Panduan Menerapkan Sistem Manajemen Talenta yang Efektif

Mengelola talenta menjadi salah satu faktor kunci dalam keberhasilan suatu perusahaan. 

Namun, dengan persaingan yang semakin ketat dan dinamika pasar yang terus berubah, perusahaan perlu mengadopsi sistem talenta untuk mendukung proses talent management  yang efektif dan mengoptimalkan potensi karyawan. 

 

Dalam artikel LinovHR ini, kami akan membahas langkah-langkah yang dapat Anda ambil untuk menerapkan sistem manajemen talenta yang efektif dalam perusahaan Anda.

 

Mengapa HR Perlu Sistem Manajemen Talenta?

Sistem manajemen talenta membantu perusahaan untuk dapat menjaga konsistensi dan efisiensi dalam proses talent management secara berkelanjutan.

Seiring dengan perusahaan yang terus berkembang, tentu akan semakin sulit untuk secara manual melacak setiap kandidat pekerjaan dan karyawan, terutama jika perusahaan beroperasi di banyak lokasi.

Data-data human resource perusahaan mungkin akan tersebar dan tidak lengkap. Sehingga proses manajemen talent menjadi tidak konsisten. Tentu ini sangat merugikan perusahaan.

Akibatnya, Anda tidak dapat memberikan yang terbaik untuk karyawan potensial Anda. Jika dibiarkan, ini dapat membuat mereka kehilangan kepuasan kerja, kinerja mereka akan menurun.

Lalu karena kurangnya penghargaan dari perusahaan, mereka pun tidak segan akan meninggalkan perusahaan.

Dalam hal ini, sistem talenta dapat menjadi solusi. Sistem ini memungkinkan tim HR untuk melacak dan mengelola perekrutan, pengembangan, dan kinerja karyawan dan kandidat di perusahaan secara berkelanjutan.

 

Cara Memilih Sistem Manajemen Talenta Terbaik

Terdapat enam cara yang bisa Anda lakukan untuk memilih sistem talenta terbaik yang dapat mendukung manajemen talenta di perusahaan, seperti berikut ini.

 

1. Identifikasi Kebutuhan Organisasi Anda

Langkah pertama yang perlu Anda lakukan untuk memilih sistem manajemen talenta terbaik adalah dengan melihat kebutuhan organisasi Anda dengan jelas.

Cobalah lakukan identifikasi kebutuhan dengan seluruh stakeholder perusahaan. Kesempatan ini juga bisa Anda gunakan untuk memperjelas apa yang ingin Anda capai dalam menjalankan manajemen talenta di perusahaan.

Tidak lupa, tentukan juga masalah yang ingin diselesaikan dari penggunaan sistem ini.

Untuk memudahkan Anda, cobalah buat daftar tujuan yang ingin dicapai dan masalah yang ingin diatasi. Buat juga fitur-fitur dan fungsi apa yang Anda rasa dapat membantu mencapai tujuan dan mengatasi masalah tersebut.

Anda juga bisa membuat daftar kriteria dari pemilihan sistem talenta, seperti kelayakan vendor, referensi pelanggan, teknologi yang digunakan, dan banyak lagi.

 

2. Tetapkan Anggaran

Tentukan siapa yang akan membiayai proyek tersebut. Tetapkan jumlah yang bersedia Anda bayarkan untuk elemen-elemen berikut:

• Lisensi software.
• Biaya implementasi, termasuk konfigurasi perangkat lunak, persiapan dan transfer data, integrasi, pelatihan, dan manajemen perubahan.
• Biaya pengoperasian, termasuk staf IT, hardware dan perangkat lunak komputer, pemeliharaan perangkat lunak dan integrasi data, layanan dukungan, pusat data, dan lainnya.

 

3. Pilih Vendor Berdasarkan Kebutuhan dan Anggaran

Untuk meyakinkan Anda, cobalah cek situs ulasan untuk melihat testimoni pelanggan terkait vendor yang ingin Anda gunakan.

Bila memungkinkan, cobalah minta saran dari seseorang yang telah menggunakan sistem sejenis. Teliti alternatif yang tersedia, sehingga Anda bisa mendapatkan sistem terbaik.

Buat daftar tiga hingga enam produk atau vendor yang dapat Anda evaluasi secara mendalam.

 

4. Kumpulkan Lebih Banyak Informasi Tentang Setiap Vendor yang Anda Pilih

Kunjungi situs web vendor yang dipilih. Lakukan pembicaraan dengan tim sales atau tim konsultan mereka untuk mempelajari lebih lanjut tentang sistem mereka.

 

5. Lakukan Demo

Manfaatkan kesempatan untuk melakukan demonstrasi produk. Sesi ini bisa Anda gunakan untuk mengenal fitur sistem lebih jauh.

Di dalam sesi demo, Anda bisa mempersiapkan daftar fitur apa saja yang ingin dilihat dan diketahui.

Agar tidak ada fitur yang terlewat untuk dilihat atau ditanyakan, sebelumnya ajaklah stakeholder untuk menyusun daftar fitur tersebut. Anda dapat bekerja sama dengan tim vendor untuk memastikan sesi demo sesuai dengan kebutuhan.

Pastikan tim demo vendor menunjukkan semua fitur yang Anda inginkan dan menjalankan proses penting bagi bisnis Anda.

Selama jalannya demo, Anda dapat menilai apakah vendor mampu menyesuaikan demonstrasi produk sesuai dengan industri Anda atau tidak.

 

Baca Juga: Tips Melakukan HR Software Demo yang Efektif

 

6. Diskusikan dengan Stakeholder dan Buat Keputusan Pembelian

Jika Anda sudah menjalani proses demo, selanjutnya terapkan kriteria keputusan yang telah Anda bobotkan dari matriks evaluasi. Berikan skor numerik untuk setiap produk dan vendor.

Lalu dari skor tersebut, persempit daftar menjadi dua atau tiga produk dan vendor yang layak.

Untuk membantu Anda memilih yang terbaik, cantumkan pertanyaan dan kekhawatiran yang masih ada untuk vendor-vendor tersebut.

Setelah pertanyaan dan kekhawatiran terjawab, mulailah mendiskusikan kesepakatan akhir.

 

Tahapan Penting saat Implementasi Talent Management Systems

Setelah Anda memilih vendor sistem talenta terbaik, selanjutnya Anda perlu mengetahui apa saja tahapan penting dalam implementasi talent management system, yaitu:

 

Libatkan Stakeholder Utama dalam Proses Adopsi Software

Bentuk tim yang terdiri dari anggota yang bertanggung jawab atas implementasi sistem talenta Anda, termasuk dari departemen TI, HR, dan berbagai fungsi atau unit bisnis yang terpengaruh oleh sistem.

Dengan tim stakeholder, tentukan jumlah perubahan yang diperlukan untuk setiap fungsi atau unit bisnis sebagai hasil dari implementasi, dan pertimbangkan kemungkinan adanya keperluan bantuan dalam manajemen perubahan.

Kolaborasi dengan vendor yang dipilih dan penyedia layanan lainnya untuk merencanakan implementasi secara bertahap. Tetapkan jadwal waktu, alokasikan sumber daya, dan minta persetujuan dari manajer orang-orang yang Anda inginkan untuk bergabung dalam tim proyek.

 

Migrasikan Data yang Ada

Migrasi data adalah proses yang melibatkan perpindahan data dari suatu sistem yang sudah ada ke suatu sistem yang baru. Jika kedua sistem tersebut memiliki bidang data yang sama persis, Anda dapat langsung melakukan migrasi data.

Namun, seringkali bidang data di kedua sistem berbeda. Hal ini membutuhkan konversi atau perubahan data yang ada agar sesuai dengan persyaratan sistem baru Anda.

Langkah-langkah dalam migrasi data saat ini meliputi:

• Mengevaluasi akurasi dan kelengkapan data yang ada, serta membersihkan jika diperlukan.
• Memetakan bidang data yang ada ke sistem baru, mengevaluasi definisi data dari sistem baru dan sistem ini, dan merencanakan konversi data saat ini ke definisi yang berbeda dalam sistem baru.
• Jika ada bidang data dalam sistem baru yang tidak sesuai dengan data yang ada, rencanakan pengumpulan dan penginputan data baru.
• Memuat data yang telah diubah ke dalam sistem baru.

 

Melakukan Pengujian Internal

Sebelum membuat sistem baru tersedia untuk pengguna secara umum, lakukan pengujian internal dengan tim kecil yang memiliki pemahaman tentang sistem dan data Anda. Dalam pengujian tersebut, lakukanlah beberapa hal ini:

• Lakukan pengujian terhadap konfigurasi sistem, pastikan bahwa semua bidang data ditampilkan dengan benar dan sesuai format yang diharapkan, serta periksa kebenaran data setelah migrasi.
• Uji laporan dan analitik yang ada dalam sistem.
• Lakukan pengujian penerimaan pengguna, evaluasi fungsi sistem dari perspektif pengguna, termasuk seberapa mudah penggunaan sistem dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas utama.

Penting untuk menghindari masalah migrasi data yang buruk, karena hal itu dapat mengancam keberhasilan implementasi sistem dan memengaruhi tingkat kepercayaan pengguna terhadap sistem yang baru.

 

Berikan Pelatihan dan Dukungan

Coba tentukan siapa yang akan membutuhkan pelatihan dan bagaimana dukungan akan diberikan kepada mereka.

Putuskan apakah perusahaan akan menyediakan dukungan tingkat pertama dengan opsi eskalasi masalah ke vendor, atau apakah vendor akan memberikan dukungan tingkat pertama.

Tentukan jenis pelatihan yang akan diberikan dan cara penyampaian pelatihan tersebut, apakah melalui pelatihan langsung di ruang kelas atau secara online melalui pengiriman jarak jauh.

Tetapkan siapa yang akan bertanggung jawab dalam memberikan pelatihan, apakah akan dilakukan secara internal atau melalui pelatihan oleh vendor perangkat lunak untuk melatih pengguna akhir.

 

Talent Management System dari LinovHR untuk Sistem Talenta Terbaik

 

 

Sistem talenta mendukung perusahaan dalam melakukan manajemen talenta secara berkelanjutan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Maka dari itu, penting sekali bagi perusahaan untuk dapat memilih mana sistem yang terbaik dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Melakukan evaluasi terkait apa saja modul serta fitur yang ditawarkan menjadi cara yang akan membantu Anda memilih sistem talenta manajemen terbaik.

Bila Anda tidak ingin ragu, memilih Talent Management System LinovHR bisa menjadi pilihan terbaik, untuk mengelola bakat dalam organisasi Anda. 

Dirancang untuk mengatasi tantangan pelacakan manual dan kompleksitas perusahaan yang berkembang, Talent Management System LinovHR mengintegrasikan dan mengelola rekrutmen, pengembangan karyawan, dan data kinerja pada platform yang komprehensif.

Dengan memanfaatkan Talent Management System LinovHR, Anda mendapatkan pemahaman yang lebih jelas tentang kebutuhan organisasi Anda. 

Talent Management System LinovHR juga dapat menangani masalah data yang terfragmentasi dan tidak lengkap. Dengan mengintegrasikan data yang relevan, Anda dapat memastikan konsistensi dalam proses manajemen bakat, meminimalkan peluang yang terlewatkan, dan mencegah karyawan yang berharga diabaikan. 

Pendekatan jangka panjang ini meningkatkan moral dan kinerja karyawan, mengurangi kemungkinan kehilangan mereka dari perusahaan Anda.

Ajukan demo gratis segera untuk kenali lebih jauh fitur dan fungsi-fungsinya!