SOP merupakan singkatan dari Standard Operational Procedures. Suatu perusahaan berdiri berdasarkan beberapa peraturan dasar yang menjadi landasan untuk beroperasi. Landasan tersebut dinamakan Standard Operational Procedures atau yang lebih akrab disebut SOP.
Penyusunan dan implementasi dari SOP perusahaan pun tak main-main, harus melalui beberapa tahapan yang ketat. Berkat bantuan teknologi, perusahaan di era modern dapat menerapkan SOP-nya dengan tepat sesuai kebutuhan dan terintegrasi satu sama lain.
Kok bisa ya? Simak bahasan LinovHR di bawah ini!
Apa itu SOP?
Standard Operating Procedure (SOP) adalah dokumen tertulis yang menjelaskan serangkaian yang harus diikuti untuk menyelesaikan tugas atau proses tertentu secara konsisten dan efisien.
SOP digunakan di berbagai organisasi untuk memastikan bahwa semua pegawai memahami dan melaksanakan tugas dengan cara yang sama, mengurangi variasi dan kesalahan.
Selain itu, SOP sering digunakan untuk menunjukkan kepatuhan terhadap peraturan atau praktik operasional, serta untuk mendokumentasikan bagaimana tugas harus diselesaikan dalam sebuah organisasi, kelompok, atau individu.
Pada awal pertumbuhan sebuah perusahaan, CEO atau tim manajemen biasanya membuat semua keputusan internal. Namun, ketika perusahaan mencapai ukuran tertentu, metode pengambilan keputusan ini dapat membatasi kapasitas perusahaan untuk tumbuh lebih lanjut.
Hal ini disebabkan karena CEO atau tim manajemen tidak dapat membuat semua keputusan dalam kerangka waktu yang sesuai atau terlibat dalam setiap aspek bisnis.
Pada titik inilah SOP menjadi penting, berfungsi sebagai dokumen yang mengatur dan mengontrol seluruh proses bisnis. SOP juga menjadi cara efektif untuk mengkomunikasikan perubahan dalam cara kerja bisnis kepada karyawan.
Baca Juga: Pentingkah SOP HRD dalam Perusahaan?
Pengertian SOP Menurut Para Ahli
Untuk memahami SOP lebih mendalam, mari simak pengertiannya menurut para ahli sebagaimana dirangkum berikut ini:
1. Arini T. Seomohadiwidjojo (2015)
Standard Operating Procedure (SOP) atau disebut juga prosedur adalah dokumen yang jelas dan rinci untuk menjabarkan metode yang digunakan dalam mengimplementasikan dan melaksanakan kebijakan dalam suatu organisasi yang ditetapkan dalam pedoman.
2. Annie Sailendra (2014)
SOP dapat diartikan sebagai panduan proses kerja yang harus dilaksanakan setiap elemen perusahaan maupun instansi.
3. Laksmi (2008)
Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah dokumen yang berkaitan dengan prosedur yang dilakukan secara kronologis untuk menyelesaikan suatu pekerjaan yang bertujuan untuk memperoleh hasil kerja yang paling efektif dari pekerjaan dengan biaya serendah-rendahnya.
4. Arnani P (2016)
Standard Operating Procedure (SOP) juga didefinisikan sebagai serangkaian instruksi kerja tertulis yang dibakukan (terdokumentasi) mengenai proses penyelenggaraan administrasi perusahaan, bagaimana dan kapan harus dilakukan, di mana dan oleh siapa dilakukannya.
5. Insani (2010)
SOP adalah dokumen yang memuat serangkaian perintah atau instruksi yang telah dibuat secara tertulis, yang terdiri dari cara melakukan pekerjaan, tempat penyelenggaraan, waktu pelaksanaan, dan individu yang terlibat dalam aktivitas.
Tujuan SOP Perusahaan
Berikut beberapa tujuan adanya SOP dalam sebuah perusahaan:
1. Meningkatkan produktivitas
Dengan memastikan bahwa semua prosedur diikuti dengan benar, SOP dapat membantu meningkatkan produktivitas dan kinerja organisasi atau perusahaan.
2. Meningkatkan efisiensi
Dengan mengikuti prosedur yang terstandarisasi, organisasi atau perusahaan dapat mengurangi waktu dan biaya yang diperlukan dalam menjalankan proses atau kegiatan tertentu.
3. Meningkatkan kualitas
SOP dapat membantu meningkatkan kualitas hasil kerja dengan memastikan bahwa semua anggota tim atau karyawan mengikuti prosedur yang sama dan konsisten.
4. Meningkatkan keselamatan
SOP dapat membantu mengurangi risiko cedera atau kecelakaan dengan memastikan bahwa semua prosedur keselamatan telah diikuti dengan benar.
5. Meningkatkan akuntabilitas
Dengan memiliki prosedur yang jelas dan terstandarisasi, organisasi atau perusahaan dapat memastikan bahwa semua anggota tim atau karyawan bertanggung jawab atas tindakan mereka.
6. Memudahkan pelacakan dan pengawasan
SOP dapat membantu memudahkan pelacakan dan pengawasan kegiatan organisasi atau perusahaan dengan mencatat langkah-langkah yang harus diikuti dan hasil yang diharapkan.
7. Memastikan kepatuhan
SOP dapat membantu memastikan bahwa semua anggota tim atau karyawan mengikuti aturan dan regulasi yang berlaku serta meminimalkan risiko pelanggaran.
Fungsi SOP Perusahaan
SOP memegang peranan penting di sebuah perusahaan. Mari simak fungsi SOP berikut ini.
1. Menjamin Konsistensi
Dengan adanya panduan yang jelas, setiap anggota tim atau departemen akan tahu bagaimana melakukan tugas mereka dengan tepat, sehingga risiko human error dapat diminimalkan.
Ketika semua orang mengikuti prosedur yang sama, pelanggan atau stakeholder dapat mengharapkan kualitas yang konsisten dalam produk atau layanan.Â
2. Meningkatkan Efisiensi dan Efektivitas
SOP juga berperan dalam meningkatkan efisiensi dan produktivitas. Dengan memiliki panduan yang terstruktur, proses kerja dapat ditingkatkan untuk menghemat waktu dan sumber daya.Â
Karyawan yang terlatih dengan baik akan lebih efisien dalam menjalankan tugas mereka, dan ini dapat mengurangi waktu yang dihabiskan dalam menyelesaikan pekerjaan.Â
3. Instrumen Pelatihan dan Pengembangan Karyawan
SOP juga berfungsi sebagai alat pelatihan dan pengembangan karyawan. Ketika ada SOP yang baik, organisasi dapat menggunakan panduan ini untuk melatih karyawan baru.Â
Karyawan juga dapat membaca SOP untuk mengingat kembali prosedur yang mungkin jarang mereka gunakan.Â
Ini membantu memastikan bahwa semua karyawan memiliki pemahaman yang seragam tentang bagaimana tugas-tugas harus dilakukan.
4. Memastikan Kepatuhan Hukum
Di banyak industri, kepatuhan terhadap regulasi dan undang-undang sangat penting. SOP membantu organisasi untuk mematuhi berbagai peraturan yang berlaku.Â
Dengan merinci langkah-langkah yang harus diikuti, SOP membantu mengurangi risiko melanggar hukum atau peraturan yang berlaku.Â
Ini dapat menghindari sanksi hukum, kerugian keuangan, dan kerusakan reputasi yang dapat disebabkan oleh ketidakpatuhan.
5. Manajemen Risiko
SOP juga berperan dalam manajemen risiko. Sebab, panduan yang jelas dalam SOP dapat membantu organisasi mengurangi risiko operasional yang mungkin timbul.Â
Ini termasuk menghadapi masalah seperti kebakaran, bencana alam, atau kecelakaan kerja. SOP membantu dalam merencanakan tindakan yang harus diambil dalam situasi-situasi darurat ini.
Baca Juga: 7 Langkah Membuat SOP dalam PerusahaanÂ
Manfaat Standar Operasional Prosedur (SOP)
Menurut penjelasan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara (Permenpan No.PER/21/M-PAN/11/2008), manfaat SOP bagi organisasi secara umum adalah sebagai berikut:
- Standarisasi Proses Kerja: SOP membantu menstandarisasi cara pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan tertentu, sehingga dapat mengurangi kesalahan dan kelalaian.
- Meningkatkan Kemandirian Staf: Dengan adanya SOP, staf dapat bekerja lebih mandiri tanpa perlu banyak intervensi dari manajemen, sehingga keterlibatan pimpinan dalam proses sehari-hari bisa berkurang.
- Meningkatkan Akuntabilitas: SOP mendokumentasikan tanggung jawab khusus dalam melaksanakan tugas, sehingga meningkatkan akuntabilitas.
- Pengukuran Kinerja: SOP menciptakan ukuran standar kinerja yang membantu pegawai memperbaiki kinerja mereka dan mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.
- Bahan Pelatihan: SOP menjadi bahan pelatihan yang membantu pegawai baru untuk cepat memahami dan melaksanakan tugasnya.
- Efisiensi Organisasi: SOP menunjukkan bahwa organisasi dikelola dengan baik dan efisien.
- Panduan Pelayanan: SOP menyediakan pedoman bagi setiap pegawai di unit pelayanan untuk melaksanakan tugas sehari-hari.
- Menghindari Tumpang Tindih: SOP membantu menghindari tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas pemberian pelayanan.
- Penelusuran Kesalahan: SOP membantu menelusuri kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan, sehingga proses pelayanan dapat tetap berjalan dalam berbagai situasi.
Baca Juga: Cara Menyusun SOP Rekrutmen Perusahaan dan Contoh Template-nya
Prinsip SOP Perusahaan
Implementasi dan pelaksanaan SOP perusahaan harus memenuhi beberapa prinsip. Berikut ini prinsip yang mesti dipenuhi oleh perusahaan:
1. Konsisten
Pelaksanaan SOP harus dilakukan secara kontinu dan konsisten selama perusahaan masih beroperasi. Semua anggota dalam perusahaan harus mematuhi dan memastikan bahwa SOP yang ada sudah dijalani dengan sesuai.Â
2. Komitmen
Dalam menjalankan sebuah pedoman standar operasional prosedur dalam perusahaan, semua karyawan harus siap berkomitmen penuh tanpa terkecuali.Â
3. Perbaikan BerkelanjutanÂ
Perkembangan bisnis dan zaman menuntut perusahaan untuk lebih fleksibel dalam menerapkan dan menyusun prosedurnya.
Hal itu berguna agar perusahaan mampu bertahan dan menyesuaikan diri dengan kondisi sekitar. Maka, SOP harus terbuka terhadap penyempurnaan dan perbaikan untuk memperoleh prosedur yang efektif.Â
4. Mengikat
Semua bagian perusahaan baik jajaran atas maupun bawah akan terikat dengan SOP dalam mengerjakan tugasnya selama masih bekerja di perusahaan.
Bahkan harus terdapat sanksi jika ada karyawan yang tidak mematuhi pedoman standar operasional prosedur.
5. Seluruh Karyawan Memiliki Peran penting
Semua karyawan memiliki peran khusus yang berbeda satu sama lain. Bila peran tersebut tidak dipenuhi, akan mengganggu keseluruhan proses peran-peran tertentu dalam setiap prosedur yang distandarisasikan dan akan berdampak pada output produk perusahaan.
6. Terdokumentasi
Prosedur dan medopan yang dijadikan landasan dalam perusahaan harus didokumentasikan dengan baik. Sehingga saat dibutuhkan, karyawan akan lebih lebih mudah untuk mengakses data dan informasi yang diperlukan.
Baca Juga: Apa yang Dimaksud Business as Usual?
Software HRIS LinovHR Sebagai Sarana Implementasi SOP Perusahaan
Pada hakikatnya penyusunan dan implementasi SOP perusahaan kini mengikuti perkembangan zaman dan teknologi. Penggunaan kertas untuk penulisan dokumen pedopan dan aturan kerja pun tak lagi diperlukan.
Human Resource Department (HRD) selaku divisi yang berwenang untuk mengelola dan mengembangkan kinerja karyawan adalah salah satu pihak yang memegang peranan langsung dalam penyusunan, implementasi dan pengawasan SOP.
Untuk mempercepat dan meningkatkan produktivitas HRD berkaitan dengan SOP, Sudah saatnya HRD untuk menggunakan Software HRIS (Human Resource Information System).
Penyusunan dan dokumentasi SOP perusahaan menjadi satu kesatuan yang terpusat berkat bantuan Software HRIS dari LinovHR.
Implementasi dan penyusunan SOP akhirnya menjadi lebih mudah dan akurat didukung dengan sistem yang saling mengintegrasikan informasi satu sama lain.
Semisal dalam aspek SOP kinerja karyawan, Performance Management dalam HRIS akan memudahkan HRD untuk meninjau basic skills, job requirements, dan performance objective dari karyawan.
Sehingga sasaran kerja karyawan dari jajaran atas hingga bawah dalam beriringan dengan tujuan perusahaan.Â
Parameter evaluasi kinerja karyawan juga dapat terpantau secara runtut, dimana jika ditemukan penurunan kualitas kerja baik individu maupun tim, akan dilakukan keputusan strategis untuk menanggulanginya.
Penanggulangan tersebut dapat dilakukan dengan pelatihan maupun pengingatan kepada pihak terkait. Dengan demikian, perusahaan dapat berjalan sesuai arah yang ditetapkan untuk mencapai tujuan bersama. Sehingga mutu perusahaan dapat terjamin.Â
Sistem HRIS dari LinovHR adalah pilihan tepat bagi perusahaan sebagai sarana penerapan dan suksesi SOP perusahaan.
Cloud based server sebagai basis penyimpanan informasi akan menjamin kerahasiaan dan keamanan informasi karyawan.
Namun, perusahaan tetap dapat dengan mudah mengaksesnya kapan dan di mana saja jika sewaktu-waktu diperlukan di luar kantor.
Kemudahan dan manfaat HRIS dari LinovHR bukan lagi hal yang mustahil untuk dirasakan perusahaan. Hubungi LinovHR dan konsultasikan kebutuhan perusahaan kepada kami.
