Sistem Kepegawaian: Bentuk, Keunggulan dan Cara Mengelolanya

Manajemen sumber daya manusia memiliki peran esensial di dalam sebuah perusahaan.

Salah satu tanggung jawabnya yaitu memastikan agar perusahaan dapat mencapai tujuannya dengan memiliki sumber daya manusia yang berkualitas dan dapat diandalkan.

Maka dari itu, pengelolaan SDM dalam sebuah perusahaan harus dapat dikelola secara optimal. 

Di zaman yang semakin modern ini, manajemen SDM dengan cara konvensional sudah tidak efektif dan efisien lagi untuk diterapkan.

Dalam memenuhi kebutuhan tersebut, maka perusahaan perlu mengembangkan suatu sistem kepegawaian yang lebih modern.

Lantas, apa itu sistem kepegawaian? 

 

Baca juga: Perlukah Perusahaan Anda Menggunakan Software Kepegawaian?

 

Apa Itu Sistem Kepegawaian?

Sistem kepegawaian merupakan suatu sistem manajemen informasi  yang berfungsi untuk mengelola seluruh data terkait administrasi kepegawaian sebuah perusahaan.

Seperti yang kita ketahui, data karyawan adalah kumpulan informasi penting bagi perusahaan mana pun. Melalui sistem ini, HR juga dapat menilai peningkatan kinerja karyawan dan melakukan evaluasi kerja secara berkala. 

Dilihat dari kegunaannya, maka sistem kepegawaian dianggap sangat penting untuk diterapkan demi keberlangsungan sebuah perusahaan.

Jika perusahaan Anda belum menerapkan sistem tersebut, simak ulasan di bawah ini untuk mengetahui perbedaan antara sistem kepegawaian dan pengelolaan manual.

Namun, secara umum sistem manajemen informasi kepegawaian dibagi menjadi beberapa bagian, yaitu.

 

1. Integrated System (Sistem Kepegawaian Terintegrasi)

Suatu sistem manajemen informasi terintegrasi, yang mana manajemen kepegawaiannya mulai dari rekrutmen, pengembangan, penempatan, penilaian, hingga penggajian dan pensiun ditentukan langsung oleh pusat.

 

2. Separated System (Sistem Kepegawaian Terpisah)

Sistem ini manajemen kepegawaiannya dilakukan oleh masing-masing bagian, mulai dari rekrutmen hingga penggajian serta pensiun.

 

3. Unified System (Sistem Kepegawaian Terpadu)

Sistem ini manajemen kepegawaiannya dilakukan oleh lembaga-lembaga di tingkat nasional yang secara khusus dibentuk untuk suatu keperluan tertentun.

Mengingat pentingnya apa itu sistem kepegawaian, maka perusahaan perlu melakukan peningkatan kualitas terhadap pengelolaan kepegawaian sebagai tahapan pengembangan dan perbaikan kinerja secara keseluruhan.

 

Baca juga: 4 Hal yang Jadi Masalah Dalam Manajemen Kepegawaian Perusahaan

 

Apa yang Membedakan Sistem Kepegawaian dengan Pengelolaan Manual?

Berikut ini adalah beberapa keunggulan dari sistem manajemen informasi kepegawaian yang membedakannya dengan pengelolaan manual.

 

1. Menghemat Banyak Waktu

Mengelola SDM secara manual membuat waktu Anda terbuang sia-sia. Terlalu banyak waktu yang dihabiskan untuk menemukan dokumen di tumpukan kertas ataupun mengisi data-data secara manual.

Menurut penelitian, pemanfaatan teknologi dalam manajemen SDM dapat menghemat waktu HR dalam bekerja sebesar 85%. Jika dibandingkan dengan manual, hal ini tentu sangat menguntungkan bukan?

 

Baca juga: Maksimalkan Kinerja HR dengan Sistem Informasi Kepegawaian

 

2. Data yang Lebih Akurat dan Aman

Tidak peduli seberapa berbakatnya profesional SDM, human-error pasti akan terjadi ketika teknologi tidak digunakan.

Apalagi ketika HR terdesak waktu dan terburu-buru menyelesaikan tugas-tugas yang tak ada habisnya. Kesalahan ini bisa memakan biaya, pengerjaan ulang, dan pastinya menghabiskan lebih banyak waktu. 

Ketika seluruh kegiatan administratif diotomatisasi dalam suatu sistem, risiko human-error pun akan berkurang dan menghasilkan data yang akurat.

Selain itu, seluruh data penting dan rahasia perusahaan akan dienkripsi dan dicadangkan di dalam cloud.

Hal ini akan mencegah Anda kehilangan file karena hal-hal tak terduga seperti komputer yang rusak, atau peristiwa bencana. 

Salah satu Software HR terpercaya di Indonesia, yakni LinovHR hadir sebagai solusi kemudahan untuk manajemen SDM perusahaan Anda dengan sistem berbasis cloud yang aman dan mudah untuk digunakan.

 

3. Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas

Dengan sistem yang serba diotomatisasi, semua tugas dan alur kerja dapat disederhanakan. Hal ini memungkinkan HR dapat bekerja lebih efisien.

Peningkatan produktivitas ini juga akan berdampak pada penghematan biaya dan waktu yang signifikan, sekaligus merampingkan fungsi SDM perusahaan secara menyeluruh.

 

Mudahkan Kelola Sistem Kepegawaian Perusahaan Anda dengan ESS LinovHR!

Sistem kepegawaian memiliki fitur self-service yang dapat menyederhanakan fungsi karyawan lainnya.

Seperti dalam manajemen cuti, fitur ini memungkinkan karyawan untuk mengajukan permintaan cuti sendiri. Mulai dari permintaan hingga persetujuan, semuanya akan dikelola oleh sistem.

Dengan fitur self-service ini, pengelolaan kepegawaian dapat berjalan lebih efisien dan efektif baik dari segi waktu dan sumber daya.

Sehingga HR pun dapat bekerja untuk hal-hal yang lebih bersifat strategi, tidak hanya administratif dan repetitif.

 

 

 

Seperti salah satu modul yang ditawarkan oleh Software HR LinovHR, yakni Modul Employee Self Service.

Melalui modul ini, karyawan diberi kemudahan dan keleluasaan dalam mengakses serta mengelola data-data human resource atau informasi personal mereka sendiri di dalam perusahaan.

Mulai dari melakukan absen, pengajuan cuti, reimburse, sampai slip gaji semua bisa diakses melalui Aplikasi ESS LinovHR secara mandiri oleh karyawan.

Aplikasi ESS LinovHR sendiri tersedia dalam versi mobile dan web, sehingga memberikan kemudahan akses bagi karyawan.

Penggunaan aplikasi ini juga akan meningkatkan keterlibatan karyawan dengan perusahaan, meningkatkan loyalitas, serta transparansi manajemen HR.

Ajukan demo gratis Aplikasi ESS LinovHR sekarang dan dapatkan penawaran menarik dari kami!