Penerapan teknologi dalam operasional perusahaan sudah sangat dibutuhkan sekarang ini. Terlebih, perusahaan yang memiliki banyak data untuk dikelola.
Pengelolaan data tersebut dapat dikelola menggunakan sistem manajemen basis data. Sistem ini berfungsi untuk mengelola sekumpulan data perusahaan yang disimpan di suatu database.
Artikel LinovHR kali ini akan membahas secara lengkap mengenai sistem manajemen data. Simak uraiannya di bawah ini!
Pengertian Sistem Manajemen Basis Data
Sistem manajemen basis data adalah piranti lunak yang digunakan untuk mengontrol, memelihara dan mengelola basis data secara menyeluruh.
Sistem yang disebut juga sebagai database management system ini dibutuhkan untuk menunjang pengelolaan data dalam jumlah yang besar. Terlebih jika perusahaan menggunakan banyak aplikasi dalam kegiatan operasionalnya.
Sistem manajemen data juga bertugas sebagai ‘pengengah’ antara user dan juga database yang ada di perusahaan.
Jenis-Jenis Sistem Manajemen Data
Terdapat beberapa jenis sistem manajemen data yang sering dijumpai di perusahaan. Di antaranya adalah sebagai berikut.
1. Relational
Jenis ini dibedakan berdasarkan hubungan antar satu data dengan data lain yang memiliki keterkaitan. Jenis sistem ini memberikan kemudahan dalam melakukan integrasi dari satu kelompok data ke kelompok data lainnya.
2. Hierarki
Sesuai namanya, format penyimpanan data ini disimpan berdasarkan tingkatan yang ada. Bentuknya sendiri bisa berupa top-down ataupun bottom-up dengan basis sentral data sebagai induk.
3. Orientasi Berdasarkan Objek
Fokus pada sistem ini tertuju objek yang terdapat dalam suatu database. Data yang ada nantinya akan dikumpulkan dalam suatu object atau classes. Tujuannya adalah agar kelompok data tersebut dapat dikelola dengan baik.
Manfaat Penerapan Sistem Manajemen Basis Data di Perusahaan
Berikut adalah beberapa manfaat yang bisa didapatkan ketika perusahaan menerapkan database management system.
1. Menjaga Keamanan Data Perusahaan
Perusahaan yang menerapkan sistem manajemen data-nya sendiri tentu memiliki keuntungan dari segi keamanan. Karena data dikelola secara internal, tidak diserahkan ke pihak lain.
2. Memungkinkan Perusahaan untuk Mengubah Data
Sistem ini juga memungkinkan perusahaan untuk mengubah data jika ada kesalahan data dan memerlukan perbaikan. Hal ini belum tentu dapat dilakukan jika penyimpanan database dilakukan di lingkup eksternal perusahaan
3. Mengoptimalkan Kinerja Operasional Perusahaan
Dengan terpusatnya data yang dimiliki perusahaan, hal ini dapat menambah efisiensi kegiatan operasional perusahaan. Hal ini karena pihak perusahaan dapat melihat database kapan saja untuk keperluan kegiatan operasional.
Menerapkan Sistem Manajemen Data dalam Penilaian Kinerja
Seluruh informasi mengenai penilaian kinerja akan lebih efektif bila ditunjang dengan sistem manajemen data yang baik.
Penilaian kinerja adalah sebuah proses pengukuran kinerja karyawan pada periode tertentu. Hasil dari penilaian biasanya akan dibandingkan dengan tujuan atau goals serta pencapaian perusahaan di periode sebelumnya.
Dari hasil penilaian dan perbandingan dengan periode sebelumnya akan terlihat bagaimana perkembangan perusahaan. Jika dinilai kinerja belum maksimal mencapai tujuan, perusahaan akan melakukan berbagai upaya untuk mengatasinya seperti mengadakan program pelatihan dan pengembangan karyawan.
Upaya lain yang akan dilakukan perusahaan adalah pemberian feedback kepada karyawan agar karyawan mampu memahami aspek mana yang harus diperbaiki dari segi kinerja.
Pemberian penghargaan atau reward kepada karyawan berprestasi juga akan membuat karyawan berprestasi merasa dihargai dan memotivasi karyawan lain agar mampu meningkatkan kualitas kinerja.
Manfaat Sistem manajemen Basis Data untuk Penilaian Kinerja
Karena penyimpanan dana dan informasi dari metode penilaian manual tidak efisien dan memakan banyak tempat, ada baiknya perusahaan menggunakan sistem manajemen data.
Sistem tersebut mampu menyimpan dan mengolah data penilaian kinerja berikut parameter atau indikatornya. Adapun manfaat penggunaan sistem manajemen data untuk penilaian kinerja dalam perusahaan adalah sebagai berikut.
1. Aman
Semua data baik hasil maupun parameter penilaian kinerja bersifat rahasia. HRD wajib menjamin bahwa semua data dan informasi karyawan disimpan dengan aman.
Cloud based server adalah kunci utama dari keamanan sistem manajemen data. Semua informasi mengenai parameter, hasil penilaian, dan lain-lain seputar kinerja disimpan aman dan rahasia dan tidak mudah bocor.
2. Sentralisasi
Bayangkan jika HRD perlu mengulik satu-satu lembaran dokumen saat ini mencari tahu tentang laporan kinerja di periode sebelumnya.
Dengan manajemen data yang tersistematis, semua informasi dapat tersimpan secara terpusat. Pemusatan atau sentralisasi juga memudahkan HRD untuk membandingkan hasil penilaian dengan goals dan Key Performance Indicator (KPI) yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
3. Akses Mudah
Karena penyimpanan yang terpusat, HRD dapat mengakses data dan informasi seputar penilaian kinerja dengan cepat. Bahkan HRD tidak perlu ke kantor untuk mengakses data tersebut.
Cukup gunakan gadget masing-masing, HRD dan manajerial bisa mengakses informasi penilaian kinerja karyawan selama masih terkoneksi dengan internet.
Kemudahan akses ini sangat membantu bagi perusahaan yang menerapkan sistem remote working.
4. Ringkas dan Praktis
Ucapkan selamat tinggal kepada tumpukan dokumen dan binder yang memenuhi lemari arsip ruang HRD. Berkat sistem manajemen data, semua data dan informasi tersimpan praktis secara digital.
Sehingga penyimpanan menjadi ringkas dan tidak membutuhkan banyak tempat. Tidak perlu lagi melakukan pengecekan rutin dokumen fisik yang rentan rusak.
5. Ramah Lingkungan
Penyimpanan digital dalam perusahaan pada akhirnya turut mendukung program paperless atau tanpa kertas yang lebih ramah lingkungan.
Perusahaan dapat mengurangi penggunaan kertas dengan maksimal dan tidak ada lagi kertas yang terbuang percuma.
Menggalakkan budaya paperless sebenarnya secara tidak langsung juga akan meningkatkan citra perusahaan di mata publik sebagai perusahaan yang bertanggung jawab kepada dampak lingkungan
Maksimalkan Penilaian Kinerja Karyawan dengan LinovHR
Dibutuhkan sinergi antara manajer, HRD, dan karyawan itu sendiri untuk menyukseskan penilaian kinerja. Semua pihak harus terbuka untuk mendiskusikan dan menerima masukan mengenai performa atau kinerja guna bersama-sama membangun perusahaan.
Tanpa sinergi yang kuat, penilaian kinerja tidak akan berjalan optimal dan tepat sasaran. Tak hanya itu, perusahaan juga harus menyediakan berbagai sarana untuk penilaian kinerja yang efektif.
Aplikasi Penialaian Kinerja dari LinovHR adalah satu dari sekian banyak sarana yang dapat menunjang penilaian kinerja lebih efektif.
Semua informasi dan data karyawan yang berhubungan dengan performa dapat disimpan dengan aman, rahasia serta tersistem dalam satu terpusat.
HRD jauh lebih mudah untuk mengakses dan menganalisis setiap parameter kinerja untuk mendapatkan penilaian kinerja yang paling akurat.
LinovHR juga menjamin bahwa semua informasi dan data yang tersimpan hanya digunakan untuk pengelolaan karyawan dan tidak digunakan untuk kepentingan pihak manapun.
Ingin tahu informasi lebih lanjut? Jadwalkan demo Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan LinovHR sekarang juga!
