Apakah selama penggajian perusahaan Anda masih dilakukan dengan slip gaji manual atau sudah membuat slip gaji online?
Mendekati tanggal gajian, menjadi hari sibuk bagi HR khususnya bagian payroll. Mengurus segala administrasi, absensi, serta perhitungan payroll yang akurat membutuhkan waktu yang banyak.
Selain mempersiapkan sebelum penggajian, setelah penggajiannya pun harus mempersiapkan slip gaji.
Slip gaji merupakan bukti resmi dari perusahaan kepada karyawan sebagai jasanya selama bekerja di periode tersebut.
Hal ini penting terutama sebagai bentuk transparansi antar perusahaan yang wajib memberikan hak karyawan serta dokumen sah penghasilan karyawan.
Biasanya slip gaji masih diberikan dalam bentuk manual dengan keterangan berupa penjelasan penggajian dan nominalnya. Namun, zaman semakin berkembang, bentuk slip gaji juga berubah.
Saat ini banyak perusahaan yang sudah beralih menjadi yang lebih digital dengan beberapa pertimbangan lebih aman dan ringkas.
Namun bagaimana cara buat slip gaji online? Silahkan simak artikel ini dengan baik.
Cara Membuat Slip Gaji Online Lewat LinovHR
Untuk membuat slip gaji online yang baik, terdapat banyak jasa yang berkeliaran di online. Pastikan memilih jasa yang akurat dan terpercaya seperti LinovHR.
Dalam slip gaji online lewat LinovHR, terdapat beberapa tahapannya seperti :
- Data Bank Payroll : Dalam tahap ini, berfungsi untuk menyimpan informasi terkait proses penggajian
- Software Cloud-Base : Tahap ini terdapat menu Payment Method sebagai tempat penyimpanan seluruh payroll karyawan
- Account Code : Kode unik berfungsi sebagai penanda dan pengelompokan komponen payroll
- Payroll Component : Sebagai pengelola sesuai komponen payroll seperti gaji pokok, tunjangan, asuransi, dan lain sebagainya
- Payroll Group : Hal ini berfungsi sebagai pengaturan mulai dari metode pembayaran, kurs, dan pajak
- Employee Set : Sebagai pengelompokan karyawan sesuai dengan jabatan perusahaan.
- Payroll Process : Dalam tahap ini terdapat 4 penghitungan seperti penghitungan standard, THR, severance, dan retroactive
- e-Payroll : Sebagai penyimpan report payroll dalam bentuk online untuk memudahkan karyawan mengakses sesuai kebutuhan
- Slip Gaji : Fitur yang ‘life-changer’ karena dengan mudah di akses dan dapat di download dalam bentuk pdf
- Tax Calculator : Sebagai simulator pembayaran pajak penghasilan selama satu periode.
Baca Juga: THR Cair Tepat Waktu dengan Slip Gaji THR Online
Keunggulan Slip Gaji Online Dibandingkan Fisik
Dengan langkah yang mudah dan lengkap, pastinya terdapat keunggulan yang dapat Anda rasakan jika merubah sistem menjadi slip gaji online. Apa saja?
1. Perlindungan Data yang Lebih Aman
Slip gaji manual sering dicetak dan didistribusikan secara manual kepada karyawan di kantor. Ada unsur kerentanan dalam metode pengiriman ini karena slip gaji bisa hilang, salah tempat, dan lain sebagainya.
Slip gaji online memberikan perlindungan data yang lebih baik sebagai solusi yang aman. Dalam sistem online, mengharuskan karyawan untuk memasukkan informasi seperti nama pengguna dan kata sandi, serta pertanyaan keamanan.
2. Meningkatkan Produktivitas
Beralih yang lebih digital, membuat pekerjaan lebih ringan khususnya bagi HR Payroll. Semua yang sudah tersistem dalam software, sehingga tidak perlu buang waktu merekap secara manual terutama jika karyawannya banyak.
Sehingga dapat mengerjakan pekerjaan lain daripada harus fokus hanya mengerjakan payroll sendiri. Dengan begitu, produktivitas pun semakin meningkat.
Baca Juga: Cara Mengajukan Kartu Kredit Tanpa Slip Gaji
3. Menghemat Biaya
Biaya selama ini untuk print slip gaji serta kertasnya merupakan biaya yang cukup besar bagi perusahaan.
Dengan beralihnya ke sistem yang lebih online, malah menjadi lebih hemat karena tidak harus membuang uang lebih banyak. Apalagi jika ada kesalahan dalam mencetak. Malah semakin menambah pengeluaran.
4. Mudah Diakses
Kemudahan dalam mengakses dimana saja dan kapan saja menjadi keuntungan besar jika beralih ke slip gaji online. Apalagi jika butuh mendadak, hal ini tentunya menjadi pilihan yang sangat menguntungkan.
5. Transparansi dalam Penghitungan
Membicarakan detail tentang perhitungan gaji karyawan bisa menjadi salah satu hal yang sensitif baik bagi perusahaan maupun karyawan itu sendiri.
Dan dengan data yang tersimpan dalam aplikasi ini, slip gaji online dapat digunakan bagi perusahaan untuk memberikan berbagai detail dalam data yang ditulis dengan slip gaji.
6. Meningkatkan Efisiensi Keuangan
Jika perusahaan Anda masih menggunakan sistem slip gaji manual, pasti akan membutuhkan seseorang yang bertugas mentransfer data untuk menghitung waktu kerja, kehadiran, pajak, dan tunjangan.
Ini juga dapat mencakup uang tunai, kwitansi, dan pembuatan daftar transfer serta formulir pajak.
Proses ini bisa sangat panjang dan juga membutuhkan banyak waktu pada setiap gaji. Slip gaji online tentunya dapat membantu pekerjaan Anda dengan mudah hanya dengan beberapa klik saja.
7. Mempermudah dalam Pengelolaan Karyawan
Jika perusahaan Anda sering menggunakan peraturan yang sering berubah, bukan tidak mungkin karyawan juga akan terkena dampaknya. Hal ini juga terjadi jika peraturan dalam undang-undang sering berubah.
Baca Juga: Cek Gaji Secara Online Menggunakan ESS LinovHR
Contoh Slip Gaji Online
Berikut ini adalah beberapa contoh slip gaji online beserta informasi umum yang terdapat didalamnya.
- Informasi Identifikasi: Informasi pribadi karyawan seperti nama lengkap, nomor ID karyawan, alamat, dan kontak.
- Periode Gaji: Rentang waktu yang dicakup oleh slip gaji, misalnya, “Gaji Bulan September 2023.”
- Pendapatan Bruto: Total pendapatan sebelum potongan.
- Potongan: Daftar potongan seperti pajak penghasilan, asuransi kesehatan, dan kontribusi pensiun.
- Pendapatan Bersih: Total pendapatan setelah potongan.
- Rincian Gaji: Rincian tentang komponen gaji, termasuk gaji pokok, tunjangan, bonus, atau komisi.
- Perhitungan Pajak: Perincian pajak penghasilan yang dikenakan pada karyawan.
- Rekonsiliasi: Total pendapatan bersih setelah potongan dan pajak.
- Informasi Perbankan: Jika gaji disetor langsung ke rekening bank, informasi bank karyawan.
- Tanda Tangan Digital: Tanda tangan digital dari majikan atau tanda persetujuan karyawan.
Contoh Slip Gaji Online Yang diterima Karyawan
Mudahkan Pengelolaan Slip Gaji Menggunakan Aplikasi Payroll
Memberikan slip gaji kepada karyawan adalah salah satu tanggung jawab perusahaan. Pemberian slip gaji ini menjadi bukti transparansi perusahaan kepada karyawan terkait gaji dan tunjangan yang mereka terima.
Namun, sayangnya masih banyak perusahaan yang mengabaikan fungsi penting dari slip gaji bagi karyawan. Hal ini sering terjadi karena perusahaan merasa membuat slip gaji adalah hal yang merepotkan dan menyita waktu.
Padahal, saat ini membuat slip gaji bisa diproses dan dikelola lebih mudah dengan bantuan Aplikasi Payroll LinovHR. Di mana dengan aplikasi ini perusahaan bisa secara generate membuat slip gaji karyawan setelah proses penghitungan gaji selesai.
Hal ini sangat mungkin dilakukan karena di dalam Aplikasi Payroll LinovHR tersedia fitur Salary Slip.
Fitur khusus ini dapat membantu HR membuat slip gaji online dengan bentuk file PDF. Di dalam prosesnya, HR bisa mengatur apa saja komponen gaji yang akan dimasukkan ke dalam slip gaji. Seperti gaji pokok, tunjangan, sampai berbagai jenis potongan yang dikenakan kepada karyawan.
Pembuatan slip gaji juga dapat dipilih berdasarkan tahun, atau juga berdasarkan group payroll.
Setelah pembuatan slip gaji selesai, HR pun langsung dapat mengirimkannya secara otomatis melalui email karyawan.
Dari sisi karyawan, mereka pun bisa meminta dan mengakses slip gaji melalui menu Payslip.
Dengan menggunakan Aplikasi Payroll LinovHR, membuat dan mengelola slip gaji karyawan menjadi lebih mudah dan cepat.
Ayo ajukan demo gratis sekarang dan ketahui lebih jauh bagaimana Aplikasi Payroll membantu pengelolaan dan slip gaji di perusahaan Anda!
