Skill gap analysis template adalah alat yang berguna dalam mengidentifikasi kesenjangan keterampilan dalam suatu perusahaan atau tim.
Penggunaan template ini sangat membantu HR dan manajer untuk memetakan sejauh apa kesenjangan keterampilan yang terjadi.
Selain itu, template ini juga bisa meringkas penggunaan banyak dokumen yang sering digunakan dalam proses skill gap analysis.
Mari simak artikel LinovHR berikut ini yang akan menjabarkan bagaimana cara menggunakan dan contoh template skill gap analysis kepada Anda.
Apa Itu Skill Gap Analysis Template?
Sebagai konteks, skill gap analysis adalah proses membandingkan keterampilan yang dibutuhkan dengan keterampilan yang dimiliki oleh individu, tim, atau perusahaan.
Dengan bantuan skill gap analysis, Anda dapat mengidentifikasi ketidaksesuaian dalam tim Anda, merancang rencana pelatihan, dan menetapkan target pengembangan karier.
Skill gap analysis template akan membantu Anda dalam menguraikan masalah kompleks mengenai kesenjangan keterampilan yang ada di perusahaan.
Template ini membantu Anda untuk membuat keputusan yang tepat, membuat rencana untuk menindaklanjuti, dan meningkatkan produktivitas.
Mengapa Menggunakan Skill Gap Analysis Template?
Menjalankan skill gap analysis merupakan tugas yang memakan waktu. Di sinilah penting bagi HR untuk menstandarisasi prosesnya untuk membuat prosesnya lebih sederhana dan efisien.
Penggunaan skill gap analysis template dapat membantu Anda, dengan:
- Menghemat waktu: Anda tidak perlu lagi memulai dari awal setiap saat.
- Mengumpulkan informasi yang konsisten: Membantu Anda menggunakan kriteria yang sama untuk semua karyawan.
- Menerapkan langkah lebih lanjut: Anda memiliki data yang nyata dan dapat dibandingkan untuk memulai proses analisis di masa depan.
Bagaimana Menggunakan Skill Gap Analysis Template?
Berikut ini adalah beberapa langkah sederhana untuk memulai dan menggunakan template kesenjangan keterampilan.
1. Buatlah Daftar Skill yang Ingin Anda Ukur
Pertama, cobalah identifikasi skill yang harus diukur. Hal ini berkaitan dengan tujuan dari analisis kesenjangan keterampilan yang ingin dicapai.
Apakah Anda ingin mengevaluasi kinerja keseluruhan dari seluruh tim atau departemen? Atau apakah Anda ingin mengetahui kinerja karyawan Anda di area tertentu, seperti kolaborasi atau kepemimpinan?
Pastikan bahwa keterampilan karyawan relevan dengan pekerjaan saat ini dan rencana karier masa depan.
Di sini, perlu diperhatikan bahwa keterampilan yang akan dievaluasi harus sespesifik mungkin. Sebagai contoh, komunikasi dapat berarti banyak hal yang berbeda.
Anda bisa memecahnya menjadi “komunikasi dengan anggota tim internal”, “komunikasi dengan pelanggan”, “komunikasi tertulis”, dan lainnya.
2. Beri Rating Skill Berdasarkan Tingkat Kepentingannya
Tidak semua keterampilan sama pentingnya untuk setiap tim. Sebagai contoh, semua karyawan mungkin perlu menjadi komunikator yang baik, tetapi untuk staf penjualan, komunikasi adalah prioritas yang lebih tinggi dibandingkan dengan developer.
Untuk itu, cobalah beri rating setiap skill berdasarkan kepentingannya, Anda bisa menyusun rating dari 1 sampai 5.
3. Evaluasi Karyawan terhadap Setiap Keterampilan
Pada langkah ini, manajer akan menggunakan template yang telah dibuat untuk menilai anggota tim untuk setiap keterampilan yang telah ditambahkan ke dalam daftar.
Buatlah proses ini seobjektif mungkin, dengan menggunakan sistem poin. Penelitian ini berguna untuk membantu membandingkan individu dan tim.
Sebagai contoh, jika seorang karyawan mendapat nilai buruk dalam satu keterampilan, namun anggota tim yang lain memiliki nilai yang lebih tinggi, maka Anda mungkin perlu melatih orang tersebut secara terpisah.
Jika sebagian besar karyawan Anda memiliki nilai yang buruk, Anda harus memberikan sesi pelatihan kelompok.
4. Mengidentifikasi Skill Gap dan Menetapkan Prioritas Pelatihan
Setelah Anda memiliki semua data, lakukanlah analisis. Di sinilah skill gap analysis template sangat berguna.
Penggunaan template ini akan membantu Anda menghilangkan banyak formulir evaluasi. Anda cukup menyingkatnya dalam satu template dan membandingkan berbagai temuan.
Baca Juga: Contoh Template Employee Evaluation Form
Contoh Skill Gap Analysis Template
Berikut ini adalah contoh-contoh skill gap analysis template yang bisa menjadi referensi.
Lakukan Skill Gap Analysis Lebih Mudah dengan Software Competency Management LinovHR
Skill gap analysis adalah salah satu hal penting yang perlu dilakukan oleh HR untuk mengoptimalkan kinerja karyawan.
Dengan melakukan analisis ini, HR dapat mengetahui program pelatihan dan pengembangan apa yang perlu diberikan kepada karyawan, atau juga perencanaan rekrutmen. Penggunaan template akan membantu Anda, tapi prosesnya masih terlalu manual dan rumit.
Saat ini, Anda dapat menyederhanakan proses skill gap analysis dengan memanfaatkan Software Competency Management LinovHR.
Competency Management dari LinovHR memiliki fitur khusus Skill Gap Analysis yang akan membantu HR dalam memetakan skill yang perlu dikuasai oleh setiap karyawan, mengkategorikannya, serta melakukan analisis.
Dari sini, HR bisa mengetahui sejauh apa kesenjangan keterampilan yang ada di tiap tim atau antar individu di perusahaan.
Software Competency Management LinovHR juga sudah terintegrasi dengan modul LMS LinovHR. Integrasi ini memungkinkan HR untuk langsung mengarahkan karyawan kepada pelatihan yang mereka butuhkan.
Saatnya, lakukan skill gap analysis dan bersiaplah untuk mencapai pertumbuhan yang lebih baik dan berkelanjutan. Ayo ajukan demo gratis sekarang!
