5 Langkah Membuat SOP Pelatihan Karyawan

 

Pengembangan dan penguatan kemampuan karyawan merupakan hal krusial dalam memastikan keberhasilan dan pertumbuhan perusahaan. Untuk itulah program pelatihan yang baik harus disusun oleh perusahaan.

Selain itu, menyusun SOP pelatihan karyawan juga menjadi hal penting sehingga perusahaan memiliki standarisasi untuk menjalankan dan menilai kesuksesan dari program pelatihan yang diadakan.

Lantas, seperti apa cara membuat SOP untuk program pelatihan karyawan yang baik? Mari simak artikel LinovHR berikut ini!

 

Apa Itu SOP Pelatihan Karyawan?

SOP pelatihan karyawan adalah instruksi lengkap secara rinci yang memungkinkan proses-proses diselesaikan dengan akurat dan konsisten.

Dokumen ini memastikan bahwa prosedur-prosedur, baik yang besar maupun kecil, berjalan lancar, aman, dan dengan kualitas terbaik.

Dengan adanya SOP pelatihan, karyawan akan lebih mudah untuk mengikuti aturan dan prosedur yang telah ditetapkan, sehingga dapat meningkatkan efisiensi dan konsistensi dalam menjalankan tugas-tugas mereka. 

Hal ini juga membantu organisasi atau perusahaan untuk mencapai hasil yang lebih baik dan menghindari kesalahan yang dapat merugikan.

 

Mengapa Penting Membuat SOP Pelatihan Karyawan?

 

Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan panduan tertulis yang sangat penting bagi suatu organisasi atau perusahaan. 

Adanya SOP dalam program pelatihan karyawan menjadi aspek penting yang memberikan manfaat yang signifikan bagi keberlangsungan dan kesuksesan pelatihan perusahaan. 

Berikut mengapa membuat SOP pelatihan karyawan begitu penting:

 

1. Jaminan Kualitas di Seluruh Organisasi

Adanya SOP membantu memastikan kualitas dan konsistensi pelatihan yang diberikan kepada seluruh karyawan.

Dengan memiliki prosedur yang jelas dan terstruktur, perusahaan dapat memastikan bahwa setiap karyawan mendapatkan pengetahuan dan keterampilan yang sama, sehingga mencapai hasil yang diinginkan. 

Kualitas pelatihan yang baik akan berdampak langsung pada peningkatan kinerja karyawan dan perusahaan secara keseluruhan.

 

2. Mengurangi Waktu yang Digunakan untuk Tugas Administratif

Dengan adanya SOP pelatihan, tugas administratif seperti penyusunan materi pelatihan, jadwal pelatihan, dan pemantauan kemajuan karyawan akan menjadi lebih terorganisir.

Prosedur yang telah ditetapkan akan membantu mengurangi waktu dan upaya yang diperlukan untuk menyusun ulang setiap sesi pelatihan atau menyelesaikan kesalahan yang mungkin muncul.

Sebagai hasilnya, manajemen dapat fokus pada perencanaan strategis dan pemantauan hasil pelatihan yang lebih efektif.

 

3. Penghematan Waktu dan Uang dalam Menghadapi Krisis

SOP dapat berperan sebagai panduan yang berharga dalam menghadapi situasi krisis atau keadaan darurat. 

Dengan memiliki prosedur yang sudah ditetapkan, perusahaan dapat merespons masalah dengan cepat dan efisien, mengurangi risiko kerugian dan meminimalkan dampak negatif terhadap produktivitas dan operasional. 

Selain itu, pelatihan yang tepat juga dapat mempersiapkan karyawan untuk menghadapi situasi darurat dengan lebih siap dan kompeten.

 

Membuat SOP pelatihan karyawan adalah langkah bagi perusahaan untuk mencapai efisiensi, produktivitas, dan kualitas yang optimal. 

Dengan memiliki panduan yang jelas dan terstruktur, perusahaan dapat memastikan bahwa pelatihan yang diberikan kepada karyawan berkontribusi secara maksimal terhadap pencapaian tujuan perusahaan.

 

Baca Juga: Langkah Membuat Standar Operasional Prosedur yang Tepat

 

5 Langkah Membuat SOP Pelatihan Karyawan

Membuat standar operasional prosedur pelatihan karyawan merupakan langkah yang penting bagi perusahaan dalam memastikan efisiensi, konsistensi, dan pemahaman yang baik mengenai proses-proses yang ada.

Berikut adalah lima langkah untuk membuat SOP pelatihan karyawan:

 

1. Menyusun Rencana

Langkah pertama adalah melakukan persiapan dan menyusun rencana dengan baik. Persiapkan segala bahan dan informasi yang diperlukan untuk menyusun SOP program pelatihan.

Berikut adalah daftar yang bisa Anda cek untuk persiapan:

• Mencatat proses-proses yang perlu dibuat dokumentasinya.
• Menetapkan deadline untuk menulis, meninjau, menyetujui, dan mengimplementasikan dokumen SOP.
• Dapatkan masukan secara berkesinambungan dari para pemimpin atau pemangku kepentingan yang terlibat dalam proses-proses tersebut.
• Minta dukungan jika diperlukan, baik itu tambahan tenaga atau alat bantu untuk mempercepat pembuatan dokumen.
• Membangun rencana pasca-implementasi.
• Melakukan evaluasi secara berkala dengan karyawan dan manajer mengenai efektivitas SOP yang telah dibuat.

 

2. Menentukan Tujuan

Setelah rencana tersusun dengan rapi, langkah berikutnya adalah menentukan tujuan yang ingin dicapai dengan SOP pelatihan ini.

Tanyakan pada diri sendiri, apakah Anda ingin karyawan dapat dengan cepat memahami beberapa proses kunci dalam waktu tertentu? 

Atau apakah Anda ingin membangun database panduan yang komprehensif untuk membimbing tim Anda dalam berbagai proses, protokol, dan sistem perusahaan?

Apakah Anda menerapkan pelatihan standar atau program pelatihan teknis yang lebih mendalam?

Tujuan yang ditentukan akan memengaruhi metode yang digunakan untuk membuat, mendistribusikan, dan mengukur keberhasilan pelatihan SOP.

 

3. Tentukan Audiens

Audiens adalah poin penting dalam SOP program pelatihan ini. Agar SOP yang telah Anda susun tidak berakhir sia-sia, cobalah untuk libatkan dan latih audiens Anda, jelaskan hal berikut:

• Siapa audiens Anda: Hal ini bisa berarti jabatan pekerjaan, departemen, atau tingkat jabatan.
• Apa tanggung jawab harian mereka: Tanggung jawab inti yang menentukan apa yang perlu mereka capai, dan bagaimana mereka menggunakan waktu mereka.
• Hasil apa yang perlu mereka capai: Ini bisa menjadi tujuan yang telah Anda tentukan sebelumnya atau hasil tertentu yang perlu mereka capai dalam tanggung jawab harian mereka.

Setelah Anda menetapkan ketiga faktor ini, Anda akan memiliki gambaran yang lebih baik mengenai bagaimana SOP dapat memberikan dukungan terbaik bagi gaya kerja, jadwal, dan motivasi kerja di tempat kerja.

 

4. Pilih Format

Mengetahui audiens dan tujuan pelatihan akan memudahkan Anda untuk menentukan format yang tepat untuk SOP Anda.

Beberapa prosedur yang rumit memerlukan deskripsi panjang agar karyawan dapat mengikutinya, sementara prosedur lainnya lebih baik dikomunikasikan dengan instruksi yang singkat dan lugas.

Jika Anda adalah fully remote company, SOP akan lebih baik jika disertai dengan gambar, video, untuk mendukung serangkaian instruksi dengan lebih baik. 

Beberapa format SOP yang umum digunakan adalah sebagai berikut:

• Hierarchical steps
• Diagram alir (flowchart)
• Step-by-step

Pilihlah format yang paling sesuai untuk menggambarkan proses dan instruksi dengan jelas agar mudah dipahami oleh para karyawan.

 

5. Mulai Membuat SOP untuk Pelatihan

Sekarang, Anda punya semua yang dibutuhkan untuk menulis SOP dan melatih karyawan dengan cara yang jelas supaya mereka bisa mendukung tim dengan baik, terlepas dari peran dan tingkat pengalaman mereka. 

Dokumen SOP pelatihan disusun dengan beberapa bagian yang bisa Anda gabungkan dengan mudah berdasarkan persiapan penulisan sebelumnya.

• Tujuan: Jelaskan mengapa dokumen SOP ini dibuat.
• Lingkup: Tentukan apa yang dijelaskan dalam prosedur ini dan apa yang tidak, serta siapa saja karyawan yang terlibat atau tidak terlibat.
• Tanggung Jawab: Gambarkan peran dan tugas-tugas karyawan yang terlibat dalam prosedur ini.
• Glosarium: Daftar definisi, singkatan, atau kata-kata khusus yang mungkin tidak diketahui atau jarang digunakan karyawan dalam interaksi sehari-hari.
• Peringatan Keselamatan dan Bahaya: Jelaskan kemungkinan risiko fisik, psikologis, atau hukum yang bisa terjadi jika prosedur dilakukan dengan salah atau tidak hati-hati.
• Pengakuan Pelatihan: Berikan ruang dalam dokumen untuk peserta pelatihan dan/atau pelatih untuk menyatakan bahwa mereka telah membaca dan memahami dokumen SOP ini.

 

Ingatlah bahwa SOP pelatihan karyawan adalah dokumen yang dapat diperbarui secara berkala. Pastikan untuk selalu memantau dan memperbaruinya sesuai dengan perubahan proses atau kebutuhan perusahaan. 

Dengan demikian, Anda dapat menciptakan SOP yang efektif dan berdaya guna bagi kemajuan perusahaan dan pengembangan karyawan.

 

Cara Mengetahui Kesuksesan Penerapan SOP Pelatihan

 

Untuk mengetahui kesuksesan penerapan SOP pelatihan, langkah-langkah berikut dapat diikuti:

 

1. Uji Coba SOP Anda

Coba luncurkan versi “beta” dari contoh SOP pelatihan karyawan yang telah Anda buat untuk melakukan uji coba. Dengan begini, Anda bisa mendapatkan feedback tentang cara kerja SOP tersebut sesuai kondisi nyata.

Melakukan ini membantu Anda mengetahui seberapa fungsional SOP.

Untuk melakukannya, coba minta anggota tim untuk menjadi bagian dari uji coba SOP ini, kumpulkan umpan balik dan atasi area-area yang perlu diperbaiki sebelum benar-benar mengimplementasikan SOP tersebut dalam program pelatihan.

 

2. Buat Kuis Khusus

Buatlah kuis khusus yang terkait dengan materi SOP pelatihan. Ini akan membantu mengevaluasi pemahaman karyawan tentang prosedur yang ditetapkan dan membantu mengukur tingkat kesuksesan penerapannya.

 

3. Lebih dari Sekadar Sesi Pelatihan Formal

Selain pelatihan formal, adakan kegiatan tambahan untuk meningkatkan pemahaman dan penerapan SOP. Misalnya, diskusi kelompok, pelatihan praktis, atau sesi tanya jawab.

Pendekatan ini akan meningkatkan keterampilan karyawan dalam mengikuti prosedur dengan benar.

 

4. Selalu Tinjau Kembali SOP Secara Berkala

Rutinlah melakukan peninjauan ulang SOP bersama karyawan dan pemangku kepentingan terkait. Pertimbangkan masukan dan saran dari mereka untuk meningkatkan efektivitas dan relevansi SOP serta memastikan penerapannya tetap berjalan lancar.

Dengan menerapkan langkah-langkah di atas, Anda dapat mengetahui kesuksesan penerapan SOP pelatihan dan membuat perbaikan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang lebih baik.

 

Jalankan Pelatihan Karyawan Lebih Baik dengan LMS Software LinovHR

 

 

Membuat SOP untuk program pelatihan karyawan akan membantu perusahaan memiliki standarisasi dalam menilai kesuksesan dari pelatihan yang diadakan. Dengan dokumen SOP juga, perusahaan bisa mengambil tindakan strategis saat terjadi kendala.

Mengadakan pelatihan karyawan, memang tidak semudah yang terlihat, terkadang ada saja kendala teknis dan non-teknis yang menghambat pelaksanaan pelatihan.

Tapi, beruntungnya sekarang menjalankan pelatihan dan pengembangan untuk karyawan bisa dilakukan lebih mudah. Ini semua bisa terjadi saat Anda sudah mengaplikasikan Learning Management System LinovHR.

 

Software LMS LinovHR, memungkinkan perencanaan dan pelaksanaan program pelatihan karyawan dilakukan lebih efektif dan efisien berbasis online.

Salah satu keunggulan Software LMS LinovHR adalah kemampuannya untuk mendukung perusahaan dalam menyediakan berbagai format materi pelatihan, baik video, PPT, animasi, dan banyak format lainnya.

Software LMS LinovHR juga mendukung Anda untuk menjalankan pelatihan secara fleksibel, di mana karyawan dapat mengakses materi pelatihan di smartphone mereka dengan aplikasi ESS atau juga di website perusahaan.

Anda juga dapat memperbarui materi pelatihan secara berkala, sehingga materi pelatihan tetap up to date. Selain itu, didukung dengan fitur feedback dan monitoring, Anda juga dapat menilai dan mengevaluasi program pelatihan karyawan.

Dengan pelatihan yang lebih baik melalui Software LMS LinovHR, perusahaan dapat meningkatkan kualitas sumber daya manusia mereka, meningkatkan produktivitas, dan menciptakan lingkungan kerja yang lebih kompetitif. 

Dengan demikian, software LMS LinovHR adalah solusi yang tepat bagi perusahaan yang ingin meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam melaksanakan program pelatihan karyawan.