Pengelolaan karyawan yang kian kompleks dan beragam membuat HRD harus semakin teliti dalam memaksimalkan produktivitas, khususnya dalam perusahaan besar yang membutuhkan pengelolaan secara komprehensif.
Sebab, perusahaan besar harus mengelola begitu banyak karyawan internal serta bersaing dalam menggaet kandidat terbaik untuk mengembangan bisnis. Maka dari itu, tak heran pemanfaatan Software SDM semakin dilirik berbagai perusahaan.
Apa sebenarnya Software SDM ( Sumber Daya Manusia) ini?
Software SDM untuk Pengelolaan Karyawan di Perusahaan
Tugas HRD dari hari ke hari kian beragam dan tidak hanya berkutat di tugas administrasi karyawan saja. HRD harus mempertimbangkan berbagai tugas lain yang melibatkan analisis mendalam seperti rekrutmen, suksesi dan strategi pengembangan karyawan. Hal-hal inilah yang nantinya akan berpengaruh besar kepada perkembangan perusahaan.
Di sisi lain, tugas administrasi pun tidak boleh disepelekan. Selama ini tugas administrasi HRD yakni penggajian, rekapitulasi absen, dan rekap cuti dikenal memakan waktu cukup lama.
Solusi yang bisa dicoba HRD adalah menggunakan software dalam pengelolaan karyawan.
Software SDM sangat penting bagi perusahaan. Implementasi software yang tepat dapat membantu perusahaan meminimalisir berbagai kesalahan dari pengelolaan karyawan secara manual. Selain itu, menggunakan Software SDM juga membantu HRD dalam dokumentasi ratusan bahkan ribuan data karyawan dalam satu pusat.
Baca juga: 7 Komponen Penting dalam Sumber Daya Manusia
Fitur Wajib dalam Software SDM (Sumber Daya Manusia)
Apa yang membuat Software SDM (Sumber Daya Manusia) dinilai mampu mengatasi rumitnya manajemen karyawan khususnya di perusahaan besar?
Software ini didukung berbagai macam fitur unggulan yang mampu membantu kinerja HRD, antara lain :
Payroll
Penggajian karyawan atau lebih familiar disebut payroll tentu tak lagi asing bagi perusahaan, karena memang itulah salah satu kewajiban perusahaan kepada karyawan. Proses penggajian bulanan melibatkan berbagai data karyawan seperti status, jabatan, lembur, dan lainnya. Tak jarang keberagaman komponen ini membuat HRD pusing menghitung gaji karyawan.
Untungnya fitur payroll dari Software SDM dapat menuntaskan hal tersebut. Hanya dalam hitungan beberapa menit, sistem dapat mengotomatisasi dan memproses semua komponen penggajian menjadi gaji bersih yang siap dikirimkan kepada karyawan. Fitur payroll ini juga dapat membantu dalam memproses laporan penggajian dan slip gaji.
Baca Juga: Panduan Membuat Slip Gaji Otomatis Bersama LinovHR
Performance Management
Setiap karyawan adalah unik dan mempunyai potensi masing-masing. Bila perusahaan mampu melakukan manajemen SDM dengan baik, maka karyawan dapat mengeluarkan performa terbaiknya.
Untuk memudahkan manajemen personil, fitur performance management bisa membantu. Adapun kegiatan yang bisa dilakukan oleh fitur ini adalah penilaian kinerja, pemberian feedback, pembuatan laporan kinerja, sampai survei kepuasan kinerja karyawan.
Dengan pengelolaan kinerja karyawan yang holistik, perusahaan dapat menemukan berbagai sudut pandang supaya strategi pengembangan kinerja karyawan kian meningkat pesat.
Succession Management
Setiap jajaran penting dalam perusahaan tidak bisa diisi oleh sembarang orang. Dalam hal ini, HRD perlu mempersiapkan kandidat unggulan yang mampu mengisi posisi penting seperti CEO dan manajerial.
Mempersiapkan kandidat untuk mengisi posisi penting tentu tidak mudah. Fitur succession management yang akan membantu HRD dalam menyelenggarakan suksesi jabatan.
Fitur ini akan membantu HRD dalam mencari talenta unggulan di berbagai divisi yang nantinya akan dipersiapkan menjadi kandidat di posisi penting.
Sehingga jika tiba waktunya para petinggi harus pensiun, HRD tidak bingung untuk mencari pengganti.
Organization Management
Yang tak kalah penting dari pengelolaan karyawan adalah pengelolaan informasi perusahaan itu sendiri. Seperti yang diketahui, perusahaan berskala besar mempunyai beberapa jenis kantor cabang yang tersebar di mana-mana.
Melalui fitur organization management, HRD mampu melihat dan mengelola informasi perusahaan dalam garis besar. Misalkan mengatur company profile, unit kerja, hirariki, dan sebagainya dalam satu sistem.
Karena dikelola dalam satu sistem, informasi perusahaan pun juga lebih mudah untuk ditemukan ketika HRD sewaktu-waktu membutuhkan.
Personnel Administration
Karyawan merupakan aset berharga perusahaan. Begitu pula perusahaan wajib menjaga kerahasiaan dan keamanan informasi karyawan yang bekerja. Lewat fitur personnel administration, HRD dimudahkan dalam mengelola informasi karyawan secara terstruktur dan rapi. Mulai dari informasi latar belakang pendidikan, jabatan, skill, dan sebagainya bisa didokumentasikan lebih tertata.
Competency Management
Kompetensi karyawan yang mumpuni akan menghasilkan kinerja yang maksimal. Setiap unit kerja harus memiliki kompetensi khusus yang akan mendukung operasional perusahaan.
HRD bisa mengelola kompetensi tiap karyawan menggunakan fitur competency management. Yang menjadi keunggulan dari fitur ini adalah kemampuan untuk melakukan analisis gap kompetensi dan asesmen kompetensi secara otomatis. Sehingga membuat kinerja HRD menjadi efektif dan efisien.
Time Management
Waktu adalah uang. Istilah ini cukup relevan dengan operasional perusahaan. Jika perusahaan ingin memaksimalkan operasional perusahaan, maka perusahaan harus lebih dulu mengelola waktu dengan baik.
Fitur time management akan memfasilitasi manajemen waktu melalui pengaturan jadwal otomatis, rekap absen, dan pengelolaan cuti serta lembur. Semua informasi ini saling berhubungan satu sama lain dan akan ter-update real time jika mengalami perubahan.
Rekrutmen
Mendapatkan kandidat unggulan sudah pasti menjadi keinginan tiap HRD. maka dari itu, HRD perlu memaksimalkan proses rekrutmen karyawan agar mampu mendapatkan para bibit unggul.
Fitur rekrutmen dapat menjadi sarana yang tepat bagi efektifitas rekrutmen. Karena proses rekrutmen bisa lebih efektif, HRD mempunyai waktu lebih untuk menganalisa kandidat mana yang cocok dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Learning and Development
Pengembangan karyawan bertujuan untuk meningkatkan kemampuan yang akan berdampak pada kualitas performa. HRD dapat memanfaatkan fitur Learning and Development untuk membentuk program pengembangan karyawan. Mulai dari kurikulum atau sistem pelatihan, jenis pelatihan, serta penyusunan anggaran untuk program pelatihan bisa disusun melalui fitur ini.
Manfaat Menggunakan Software SDM
Otomatisasi dari Software SDM yang dirancang dengan baik dapat tumbuh bersama organisasi dan mendukung ekspansi perusahaan dari segi kualitas tenaga kerja di dalamnya.
Lantas, apa saja manfaat penggunaan software dalam manajemen karyawan?
Cepat
Otomatisasi membuat berbagai tugas HRD yang biasanya terkenal memakan waktu lama seperti penggajian, rekap data karyawan, dan penilaian kinerja bisa selesai dengan cepat. Hasil yang dikeluarkan oleh sistem pun juga akurat.
Baca Juga: Tujuan dan Fungsi MSDM dalam Perusahaan
Terorganisir dan Aman
Data karyawan dapat dikumpulkan, dilacak, diperbarui, dan dicari dengan cara yang terorganisir. HRD tidak perlu lagi menyisir lemari arsip atau menelusuri spreadsheet lagi. Tak hanya itu, keamanan dan kerahasiaan data karyawan juga terjamin berkat adanya dukungan server berbasis cloud.
Meminimalisir Human Error
Kelebihan menggunakan software HR berikutnya adalah meminimalisir kesalahan yang diakibatkan oleh human error.
Berkat semua sistemnya yang sudah terintegrasi secara digital, kemungkinan kesalahan pencatatan data lebih mudah untuk dihindari.
Membantu Pengembangan Strategi
Kemampuan analitik yang canggih dari sistem akan membantu perusahaan untuk menggali wawasan strategis dari data karyawan yang diolah melalui sistem. Perusahaan akan terbantu dalam aspek pengukuran dan penilaian kinerja, dimana aspek ini akan juga akan berpengaruh terhadap strategi untuk meningkatkan produktivitas dan keterlibatan karyawan.
Baca Juga: Performance Management: Pengertian, Tujuan, Tahapan dan Contohnya
Efisien
Dibandingkan dengan pencatatan manual atau berbasis spreadsheet, software dapat mengintegrasikan segala lini manajemen karyawan, dari kinerja, cuti dan ketidakhadiran, penggajian, dan sebagainya. Dengan begitu, kinerja HRD juga lebih efisien tanpa perlu berkutat dalam tugas yang repetitif dan memakan waktu lama.
Dari uraian di atas, tentu dapat ditarik kesimpulan bahwa implementasi software akan sangat membantu kinerja HRD untuk mengembangkan tenaga kerja yang lebih unggul.
LinovHR dapat menunjang pengelolaan karyawan lewat Software SDM dengan fitur dan tampilan yang mudah dipahami. HRD jadi lebih mudah dalam mengelola dan merumuskan berbagai strategi demi produktivitas karyawan.
