Pentingnya SOP HRD dalam Perusahaan dan Cara Menyusunnya

Human Resources Departement (HRD) memiliki peranan yang sangat penting bagi perusahaan.

HRD memiliki tanggung jawab yang beragam, mulai dari melakukan rekrutmen dan seleksi calon karyawan baru, mengembangkan dan meningkatkan kualitas human resource perusahaan, membuat peraturan yang berhubungan dengan sumber daya manusia (SDM), sampai dengan mendefinisikan serta mensosialisasikan setiap kebijakan maupun budaya yang dimiliki oleh perusahaan.

Berbagai peran HRD tersebut tentunya sangat kompleks, itu sebabnya, sangat penting bagi perusahaan untuk menetapkan standar operasional prosedur di bagian HRD (SOP HRD).

Baca Juga: ini Contoh Standar Operasional Prosedur untuk Setiap Aktivitas Perusahaan

Pengertian SOP

Standard Operating Procedure (SOP) adalah panduan yang mencakup langkah-langkah, prosedur, dan tahapan operasional standar dalam sebuah organisasi.

SOP bertujuan memastikan setiap keputusan, tindakan, dan penggunaan fasilitas pemrosesan dijalankan oleh anggota organisasi secara efektif, konsisten, standar, dan sistematis.

Apa itu sop HRD?

SOP HRD adalah panduan atau aturan yang digunakan untuk mengatur dan mengelola sumber daya manusia di perusahaan. SOP HRD mencakup berbagai aspek, seperti rekrutmen, pelatihan, pengembangan karir, dan manajemen kinerja.

SOP HRD sangat penting bagi perusahaan karena membantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan sumber daya manusia. Dengan menggunakan SOP HRD, perusahaan dapat memastikan bahwa setiap proses HRD dijalankan dengan konsisten dan terorganisir dengan baik.

Baca Juga : Langkah Tepat untuk HRD tangani Karyawan Berkinerja Buruk

Pentingnya SOP HRD Untuk Perusahaan

SOP HRD dalam perusahaan biasanya terdiri dari beberapa SOP lain yang terkait tugas HRD seperti:

• Standar operasional prosedur untuk melakukan rekrutmen
• Mengelola cuti karyawan
• Melakukan penilaian kinerja karyawan
• Pengunduran diri karyawan hingga standar operasional prosedur untuk mengelola setiap perjalanan dinas
• Dan masih banyak tugas HRD yang terdapat SOP di dalamnya.

Tentunya SOP yang ada harus berfungsi seperti berikut ini :

1. Sebagai Pedoman Anggota Tim Baru

Dengan memiliki SOP, tim HRD dapat mengurangi waktu untuk pelatihan tim anggota baru. Berikan mereka SOP, dan mereka akan mampu menyelesaikan tugas awal yang diberikan dengan baik tanpa melalui banyak pelatihan.

2. Sebagai Pedoman Operasional pada Saat Perekrutan Karyawan

SOP HRD harus menjelaskan tentang pedoman yang diperlukan pada saat proses seleksi dan rekrutmen karyawan baru di perusahaan.

Mulai dari memasang iklan di job portal lowongan, seleksi kandidat yang sesuai, test tertulis, sampai dengan proses interview HRD dan interview user.

3. Karyawan Tidak Sembarangan Mengambil Cuti

Dalam SOP HRD juga mencakup SOP cuti karyawan, dimana di dalamnya terdapat peraturan seperti:

• Tentang berapa kali diperbolehkan mengambil cuti dalam satu tahunnya
• Bagaimana dengan pembayaran kompensasi cuti apabila tidak diambil
• Peraturan cuti bersama perusahaan, peraturan ganti hari, dan lain-lain.

4. Mengatur Pengunduran Diri Karyawan

Ketika seorang karyawan ingin buru-buru resign dari perusahaan untuk tujuan tertentu, mereka tidak bisa langsung resign pada hari itu juga.

SOP HRD juga harus mengatur perihal pengunduran diri karyawan menjadi tidak sembarangan.

Baca Juga: Cara Menyusun SOP Rekrutmen Karyawan dan Contoh Template-nya

Contoh SOP HRD Perusahaan

SOP HRD merupakan kumpulan prosedur dan langkah-langkah standar yang harus diikuti oleh departemen SDM untuk memastikan bahwa setiap proses dikelola dengan konsisten, akurat, dan sesuai dengan aturan.

Berikut adalah beberapa contoh SOP HRD:

1. Rekrutmen
   • Analisis Jabatan: Menetapkan kriteria dan kualifikasi yang dibutuhkan untuk posisi yang akan diisi.
   • Sumber Kandidat: Menentukan tempat untuk mencari calon, seperti situs rekrutmen dan jaringan profesional.
   • Seleksi dan Penilaian: Mengikuti proses seleksi termasuk meninjau aplikasi, melakukan wawancara, dan tes keterampilan.
   • Keputusan Penyeleksian: Memutuskan apakah akan menerima atau menolak calon berdasarkan hasil seleksi.
     
     
2. Onboarding
   • Persiapan Pra-Onboarding: Menyusun materi onboarding yang mencakup informasi penting tentang perusahaan dan tugas baru.
   • Pengenalan Kebudayaan Perusahaan: Memperkenalkan nilai-nilai dan budaya perusahaan kepada karyawan baru.
   • Orientasi Pekerjaan: Menyediakan informasi tentang tugas dan tanggung jawab serta akses ke alat kerja yang diperlukan.
   • Pemantauan dan Evaluasi: Memberikan dukungan dan bimbingan selama periode onboarding dan mengevaluasi keberhasilannya.
     
3. Pelatihan dan Pengembangan
   • Identifikasi Kebutuhan Pelatihan: Mengidentifikasi keterampilan dan pengetahuan yang perlu dikembangkan.
   • Perencanaan Program Pelatihan: Merancang program pelatihan sesuai dengan kebutuhan dan tujuan organisasi.
   • Pelaksanaan Pelatihan: Menyampaikan materi pelatihan secara efektif dan memantau kemajuan peserta.
   • Evaluasi Pelatihan: Menilai efektivitas program pelatihan dan mengumpulkan umpan balik dari peserta.
     
     
4. Pemetaan Performa
   • Penetapan Tujuan dan Harapan: Menetapkan tujuan yang jelas untuk setiap karyawan dan menyepakati harapan kinerja.
   • Monitoring dan Umpan Balik: Memantau kinerja secara rutin dan memberikan umpan balik yang membangun.
   • Pengembangan Rencana Perbaikan: Mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki dan merencanakan tindakan perbaikan.
   • Peninjauan Kinerja dan Pemutusan Hubungan Kerja: Melakukan evaluasi kinerja dan memutuskan tentang promosi atau PHK jika diperlukan.
     
     
5. Kompensasi dan Tunjangan
   • Penetapan Kebijakan Kompensasi: Menetapkan kebijakan terkait gaji, tunjangan, dan insentif.
   • Evaluasi Kinerja dan Penilaian Gaji: Melakukan evaluasi berkala untuk penyesuaian gaji.
   • Administrasi Tunjangan dan Manfaat: Mengelola administrasi tunjangan dan manfaat karyawan dengan efisien.
   • Komunikasi Kebijakan Kompensasi: Menginformasikan kebijakan kompensasi kepada karyawan dengan jelas.
     
     
6. Cuti
   • Pengajuan Tanggal Cuti: Talenta harus mengajukan cuti dengan pemberitahuan sebelumnya untuk mempermudah perencanaan.
   • Izin dari Atasan: Atasan memberikan persetujuan untuk cuti yang diajukan.
   • Pencatatan oleh HR: HR mencatat cuti yang disetujui untuk dokumentasi dan evaluasi masa depan.

Dengan SOP yang terstruktur, departemen HR dapat mengelola berbagai proses dengan cara yang sistematis dan efisien.

Hal Penting yang Harus Diperhatikan dalam SOP HRD

Nah, jika Anda sedang ditugaskan untuk membuat SOP HRD bersama tim Anda, berikut adalah beberapa hal yang perlu Anda perhatikan, antara lain:

1. Menyusun Rencana Kerja Karyawan

Dalam SOP HRD, susunan rencana kerja karyawan dibuat dengan melakukan meeting internal antara bagian HRD dengan petinggi perusahaan.

Tuliskan secara jelas, apa yang menjadi tujuan perusahaan, serta strategi-strategi dan kebutuhan yang diperlukan untuk mencapai target perusahaan di masa datang.

2. Setiap Prosedurnya harus Jelas

Setelah rencana kerja karyawan tersusun, langkah selanjutnya adalah membuat alur kerja atau prosedur. Dalam membuat alur kerja, perhatikan urutannya untuk setiap proses pekerjaan.

Bahasa yang digunakan dalam prosedur kerja harus benar-benar mencerminkan proses bisnis yang berjalan di perusahaan Anda.

3. Cara Menetapkan Bonus dan Keuntungan bagi Karyawan

Penentuan bonus dan keuntungan yang akan diberikan kepada karyawan haruslah bersifat objektif.

Artinya, penetapan bonus dan keuntungan harus sesuai dengan kebijakan perusahaan, tanpa menggunakan parameter pribadi seperti kedekatan karyawan dengan atasan dan penilaian pribadi lainnya.

4. Masalah Rekrutmen dan Kontrak Kerja Karyawan

Perhatikan dan pastikan Anda tidak melanggar perundang-undangan pada saat Anda membuat SOP untuk Rekrutmen dan Kontrak Kerja Karyawan.

SOP HRD yang baik untuk kedua hal tersebut dapat dijadikan sebagai pedoman bagi perusahaan dalam menjaga kredibilitas dengan tidak melanggar peraturan dalam Undang-undang Ketenagakerjaan.

5. Jangan Lupa untuk Mensimulasikan SOP HRD yang Anda Buat!

Setelah semua langkah di atas Anda lakukan, kini saatnya Anda mensimulasikan SOP HRD yang telah Anda buat untuk mengetahui seberapa efektif SOP tersebut.

Apabila dalam prosesnya, ternyata terjadi masalah dan ada ketidaksesuaian, jangan khawatir, karena Anda masih bisa melakukan review dan evaluasi ulang.

Kelola SOP perusahaan dengan Software HRIS dari LinovHR

 
Untuk menunjang proses simulasi SOP HRD yang Anda buat, ada baiknya Anda melakukan review dan perbaikan-perbaikan secara terus-menerus.

Anda juga bisa menggunakan bantuan software HRD untuk menunjang proses simulasi SOP HRD yang Anda lakukan.

Salah satu Software HRD yang dapat anda gunakan adalah LinovHR dengan Software HRD LinovHR akan membantu menjalankan proses operasional perusahaan menjadi lebih baik.

Dengan berbagai fitur yang ada di Software HRD LinovHR  akan membantu anda dalam mengelola Administrasi HRD.

Seperti database seluruh karyawan, cuti karyawan sampai sistem payroll atau penggajian karyawan, baik karyawan tetap maupun outsourcing.

Bahkan membantu perhitungan Pajak Penghasilan (PPH 21) untuk karyawan tetap maupun karyawan tidak tetap, slip gaji, BPJS masing-masing karyawan dan lain sebagainya sehingga manajemen sumber daya manusia yang anda lakukan dapat dilaksanakan dengan sangat akurat.