Kemampuan perusahaan dalam melakukan adaptasi dan bersaing tidak terlepas dari skill yang dimiliki oleh karyawan. Maka dari itu, sangat penting sekali bagi perusahaan untuk melakukan pengelolaan skill dan memiliki skill database.
Basis data keterampilan ini akan membantu perusahaan dalam melakukan berbagai perencanaan strategis terkait dengan manajemen SDM di perusahaan. Untuk mengetahui lebih jelasnya, mari simak artikel LinovHR berikut ini!
Apa Itu Skill Database?
Skill database adalah sebuah sistem yang menyimpan dan mengelola informasi tentang kemampuan, keahlian, dan pengalaman karyawan dalam sebuah organisasi.
Ini bisa mencakup berbagai hal, seperti technical skill, soft skill, sertifikasi, pendidikan, pengalaman kerja, dan bahkan minat pribadi.
Skill database bertujuan untuk membantu perusahaan dalam mengidentifikasi dan memanfaatkan sumber daya manusianya dengan lebih efektif.
Apa yang Perlu Ada dalam Skill Database
Membuat skill matrix adalah langkah kunci dalam proses pembentukan skill database. Kedua hal ini serupa dalam hal konten. Beberapa aspek yang harus diperhatikan meliputi:
-
Daftar Keterampilan Dan Kompetensi
Berdasarkan strategi dan kebutuhan organisasi Anda, skill database Anda perlu mencakup seluruh daftar keterampilan dan kompetensi yang dimiliki dan diperlukan.
-
Evaluasi Tingkat Kemahiran
Selanjutnya, harus dilengkapi dengan alat ukur untuk menilai dan mengevaluasi setiap keterampilan atau kompetensi.
Basis data ini harus cukup rinci untuk memberikan gambaran tentang sejauh mana kemahiran seorang karyawan dalam suatu keterampilan atau untuk menentukan tingkat kemahiran yang diperlukan untuk suatu posisi tertentu.
-
Verifikasi Sertifikasi Profesional Dan Latar Belakang Pendidikan
Hal ini memastikan bahwa seorang karyawan memiliki kredensial yang diperlukan dan kompetensi untuk menyelesaikan tugas tertentu. Informasi ini akan mempermudah penugasan karyawan dengan kualifikasi yang tepat kepada klien yang membutuhkannya.
-
Riwayat Pengalaman Kerja
Tidak hanya mencakup lama pengalaman kerja seorang karyawan, tetapi juga mencakup berbagai industri dan bidang yang mungkin pernah dijalani, proyek yang telah dilaksanakan, posisi sebelumnya yang pernah dipegang, dan lain sebagainya.
-
Preferensi dan Minat Pekerjaan
Jika memungkinkan, memberikan tugas yang sesuai dengan minat atau preferensi karyawan adalah ide yang baik karena dapat meningkatkan motivasi, kepuasan, dan kinerja karyawan.
Oleh karena itu, penting jika karyawan dapat mencatat informasi ini dalam profil keterampilan mereka dalam skill database organisasi.
Mengapa Perusahaan Butuh Skill Database
Jika dimanfaatkan dengan tepat, skill database karyawan Anda dapat memiliki dampak positif pada berbagai fungsi organisasi:
-
Manajemen Sumber Daya Manusia
Mengelola skill inventory membantu Anda memiliki pemahaman yang lebih mendalam tentang sumber daya manusia Anda, bukan hanya dalam hal permukaan.
Dengan pengetahuan ini, Anda dapat memastikan bahwa tim dan proyek ditempati oleh individu yang memiliki keterampilan, keahlian, dan kompetensi yang sesuai untuk melaksanakan tugas mereka dan mencapai tujuan serta target yang telah ditetapkan.
Selain itu, pemahaman yang mendalam tentang karyawan Anda adalah hal yang sangat penting jika Anda ingin dapat memprediksi dengan akurat kemampuan organisasi Anda untuk berhasil menangani proyek-proyek baru dan membuat pelanggan Anda puas.
-
Evaluasi Kesenjangan Keterampilan
Mempunyai skill database, yang mencakup daftar keterampilan yang ada dalam organisasi dan keterampilan yang diperlukan untuk mencapai keberhasilan, membantu organisasi untuk melakukan evaluasi competency gap dengan lebih mudah, memberikan wawasan yang dibutuhkan untuk mengatasi kesenjangan tersebut.
-
Pemertahanan Tenaga Kerja
Setelah seorang karyawan mengundurkan diri atau organisasi mengalami restrukturisasi besar-besaran, skill database dapat digunakan sebagai alat yang efektif untuk mempertahankan tenaga kerja.
Terutama berlaku dalam organisasi yang secara berkala melakukan analisis kesenjangan keterampilan dan memberikan kesempatan pelatihan kepada karyawan yang teridentifikasi memiliki kekurangan dalam keterampilan atau tingkat keterampilan yang diinginkan.
basis data keterampilan yang terstruktur dengan baik juga menunjukkan keterampilan dan keahlian yang diperlukan oleh karyawan untuk mencapai posisi tertentu, yang mungkin memberikan motivasi kepada mereka untuk meningkatkan keterampilan yang diperlukan guna meraih pekerjaan tersebut.
-
Perencanaan Suksesi dan Kepemimpinan
Basis data ini memberikan informasi tentang karyawan yang memiliki keterampilan, kompetensi, dan karakteristik kepribadian yang membuat mereka cocok untuk posisi baru yang tersedia.
Pilihan tidak harus terbatas pada departemen tertentu. Skill database juga akan membantu Anda menentukan jika calon yang paling sesuai berada di luar departemen yang relevan.
Mobilitas internal menciptakan lebih banyak peluang bagi karyawan untuk mengembangkan karier mereka, yang pada gilirannya mendukung tingkat pemertahan tenaga kerja yang sehat.
Selain perencanaan suksesi, skill database juga dapat mendukung perencanaan kepemimpinan. Inventaris keterampilan yang terstruktur mencakup daftar keterampilan dan karakteristik kepemimpinan yang dimiliki oleh karyawan Anda.
Dengan menggunakan informasi ini, Anda dapat melatih dan mempersiapkan generasi pemimpin berikutnya jauh sebelum pemimpin saat ini pensiun atau meninggalkan organisasi.
Baca Juga: Tahapan Pembuatan Competency Profiling
Cara Membuat Skill Database yang Efektif
Berikut adalah beberapa praktik terbaik yang akan meningkatkan nilai skill database karyawan Anda:
-
Mendefinisikan dan Mengklasifikasikan Keterampilan dan Kompetensi
Definisikan dengan jelas dan kategorikan setiap keterampilan dan kompetensi untuk menghindari kebingungan. Tentukan kriteria standar untuk keterampilan dan kompetensi, serta identifikasi keterampilan yang dibutuhkan untuk setiap peran, departemen, tim, atau organisasi secara keseluruhan.
Sertakan tingkat kemahiran yang dibutuhkan. Terangkan secara rinci keterampilan dan tingkat keahlian yang harus dimiliki oleh karyawan untuk menduduki suatu posisi atau bergabung dengan proyek atau tim tertentu.
Hindari memasukkan keterampilan yang tidak relevan hanya untuk mengisi database. Ketika skill database Anda merupakan katalog yang telah didefinisikan dan diatur secara efisien, ini disebut sebagai taksonomi keterampilan.
-
Konsistensi dalam Pengukuran
Gunakan unit pengukuran yang konsisten untuk memastikan bahwa tingkat kemahiran karyawan sesuai dengan klaim mereka. Pastikan sistem ini diterapkan dengan konsisten di seluruh departemen dan tim untuk mencapai konsistensi.
Terdapat berbagai jenis sistem pengukuran tingkat keterampilan yang dapat digunakan, seperti skala 1 hingga 5 atau sistem 3×3 berlapis. Penting untuk memilih sistem yang sesuai dengan kebutuhan organisasi Anda. Setelah memilih sistem pengukuran, pastikan implementasinya melibatkan partisipasi aktif dari karyawan dan manajemen Anda.
-
Menjamin Pembaruan Teratur
Untuk memastikan bahwa skill database Anda tetap relevan, perlu ada pembaruan rutin yang dilakukan.
Basis data ini harus selalu diperbarui agar informasi di dalamnya tetap akurat dan up-to-date. Jika ada karyawan yang telah menyelesaikan pelatihan atau berhasil meningkatkan tingkat keterampilan mereka, pastikan data tersebut segera diperbarui.
Anda dapat melakukan penilaian berkala atau meminta karyawan untuk melakukan penilaian mandiri dan memperbarui data setelah setiap pelatihan. Beberapa organisasi memberikan akses langsung kepada karyawan untuk memperbarui informasi mereka sendiri dalam basis data.
Pendekatan ini seringkali dianggap praktis dan efisien dalam menghemat waktu. Ada juga yang menunjuk seorang karyawan khusus untuk mengelola dan memastikan kebaruan data tersebut.
Tetapi, yang paling penting adalah memastikan bahwa proses peninjauan dan pembaruan berjalan secara terstruktur dan tidak bersifat acak.
Kelola Skill Database dengan Competency Management LinovHR
Skill database adalah salah satu komponen terpenting dalam manajemen keterampilan di dalam organisasi. Adanya basis data yang berisikan secara detail informasi keterampilan akan memudahkan HR dan manajerial perusahaan dalam merencanakan strategi manajemen talenta serta menempatkan karyawan sesuai dengan keterampilannya.
Kegiatan membuat skill database saat ini sebenarnya semakin mudah karena bisa dilakukan secara digital dan otomatis menggunakan Software Competency Management LinovHR.
Competency Management LinovHR adalah sebuah aplikasi yang mendukung perusahaan dalam mendata, mengelola, serta manajemen kompetensi seluruh karyawan.
Dengan menggunakan aplikasi ini, perusahaan dapat menyusun standar kompetensi yang dibutuhkan untuk masing-masing unit kerja yang ada di perusahaan. Selain itu, dari kompetensi yang sudah di susun ini, nantinya juga bisa dibut kelompok sesuai dengan jenis kompetensi tersebut, misalnya technical skill, soft skill atau juga jenis kompetensi yang lainnya.
Bukan hanya itu, Competency Management LinovHR pun mampu membantu perusahaan melakukan skill gap. Nantinya sistem akan melihat sejauh apa kesenjangan kompetensi yang ada di antara unit kerja atau karyawan.
Sistem terintegrasi yang dimiliki oleh aplikasi ini pun dapat membantu perusahaan dalam merencanakan program pelatihan berbasis kompetensi karena telah tersambung dengan aplikasi LMS LinovHR.
Dengan Skill database yang dikelola melalui Competency Management LinovHR, Anda dapat meraih keunggulan kompetitif yang luar biasa. Jangan biarkan peluang ini terlewatkan. LinovHR siap membantu Anda meraih potensi penuh tim Anda.
Ayo ajukan demo produk gratis, dapatkan penawaran menarik!
