Pentingnya Skema Penggajian Karyawan dan Prosedurnya yang Baik

Dalam setiap perusahaan, skema penggajian karyawan adalah salah satu aspek penting yang perlu dikelola dengan baik.

Hal ini penting untuk mendukung sistem penggajian yang dapat diorganisir dan dikelola dengan baik.

Biasanya, penggajian di perusahaan diatur secara terstruktur melalui proses payroll.

Proses ini mencakup pengelolaan data gaji, perhitungan jumlah gaji yang harus dibayarkan, serta pencairan gaji secara berkala pada tanggal yang telah ditentukan setiap bulannya.

Sebab hal ini telah diatur dalam Peraturan Pemerintah (PP) Pengupahan Nomor 36 Tahun 2021, Pasal 53, yang menegaskan bahwa pembayaran upah oleh pengusaha harus sesuai dengan perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama. 

Ini berarti bahwa baik jumlah maupun komponen penggajian ditetapkan berdasarkan kesepakatan antara perusahaan dan karyawan.

Nah, untuk lebih jelasnya mari simak artikel dari LinovHR berikut ini, akan kami sajikan secara detail

Keuntungan Memiliki Skema Penggajian Karyawan yang Baik

Skema penggajian karyawan adalah bagian penting dari operasional perusahaan yang tidak dapat diabaikan.

Selain bertanggung jawab atas pembayaran gaji karyawan, penggajian juga memiliki peran yang krusial dalam memastikan kepatuhan perusahaan terhadap peraturan perpajakan, seperti:

1. Efisiensi Waktu

Skema penggajian karyawan dapat membantu mengoptimalkan efisiensi waktu dalam proses penggajian.

Proses penghitungan gaji secara manual, mulai dari penginputan data, dan perhitungan pajak dapat memakan banyak waktu.

Dengan adanya skema , perusahaan dapat menghemat waktu dalam proses penggajian, yang pada gilirannya dapat meningkatkan efisiensi keseluruhan operasional bisnis.

2. Meningkatkan Kepuasan Karyawan

Salah satu alasan utama mengapa skema penggajian karyawan  penting adalah untuk memastikan karyawan menerima gaji mereka dengan tepat waktu.

Keterlambatan pembayaran gaji dapat menyebabkan stres dan ketidakpuasan karyawan, serta menghambat kemampuan mereka untuk memenuhi kebutuhan finansial mereka, seperti membayar tagihan dan kebutuhan sehari-hari.

Ketika perusahaan menerapkan skema penggajian yang teratur dan akurat, hal ini dapat membangun kepercayaan dan kepuasan karyawan terhadap perusahaan. 

Pembayaran yang tepat waktu dan akurat akan mencerminkan stabilitas dan profesionalisme perusahaan, yang pada gilirannya dapat meningkatkan moral dan kinerja karyawan.

3. Mempertahankan Reputasi Perusahaan

Selain pembayaran gaji karyawan, perusahaan juga harus memastikan kepatuhan terhadap peraturan perpajakan dan ketenagakerjaan yang berlaku. 

Mengikuti undang-undang perpajakan dengan tepat dan memenuhi kewajiban pajak dengan efisien dapat memperkuat reputasi perusahaan sebagai pengusaha yang bertanggung jawab.

Peningkatan reputasi perusahaan ini dapat membantu dalam menarik dan mempertahankan tenaga kerja yang berkualitas.

4. Fasilitasi Pelaporan

Skema penggajian mempermudah perusahaan dalam memenuhi persyaratan pelaporan yang ditetapkan oleh undang-undang perpajakan dan ketenagakerjaan.

Perusahaan harus melaporkan pemotongan pajak gaji, pembayaran, dan status karyawan kepada pemerintah dalam jangka waktu tertentu, sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Ketentuan pelaporan seringkali bergantung pada ukuran gaji karyawan dan jenis bisnis yang dijalankan oleh perusahaan.

Intinya adalah adanya skema penggajian, perusahaan dapat memastikan kepatuhan terhadap aturan perburuhan, seperti upah minimum, lembur, prosedur pemutusan hubungan kerja, dan berbagai ketentuan lainnya yang berlaku di negara tersebut.

Data Penting dalam Skema Penggajian Karyawan yang Baik

Pada skema penggajian karyawan, terdapat kebutuhan akan berbagai data yang berperan penting dalam proses pembayaran gaji.

Data tersebut memastikan bahwa jumlah gaji yang dibayarkan kepada karyawan akurat dan tepat waktu.

1. Data Konstan

Data konstan merupakan jenis data yang tidak berubah atau tetap dalam skema penggajian.

Di dalam sistem, biasanya data ini akan dimasukan sekali pada awal proses dan tidak perlu diupdate secara berkala. Perubahan hanya diperlukan jika terdapat perubahan pada data karyawan.

Contoh dari data konstan meliputi nama karyawan, Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP), status pernikahan, jumlah tanggungan, penghasilan tidak kena pajak, jumlah gaji, divisi tempat bekerja, dan iuran BPJS.

2. Data Variabel

Data variabel adalah jenis data yang dapat berubah pada setiap periode pembayaran gaji. Divisi payroll perlu memasukan data ini dalam setiap periode penggajian.

Contoh dari data variabel termasuk jumlah jam atau hari kerja, jumlah cuti, izin, dan sakit, serta hari libur. Data variabel mencakup penghasilan dan potongan pajak kumulatif yang berubah setiap bulannya.

Kehadiran data ini memastikan bahwa komponen penggajian yang berfluktuasi, seperti lembur atau potongan pajak, diperhitungkan dengan benar pada setiap pembayaran gaji.

Baca Juga: Mengapa HRD Perlu Melakukan Salary Survey?

Prosedur Skema Penggajian Karyawan yang Baik

Skema penggajian karyawan adalah suatu prosedur yang harus diikuti oleh perusahaan untuk memproses dan membayar gaji karyawan secara sistematis dan tepat waktu.

Berikut ini prosedur dalam skema penggajian karyawan yang baik.

1. Sistem Pengelolaan Penggajian Karyawan

Sistem ini adalah serangkaian prosedur yang dilakukan untuk mengendalikan pembayaran gaji karyawan.

Di dalam praktiknya, perusahaan bisa melakukan perekrutan, penyeleksian kandidat, bahkan melakukan pemecatan kepada karyawan.

Semua ini tergantung pada kebijakan perusahaan masing-masing.

2. Pencatatan Kehadiran

Salah satu prosedur yang penting dalam skema penggajian karyawan adalah pencatatan kehadiran karyawan. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mencatat secara akurat waktu kehadiran setiap karyawan. 

Biasanya, prosedur ini melibatkan penggunaan sistem kehadiran digital, seperti aplikasi absensi fingerprint, atau sistem absensi berbasis web.

3. Pencatatan Jam Kerja

Prosedur lain dalam skema penggajian adalah pencatatan jam kerja karyawan. Hal ini dilakukan untuk menghitung jumlah jam kerja yang dilakukan oleh setiap karyawan.

Secara umum, seorang karyawan diharapkan bekerja selama 8 jam dalam sehari.

Jika karyawan bekerja lebih dari 8 jam, maka dapat dicatat sebagai waktu lembur. Jika karyawan dihitung lembur, tentu perusahaan harus menghitung lembur.

4. Pembuatan Daftar Gaji

Prosedur selanjutnya adalah pembuatan daftar gaji berdasarkan keputusan manajemen.

Daftar gaji ini mencakup informasi tentang perekrutan karyawan baru, pemutusan hubungan kerja, promosi jabatan, atau demosi.

Hal ini penting untuk mendukung skema penggajian karyawan dengan optimal.

5. Distribusi Biaya Gaji

Prosedur distribusi biaya gaji dilakukan dengan mengalokasikan biaya gaji ke setiap divisi terkait.

Tujuannya adalah untuk mengendalikan biaya dan menghitung harga pokok produk yang dihasilkan oleh perusahaan.

6. Pembayaran Gaji

Terakhir adalah pembayaran gaji, yang melibatkan bidang akuntansi dan keuangan. Departemen akuntansi menghasilkan perintah pengeluaran kas untuk memfasilitasi pencairan dana gaji. 

Lalu departemen finance bertanggung jawab dalam pencairan dana tersebut dan melakukan transfer gaji ke rekening masing-masing karyawan.

Dengan mengikuti prosedur yang jelas dan terstruktur dalam sistem pengelolaan penggajian karyawan, perusahaan dapat mengelola pembayaran gaji lebih efisien dan tepat waktu.

Hal ini juga membantu menjaga transparansi keuangan perusahaan serta kepuasan karyawan terkait dengan pembayaran gaji yang akurat dan teratur.

Baca Juga: Rekomendasi Terbaik Program untuk Menghitung Gaji Karyawan

Buat Skema Penggajian Karyawan yang Baik dengan Software Payroll LinovHR

Memiliki skema penggajian karyawan yang baik merupakan hal yang penting untuk memastikan keadilan, transparansi, dan kepuasan karyawan dalam perusahaan.

Anda bisa memulainya dengan menetapkan gaji dasar yang kompetitif untuk setiap posisi atau jabatan. 

Lakukan penelitian pasar untuk memahami tingkat gaji yang umumnya diberikan dalam industri dan wilayah yang sama. Pastikan gaji dasar yang ditawarkan cukup untuk menarik dan mempertahankan karyawan berkualitas.

Untuk memastikan skema penggajian karyawan berjalan dengan baik, perusahaan dapat memanfaatkan teknologi digital yaitu menggunakan Software Payroll LinovHR.

Dengan menggunakan Software Payroll LinovHR, perusahaan dapat mengelola penggajian karyawan dengan lebih efisien dan efektif.

Software ini menyediakan fitur yang memungkinkan pengelolaan data terkait gaji karyawan secara terpusat, termasuk informasi pribadi, kontak, dan riwayat pekerjaan.

Selain itu, Software Payroll LinovHR juga memungkinkan pengaturan komponen penggajian yang fleksibel, seperti gaji pokok, tunjangan, bonus, dan potongan.

Dengan adanya fitur perhitungan otomatis, Software Payroll LinovHR dapat menghitung gaji karyawan berdasarkan komponen penggajian yang telah ditentukan dengan cepat hanya dalam hitungan menit.

Fitur yang tidak kalah penting adalah Software Payroll LinovHR menyediakan laporan penggajian yang lengkap dan detail. Laporan penggajian ini bisa diunduh berdasarkan periode penggajian dan menjadi insight yang berharga bagi perusahaan.

Dengan menggunakan Software Payroll LinovHR membantu perusahaan dalam menciptakan skema penggajian yang efisien, memastikan keakuratan penggajian, serta menghemat waktu dan upaya dalam proses pengelolaan gaji karyawan.

Jadi, tunggu apalagi? Jika ingin menghindari kekhawatiran setiap bulan, Anda dapat memilih LinovHR.

Ayo klaim demo gratisnya sekarang juga, dapatkan penawaran spesial dari LinovHR!