Saat ini proses pencatatan kehadiran yang diterapkan perusahaan telah berkembang. Belakangan ini, untuk mempermudah proses pencatatan kehadiran karyawan yang bekerja remote dikenal dengan sistem presensi online.
Sistem presensi online adalah terobosan yang sangat praktis bagi karyawan untuk melakukan proses pencatatan kehadiran dimanapun.
Untuk lebih mengenal tentang kemudahan dari sistem presensi online, LinovHR sudah siapkan artikel lengkapnya untuk Anda, simak hingga akhir ya, ada promo menanti Anda!
Masalah yang Akan Ditemui Jika Menggunakan Sistem Presensi Manual
Hingga saat ini, sistem presensi manual atau sistem absensi manual masih menjadi andalan banyak perusahaan untuk mencatat kehadiran karyawan.
Padahal, sistem ini sangat rentan terhadap kecurangan dan juga tidak efisien dan efektif dalam hal manajemen personalia.
Karena proses presensi masih dilakukan secara manual, tidak jarang ditemukan beberapa permasalahan yang pada akhirnya memengaruhi kinerja perusahaan. Berikut terdapat beberapa masalah lainnya yang akan Anda temui jika masih menggunakan sistem presensi manual:
1. Menurunkan Produktivitas Karyawan
Beberapa perusahaan menerapkan sistem upah karyawan berdasarkan jam kerjanya. Dengan menggunakan sistem presensi manual, tentunya perusahaan sulit untuk mengetahui apakah karyawan tersebut benar-benar berlaku jujur terhadap jam kerjanya atau tidak.
Hal inilah yang dapat mengurangi produktivitas karyawan kedepannya.
2. Boros Kertas
Sistem presensi manual yang masih memanfaatkan kertas tentunya dinilai dapat memboroskan penggunaan kertas. Ini juga berarti meningkatkan biaya pengeluaran perusahaan terhadap kebutuhan kertas yang terus-menerus digunakan.
3. Besar Risiko Kecurangan
Risiko adanya titip absen atau kecurangan yang umum dilakukan karyawan cukup besar. Hal ini pastinya sangat mengganggu kinerja yang diharapkan oleh perusahaan dimana banyak karyawan yang tidak patuh atau tidak jujur terhadap aturan perusahaan yang berlaku.
4. Risiko Kesalahan dalam Rekap Data
Oleh karena masih mengandalkan penggunaan kertas yang banyak, sehingga dalam melakukan rekap data presensi biasanya sering terjadi kesalahan input data.
Hal ini pastinya akan merugikan baik pihak karyawan maupun perusahaan itu sendiri.
Mengapa Perusahaan Harus Menggunakan Sistem Presensi Online?
Menggunakan sistem kehadiran online tentunya dapat memberikan berbagai manfaat yang dapat perusahaan Anda peroleh. Sehingga dapat meningkatkan produktivitas kinerja karyawan secara khusus dan perusahaan secara umum.
Beberapa alasan mengapa Anda perlu menggunakan sistem presensi online, antara lain:
1. Hemat Biaya
Sistem pencatatan kehadiran online tidak lagi membutuhkan penggunaan kertas yang banyak. Melainkan, Anda hanya membutuhkan aplikasi atau software yang dapat digunakan oleh seluruh karyawan dengan mudah.
2. Dapat Memantau Secara Real Time
Anda tidak perlu khawatir terhadap jam kehadiran dan lamanya karyawan Anda bekerja. Sebab, sistem kehadiran online dapat memantau data kehadiran dan pekerjaan dari seluruh karyawan Anda secara realtime.
3. Meminimalisir Kecurangan
Pastinya karyawan tidak dapat lagi melakukan tindak kecurangan seperti titip absen ketika perusahaan telah menggunakan sistem presensi online. Hal ini karena sistem akan memverifikasi setiap kehadiran karyawan di suatu tempat dengan memberikan informasi-informasi yang rinci.
4. Mudah Melakukan Rekapitulasi
Sistem kehadiran online telah dilengkapi dengan pencatatan otomatis terhadap data-data yang diperlukan seperti pencatatan kehadiran, keterlambatan, dan sebagainya.
Sehingga HRD tidak lagi perlu melakukan rekapitulasi secara manual dengan mengumpulkan berbagai kertas presensi.
Fitur Apa Saja yang Didapat dalam Sistem Presensi Online?
Sistem presensi atau absensi online umumnya telah dilengkapi dengan berbagai fitur yang memudahkan pengguna untuk melakukan pencatatan kehadiran. Berbeda dengan absensi atau presensi yang masih menggunakan cara manual.
Tentunya fitur-fitur tersebut tidak dapat diperoleh jika Anda masih memanfaatkan sistem presensi manual.
Berikut terdapat beberapa fitur yang wajib ada dalam sistem presensi online:
Terhubung dengan Smartphone
Sistem kehadiran online memberikan fleksibilitas yang baik kepada seluruh karyawan yang menggunakannya. Hal ini didukung dengan kemampuannya yang telah terhubung dengan smartphone.
Sehingga, karyawan dapat melakukan proses pencatatan kehadiran dimanapun mereka berada dengan jaringan internet. Fleksibilitas seperti ini tentunya sangat memudahkan karyawan dan tidak perlu lagi mengantri untuk melakukan pencatatan kehadiran.
Pelacak Lokasi
Fitur yang tak kalah pentingnya adalah fitur pelacak lokasi absen atau geotagging. Fitur ini sangat berguna untuk memantau para karyawan yang sedang melakukan dinas di luar kantor.
Sehingga perusahaan dapat mengetahui apakah karyawan tersebut benar-benar menjalankan tugasnya atau tidak.
Validasi Data Absensi
Salah satu kemampuan yang paling baik yang dimiliki sistem presensi online adalah kemampuannya dalam memvalidasi data absensi. Hal ini tentunya akan memberikan tingkat keamanan yang tinggi sehingga karyawan tidak dapat melakukan manipulasi data absensi.
Mereka harus mengambil foto untuk melakukan validasi data diri secara otomatis dan sistem akan mencatat waktu kehadirannya. Kemudian data absensi tersebut ditampung ke dalam database perusahaan yang telah terintegrasi dengan data personal karyawan lainnya.
Dapatkan Fitur Canggih Sistem Presensi Online dengan LinovHR
Sistem presensi online adalah jawaban atas segala permasalahan presensi karyawan secara manual. Menggunakan teknologi presensi online akan membuat perusahaan dapat dengan cepat mengelola kehadiran karyawan. Hal ini akan membantu dalam hal penggajian atau juga pemberian reward and punishment pada karyawan.
Saat ini untuk menggunakan sistem presensi juga tidak sulit, ada banyak vendor yang bisa Anda pilih, tapi pastikan lagi apakah vendor tersebut menjamin kemudahan dan keamanan data perusahaan Anda.
Sistem presensi online LinovHR adalah salah satu yang bisa Anda andalkan. Aplikasi absensi yang berbasis online yang dapat memudahkan proses pencatatan kehadiran karyawan serta dapat memantau data kehadiran karyawan secara realtime.
Berbeda dengan aplikasi absensi lainnya, LinovHR memiliki keunggulan pada sistem keamanannya. Di mana aplikasi absensi LinovHR bebas dari fake GPS, jailbreak, dan root sehingga data absensi bebas dari tindakan kecurangan.
Tidak hanya itu, modul absensi dari LinovHR dilengkapi dengan fitur tambahan lainnya seperti mengelola Reimbursement, Payroll, Hitung Jam Lembur, dan lain-lain yang memudahkan Anda dalam mengelola data kehadiran karyawan.
Segera beralih ke aplikasi presensi online LinovHR untuk mudahkan segala urusan pengelolaan data kehadiran karyawan!
Ayo ajukan demo Software LinovHR sekarang dan dapatkan promo gratis 100% spesial untuk Anda.
