Manajer dan HRD adalah pihak yang sering berurusan dengan performa atau kinerja karyawan. Oleh karena itu, HRD dan setiap jajaran manajer harus memahami apa itu sistem manajemen kinerja.
Sistem manajemen kinerja mempunyai beberapa parameter khusus yang dapat digunakan untuk membandingkan kinerja terkini terhadap target yang harus dicapai.
Seberapa pentingnya pengelolaan performa karyawan? Dan bagaimana sistem manajemen kinerja membantu pengelolaannya?
LinovHR akan memberikan pemaparannya di artikel ini.
Apa itu Sistem Manajemen Kinerja?
Sistem Manajemen Kinerja adalah suatu pendekatan atau kerangka kerja yang digunakan oleh organisasi untuk mengelola dan memantau kinerja karyawan guna mencapai tujuan bisnis yang ditetapkan.
Terdapat beberapa serangkaian proses yang terstruktur, termasuk penetapan tujuan, pengukuran kinerja, penilaian, umpan balik, pengembangan, dan penghargaan.
Tujuan utama dari sistem ini adalah untuk mengukur dan meningkatkan kinerja individu, tim, dan organisasi secara keseluruhan.
Dengan menggunakan sistem ini, organisasi dapat mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan karyawan, memberikan umpan balik konstruktif, mengenali potensi pengembangan, serta mengarahkan upaya dan sumber daya untuk mencapai hasil yang diinginkan.
Pentingnya Sistem Manajemen Kinerja
Manajemen kinerja memainkan peran penting dalam kelangsungan dan kesuksesan perusahaan. Kinerja setiap bagian perusahaan memengaruhi pencapaian keseluruhan perusahaan, sehingga manajemen kinerja yang efektif diperlukan untuk memastikan semua bagian berfungsi secara harmonis.
Berikut adalah beberapa fungsi penting dari manajemen kinerja:
1. Indikator Kinerja Perusahaan
Manajemen kinerja berfungsi sebagai indikator penting dalam menilai kinerja perusahaan. Dengan mengintegrasikan manajemen kinerja ke dalam KPI (Key Performance Indicator), perusahaan dapat mengukur kinerja secara jelas dan kuantitatif. Penggunaan KPI memudahkan pengukuran kinerja dan memungkinkan perusahaan untuk menjawab tantangan yang ada. Saat ini, aplikasi KPI seperti fitur KPI Management dari Mekari Talenta memudahkan pengelolaan kinerja karyawan dengan fitur terintegrasi yang mempermudah penggunaannya.
2. Mencapai Tujuan Perusahaan
Manajemen kinerja sangat terkait dengan pencapaian tujuan perusahaan. Dengan sistem manajemen kinerja yang baik, tujuan perusahaan dapat dipantau dengan lebih mudah dan disesuaikan jika diperlukan. Sistem ini memastikan perusahaan tetap berada pada jalur yang benar untuk mencapai target yang telah ditetapkan.
3. Memperbaiki Sistem Kerja
Manajemen kinerja memfasilitasi perubahan sistem kerja yang diperlukan untuk pengembangan perusahaan. Tanpa manajemen kinerja, proses perubahan bisa sulit, terutama di perusahaan besar. Dengan adanya sistem ini, perubahan dapat dilakukan dengan lebih mudah dan efisien.
4. Menciptakan Lingkungan Kerja yang Solid
Manajemen kinerja mendorong kerjasama di antara anggota perusahaan. Sistem ini membantu dalam penilaian dan apresiasi kinerja individu, meningkatkan hasil pekerjaan, dan memperkuat solidaritas di dalam tim. Dengan lingkungan kerja yang solid, setiap individu berkontribusi secara optimal dalam pencapaian tujuan perusahaan.
Baca Juga: Penerapan Psychological Safety untuk Meningkatkan Performa Karyawan
Tahapan Sistem Manajemen Kinerja
 Sistem Manajemen Kinerja (SMK) terdiri dari beberapa tahapan yang dirancang untuk memastikan proses manajemen kinerja berjalan dengan efektif dan mencapai hasil yang diinginkan.
Berikut adalah beberapa langkah penting dalam Sistem Manajemen Kinerja:
1. Fase Perencanaan
Fase perencanaan adalah langkah awal dalam sistem manajemen kinerja yang perlu dipahami oleh HR. Pada tahap ini, perusahaan menetapkan tujuan kinerja yang diharapkan dari setiap karyawan.
Tujuan tersebut harus spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan dengan posisi masing-masing karyawan, dan memiliki tenggat waktu. Selain itu, pada fase ini juga penting untuk mengembangkan rencana kerja yang mendukung pencapaian tujuan tersebut.
Pastikan tujuan karyawan selaras dengan tujuan keseluruhan perusahaan. Proses perencanaan ini sering melibatkan diskusi antara manajer dan karyawan untuk menetapkan tujuan yang realistis dan menantang.
2. Pembuatan Standar Kinerja
Pada tahap ini, ditetapkan standar kinerja yang jelas. Standar ini meliputi kriteria dan harapan spesifik mengenai kualitas kerja, produktivitas, efisiensi, dan aspek kinerja lainnya. Standar ini berfungsi sebagai acuan untuk mengevaluasi kinerja karyawan.
3. Evaluasi Kinerja
Evaluasi kinerja adalah tahap dimana perusahaan melakukan evaluasi menyeluruh terhadap kinerja karyawan selama periode tertentu, umumnya setahun. Evaluasi ini mencakup pencapaian tujuan, perkembangan keterampilan, dan kontribusi karyawan terhadap perusahaan.
Tahap ini melibatkan penilaian terhadap pencapaian karyawan sesuai dengan tujuan dan standar kinerja yang telah ditetapkan. Evaluasi dapat dilakukan menggunakan berbagai metode, seperti penilaian kualitatif, penilaian kuantitatif, penilaian 360 derajat, atau gabungan beberapa metode.
Proses evaluasi dilakukan secara objektif dan adil, serta memberikan umpan balik yang konstruktif kepada karyawan.
4. Penghargaan dan Pengakuan
Penghargaan adalah tahap di mana perusahaan memberikan penghargaan dan pengakuan kepada karyawan atas pencapaian dan kontribusi mereka. Ini meliputi promosi, pengakuan publik, bonus, atau bentuk penghargaan lain sesuai kebijakan perusahaan.
Penting untuk mengakui dan menghargai karyawan yang telah mencapai atau melampaui target mereka. Penghargaan ini tidak hanya memotivasi karyawan untuk terus berkembang, tetapi juga mendorong mereka untuk memberikan kontribusi terbaik di perusahaan.
Manfaat Sistem Manajemen Kinerja
Karyawan adalah aset berharga perusahaan. Tidak peduli seberapa besar skala perusahaan, tanpa karyawan perusahaan tak mampu untuk menjalankan operasional dengan stabil.
Itulah sebabnya perusahaan melalui HRD selalu berupaya untuk menjaga relasi yang baik agar suasana kerja menjadi menyenangkan.
Tak hanya itu, performa atau kinerja karyawan pun perlu dikelola dengan baik. Pengelolaan karyawan yang baik akan menghasilkan karyawan unggulan yang dapat membantu perusahaan dalam mencapai tujuan.
Ada beberapa hal yang mempengaruhi performa karyawan, yaitu stress akibat tekanan kerja, ketidakharmonisan lingkungan kerja, kurangnya keterampilan dan kemampuan, dan lain-lain.
Semua itu harus dianalisis dan diatasi dengan baik agar karyawan dapat kembali bekerja secara optimal.
Sistem manajemen kinerja hadir sebagai pendekatan terstruktur untuk mengelola kinerja karyawan dalam organisasi.
Dengan menggunakan sistem ini, organisasi dapat meningkatkan kinerja secara keseluruhan, mengembangkan potensi karyawan, dan mencapai tujuan bisnis yang ditetapkan.
Sistem manajemen kinerja juga dapat membantu HRD dalam memberikan pengakuan dan penghargaan atas pencapaian yang luar biasa.
Karyawan yang mencapai hasil yang baik dan memberikan kontribusi yang berarti diakui dan diberikan penghargaan yang sesuai, baik dalam bentuk finansial maupun non-finansial.
Hal ini dapat membantu memotivasi karyawan, meningkatkan employee engagement, dan membangun budaya kerja yang positif.
Tantangan Pengelolaan Karyawan yang dapat Diatasi Sistem Manajemen Kinerja
Adapun tantangan atau hambatan umum dalam pengelolaan karyawan yang dapat diatasi oleh sistem manajemen kinerja adalah sebagai berikut:
1. Kurangnya Pengukuran
Hambatan yang umum terjadi di berbagai tingkat perusahaan adalah kurangnya skala pengukuran atau parameter.
Pengukuran berdasarkan parameter dimaksudkan untuk mengetahui seberapa jauh dan kualitas kinerja karyawan.
Sistem manajemen kinerja dapat membantu HRD menentukan parameter penilaian dengan sistematis, dimana parameter tersebut dapat dibandingkan dengan tujuan perusahaan dan kinerja karyawan secara langsung melalui Goals and KPIs.
2. Komitmen Kepemimpinan dan Manajemen
Kepemimpinan seorang manajer berdampak besar pada pengintegrasian dan penyelarasan performa dalam sistem manajemen kinerja yang komprehensif.
Komitmen dan pemahaman kepemimpinan adalah persyaratan utama bagi manajer untuk mencapai performa yang mencapai keberhasilan kinerja.
Agar manajer memahami bagaimana cara meningkatkan kinerja dalam mengelola manusia, majaer bisa meminta feedback dari karyawan.
Namun, seringkali karyawan merasa sungkan untuk memberikan masukan kepada atasannya sehingga proses feedback tak berjalan optimal.
Sistem manajemen kinerja dapat mengatasi hal tersebut dengan menyediakan fitur feedback, dimana karyawan dapat memberikan feedback kepada manajer secara lugas tanpa rasa sungkan dan tersimpan dalam sistem.
Baca Juga: Self Evaluation Secara Mandiri untuk Kinerja Karyawan
3. Perencanaan Tidak Matang
Kurang matangnya sebuah perencanaan berasal dari data dan informasi yang digunakan untuk perencanaan kurang sesuai sehingga implementasi rencana tak sesuai dengan fakta atau kejadian di lapangan.
Sistem manajemen kinerja mempunyai fitur result, yang mana fitur tersebut dapat menampilkan data dan informasi akurat mengenai performa karyawan individu atau tim secara keseluruhan.
4. Penilaian Tidak Seimbang
Penilaian kinerja bertujuan agar setiap pihak dalam perusahaan dapat mengetahui kinerjanya saat ini dan memahami bagaimana cara untuk memperbaiki kinerja.
Akan tetapi, bagaimana jika karyawan menerima penilaian yang tak seimbang dan hanya menerima penilaian dari satu pihak?
Hal ini justru akan menghambat karyawan untuk meningkatkan kinerja dikarenakan kurangnya insight dari berbagai pihak.
Fitur feedback dapat menjadi solusi penilaian yang tak seimbang. Fitur ini memfasilitasi karyawan dengan karyawan lain dalam satu divisi maupun antar divisi sehingga karyawan mendapatkan penilaian yang seutuhnya.
Sistem juga menjamin anonimitas penilai sehingga tidak perlu lagi merasa sungkan untuk menilai kinerja sesama rekan sejujur mungkin.
Baca Juga: Feedback Pasca Performance Review Kepada Karyawan
5. Apresiasi Kinerja Tak Tepat Sasaran
Perusahaan memberikan apresiasi kinerja berupa bonus dan lainnya sebagai bentuk penghargaan untuk karyawan berprestasi serta motivasi untuk karyawan yang belum memiliki prestasi kerja.
Sayangnya, apresiasi perusahaan tak selalu berjalan tepat sasaran akibat penilaian performa yang tak akurat.
Akibatnya, hal ini akan memicu konflik antar karyawan yang menilai bahwa perusahaan tidak kredibel dalam mengelola karyawan.
Sistem manajemen kinerja mempunyai fitur performance review yang dapat menilai performa karyawan menyeluruh sehingga dapat diketahui dengan tepat dan akurat bagaimana performa masing-masing karyawan. Jadi, apresiasi kinerja pun menjadi tepat sasaran.
Kelola Manajemen Kinerja Karyawan dengan LinovHR
Pengelolaan karyawan adalah kunci utama bagi perusahaan untuk mengoptimalkan kinerjanya. Sebab, karyawan berhubungan langsung dengan operasional dan output perusahaan.
Sudah semestinya perusahaan harus mengelola karyawannya lebih efektif. LinovHR menawarkan solusi sistem manajemen kinerja berupa Software Performance Management, yang merupakan solusi tepat bagi perusahaan yang ingin meningkatkan kualitas pengelolaan performa karyawan.
Didukung pengalaman dalam membantu berbagai client, LinovHR mampu membantu perusahaan mengelola karyawan sebagai kunci utama dalam operasional.
Segera hubungi LinovHR untuk melakukan penjadwalan demo dan dapatkan promo menarik!
