Karyawan adalah aset berharga perusahaan, apabila dikelola dengan baik maka akan membantu perusahaan mencapai keberhasilan. Oleh karena itu data karyawan harus dijaga dengan benar dan hati-hati.
Namun, mengurus data karyawan bukanlah perkara mudah. Apalagi ketika harus melakukannya secara manual, akan ada banyak tantangan dan sangat menyita waktu. Untuk itulah perusahaan membutuhkan software data karyawan.
Software data karyawan adalah sebuah sistem yang dirancang khusus untuk manajemen database karyawan secara digital. Software database karyawan memungkinkan tim HR untuk menyimpan, mengatur, dan mengelola data karyawan lebih efektif dan efisien. Keberadaan software ini juga merampingkan proses HR dan meningkatkan hubungan antara manajemen dan karyawan.
Sekarang ini, bahkan sudah ada software data karyawan gratis yang mulai banyak dipilih oleh perusahaan. Namun, sebelum Anda memutuskan untuk menggunakan software gratis, Anda perlu perhatikan lebih dulu apa kekurangannya dan mengapa justru Anda harus menghindarinya.
Simak penjelasan dari LinovHR berikut ini!
Kekurangan Software Data Karyawan Gratis
Belakangan ini, semakin banyak software data karyawan yang menawarkan pemakaian gratis.
Tawaran gratis ini tentu sangat menggiurkan perusahaan yang mulai “melek” untuk beralih melakukan digitalisasi sistem HR perusahaan.
Namun, sebelum Anda tertarik untuk menggunakannya, ada baiknya ketahui dulu kekurangan yang dimiliki oleh software data karyawan gratis, seperti berikut ini:
1. Fitur Terbatas
Ketika kita membicarakan software data karyawan, software tersebut tidak hanya harus memiliki fitur pengelolaan database karyawan. Sistemnya harus ditunjang juga dengan fitur lainnya seperti tracking kehadiran karyawan, manajemen kinerja, pengajuan cuti, izin, sampai dengan career path karyawan yang bersangkutan dalam satu tempat.
Sayangnya, fitur-fitur tersebut tidak bisa ditemukan dalam software data karyawan gratis. Ini karena mereka memiliki keterbatasan fitur. Bahkan, saking terbatasnya fitur tersebut tidak bisa menjawab kebutuhan perusahaan dalam pengelolaan data karyawan.
Biasanya, software ini hanya menyediakan fitur-fitur standar yang bisa Anda temukan pada Microsoft Excel. Selain fitur terbatas, biasanya juga tidak ada update sistem untuk menyempurnakan fitur yang sudah ada.
Software data karyawan gratis memang dirancang sederhana, itulah mengapa ia ditawarkan dengan cuma-cuma.
2. Tidak Ada Jaminan Kerahasiaan Data
Selain fitur yang disediakan terbatas, software data karyawan gratis tidak bisa menjamin keamanan data karyawan perusahaan Anda. Segala bentuk software yang gratis biasanya memiliki keamanan yang lemah dan mudah sekali untuk dimasuki virus malware.
Malware sendiri adalah program yang dirancang untuk merusak dengan cara menyusup ke sistem komputer. Malware bisa masuk ke sistem yang terinfeksi, dan memungkinkan terjadinya pencurian informasi perusahaan.Â
Keamanan data karyawan adalah hal penting yang harus dijaga perusahaan. Ini karena data-data tersebut bersifat informasi-informasi penting karyawan, mulai dari tanggal lahir, tempat tinggal, sampai dengan data rekening. Tentu bila terjadi kebocoran data, karyawan akan sangat dirugikan dan perusahaan pun bisa dituntut karena kelalaian ini.
Oleh karena itu, coba hal pertimbangkan sisi kekurangan satu ini sebelum perusahaan Anda menggunakan software data karyawan gratis.
3. Layanan Konsumen Kurang Baik
Software data karyawan gratis pada umumnya tidak memiliki layanan konsumen. Sekalinya pun ada, biasanya layanan konsumen tersebut kurang responsif. Ini karena biasanya software gratis bukan dikembangkan oleh tim dari suatu perusahaan melainkan oleh perorangan, sehingga tidak memikirkan layanan konsumen.
Tentu ini bisa merepotkan Anda ketika suatu waktu software tersebut mengalami kendala. Hal ini justru akan menghambat pekerjaan.
Baca juga: 5 Pilihan Terbaik Software Data Karyawan Untuk Perusahaan
4. Terdapat Limit Penyimpanan
Data karyawan sebuah perusahaan biasanya memiliki ukuran yang besar apalagi bila ukuran perusahaan besar pasti ukuran data tersebut akan lebih besar lagi. Apalagi, data karyawan termasuk suatu hal yang dinamis dan perlu pembaruan secara berkala. Dengan begini, tentu butuh software database yang memiliki memori yang besar.
Sayangnya, hal ini tidak bisa Anda dapatkan ketika menggunakan software data karyawan gratis. Mereka akan membatasi memori penyimpanan. Misalnya setiap perusahaan hanya akan mendapatkan 15 GB space penyimpanan. Tentu ini tidak akan cukup bagi perusahaan untuk menyimpan seluruh data dan melakukan pembaruan data.
Oleh karena itu, limit penyimpanan ini juga menjadi salah satu kekurangan yang perlu sekali Anda pertimbangan sebelum menggunakan software gratis.
Dengan berbagai kekurangan krusial yang dimiliki oleh software data karyawan gratis, tentu perusahaan sebaiknya berpikir dua kali sebelum menggunakannya apalagi jika Anda ingin menggunakan software ini dalam jangka panjang.
Bukan mempermudah dan meringankan pekerjaan, menggunakan software gratis justru akan menambah masalah baru di perusahaan. Tentu Anda tidak ingin mengambil risiko itu bukan?
Daripada dirugikan oleh software data karyawan gratisan, mengapa Anda tidak menggunakan software HRIS LinovHR yang sudah dilengkapi dengan Modul Personnel Administration.
Modul Personnel Administration adalah jawaban untuk perusahaan yang ingin membuat pengelolaan database karyawan lebih fleksibel. Di dalam modul ini, Anda dapat mengatur data karyawan dengan lengkap, mulai dari data pribadi karyawan, catatan kehadiran, riwayat pendidikan dan pengalaman, sampai dengan data payroll.
Semua fitur itu tersedia lengkap di satu tempat. Perusahaan juga bisa dengan leluasa melakukan kustomisasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Software HRIS Indonesia LinovHR juga sudah berbasis cloud sehingga menawarkan penyimpanan data yang lebih besar dan data lebih aman. Ini juga memudahkan perusahaan dalam menyinkronkan data-data karyawan sesuai kebutuhan dengan cepat.
Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai kecanggihan yang ditawarkan software HRIS LinovHR, Anda bisa ajukan demo secara gratis.
Hindari salah pilih software data karyawan, pilih yang benar-benar berikan solusi positif untuk perusahaan Anda!
