Panduan Skill Building Karyawan di Tempat Kerja yang Bisa Dilakukan

Perusahaan senantiasa berusaha untuk meningkatkan produktivitas karyawan. Dengan dalih menghemat biaya, perusahaan lebih memilih untuk mengembangkan keterampilan karyawan lama dengan skill building.

Skill building adalah pengembangan kemampuan yang mendorong karyawan untuk mengembangkan diri dan membangun kemampuan yang baru.

Ada banyak cara yang perusahaan dapat lakukan untuk skill building karyawan. Contohnya adalah membentuk tim dan kegiatan kelompok untuk menunjang produktivitas kerja.

Dalam artikel ini, skill building akan dijelaskan lebih mendalam. Anda bisa menerapkannya kepada karyawan Anda.

 

 

Mengapa Skill Building itu Penting?

Skill building adalah proses di mana organisasi atau perusahaan membantu karyawannya dalam memperoleh keterampilan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan strategisnya. Hal ini sangat penting karena dunia bisnis berjalan sangat kompetitif. 

Skill building dicapai dengan memperkenalkan kegiatan-kegiatan pengembangan keterampilan yang bertujuan untuk membantu karyawan dalam meningkatkan keterampilan tertentu.

Proses dalam peningkatan skill dimulai dengan mengidentifikasi dan mendokumentasikan kompetensi utama perusahaan. Contohnya pengetahuan, kemampuan individu, keterampilan, dan perilaku. 

Kegiatan skill building merupakan suatu hal yang penting karena dapat membantu organisasi atau perusahaan mendapatkan hasil yang maksimal dari pekerja atau karyawan mereka.

Perlu diperhatikan bahwa lebih efisien bagi perusahaan untuk meningkatkan keterampilan karyawan yang sudah ada dibandingkan dengan mempekerjakan karyawan baru. Hal ini karena merekrut karyawan baru membutuhkan biaya yang lebih banyak daripada meningkatkan skill karyawan lama.

Supaya dapat berkontribusi dalam meningkatkan bisnis perusahaan, karyawan lama bisa dilatih untuk meningkatkan keterampilan berkomunikasi, menulis, ataupun kepemimpinan.

 

Cara Mengidentifikasi Kesenjangan Keterampilan

Sebelum melakukan skill building, perusahaan perlu mengetahui keterampilan yang belum dikuasai dan harus dikuasai oleh karyawan untuk menunjang pekerjaannya. Hal itu disebut dengan kesenjangan keterampilan.

Untuk mengidentifikasi kesenjangan keterampilan di perusahaan, berikut ini adalah cara yang bisa dilakukan dilansir dari AIHR.

 

1. Training Needs Analysis (TNA)

Analisis kebutuhan pelatihan adalah proses di mana perusahaan menilai kebutuhan pengembangan karyawannya pada setiap tingkatan sehingga mereka dapat berfungsi sesuai dengan pekerjaannya.

Perusahaan yang menganalisis kebutuhan pelatihan akan membantu meningkatkan kemampuan kinerja karyawan secara efisien.

 

2. Performance Reviews

Performance reviews atau peninjauan kinerja dapat memberi tahu perusahaan tentang kekuatan dan kelemahan karyawan. Dari hal tersebut, perusahaan bisa melihat performa karyawan selama bekerja.

Kemudian, perusahaan dapat mengatasi kekurangan karyawan dengan membuat rencana pengembangan dan mengidentifikasi aktivitas skill building yang paling sesuai.

 

3. Skill Will Matrix

Dalam sebuah perusahaan, manajer bisa melihat kekuatan dan kelemahan tim saat bekerja. Ketika karyawan tidak memenuhi target karena keterampilannya kurang memadai, manajer dapat melakukan keterampilan matriks atau skill will matrix. 

Keterampilan matriks atau skill matrix adalah alat untuk membandingkan keinginan menyelesaikan tugas dengan tingkat keterampilan yang dimiliki karyawan supaya dapat melakukan tugasnya dengan baik.

Skill will matrix didasarkan pada dua sumbu, yaitu sumbu keterampilan (skill) dan kehendak (will). Jika dibedah lagi akan memunculkan 4 kuadrat, yaitu guide, direct, delegate, dan excite.

Cara ini memungkinkan manajer untuk menemukan manajemen kinerja dan strategi yang cocok bagi karyawan. Dengan demikian, manajer bisa lebih fokus pada pengembangan keterampilan karyawan untuk meningkatkan kualitas karyawannya.

 

Baca Juga: Apa Itu Competency Matrix System dan Manfaatnya untuk Perusahaan?

 

4. Employees’ Request

Karyawan berhak untuk mengenali kekurangan mereka sendiri dan meminta kesempatan untuk mengembangkan keterampilan diri. Ini diperlukan untuk menunjang pekerjaan mereka agar menjadi lebih baik.

Akan tetapi, manajer dan tim human resource yang memiliki peran untuk menentukan apakah permintaan dari karyawan dapat diterima atau tidak. Manajer dan HR harus mempertimbangkan keterjangkauan harga dan kegunaan keterampilan bagi perusahaan.

Jika syarat tersebut terpenuhi, maka perusahaan harus berinvestasi dalam mengembangkan keterampilan karyawannya.

 

5. Changes in the Market

Perubahan di pasar industri memerlukan karyawan yang adaptif dalam memperbarui keahlian. Beberapa keterampilan mungkin tidak lagi dipakai atau usang jika keterampilan yang baru diperlukan pasar. 

Contohnya, pandemi Covid-19 mengakibatkan perubahan yang signifikan terhadap keterampilan-keterampilan yang baru. 

Selama pandemi, interaksi tatap muka menjadi berkurang. Interaksi virtual hadir dan menjadi solusi terbaik pada saat pandemi. Walaupun interaksi virtual tidak sama dengan interaksi langsung, tetapi yang terpenting adalah keterampilan dalam manajemen waktu. 

Manajemen waktu yang sebelumnya harus mempersiapkan waktu yang lebih untuk datang ke tempat kerja, sekarang tidak relevan lagi. Semua orang memiliki waktu untuk bekerja di mana pun dan kapan pun. Perkembangan teknologi memungkinkan orang untuk bekerja dari rumah.

 

Baca Juga: Cara Membangun Tim Virtual Selama Pandemi

 

6. New Skilling

Terakhir, new skilling adalah pendekatan yang muncul untuk mengembangkan keterampilan karyawan agar memenuhi kebutuhan perusahaan. Pada cara ini, karyawan harus belajar keterampilan baru dan bersikap adaptif.

 

Kegiatan yang Dapat Mengembangkan Skill Building Karyawan

Ulasan kali ini akan membahas dua contoh kegiatan skill building yang cukup penting dan dapat diintegrasikan ke dalam strategi pembelajaran. 

Anda dapat menyesuaikan kegiatan ini baik individu maupun tim. Saat membangun keterampilan karyawan pada perusahaan, gabungkanlah metode pembelajaran yang sesuai bagi karyawan Anda.

Dilansir dari AIHR, berikut adalah contoh kegiatan yang dapat dilakukan untuk skill building karyawan.

 

1. Customer Service

Karyawan dalam industri jasa membutuhkan keterampilan berkomunikasi dengan pelanggan. Beberapa kegiatan peningkatan skill untuk customer service di bawah ini mungkin tepat untuk Anda:

 

Daily dilemma scenarios	Perusahaan menggunakan latihan berupa skenario kasus sehari-hari. Ini memungkinkan karyawan untuk menyelesaikan masalah dan membuat keputusan dengan cepat dan efektif.
Communication skill simulations	Perusahaan membantu karyawan dalam menulis dan berkomunikasi secara verbal. Tak hanya itu, karyawan juga belajar cara memperkuat kemampuan mereka dalam memahami dan membaca bahasa tubuh.
Problem-solving serious games	Perusahaan memperkuat kemampuan karyawan dalam menguraikan masalah dengan meningkatkan kompleksitas agar menemukan solusi yang tepat.
Customer persona stories	Setiap pelanggan memiliki persona dan penanganan tersendiri. Aktivitas ini membantu karyawan menyesuaikan respon mereka terhadap pelanggan.
Product know-how online training tutorials	Untuk menjual suatu produk, karyawan harus memahami produknya luar dalam. Aktivitas yang berupa tutorial ini akan memberikan informasi produk yang mendalam sehingga karyawan dapat memasarkan dan menjual produk serta menyelesaikan masalah apa pun.
Expect-The-Unexpected case studies	Aktivitas ini berupa studi kasus unik. Manfaatnya untuk mempersiapkan customer service dalam menangani situasi apa pun secara efektif.
Stress test	Aktivitas pengembangan keterampilan ini mengukur reaksi karyawan terhadap situasi yang melibatkan pelanggan yang tidak puas, kecelakaan produk, dan tantangan lainnya. Stress test dilakukan dalam bentuk simulasi pelatihan online dan penilaian.

 

2. Management & Leadership 

Berikut ini adalah beberapa kegiatan skill building yang cukup berguna bagi para manajer atau pemimpin.

 

Complementary leadership mentoring	Jenis kegiatan ini bertujuan untuk membandingkan dua pemimpin untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan masing-masing.
Executive coaching	Aktivitas ini merupakan pendekatan berbasis pengembangan pribadi yang profesional. Bertujuan untuk menciptakan kesadaran, menginspirasi karyawan, dan memfasilitasi pembelajaran dan pertumbuhan. Executive coaching berfokus pada peningkatan kinerja dengan membantu para pemimpin untuk mengembangkan serta mempertahankan perspektif, sikap, keterampilan, dan perilaku baru.
Job shadowing	Job shadowing adalah aktivitas yang melibatkan karyawan dalam melihat pekerjaan atasan sehari-hari. Hal ini memungkinkan karyawan memiliki pandangan yang realistis tentang bagaimana pekerjaan terlaksana. Selain itu, karyawan juga memiliki kesempatan untuk bertemu dengan pemangku kepentingan utama yang memiliki pemahaman realistis tentang tantangan dalam pekerjaan.
Job rotations	Karyawan mengambil peran baru untuk jangka waktu 3-6 bulan sebelum pindah ke posisi lain. Melalui aktivitas ini, karyawan bisa mempelajari banyak keterampilan baru.
Professional development courses	Kegiatan ini merupakan pelatihan profesional yang terstruktur. Biasanya, pelatihan dilakukan selama 2-3 hari di luar perusahaan untuk keterampilan atau kompetensi tertentu.
Professional certifications	Karyawan mungkin perlu memperoleh dan mempertahankan sertifikasi profesional. Sertifikasi akan membuat karyawan lebih dipercaya atas keterampilannya.
Self-paced micro-learning	Kegiatan ini merupakan pembelajaran mandiri oleh karyawan. Perusahaan bisa menggunakan teknologi belajar digital seperti LinkedIn Learning, Google Grow, atau Sistem Manajemen Pembelajaran.

 

LinovHR Bantu Perusahaan Melacak dan Identifikasi Kompetensi Karyawan 

 

Bagaimana cara menerapkan skill building di perusahaan? Menggunakan software manajemen kompetensi yang merupakan bagian dari Software HRIS LinovHR adalah jawabannya. Software manajemen kompetensi memiliki berbagai fitur untuk mengelola kompetensi yang harus dikuasai karyawan dan kompetensi yang dibutuhkan perusahaan. 

Anda bisa menggunakan fitur Gap Analyst untuk menganalisis keterampilan yang perlu ditingkatkan karyawan. Selain itu, Anda juga bisa menggunakan fitur Competency List untuk membuat daftar semua jenis keterampilan yang dibutuhkan dalam unit atau divisi kerja.

Mari, tingkatkan skill karyawan bersama LinovHR. Kunjungi situs kami dan jadwalkan demo untuk mengetahui lebih banyak tentang software manajemen kompetensi.