Dalam dunia kerja, sistem presensi bukan lagi sekedar untuk mencatatkan kehadiran karyawan, tetapi bisa berdampak terhadap gaji.
Dengan kemajuan teknologi, penggunakan aplikasi absensi online sudah dapat menyelaraskan data kehadiran karyawan dengan berbagai hal. Contohnya seperti gaji, cuti, produktivitas, lokasi, hingga mengidentifikasi permasalahan yang sedang terjadi.
Kali ini, LinovHR merangkum informasi seputar sistem presensi, kelebihan, jenis dan apa saja fitur yang dapat membantu perusahaan anda.
Apa Itu Sistem Presensi?
Sistem presensi adalah suatu cara atau prosedur yang ditetapkan oleh perusahaan untuk mengelola kehadiran karyawan. Penerapan sistem presensi biasanya wajib untuk karyawan pahami dan taati dengan baik.
Sedangkan, pengelolaan presensi berada dalam tanggung jawab divisi HRD yang nantinya akan dilaporkan ke perusahaan.
Fungsi Sistem Presensi
Penggunaan sistem presensi yang modern dan canggih dapat mempermudah pengelolaan jadwal kerja karyawan dan merekapnya. Berikut adalah beberapa fungsi jika menerapkan sistem presensi.
1. Mendata Kehadiran Karyawan
Salah satu kegunaan sistem ini adalah untuk menandai kehadiran karyawan. Terlebih sekarang banyak karyawan yang bekerja secara remote. Data kehadiran ini nantinya dibutuhkan untuk salah satu komponen perhitungan penggajian.
2. Komponen Perhitungan Gaji
Seperti yang sudah disebutkan di atas, sistem ini dibutuhkan untuk perhitungan penggajian. Komponennya adalah data kehadiran karyawan dalam satu bulan. Upah karyawan yang kehadirannya lengkap dalam satu bulan akan berbeda dengan karyawan yang jarang hadir.
3. Mengetahui Sisa Cuti
Jika perusahaan memiliki teknologi sistem yang sudah canggih, bisa memungkinkan HR untuk mengetahui alokasi dan sisa cuti karyawannya. Selain itu, juga bisa mengetahui karyawan mana saja yang berhak untuk mendapatkan cuti.
4. Mempermudah Pengajuan yang Berkaitan dengan Kehadiran
Sistem presensi memungkinkan karyawan untuk mengajukan segala hal yang berkaitan dengan kehadirannya, seperti cuti dan switch jadwal menjadi lebih mudah.
Baca Juga : 9 Alasan Mengapa Perusahaan Harus Menggunakan Daftar Hadir Online
Jenis-jenis Sistem Presensi
Terdapat beberapa sistem yang digunakan perusahaan dalam pengelolaan kehadiran karyawannya. Di antaranya adalah sebagai berikut.
1. Presensi Biometrik
Teknologi ini merupakan sistem kehadiran dengan cara mengenali karyawan melalui fingerprint, wajah ataupun suara. Presensi biometrik sudah banyak diterapkan oleh banyak perusahaan karena kemudahannya dalam pencatatan.
2. Sistem Kartu
Cara ini banyak diterapkan oleh perusahaan yang sudah cukup berumur. Karyawan melakukan presensi dengan menggunakan kartu yang juga merupakan ID cardnya. Caranya adalah melakukan tap pada mesin pembaca, sehingga mesin tersebut akan mencatat kehadiran karyawan secara real-time.
3. Sistem Presensi Online
Sistem ini mulai banyak digunakan karena kecanggihannya dalam pengelolaan kehadiran karyawan. Perangkat dari sistem ini bisa diakses lewat handphone dari masing-masing karyawan, karena berupa aplikasi.
Sistem presensi online biasanya memiliki banyak fitur dalam hal kehadiran karyawan. Fitur-fitur tersebut akan dijelaskan secara lengkap di pembahasan selanjutnya.
4. Sistem GPS
Dengan menggunakan GPS, memungkinkan HR untuk memantau lokasi, waktu kedatangan, dan juga kepergian karyawan yang bekerja di luar kantor, seperti sales dan teknisi.
Fitur Penting Sistem Presensi
Sebelum memutuskan untuk menggunakan aplikasi presensi online, anda perlu memahami fitur penting yang perlu ada. Berikut ini beberapa fitur canggih yang dapat membantu anda dalam menerapkan sistem presensi yang efektif dan tepat guna.
1. Time Group
Fitur time group berfungsi untuk mengklasifikasikan karyawan yang mempunyai jam kerja atau jadwal kerja yang sama.
Melalui fitur ini, perusahaan dapat mengelola jadwal dan status kehadiran karyawan dengan mudah. Dengan ini anda dapat membandingkan data presensi karyawan dengan keperluan anda dari data tersebut.
Tidak sampai disitu, fitur time group ini juga berfungsi untuk mengatur jam kerja fleksibel, toleransi keterlambatan karyawan, ketidakhadiran sebagai cuti tahunan, dan lembur karyawan.
2. Calendar
Fitur yang kedua adalah calendar, fitur ini berfungsi menampilkan seluruh jadwal libur dan event yang diadakan oleh perusahaan. Dengan adanya fitur ini, manajemen perusahaan dapat memilih karyawan yang memenuhi kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya dan karyawan tersebut berhak mendapatkan hari libur atau mengikuti event.
3. Schedule Exception
Fitur berikutnya adalah Schedule Exception. Fitur ini berfungsi mengatur jadwal karyawan yang berhalangan hadir ke kantor dan menggantinya di hari lain.
Sehingga karyawan memiliki kesempatan untuk mengganti jadwal ketidakhadirannya di kantor. Selain itu, fitur Schedule Exception juga membantu perusahaan dalam menerapkan aturan jam kerja shift bagi karyawannya.
4. Leaves
Fitur Leaves yang terdapat didalam sistem presensi ini berfungsi untuk mengelola sistem cuti perusahaan. Tak hanya itu, fitur ini juga memudahkan manajemen perusahaan dalam menentukan kuota cuti, periode kuota, dan menentukan karyawan yang berhak menerima cuti tahunan.
Disisi lain, fitur leaves ini juga dapat digunakan karyawan untuk melihat sisa kuota cuti sebelum mengajukan cuti. Kemudian, manajemen perusahaan bisa mengatur sendiri jalur approval request ini.
5. Permit Request
Fitur permit request merupakan sebuah fitur yang memungkinkan karyawan untuk mengajukan izin, seperti izin datang terlambat, izin pulang cepat, dan izin tidak masuk kerja yang disebabkan oleh faktor-faktor tertentu.
Fitur Permit Request memudahkan manajemen perusahaan untuk melacak kehadiran karyawan yang tidak sesuai dengan jam kerja yang telah ditetapkan.
6. Overtime Request
Fitur overtime request membantu karyawan dalam mengajukan lembur kepada pihak manajemen perusahaan. Kemudian, pihak manajemen HR yang telah diberi tanggung jawab oleh perusahaan akan mengelola sendiri jalur approval request tersebut.
7. Timesheet
Fitur yang tidak kalah penting dalam sistem presensi adalah fitur timesheet. Fitur ini akan membantu manajemen perusahaan terutama HR mengelola catatan kehadiran karyawan.
Caranya adalah dengan memasukan data kehadiran karyawan untuk dianalisis dan dibandingkan dengan jadwal karyawan, sehingga diperoleh status kehadiran karyawan yang akurat dan tepat.
Pada fitur timesheet ini, terdapat dua jenis timesheet yang dapat digunakan oleh manajemen HR, yaitu:
- Unprocessed Timesheet adalah timesheet yang belum dianalisis
- Processed Timesheet merupakan timesheet yang telah dianalisis.
Baca Juga: Mengatasi Karyawan No Call No Show
Sistem Presensi Online Canggih dari LinovHR
Bekerja dari rumah bukan berarti tidak memiliki hambatan sama sekali. Kebanyakan perusahaan kerap mengeluh kesulitan mencatat kehadiran karyawan saat work from home karena kurangnya sistem yang terintegrasi untuk mengawasi pekerjaan karyawan.
Untuk mengatasi hambatan tersebut, perusahaan dapat mengandalkan Aplikasi Absensi dari LinovHR. Dengan menggunakan Aplikasi Absensi dari LinovHR, kini karyawan yang bekerja dari rumah dapat dengan mudah dicatat kehadirannya oleh manajemen perusahaan.
Sebab, Aplikasi Absensi LinovHR memiliki semua fitur yang telah disebutkan diatas, sehingga dapat memudahkan perusahaan dalam mengelola absensi karyawan yang komprehensif.
Software ini membantu perusahaan mewujudkan sistem presensi yang lebih baik, mudah, cepat, efisien dan real-time.
