbursement adalah hak setiap karyawan yang telah diatur oleh perusahaan. Saat melakukan pengajuan, pegawai harus mengikuti SOP yang berlaku supaya proses berjalan lancar.
Maka dari itu, penting bagi perusahaan untuk memiliki SOP reimbursement yang baik. Bagaimana standar dan cara menyusun SOP yang ideal? Simak pembahasan lengkapnya berikut ini.
Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Membuat SOP Reimbursement
Dalam membuat SOP reimbursement, Anda harus menentukan dulu pengeluaran apa yang bisa diajukan untuk reimburse. Biasanya, pengeluaran ini berupa:
- Biaya pulsa atau paket internet
- Biaya transportasi dan akomodasi selama perjalanan dinas
- Biaya bahan bakar untuk kendaraan dinas
- Biaya pemeriksaan medis dan obat-obatan
- Biaya perlengkapan alat dan barang kantor.
Budget yang ditetapkan untuk setiap karyawan sendiri berbeda-beda karena tergantung oleh keperluan, posisi, dan jabatannya di perusahaan.
Hal-hal di atas harus diatur sebaik mungkin dalam SOP reimbursement sehingga tidak muncul kebingungan atau perdebatan dalam prosesnya. Selain itu, pengaturan yang baik juga akan membuat pengajuan jadi lebih transparan sekaligus menjaga kestabilan keuangan perusahaan.
Setelah mempertimbangkan aspek di atas, perhatikan hal-hal yang harus ada di dalam pembuatan SOP seputar reimbursement berikut ini, yaitu:
- Siapa saja yang dapat mengajukan reimbursement?
- Seberapa besar biaya yang bisa di-reimburse?
- Jenis pengeluaran apa saja yang bisa di-reimburse?
- Bagaimana ketentuan dalam melakukan dokumentasi bukti reimbursement?
- Bukti apa saja yang diperlukan untuk mengajukan reimburse?
- Kapan batas waktu pengajuan dan pembayaran biaya reimburse?
- Bagaimana proses yang harus diikuti pegawai untuk mendapat penggantian biaya?
- Apa yang harus dilakukan oleh perusahaan jika proses pengklaiman reimbursement tidak memenuhi syarat?
- Apa konsekuensi yang akan diberikan jika terjadi kecurangan?
Tips Membuat SOP Reimbursement Perusahaan yang Efektif
Setelah mengetahui aspek-aspek penting di atas, berikut sederet tips yang bisa diikuti untuk membuat SOP reimbursement perusahaan yang efektif.
1. Memahami Kebijakan yang Berlaku
Pertama-tama, buat SOP sesuai dengan kebijakan internal perusahaan dan peraturan perpajakan yang berlaku. Hal ini bertujuan untuk menghindari pelanggaran hukum sekaligus mematuhi aturan yang berlaku.
2. Melibatkan Pihak Stakeholder
Dalam membuat SOP, sebaiknya Anda melibatkan berbagai pihak terkait dalam proses reimbursement, seperti karyawan, manajer, serta bagian keuangan. Dengan begitu, Anda bisa memastikan bahwa standar operasional yang berlaku sudah memenuhi kebutuhan semua pihak.
3. Menetapkan Nominal Biaya Reimbursement
Setelahnya, buat ketentuan pasti mengenai jenis biaya apa saja yang bisa di-cover untuk reimburse. Tentukan juga besar nominalnya secara jelas. Lalu, buatlah penjelasan rinci tentang pengeluaran yang terpakai supaya tidak terjadi kesalahpahaman saat proses reimbursement.
4. Menentukan Alur dan Tenggat Waktu
Menentukan tenggat waktu dan alur yang jelas juga penting untuk membuat proses semakin mudah dan transparan. Pihak keuangan akan membantu menentukan alur dan tenggat waktu sesuai dengan proses pembukuan perusahaan.
5. Gunakan Bahasa yang Sederhana
Kemudian, supaya seluruh pihak terkait bisa dengan mudah memahami standar dan aturan yang berlaku, buat SOP dengan bahasa yang mudah dipahami. Jangan gunakan kata atau istilah yang sulit dimengerti dan jangan berbelit-belit dalam membuat kalimat.
Baca juga: 8 Cara Jitu Membuat Reimbursement Policy
Contoh SOP Reimbursement Perusahaan
Setelah mengetahui aspek penting dan tipsnya, berikut contoh SOP reimbursement perusahaan yang bisa Anda jadikan acuan:
Standar Operasional Prosedur (SOP) Reimbursement Karyawan
Tujuan:
Memberi panduan terkait proses pengajuan dan penggantian biaya (reimbursement) karyawan, serta memastikan semua pengajuan pengeluaran telah sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Ruang Lingkup:
SOP ini berlaku bagi karyawan yang mengajukan reimbursement atas biaya yang dikeluarkan untuk keperluan perusahaan.
Definisi:
– Reimbursement: Penggantian biaya yang telah dikeluarkan oleh karyawan untuk kepentingan perusahaan.
– Biaya yang Dapat Di-Reimburse: Biaya transportasi, akomodasi, makan, pembelian barang untuk kebutuhan kantor, dan biaya lain yang telah disetujui oleh perusahaan.
Prosedur:
1. Pengeluaran Biaya:
- Karyawan harus memastikan pengeluaran yang diajukan untuk reimbursement telah disetujui oleh atasan langsung.
- Karyawan wajib melampirkan bukti berupa faktur, kwitansi, atau tiket.
2. Pengajuan Reimbursement:
- Karyawan mengisi Formulir Reimbursement yang disediakan oleh departemen keuangan.
- Formulir harus diisi lengkap dengan rincian pengeluaran, tanggal pengeluaran, dan alasan pengeluaran, serta melampirkan semua bukti pengeluaran.
3. Persetujuan Atasan:
- Formulir Reimbursement yang telah diisi diserahkan kepada atasan langsung untuk disetujui.
- Atasan akan memeriksa rincian pengeluaran dan memastikan bahwa semua pengeluaran telah sesuai dengan kebijakan perusahaan.
- Atasan memberikan tanda tangan persetujuan pada formulir.
4. Pengajuan ke Departemen Keuangan:
- Formulir yang telah disetujui oleh atasan beserta lampiran bukti pengeluaran diserahkan ke departemen keuangan.
- Departemen keuangan akan melakukan verifikasi kembali dokumen dan bukti pengeluaran.
5. Proses Pembayaran:
- Setelah verifikasi selesai, departemen keuangan akan memproses pembayaran reimbursement kepada karyawan.
- Pembayaran dilakukan melalui transfer bank ke rekening karyawan yang tercatat di sistem perusahaan.
- Karyawan akan menerima notifikasi pembayaran melalui email atau sistem internal perusahaan.
6. Waktu Penyelesaian:
- Proses reimbursement biasanya memakan waktu maksimal 14 hari kerja sejak dokumen lengkap diterima oleh departemen keuangan.
- Jika ada kendala atau dokumen yang kurang, karyawan akan diberitahukan untuk melengkapinya dalam waktu 3 hari kerja.
Kebijakan Tambahan:
- Semua pengajuan reimbursement harus dilakukan maksimal 30 hari sejak tanggal pengeluaran.
- Pengeluaran yang tidak didukung oleh bukti yang sah tidak akan diproses untuk reimbursement.
- Karyawan yang melakukan pengeluaran tanpa persetujuan awal dari atasan tidak mendapatkan reimbursement, kecuali dalam keadaan darurat yang dapat dibenarkan.
Penutup:
SOP ini diharapkan dapat memberi panduan yang jelas bagi karyawan dalam mengajukan reimbursement. Selain itu untuk memastikan bahwa semua pengeluaran yang diajukan sesuai dengan kebijakan perusahaan agar dapat diproses secara cepat dan efisien.
Baca juga: 7 Contoh Standar Operasional Prosedur (SOP) Perusahaan
Buat Prosedur Reimbursement Lebih Mudah dengan Software Reimbursement LinovHR
Setelah melihat tips membuat dan contoh SOP reimbursement di atas, mungkin Anda menyadari bahwa membuat prosedur dan SOP merupakan hal yang rumit jika dilakukan secara manual.
Maka dari itu, gunakan software reimbursement untuk proses yang lebih mudah dan cepat. Salah satu yang bisa Anda coba Software Reimbursement dari LinovHR.
Dilengkapi dengan berbagai fitur untuk mengelompokkan jenis, melakukan pengajuan, hingga melihat sisa reimburse, pembuatan SOP prosedur tidak lagi membutuhkan waktu lama.
Penasaran? Yuk, ajukan demo gratisnya sekarang juga!
