Beberapa tahun belakangan, laju perubahan teknologi yang begitu cepat mendorong berbagai tuntutan bagi perusahaan untuk beradaptasi dalam penggunaan teknologi.
Salah satu contohnya adalah dengan menggunakan perangkat lunak untuk mengukur dan mengembangkan kompetensi karyawan.
Perusahaan harus mengukur dan mengembangkan kompetensi karyawan untuk menjaga kebutuhan skill di masa yang akan datang.
Oleh sebab itu, skills inventory dibutuhkan di perusahaan. Pada dasarnya, skill inventory adalah suatu alat bisnis strategis yang perlu dimiliki oleh perusahaan untuk melancarkan bisnisnya.
Lantas, apa yang dimaksud dengan skill inventory dan bagaimana cara membuatnya? Artikel dari LinovHR berikut ini akan menjelaskan selengkapnya tentang skills inventory untuk Anda.
Simak ulasannya berikut ini ya!
Apa Itu Skill Inventory?
Skills inventory adalah sebuah daftar komprehensif dari pengalaman kerja, keterampilan profesional, dan kualifikasi pendidikan karyawan di perusahaan.
Daftar tersebut digunakan perusahaan untuk menciptakan basis data yang dapat mencatat dan melacak kompetensi karyawan secara otomatis.
Hal ini akan membantu para pihak manajemen atau HR untuk mengarahkan perusahaan kepada fokus utama dalam proses rekrutmen, manajemen talenta, dan pengembangan keterampilan karyawan.
Skills inventory akan memberikan suatu pedoman bagi para pemangku kepentingan untuk membantu mereka dalam pengambilan keputusan untuk berinvestasi terhadap sumber daya manusia di perusahaan.
Tujuan Skill Inventory
Adapun tujuan dari pembuatan skills inventory adalah sebagai berikut:
1. Pelatihan dan Pengembangan Karyawan
Tujuan yang pertama dari skills inventory adalah untuk pelatihan dan pengembangan karyawan. Hal ini akan membantu perusahaan dalam mendeteksi kesenjangan antara keterampilan yang diperlukan dan dikuasai karyawan saat ini.
Sehingga, perusahaan bisa dengan tepat untuk memberikan program pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan karyawan.
2. Talent Acquisition
Melacak keterampilan karyawan akan memungkinkan perusahaan dalam merekrut talenta yang tepat untuk mengisi skill gap yang mungkin terjadi di perusahaan.
Divisi HR dapat membuat keputusan berbasis data tentang kandidat yang akan dipilih selama proses perekrutan.
Sehingga, perusahaan bisa mendapatkan talenta yang berkualitas untuk mempersiapkan kebutuhan bisnis di masa yang akan datang.
3. Perencanaan Strategis Karyawan
Tujuan selanjutnya adalah untuk perencanaan strategis karyawan. Perusahaan bisa memposisikan dirinya secara strategis untuk menghadapi tujuan bisnis di masa yang akan datang. Salah satu caranya adalah dengan menganalisis keterampilan karyawan.
Dengan begitu, perusahaan bisa membuat perencanaan strategis untuk menciptakan karyawan dengan keterampilan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan serta mempersiapkan keterampilan mereka di masa yang akan datang.
Baca Juga: Mengenal Manajemen Strategis dalam Perusahaan
4. Retensi Karyawan
Perusahaan yang menggunakan metode proaktif untuk mengembangkan skills inventory juga dapat memastikan bahwa mereka bisa mempertahankan karyawannya.
Nantinya, hasil dari skills inventory harus memungkinkan karyawan untuk mendapatkan peluang untuk mengembangkan keterampilannya.
Kesempatan untuk berkembang adalah faktor kunci dalam mempertahankan karyawan. Oleh sebab itu, skills inventory akan membantu perusahaan dalam memahami aktivitas pengembangan apa saja yang harus disediakan bagi karyawan.
Bagaimana Cara Membuat Skill Inventory?
Adapun cara membuat management skills inventory adalah sebagai berikut:
1. Menentukan Jenis Keterampilan
Langkah pertama dalam membuat skills inventory adalah menentukan jenis keterampilan berdasarkan strategi perusahaan.
Sebagai contoh, Anda bisa mengategorikan keahlian ini ke dalam tiga area yaitu keahlian teknis, soft skill, dan kepemimpinan.
Pastikan keterampilan yang tertera di dalam skills inventory harus relevan dengan kebutuhan bisnis di masa yang akan datang.
2. Menilai Tingkat Keterampilan Karyawan
Langkah yang selanjutnya adalah mendiskusikan bagaimana Anda akan menilai suatu keterampilan. Di bawah ini adalah beberapa cara yang bisa Anda lakukan untuk menguji tingkat keterampilan karyawan:
- Tes: Tes adalah bentuk penilaian yang paling tradisional. Karyawan diminta untuk menyelesaikan tes untuk mengevaluasi pengetahuan dan keterampilan mereka. Metode ini bagus untuk menilai pengetahuan karyawan, namun tidak begitu sering digunakan untuk menguji kompetensi atau keterampilan.
- Self-assessment: Cara ini memungkinkan karyawan menilai keterampilan dan pengetahuan mereka sendiri. Penilaian mandiri adalah sarana yang bagus untuk digunakan, karena pendekatannya bersifat kolaboratif dan melibatkan masukan dari karyawan. Melalui self-assessment, karyawan juga dapat menyatakan keterampilan mana yang ingin mereka tingkatkan.
- 360-degree feedback: Ini adalah cara yang efektif untuk mendapatkan pandangan menyeluruh tentang keterampilan dan pengetahuan karyawan. Cara ini melibatkan masukan dari atasan, bawahan, rekan kerja, bahkan diri sendiri.
- Gamification: Gamifikasi adalah permainan yang menguji keterampilan khusus yang dibutuhkan perusahaan. Hal ini membuat penilaian menjadi lebih menyenangkan dan juga membuat karyawan tidak merasa seolah-olah sedang ‘diuji’.
3. Membuat Matriks Keterampilan
Dengan membuat matriks keterampilan, perusahaan bisa mendapatkan gambaran umum mengenai keterampilan karyawan beserta tingkatannya.
4. Mengidentifikasi Peluang untuk Mengembangkan Keterampilan
Setelah melakukan identifikasi skill gap, maka langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi peluang untuk mengembangkan keterampilan karyawan. Dengan begitu, perusahaan dapat mengoptimalkan pelatihan karena sesuai dengan keterampilan yang ingin dikembangkan.
Baca Juga: Pengertian Skill Taxonomy dan Cara Menyusunnya
Kelola Skill Inventory dengan Competency Management Tools LinovHR
Implementasi management skills inventory di perusahaan sangatlah penting. Penerapannya akan membuat semua pekerjaan yang berkaitan dengan kompetensi karyawan bisa dilakukan secara otomatis. Sehingga, perusahaan bisa terbantu dalam mengembangkan kompetensi karyawan.
Penerapan skills inventory bisa memudahkan perusahaan dalam mengelola berbagai kompetensi karyawan. Hal tersebut bisa membantu perusahaan dalam melakukan penilaian, pengembangan, dan evaluasi kompetensi karyawan.
Tentunya hal tersebut berguna untuk meningkatkan kompetensi karyawan agar bisa menunjang produktivitas dalam bisnis.
Namun, penerapan skills inventory tidak akan efektif apabila seluruh prosesnya menggunakan cara-cara yang manual. Seperti penggunaan kertas untuk mencatat kompetensi karyawan, penilaian kompetensi, dan evaluasi kompetensi karyawan.
Cara-cara tersebut sudah ketinggalan zaman mengingat pergerakan bisnis saat ini sangat bergantung pada teknologi terbaru guna mempercepat kinerja bisnis.
Untuk itu, perusahaan perlu menggunakan Competency Management Tools untuk mempercepat segala urusan mengenai kompetensi karyawan.
Maka dari itu, perusahaan membutuhkan Competency Management Tools yang terdapat pada Software HRIS LinovHR untuk membantu efisiensi pengelolaan kompetensi karyawan.
Dengan menggunakan Competency Management LinovHR, perusahaan dapat mengoptimalkan kompetensi karyawan secara lebih mudah dan praktis.
Alasannya karena Anda bisa membuat seluruh daftar kompetensi yang dibutuhkan pada setiap divisi dan mengelompokkannya secara lebih detail.
Selain itu, modul Competency Management LinovHR memiliki berbagai fitur yang dirancang secara khusus untuk membantu perusahaan dalam mengatur standar kualitas SDM di perusahaan.
Sehingga, pihak manajemen bisa mengukur kompetensi apa saja yang dibutuhkan di perusahaan.
Perusahaan bisa menggunakan fitur Competency List untuk membuat daftar kompetensi yang dibutuhkan pada setiap unit kerja. Lalu, ada fitur Gap Analyst yang bisa menganalisis skill gap antarkaryawan.
Untuk mengetahui Modul Competency Management LinovHR, Anda bisa mengajukan demo gratis. Promo gratis 6 bulan khusus di bulan ini!
