Mengapa Perusahaan Butuh Software Training untuk Pelatihan Karyawan?

Salah satu cara agar proses training karyawan dapat berjalan lancar dan efektif adalah menggunakan software training.

Tetapi, masih banyak perusahaan yang mempertanyaan fungsi serta manfaat apa dari penggunaan software tersebut.

Akhirnya, mereka lebih memilih cara manual saat menyelenggarakan program pelatihan karyawan.

Padahal, skala perusahaan yang cukup besar mengharuskan perusahaan untuk selalu up-to-date dengan segala kebutuhan dan keperluan akan keterampilan dan kompetensi baru.

Cara yang paling mudah dan sering digunakan adalah melalui pelatihan. Program pelatihan dan pengembangan ini bisa terlaksana lebih maksimal dengan adanya software training.  

LinovHR akan menjelaskan mengapa perusahaan membutuhkan software training untuk program pelatihan karyawan. Langsung saja, simak artikel di bawah ini!

 

Memahami Training Software Lebih Dalam

Software training adalah sebuah perangkat lunak yang berguna untuk mengelola proses training perusahaan akan bisa berjalan dengan lancar.

Terdapat beberapa fitur penting yang harus ada di dalam training software di antaranya:

 

1. Learning Checklist

Sebelum melakukan training, perusahaan atau divisi HR akan melakukan perencanaan dan membuat daftar terkait hal apa saja yang akan dilakukan serta goals atau hasil yang harus dicapai oleh para peserta.

 

2. Calculate Budget Training

Saat proses training, pastinya perusahaan akan mengeluarkan sejumlah uang dari setiap jenis training yang akan diselenggarakan.

Maka dari itu, fitur untuk menghitung kalkulasi pengeluaran untuk biaya training merupakan hal wajib yang harus ada di dalam software training.

Dalam Software Training LinovHR, Anda bisa menemuinya pada fitur Budget Calculating.

 

3. Activity Catalog

Selain menghitung jumlah biaya yang keluar, fitur penting untuk merangkum hasil training seperti Activity Catalog juga harus tersedia pada training software.

Karena setelah selesai mengadakan pelatihan, divisi HR akan merangkum hasil pelatihan serta menghitung estimasi total biaya yang dikeluarkan.

 

4. Session

Biasanya beberapa jenis pelatihan akan berlangsung beberapa sesi. Fitur Session berfungsi sebagai pengaturan sesi pelatihan jika perusahaan ingin mengadakan beberapa sesi dari satu pelatihan yang akan berlangsung. 

 

5. Development Activity

Pada fitur Development Activity, kegiatan training dapat dikelola dengan baik dengan mengatur jenis training yang akan dilakukan, durasi, daftar peserta, jumlah biaya yang dikeluarkan hingga mengatur kompetensi apa saja yang akan dicapai.

Penjelasan di atas merupakan fitur-fitur penting yang harus ada dalam software training. Semua fitur tersebut bisa Anda dapatkan dengan mudah dengan memanfaatkan training software dari LinovHR.

 

Baca Juga : Menyusun Vestibule Training Bersama LinovHR

 

Jenis-Jenis Training Software

Software training akan menawarkan beberapa jenis perangkat yang bisa Anda pilih sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Agar tidak salah memilih, simaklah penjelasan dari tiap jenis training software.

 

Standalone

Jenis dari training software ini akan sangat cocok untuk dikembangkan dalam menangani niche atau area fungsional tertentu. Jenis ini akan dikembangkan dan dijual terpisah oleh vendor.

Jenis standalone akan lebih mudah untuk dikonfigurasikan dan memberikan penawaran yang lebih baik daripada menggunakan eLearning. Selain itu, perusahaan akan memiliki akses ke pelaporan selanjutnya.

Namun sisi negatifnya, jika Anda memelihara banyak sistem hanya akan menyediakan sedikit konektivitas silang yang akan membuat tantangan integrasi.

 

Integrated

Yang terbaik dari rangkaian Learning Management System (LMS) ini adalah modul yang bisa terintegrasi ke dalam sistem yang lebih luas seperti tools Enterprise Resource Planning (ERP) atau Human Capital Management (HCM).

Jenis ini akan sangat cocok jika Anda menginginkan banyak solusi hanya dari satu vendor saja.

Manfaat utama dari jenis Integrated ini adalah Anda tidak perlu repot untuk melakukan banyak hal karena semua kegiatan pelatihan sudah dilakukan oleh sistem.

Namun kekurangannya, Anda akan sulit untuk menggantinya karena sistem terkunci dan jika membutuhkan fitur dan fungsi tambahan, sistem hanya menyediakan sedikit opsi.

 

Propiatery 

Proprietary software merupakan perangkat lunak dengan hak kekayaan intelektualnya dimiliki oleh orang lain atau penerbit software itu sendiri. Hal ini termasuk dengan hak cipta dari source code atau bisa juga hak paten.

Vendor sistem biasanya akan membatasi jumlah perangkat dimana software akan digunakan. Selain itu jenis proprietary akan melarang pengguna untuk menginstall software pada perangkat tambahan.

Hal ini akan mengeluarkan biaya lisensi per-user pada setiap tahunnya.

 

Open-Source

Jenis open-source adalah jenis software di mana seluruh source code akan dirilis di bawah lisensi.

Pemegang hak cipta akan memberikan hak kepada para penggunanya untuk menggunakan, mempelajari, mengubah, serta mendistribusikan software kepada siapa saja dengan tujuan apapun.

Keunggulan dari open-source ini penggunanya tidak perlu mengeluarkan biaya lisensi, tetapi pengguna akan dikenai biaya implementasi, maintenance, dan support yang sewaktu-waktu akan bertambah.

 

Baca Juga: Apa itu Internet of Things? Simak Ulasan Berikut Ini! 

 

5 Manfaat Memiliki Software Training

Beberapa manfaat yang akan Anda dapatkan jika memiliki software training adalah:

 

1. Biaya Training yang Relatif Murah

Melalui software training, perusahaan akan terbebaskan dari seluruh biaya yang terkait dengan perjalanan, instruktur, dan materi.

 

2. Dapat Diakses Secara Mudah

Dengan training software, Anda bisa mengelola seluruh kegiatan pelatihan hanya melalui satu aplikasi saja.

Hal ini akan memudahkan setiap tim yang terlibat untuk mengaksesnya kapan saja dan dimana saja hanya dengan memanfaatkan koneksi internet.

 

3. Efektif

Software training akan membuat seluruh pekerjaan lebih efektif.

Hal ini karena seluruh pekerjaan akan dilakukan secara otomatis mulai dari membuat, mengelola, sampai memberikan pelatihan.

 

4. Memudahkan Pelacakan Progres dan Kinerja Peserta

Manfaat lain dari software ini yaitu Anda bisa bisa dengan mudah untuk melacak KPI, membuat laporan, dan melacak metrik utama.

Anda juga bisa melihat apakah seluruh tim sudah memenuhi target pencapaian.

 

5. Proses Pelatihan Lebih Singkat

Proses pelatihan akan berlangsung secara singkat karena mereka akan mendapatkan materi secara langsung dan teratur.

Dengan begitu, proses pelatihan tidak akan membutuhkan waktu yang lama.

 

Hal yang Harus Disiapkan Sebelum Menggunakan Training Software

Saat perusahaan akan menyelenggarakan program pelatihan karyawan, terdapat beberapa hal yang harus dipersiapkan sebelum menggunakan training software, antara lain:

 

1. Konten Pelatihan

Saat melakukan training, perusahaan harus menyiapkan konten atau materi dan sumber daya pelatihan. Contohnya adalah dengan menyiapkan dokumen, gambar, panduan pelatihan, serta slide presentasi.

Agar pelaksanaan training bisa lebih maksimal, siapkan lebih dari satu konten agar proses pelatihan bisa lebih menarik dan tidak membosankan.

Buatlah konten yang sesuai dengan kebutuhan dan pengalaman belajar peserta. Fokuslah untuk menyajikan konten yang bermanfaat dan dapat memecahkan sebuah masalah sehingga para peserta dapat mengembangkan skill mereka.

 

2. Administrator 

Program training tentu saja harus memiliki orang yang akan bertanggung jawab untuk pembuatan konten, mengelola, memberikan pelatihan, serta memantau kinerja peserta.

Diperlukan adanya administrator yang akan bertanggung jawab untuk merencanakan dan melaksanakan seluruh rangkaian training.

Orang tersebut harus selalu termotivasi, mampu menemukan solusi dengan cepat, memiliki jiwa leadership dalam mengembangkan keterampilan karyawan untuk membantu dalam mencapai potensi mereka.

Selain itu, administrator biasanya akan ditugaskan untuk memasarkan program pelatihan secara internal sehingga setiap karyawan dapat mengetahui peluang dalam pengembangan skill.

 

3. User dan Groups

Anda harus menentukan siapa saja sasaran audiens dan bagaimana program training dapat mengatur dan mensegmentasi para audiens. Anda bisa membaginya sesuai dengan peran.

Dalam hal ini, Anda bisa menentukan jenis training apakah berdasarkan kriteria peserta, apakah pelatihan akan dikelompokkan, dan juga apakah para peserta akan mendaftarkan pelatihan secara mandiri atau akan dikoordinir oleh perusahaan.

 

4. Model Pembelajaran

Tentukanlah model pembelajaran yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.

Umumnya, model pembelajaran yang dipakai adalah eLearning, pembelajaran campuran, serta pelatihan yang dipimpin oleh seorang instruktur atau Instructor Led-Training (ILT).

Di dalam e-Learning, para karyawan akan dilatih secara online. Bisa dikatakan, karyawan akan belajar secara otodidak. Bila Anda memilih ILT, maka karyawan akan mendapatkan arahan dari seorang instruktur menyampaikan pelatihan secara tatap muka atau secara virtual.

 

5. Evaluasi Peserta

Evaluasi peserta akan berguna untuk mengukur potensi yang didapatkan peserta dari program pelatihan yang mereka ikuti.

Saat melakukan evaluasi dan penilaian ini, Anda bisa memasukan beberapa komponen seperti kehadiran, ketepatan dalam menyelesaikan tugas, dan komponen lainnya.

 

6. Pelaporan 

Pelaporan memiliki fungsi untuk menampilkan hasil penilaian dan evaluasi yang dilakukan peserta. Saat membuat laporan, Anda harus menyiapkan KPI untuk membuat grafik penilaian peserta.

 

Contoh Penggunaan Software Training untuk Pelatihan Karyawan

 

Sebuah pelatihan bertujuan untuk memberikan manfaat kepada perusahaan dan karyawan. Di bawah ini terdapat kasus yang terjadi saat menyelenggarakan program pelatihan.

 

Orientasi Karyawan Baru (Onboarding)

Orientasi karyawan baru atau dikenal sebagai onboarding akan berguna untuk memberikan pelatihan dan sumber daya yang mereka butuhkan untuk lebih mengenal peran mereka, kebijakan, serta prosedur dalam perusahaan.

Maka karyawan baru lebih mudah untuk beradaptasi di lingkungan kerja. 

 

Pelatihan Internal

Pelatihan internal bisa dilakukan secara beragam. Misalnya, Anda mungkin harus meningkatkan keterampilan karyawan Anda dengan pelatihan tentang produk dan layanan baru.

Atau Anda mungkin perlu memberikan  model pelatihan baru sehingga para karyawan bisa diberikan pemahaman tentang langkah-langkah keamanan.

 

Pelatihan Regulasi

Software Training memungkinkan perusahaan untuk melakukan penilaian karyawan, terutama untuk pelatihan regulasi. Anda dapat membuat alur kerja yang menyederhanakan penilaian untuk regulasi dan jenis pelatihan lainnya.

Tanpa perangkat lunak pelatihan, perusahaan akan lebih sulit untuk menentukan cara dalam melatih para karyawan.

 

Pelatihan Eksternal untuk Mitra dan Client

Pelatihan eksternal akan memastikan bahwa setiap client dan mitra sebagai peserta memiliki pengetahuan tentang produk yang perusahaan sediakan. 

Tujuan utama pelatihan eksternal untuk memastikan setiap peserta mengetahui cara menggunakan produk dengan benar agar produk yang akan diluncurkan atau disediakan bisa diterima lebih baik di masyarakat. 

 

Mobile / Remote Workforce

Khusus perusahaan yang memiliki karyawan yang bekerja secara remote, pelatihan tatap muka mungkin bukan pilihan yang memungkinkan.

Pelatihan online akan memecahkan tantangan ini dengan menyediakan akses ke materi dan kursus pelatihan kapan saja dan di mana saja. 

Selama mereka memiliki koneksi internet, mereka dapat memperoleh informasi yang mereka perlukan kapan pun mereka membutuhkannya dari mana saja.

 

Learning Management System LinovHR Mudahkan Training Karyawan

 

Dari semua penjelasan di atas, dapat diketahui bahwa penggunaan software training memiliki beragam manfaat yang akan memudahkan proses pelatihan karyawan di perusahaan.

Jika proses pelatihan dan pengembnagan karyawan berjalan lancar, maka dapat dipastikan kualitas karyawan juga ikut meningkat.

Software Training yang paling banyak digunakan perusahaan adalah Learning Management System dari LinovHR.

Learning Management System dari LinovHR berguna untuk mengelola setiap hal yang berkaitan dengan program pelatihan dan pengembangan karyawan. Sehingga kapabilitas, skill, kompetensi karyawan akan lebih meningkat.

Itulah beberapa penjelasan singkat mengenai software training. Ingin perusahaan Anda mengadakan program pelatihan yang lebih lengkap, akurat, dan cepat? 

 

Segera hubungi LinovHR sekarang dan jadwalkan demo bersama tim kami!